OA办公系统自动化全.docx

OA办公系统自动化全.docx

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OA办公系统自动化全

OA办公自动化讲述

OA，办公自动化，OA是OfficeAutomation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公，目的是提高效率。

日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理……等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。

广义讲，对于提高日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都可以成为OA系统。

狭义上讲，OA系统是处理组织内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。

1OA办公系统及协同软件用好OA软件的两种标准

1软件项目的四个阶段

1发展历程

11、第一代OA

12、第二代OA

13、第三代OA

14、第四代OA

15、第五代OA

16、协同管理

《网球王子》配对忍足侑士和迹部景吾简称

开放存取

电影《绿灯侠》中全宇宙绿灯军团的故乡

oleicacid（油酸）的简称

审定通知行为

一、办公自动化介绍------------------------------------------------------------------------------------2

二、OA办公系统及协同软件用好OA软件的两种标准----------------------------------------4

三、软件项目的四个阶段-----------------------------------------------------------------------------4

四、发展历程---------------------------------------------------------------------------------------------4

4.1、第一代OA------------------------------------------------------------------------------------------5

4.2、第二代OA------------------------------------------------------------------------------------------5

4.3、第三代OA------------------------------------------------------------------------------------------6

4.4、第四代OA------------------------------------------------------------------------------------------6

4.5、第五代OA------------------------------------------------------------------------------------------6

五、办公自动化的内涵和外延---------------------------------------------------------------------------7

六、办公自动化技术三个层次---------------------------------------------------------------------------8

七、办公自动化意义-------------------------------------------------------------------------------------10

八、办公自动化程度和自动化方法--------------------------------------------------------------------11

九、办公自动化历史演变-------------------------------------------------------------------------------13

十、办公自动化的发展方向----------------------------------------------------------------------------13

十一、数字化办公的基本框架-------------------------------------------------------------------------14

十二、数字化办公的技术思路------------------------------------------------------------------------14

十三、办公自动化的发展策略------------------------------------------------------------------------14

十四、OA应用面临的需求--------------------------------------------------------------------------15

十五、OA趋势的演变--------------------------------------------------------------------------------16

十六、办公自动化解决方案-------------------------------------------------------------------------18

十七、办公自动化大众认识误区-------------------------------------------------------------------19

十八、办公自动化的系统功能-----------------------------------------------------------------------23

十九、办公自动化的人机接口-----------------------------------------------------------------------24

二十、办公自动化与WEB----------------------------------------------------------------------------24

一、办公自动化介绍　　

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。

在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术（如天络在线等等），广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：

利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA。

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。

办公室自动化英文原称OfficeAutomation，缩写为OA。

办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。

办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。

所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

随着3G移动网络的部署，办公自动化已经进入了移动时代。

移动办公自动化系统[1]就是一个集3G移动技术、智能移动终端、VPN、身份认证、地理信息系统（GIS）、Webservice、商业智能等技术于一体的移动办公自动化产品。

它将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，工作人员可以随时随地进行掌上办公，成为管理者、市场人员等贴心的移动办公系统。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。

领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。

这些都需要办公自动化的辅助。

人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

技术设备，计算机是另一因素。

设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。

而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。

显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。

而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。

办公自动化系统是处理信息的系统，是进入信息时代后的一种新概念。

早期的办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询功能；随着数据库技术的发展，客户服务器结构的出现，OA（OfficeAutomation）系统进入了DBMS的阶段；办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在LotusNotes和MicrosoftExchange出现以后，所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理、工作流定义等重要的OA功能，OA应用进入了实用化的阶段；但随着管理水平的提高，Internet技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足要求，OA的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即所说的决策系统，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，浏览器作为前台（三层次结构）的OA模式，这种模式下，可以将OA系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内，可以通过OA系统看到、分析、得到更全面的信息。

基于B/S结构的办公自动化系统，适用于施工企业的办公自动化，它涵盖日常办公管理的基本流,具有较强的通用性。

目前国内此技术较为成熟的只有天络在线等几家大型企业。

二、OA办公系统及协同软件用好OA软件的两种标准

现实中关于什么是用好了OA软件，有两种标准。

其一是实施验收成功标准，指的是厂商在客户那成功完成了软件项目的实施验收，收到了项目尾款。

各个软件厂商市场宣传时所说的“客户数量”就是以此为标准的。

其二是客户真正将软件推广及深化应用成功，该类客户往往都是软件厂商的标杆客户。

这两种标准差异很大，所以造成了各个厂商的客户数很多，但标杆客户很少。

三、软件项目的四个阶段

OA管理分四个阶段：

OA选型、OA实施、OA推广、OA深化应用。

之所以出现两种标准的巨大差异，原因在于厂商和客户都只重视和关注了软件管理的前两个阶段，而忽略了后两个阶段。

　　前两个阶段（软件选型、软件实施）是软件厂商能协助或者提供的服务；后两个阶段（软件推广、软件深化应用）不属于软件生产范畴，而属于管理咨询范畴，是软件厂商并不擅长的，也不应该是软件厂商的责任，而是落地式咨询的内容。

四、发展历程（下文如果非特指，办公自动化即指狭义的OA系统）。

1、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。

由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。

企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。

另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。

此时的OA系统的特点：

以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公就是办文。

2、随着企业的介入，OA软件也有一定的发展，加入了很多企业的特性，例如，OA现在强调的知识管理，强调了业务流程的整合，但是，效果并不是很理想。

主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。

尽管解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。

但是由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。

在此种情况下，OA作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。

另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？

如果我们仔细观察市面上的OA产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。

这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。

这也是我们的客户对OA不满意的焦点所在。

办公自动化的发展经历了五个阶段：

从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代；第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。

第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。

第五个阶段，也就是移动化阶段。

随着3G移动网络的发展，OA进入了移动化阶段。

移动OA使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA，同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能，把OA应用推向了新的高度。

4.1、第一代OA

　　以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。

4.2、第二代OA

　　主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。

加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、企业大事记等小功能。

这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式实现。

这些功能对于企业没有实际的大的帮助。

　　而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。

这类产品价格比较低，尤其是这类产品开发成本比较低，对软件企业的要求也不高。

但是这类对企业没有起到实际的使用价值。

4.3、第三代OA

　　第二代的OA产品在功能上加强了，加入了很多功能。

例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。

他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。

面对这样的功能，我们会问：

这样的办公自动化到底解决了什么问题？

企业用了办公自动化到底解决了什么问题。

　　实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。

同时我们也不能忽略技术的影响。

因此我们需要第三代的OA系统。

4.4、第四代OA

　　当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。

由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。

就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。

他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。

也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。

4.5、第五代OA

随着3G移动网络的部署，办公已经进入了移动时代。

手机办公或者叫移动办公，是利用无线网络实现办公的技术。

它将原有办公系统上的OA功能迁移到手机。

移动办公系统具有传统办公系统无法比拟的优越性。

移动办公系统使业务软摆脱时间和场所局限，随时进行随地与企业业务平台沟通，有效提高管理效率，推动企业效益增长。

手机不过也涵盖了手机移动执法和手机移动商务。

1、集成。

从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。

另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的话，技术难度就会导致集成不可能实现。

2、完全基于web。

对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。

那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。

对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。

必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。

（办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起）　　

3、流程优化的。

进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。

提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。

4、基于知识的。

总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。

五、办公自动化的内涵和外延

　　在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。

办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。

通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。

技术只是办公自动化的手段。

只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。

办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。

数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。

办公自动化建设与现阶段政府上网工程之间的关系，政府上网工程一直是近一两年业界炒作和关注的热点之一，政府上网工程是由于互连网的普及，政府部门把一些政务信息发布到Internet上，进而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开和政府行为接受监督的目的。

从实际效果来看，很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信息，实质性的工作却非常少。

并且，在很多情况下，很多人将办公自动化和政府上网混为一谈。

这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程。

甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。

实际上，从网络划分的角度，政府上网工程是外网建设，办公自动化工程是内网建设，办公自动化工程是政府信息化的基础，政府上网工程是政府信息化的对外表现形式，办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。

只有办公自动化工程的建设并运转成功，政府上网才会有源源不断的信息发布，政府上网才有意义，否则政府上网工程就会变成无源之水。

当然，政府上网工程的宣传对我国信息化建设也起了一定的推动作用。

六、办公自动化技术三个层次

　　OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。

三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。

一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。

一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

第一个层次

　　OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：

第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。

办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。

这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。

这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。

此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。

在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。

事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。

为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。

第二个层次

　　信息管理型OA系统是第二个层次。

随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。

信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。

综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。

例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。

作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。

这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。

第三个层次

决策支持型OA系统是第三个层次。

它建立在信息管理级OA系统的基础上。

它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

随着三大核心支柱技术：

网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：

（1）集成化