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文员参考资料

XX物业管理

2003年度首届部门兼职秘书培训资料汇编

资料1：

部门兼职秘书工作概述

一、公司部门兼职秘书的主要工作职责（结合物业公司的现状实情）

1、做好上传下达的工作：

A、公司的各类政令、指令传达；B、各类文件资料的传递；C、相关信息的传递：

电影、讲座、会议等活动信息。

2、做好部门的文书工作：

A、部门的文件、通知、总结、计划、纪要等文字的起草；B、各类文件资料的整理、归档与保存等。

3、协助部门负责人做好协调性工作：

A、与公司总部的相关工作联络接口；B、与公司其它部门的工作联络接口；

4、提示或协助部门负责人及时完成公司下达的各项指令和任务：

主要是一种超前性的提示。

如：

对会议、计划、总结、聚会等时间要求的提示—提醒。

5、协助部门负责人做好日常的行政事务工作：

如接待、会务、费用报销等。

一般临时性任务比较多。

6、积极参与公司组织的相关活动。

如：

本次培训活动---组织纪律要求，积极参加。

二、秘书的基本素养和基本能力

1、七种基本素养

A、礼貌：

要成为一种职业技能，特别是对一个粗鲁的人；但不要变成做作；秘书要温和善良。

B、谦虚：

能提高你在上司心目中的价值；谦虚谨慎是秘书的天性。

C、敏感：

对周围人或事具有敏感性可以提高工作的准确性以及对事物的判断能力；秘书要比医生、护士更加善解人意。

D、自制：

是一个人性格成熟的标志；秘书要学会高度自制；要严格遵循办公室六不原则：

不骄、不躁、不卑、不亢、不邀功、不埋怨。

E、忠诚：

对上司、对企业绝对忠诚；没有忠诚，能力越大，破坏力越强----秘书特殊位置所至。

F、责任：

有高度的责任感。

责任明确，处事周到，办事利索，行事公正。

G、得体：

综合而言，是一种分寸感的把握；长期潜移默化修炼出来的自然流露。

2、五种基本能力

A、记忆和归纳的能力：

记忆力好是本领，归纳力好才是本事。

上司不喜欢罗嗦，准确恰当、简明扼要的归纳能力可以通过有意识的训练来做到，要成为职业习惯。

B、表达能力：

一般语言和文字两种形式，两者相通，一样重要。

口语要多训练，文字则注重修辞；秘书不仅要善于倾听、归纳，更重要的是讲话、写作，这是秘书的基本功。

C、操作能力：

掌握现代办公设备的运用，提高工作效率。

如：

计算机、传真机、复印机等办公设备。

D、社交能力：

能和各种人融洽相处，个人具有的亲和力；沟通合作开展工作，既靠技能，更靠人缘。

E、适应能力：

尽快转换适应。

要处事泰然自若，临危不惧，遇险不惊。

三、秘书工作的一个关键----“整理”

1、常规整理：

A、事物性的整理（举例上司考察秘书时看办公台和文件柜知基本素质，条理性能提高工作效率）；B、自身仪态的整理，给人以文明有节的好感。

2、信息资料的整理：

A、去伪存真；B、去粗存精；C、由零到整、由浅入深；是总结、计划等编写的依据。

3、思绪的整理：

A、工作思路整理；B、个人的情绪整理。

4、人际关系的整理：

A、首先要整理自己的心理因素；B、增强交往频率；C、善于调整不利于工作的人际关系，积极化解矛盾。

（良好的人际关系可以优化秘书的职能环境，为解决问题大基础；这里所说的人际关系是一种积极向上的、健康的人际关系。

）

四、秘书应具有的三种意识

1、角色意识：

从属和辅助的定位；不参与是失职，参与不到位是失职，参与过头也是失职。

2、服务意识：

当好参谋，做好助手。

A、心细，做有心人；B、要料事在先，争取主动；C、忘我工作，持之以恒。

3、奉献意识：

“奉献是秘书的天职”；秘书不以成就和业绩来评估，而以献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准。

资料2：

文件传递规范

一、文件传递规范

1、文件传递的分类：

文件传递可分为内部文件传递和外部文件传递。

1）内部文件传递是指总经办文件传递人员将待处理的内部文件送至主管经理、总经理及董事长进行批阅、跟踪、回复、反馈的流程，是公司日常办公中一个不可缺少的环节，规范内部文件的传递流程，可以提高工作效率。

2）外部文件传递是指公司内部需要传递至集团公司的文件的处理。

公司内部若有文件需传至集团公司，可以将文件送至总经办文件传递人员处，由穿梭巴士统一送至集团前台或相关部门。

2、文件传递流程（详细讲解文件传递流程图）。

3、文件传递注意事项

1）各部门直接送来文件以及各管理处通过穿梭巴士传送至总经办的文件除一般的文件（如采购申请单、费用报销单、工作传签单、借款单、支票借签审批单、内部转帐单等常用的单据和文件）外，其它均需用告事贴注明文件传递的目标部门或目标人。

2）急件、特急件的处理。

急件、特急件一定要用告事贴注明及写明时间要求，或打电话告知总经办文件传递人员，以便在要求的时间内审批完毕。

二、会务、车辆的申请程序

1、会议室的申请程序。

公司的大会议室、小会议室、洽谈室及培训室为关闭状态，各部门、管理处若需使用，请填写《会议室使用申请表》和《培训室使用申请表》，申请部门的负责人和总经办主任签字后，由总经办统一安排。

2、车辆的申请。

若需申请车辆请先关注总经办车队定时发布的《车辆动态表》的邮件，详细了解是否还有车可安排，然后再填写《XX物业管理公司用车申请、调度、行车登记表》；市内的车辆的调派由总经办主任签字即可，出关的车辆的调派必须由尹副总签字。

三、文印室的管理

总经办将对公司复印机实施部门代码管理，即各部门凭密码复印，由复印机内置计数器统计各部门复印张数，每季度分摊费用。

请各兼职秘书在培训完毕后将本部门的四位数密码（必须是数字）交至总经办刘海燕处，统一设置完毕后，直接输入四位密码即可复印，操作简单。

另：

请各位兼职秘书谨记本部门密码并告知部门全体人员，不要将密码泄露给其他人。

在统一设置好之后，我将发邮件通知大家，到时候，就必须凭密码复印。

资料3：

公文处理规范

第一部分：

公文概述

一、公文的定义

公文是国家机关、企事业单位、人民团体在行政公务往来过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

二、公文的特点

鲜明的政治性

法定的权威性

具有法定的作者

行政的制约性

特定的格式

明确的时效性

三、公文的分类

1、从公文的性质分

党内公文、行政公文、社会团体公文、各企事业单位公文等

2、从公文的来源分

收文、发文

3、从公文的行文方向分

上行文、下行文、平行文

4、从公文发送与处理的时间要求分

特急件、急件、平件

5、从公文内容的机密程度分

绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文

四、公文的种类

1、行政机关公文种类（13种）

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、

批复、意见、函、会议纪要

（1）命令（令）：

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（2）决定：

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（3）公告：

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（4）通告：

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（5）通知：

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（6）通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（7）议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告：

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（9）请示：

适用于向上级机关请求指示、批准。

（10）批复：

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（12）函：

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

（13）会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2、党的机关公文种类（14种）

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

3、公司公文的种类（10种）

决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

（1）通知

●批转、转发、颁发性通知

●指示性通知

●事务性通知

●会议通知

●任免通知

（2）通报

●表彰性通报

●批评性通报

●情况通报

（3）请示

●请求指示性请示

●请求批准性请示

●请示批转性请示

（4）报告

●工作报告

●情况报告

●建议报告

●答复报告

●递送报告

（5）报告和请示的区别

⏹性质不同。

报告是陈述性公文；请示是呈批性公文。

⏹行文目的不同。

“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，从而有针对性地予以指导；而“请示”的目的，是为解决某一问题，请求某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。

⏹行文时间不同。

报告是在工作结束后或工作正在进行中行文。

而请示则必须在事前行文，不得先斩后奏。

⏹主送机关不同。

报告的宗旨在于为上级机关提供信息，不是为了让其批复，因而允许多头主送。

而请示是为向上级机关请求批示或批准的，只能写一个主送机关，不允许多头请示。

⏹事项的多少不同。

报告的事项可以是一件，如专题报告，也可以是多件，如综合报告。

而请示的内容必须遵循“一文一事”的原则。

⏹答复的形式不同。

报告不要求上级机关回复。

而请示则要求上级机关及时批复回文，给予明确答复。

五、公文与应用文的关系

应用文包括公务文书、事务文书、经济文书、法律文书、新闻广告文书等等。

公文是应用文中最重要而用途最广泛的文体。

（种属关系）

第二部分、公司公文处理规范

一、公司文件格式标准

1、公司公文格式参照《国家行政机关公文格式》GB/T9704-1999标准。

2、公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：

210mm×297mm。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

3、公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm，

版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）。

可在页边距中设置为上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。

4、公文中图文的颜色，未作特殊说明的均为黑色。

5、排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。

6、制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7、印刷要求

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

双面印刷时页码套正，两面误差不得超过2mm。

8、装订要求

公文应左侧装订，不掉页。

订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固。

9、公文中各要素标识规则

组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；

置于主题词以下的各要素统称版记。

眉首

（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用5号阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限

涉及公司商业秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

（3）紧急程度

紧急公文根据紧急程度分为“特急”、“急件”。

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识

发文机关标识使用公司名称加“文件”组成。

例：

“深圳市XX物业管理有限公司文件”、“XX物业管理公司总经理办公室文件”。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

发文机关标识使用初号或小初号宋体字，用红色标识。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（5）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

例：

“金物管〔2003〕24号”，“金物管办〔2003〕2号”。

在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人

上行文应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

主体

（1）公文标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，可标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

例：

“各分公司、部门、管理处、办事处”。

在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（3）公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。

（5）成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电子公文以发出日期为准。

成文日期使用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期的标识位置见下款。

（6）公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文除会议纪要和以电子公文形式发出的以外，应当加盖印章。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文单位公文生效标识，另一种是联合行文单位公文生效标识。

⏹单一发文印章

单一单位制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

⏹联合行文印章

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注

公文如有附注（需要说明的其他事项），使用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

版记

（1）主题词

公文应当按照公文主题词表等标引工具的要求标注主题词。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号仿宋体字；词目之间空1字，不用标点符号；按主体、通用、空间、时间、文种等要素依次著录。

（2）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空l字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（4）版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（5）版记的位置

版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

10页码

公文有2页以上时，需在版心下边缘之下一行（距版心下边缘7mm，可在页边距中设置页脚28mm），用阿拉伯数字居中标识页码，左右各加一条短横线（可用视图中“页眉和页脚”功能）。

11、公文中表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧居中，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

12、会议纪要格式

会议纪要标识由会议名称加“会议纪要”组成。

其标识位置同发文机关标识，会议纪要不加盖印章。

其他要素同本规定相关要素说明。

二、常见错误

1、发文字号

错误：

××政办（99）第08号

正确：

××政办〔1999〕8号

2、成文日期

错误：

二00三年三月十八日、2003年3月18日

正确：

二○○三年三月十八日

3、时间

错误：

17：

正确：

17:

4、公文语言

●不应使用口语、方言、文言文、不规范简称等

5、主题词

●应按主体、通用、空间、时间、文种等要素依次进行标引

三、相关发文要求

1、发文程序

拟稿——校对——部门负责人初审——总办主任复审——分管领导审阅或签发

——总经理审阅或签发——董事长审阅或签发——总办按统一格式发文。

2、签发要求

●以公司名义制发的文件由董事长、总经理签发

●以部门名义制发的文件由分管领导签发

●会议纪要由会议主持人签发

3、收文处理

●各部门兼职秘书对收到的文件（包括电子文件）要分类存档

●部门负责人要组织学习并落实相关文件精神