人人乐采购须知手册采购供应链管理资料.docx
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人人乐采购须知手册采购供应链管理资料
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采购员须知
■采购中心简介
□采购中心部门设置
□采购中心职能范围
■采购员职责
□采购员岗位职责
■采购员必备
□小常识
●合同类别
●物流模式类型
●编码类型
●通道费用标准
●签合同注意事项
●受理供应商投诉
○供应商投诉分类
○受理供应商投诉程序
○受理供应商投诉原则
□现金自采
●自采商品范围
●自采商品流程
●自采商品相关规定
□谈判
●谈判者应具备的素质
●采购业务谈判流程
●谈判技巧
●谈判实务
□新品、新供应商引进管理
●新品引进作业流程
○新品引进行作业流程图
○流程说明
●新品费用现金收取流程
○新品费用现金收取流程图
○流程说明
●新品收费扣货款流程
○新品收费扣货款流程图
○流程说明
□商品竞争和定价策略
●商品竞争
○商品分类标准
○商品竞争策略
●商品定价
○定价目标
○定价方法
○定价策略
□商品陈列
●商品陈列的基本原则
●商品陈列的基本方法
□N架、堆头的管理
●N架、堆头的基本概念
●N架、堆头陈列标准
●N架、堆头管理办法
□商品库存和补货管理
●库存管理
○库存管理几个基本定义
○合理库存的益处
○库存过大产生的问题
○库存控制
●补货管理
○补货方法
□重大节庆日促销须知
●与供应商的沟通
●与公司内部的沟通
●与消费者的沟通
□生鲜商品管理
●生鲜商品采购
●生鲜商品验收
●生鲜商品退货
□供应商撤场、转场作业管量
●供应商撤场作业流程
○供应商撤场作业流程图
○流程说明
●供应商转场作业流程
○供应商转场作业流程图
○流程说明
□结算须知
●银行主要几种结算方式介绍
●公司与供应商结算方式类别
●结算最低帐面控制介绍
●结算会款相关事项
■采购中心简介
□采购中心部门设置
□采购中心职能范围
Ø负责开发引进适销新品；
Ø负责商品促销的谈判并组织实施：
Ø负责新品购物广场的招商组织工作：
Ø负责驻购物广场采购员的业务管理及指导：
Ø负责对购物广场生鲜、鲜活商品部的调控管理
Ø负责业务合同的年审、续签；
Ø负责审核清退滞销商品；
Ø建立供应商档案并与供应商建立良好的合作关系
Ø负责审督与跟进供应交货；
Ø协助质检部门处理进价质量异常情况；
Ø完成上级安排的其它工作。
■采购员职责
□采购员岗位职责
Ø接待供应商来访、选购商品、组织进货、签订合同并以跟进；
Ø根据采购计划，选择进货渠道，外出组织货源，看样订货；
Ø收集商品信息，掌握市场行情，准备地做出进货决定；
Ø管理好各种采购货物的凭据，负责检查合同执行情况；
Ø进行销售数据的分析，积极掌握采购商品的销售动态；
Ø负责本品类商品及新专柜的引进、采购工作；
Ø按卖场所需商品品种、数量安排采购、采购前采取“择优、择廉”的定货原则；
Ø负责协调与购物广场之间归口商品部门之间的关系；
Ø负责各购物广场归口业务部门的销售、毛利指标完成计划任务；
Ø负责审核各购物广场上报的采购计划，确定单品采购指导价格及供货。
■采购员必备
□小常识
●合同类别
Ø购销合同。
指供方将产品销售给需方，需方接受产品并按定支定会价格款的协议。
Ø代销合同。
指供方供货给需方，但产品所有权仍属于供方，需方在产品销售出去后按规定支付供方价格款的协议。
Ø承包合同。
也称联营合同，即供需双方联合经营，由需方提供销售场地，其产品售价库存由供方管理，需方按规定周期内销售额比例扣点的协议。
Ø租凭合同。
按《合同法》规定，租凭合同指出租人将租凭物付承租人使用、收益，承租租人支付租金的合同。
●物流模式类别
Ø直通、指供应商送货到配送中心后，由配送中心配送到各购物广场。
此物模式类型商品不需要在配送中心保存，一般为非畅销商品。
购物广场补货量为3-5天的销量。
Ø直送、指由供应商直接送货到各购物广场。
此物流模式类商品既不需经过配送中心也不需保留在配送中心，一般为非畅销商品，购物广场补货量为3-5天的销量。
Ø配送。
由采购中心各部门订货，各购物广场只需制单调拔。
此物流模式类商品要求在配送中心保留，一般为畅销商品，采购业务员每天必须核查配送中心的库存量，防止商品断货。
●编码类型
Ø普通码，（一般自编码）是商场使用最多的自编条码，以“21”开头，采用国际EAN-13码的编码规则，按照“21”+“商品编码”+“0000”+“校验位”，由人人乐信息系统自动生成的条码。
多用于电器、毛巾、文具、塑料制品等有进价、售价的商品。
Ø金额码。
金额码是十三位条码，以“23”开头，采用国际EAN-13码的编码规则，按照“23”+“商品编码”+“商品金额”+“校验位”由电子称自动生成的条码。
用于生鲜、散装食品或其它用电子称的商品。
Ø基本码。
以：
“21”开头，采用国际EAN-13码的规则，按照“21”+“商品编码”+“0000”+“校验位”，由人人乐信息系统自动生成的条码。
通常一个专柜的所有商品共用一个基本条码。
此种条码商品。
在信息系统的商品管理上，不计库存、不计售价。
用于服装专柜。
皮具专柜、保健品专柜等开单销售的专柜商品使用。
●通道费用标准
○超市部分（不含生鲜）
Ø开户费：
8000元/家：
Ø条码费：
深圳1000元/个：
西安、成都500元/个；
Ø无条件返佣2%，销售奖励1%，配送费2%，仓佣2%；
Ø节庆费赞助1000元/次/店（限合作店）；新店开业赞助2000元，未跟进可以免收；
Ø转场费：
5000元/次，可以向老供应商收取。
也可以向新供应商收取。
○原14、21部管辖部分
Ø建设费：
3000元/店（南由除外）
Ø质量可证金：
5000元/家
Ø节庆赞助费：
500元/次/店（限合作店）
Ø新店开业赞助：
1000元/次，未跟进可以免收；
Ø基本扣率：
25%（不含南油）。
○其他专柜
Ø进场费：
1万元/店
Ø保证金：
两个月的租金或不低于1万元
Ø基本扣率：
25%
Ø租金标准：
500元/平方目总体不低于1万
●签合同注意事项
Ø所有客户在店面产生的除空调、正常照明以外的任何费用（电费、水费、低值易耗品等）均应由供应商自行支付；
Ø合同实行层层申报制度，绝不可向供应商擅自承诺；
Ø签合同时注意供应商只能加盖合同专用章（带五角星），且盖章名称、签约单位名称、付款单位名称、发票单位名称必须完全一致；
Ø首批定单原则上每个品种不超过2件；
Ø无论是上门的供应商还是业务找寻的供应商，采购员都不能自行决定其品种、业务的引进与否，必须通过新品会予以确定。
Ø谈判后，供应商不能接受条件，决定不做时，应将情况书面汇报公司。
●受理供应商投诉
Ø供应商投诉事件分类
Ø供应商投诉主要有以下事件：
货款结算、进售价、排面、各种费用收取、退货、订货、服务态度（包括投诉其他部门的服务态度）、新品引进、各种协议的执行、转场等。
○供应商投诉处理程序
Ø供应商提供书面的投诉材料交前台（或行政部）行政部登记，分发给责任业务，业务调查（或与相关部门沟通）提出处理意见，公司领导审批，返还行政部，传相关部门执行（并向供应商反馈）
○供应商投诉处理原则
Ø保证货源原则
Ø实事求是原则
Ø件件落实原则
□现金自采
●自采商品范围
Ø用于况争而采取的用现金在批发市场购买的商品；
Ø用于对付现供应商的停货威胁，而采取的用即结方式从其他渠道购进的商品；
Ø通过转变结算方式以提高采购利润，采用现金结算的商品；
Ø预付款、现金结算、周结、即结方式的正常购销商品（主要指生鲜商品、特价服装、工艺品、名牌家电等）；
Ø公司（包括区域公司以及各购物广场）的自用原料和低值易耗品。
●自采商品流程
●自采商品相关规定
○自采商品的售价及毛利控制
Ø通过转变结算方式，提高采购利润而采取现金采购的商品，零售价由采购员确定，分店不能自行调整。
Ø自采商品毛利要求
Ø生鲜商品20%（无票的35%）以上
Ø家电8%9无票的12%）以上
Ø工艺品、文化用品30%（无票的50%）以上
Ø特价服装40%（无票的50%）以上
○签订自采合同须知
Ø凡签订长期合作合同的供应商，在合同生效前必须向公司支付人低1万元/供应商的合同保证金。
Ø所有自采商品合同在系统中设定特殊的供应商编号，单独管理；
Ø所有自采合同的有效期一律为三个月，到期，电脑自动暂停停订货，责任采购员必须于合同到期前，填制《自采合同续签表》，进行合同的续签；
Ø凡月销售额（进货额）超过10万元的自采客户，合同续签时，保证金应不低于3万元；
Ø月进货额超过3万元的客户不允许无合同合作。
○无合作合同的自采商品审批
Ø无合作合同的自采商品，业务员每次采购前（包括补货）必须填制《自采商品申购表》，报采购经理、采购总监、公司总经理进行审批；
Ø在批发商场生鲜商品的新品采购，必须先填制《新商品立项审批表》，审批后方可引进；
Ø生鲜商品的补货单，同样应填制《自采商品申购表》，由补货员、课长签字后交采购员进行采购，凡无《自采商品申购表》或《自采商品申购表》填写不规范的，采购员一律不得采购；
Ø公司自用原料以及低值易耗品新品一律由采购员填写《新品立项审批表》，经采购总监、公司总经理审批后进行采购；补货同样应填写《自采商品申购表》，由使用部门课长以上管理人员签字，采购员才能进行采购；
Ø所有不能是供发票或提供普通发票的《自采商品申购表》（生鲜商品除外），公司总经理签字后，交给财务中心会计部总监签字、存档，方可进行采购。
○自采供应商季度盘点及库存清理制度
Ø每年的3月、6月、9月、12月各购物广场均应对所有的自采商品进行一次盘点（生鲜商品实行月度盘点），由公司财务中心会计部组织，主向公司出具盘点报告；
Ø自采商品设定季度进货额的5%，作为商品报损、降价指标（生鲜商品除外），每个季度对自采商品的库存进行清理；
Ø自采商品报损、降价超过指标，责任业务员和责任课承担相应的赔偿，最多每人每次承担1000元的损失。
□谈判
●谈判者应具备的素质
Ø个人涵养。
业务人员对外代表着企业的形象，一个温文尔雅的业务人员能给对方留下美好的印象，一个说话粗鲁的业务人员会使企业的形象一落千丈；
Ø文化知识。
具备一定的文化知识，是作为合格业务人员的前提和基础；
Ø视野开阔。
对非主流知识的了解，加上广泛的业余爱好，为你谈判增加成功的机会；
Ø活泼开朗。
业务人员通过自己的语言，向对方展现自己的企业，以及自身的个人素质；
Ø业务熟练。
主要表现对公司正策流程的熟悉、对本行业的熟悉、对同行业的熟悉。
●采购业务谈判流程
●谈判技巧
Ø谈判前要做好充分的准备工作，如收集相关资料、掌握谈判对象的特点、设定谈判目标、设定谈判期限等；
Ø谈判目标的设定不是一个点而是一个区间，对对方底线的推测也应该是一个区间而非是一个点；
Ø谈判应尽量选择主场谈判；
Ø善于利用以退为进的谈判方法；
Ø为你的要求找出充足的理由，让对方无法反击；
Ø要善于利用对方的竞争对手；
Ø桌面谈判桌下踢脚（如炒货、调价、调排面、撤促销等）；
Ø谈判过程过中要善于高整谈判目标，提出新的要求
Ø谈判时应极尽所能描绘合作的美好前景，不合作的种种端
Ø争取自己做最好的总结；
Ø争取与对方的老板谈判；
Ø谈判时禁忌信心不足或是漫无目的信口开河。
●谈判实务
○新供应商的谈判
Ø谈判内容：
开户费、新品费、返利、销售奖、条码费、节庆费助费、仓佣、配送费等。
Ø对于各种费用的收取，谈判时应找出充分的理由，据理力争，做到合情合理。
○续签合同的谈判
Ø续签合同时要善于与供应商讨价还价。
Ø每年新的厂家不断涌现，新的工艺、技术和新设备不断的应用在生产上，直接导致的后果便是生产成本的越来越低，因而我们的进货价格理应每年有所下浮。
Ø要时刻记住：
我们是拿消费者的钱在替消费者采购品，因此我们完全应理直气壮的与供应商讨价还价。
○全国合同的谈判
Ø将全国市场分成广东、省会和其他三块地区。
Ø可以由代理商跟进，也可以采取灵活的支付方式。
○负毛利谈判
Ø厂家要有控制市场价格的能力，之所以要求供应商承担负毛利，是因为我们销售的是厂家的产品，对手卖的低，代表的是市场价格，我们理应跟进。
○空库存谈判
Ø现代零售行业中的商品损耗是不可避免，供应商理应承担相应损耗。
Ø原则上，购销供应商的空库存，按4个四分之一进行谈判。
○对关系户的谈判
Ø注意与关系保持良好合作氛围，切忌与对方说“我的上司不同意”、“我的老板不同意，如果不满意请直接与我的老板谈”等生硬话语。
应委婉告诉对方，公司有相关的制度，有决策班子，每个人都只有一定的权限，超过这个权限必须经决策班子决定。
□新品、新供应商引进管理
●新品引进行业流程
○新品引进作业流程图
跟踪管理
○流程说明
Ø年度亲新品开发计划：
每年10月，采购中心对下一年度的新品开发项目作系统规划。
Ø新品申报：
每月5，采购中心各业务组根据市场竞争情况、各商品部提供的新品需求制定“月度新品引进计划书”，报采购副总监审批：
供应商持新品及资料报前台。
◇新品评估
✧初评：
业务员据《新商品开发引进评估表》事项对新品进行初评；
✧复评：
采购副总总监主持召开新品分析会对初评合格的新品进行潜力分析，包括商品的口味、包装、售价及市场的接受程度等的评价；
✧资料审核及市调；采购业务员或物价质检部人员对复评合格新品进行资料审核和市调，填写《市调表》与《新商品开发引进标准评估表》。
◇谈判
Ø初谈：
采购员依据采购员业务经理出具的审核意见及《新商品开发引进评估表》与拟采购新品供应商进行初步洽谈，谈判结果反馈采购经理审阅后由采购文员送公司物价质检部审定价；
Ø复谈：
与供货商洽谈进场后的全年促销活动方案，填写《新品入场登记表》、《供应商缴费清单》、〈供应商全年促销计划表〉，附表供应商的全部合法资料与合同一同报批。
Ø审批：
物价质检部审核无误后，采购副总监对合同进行审批，发现问题通知供应商进行第三次谈判。
◇试销：
采购业务组下正试订单组织试销，包括
Ø试销前采购文员资料归档；
Ø采购中心商品行政部设计排面，信息中心新品立项；
Ø正式试销。
◇更新引进
Ø试销评估，填写〈新供应商试销期评估〉；
Ø根据新品堆头、N架试销结果更新排面；
Ø通过评估的商品采购中心业务组正式引进销售。
●新品费用现金收取流程
○新品费用现金收取流程图
○流程说明
Ø采购业务员与供应商谈判后，业务员按要求填写一式四联的〈新品立项审批表〉；
Ø业务员将〈新品立项审批表〉报品类负责人审核无误签字确认后，报采购副总监审批签字；
Ø通知供应商交费，供应商持经审批的〈新品立项审批表〉至财务中心结算部门交纳现金；结算人员收取现金后在〈新品立项审批表〉中“财务签收栏”加盖现金讫章和经办人私章，并开票据（发票或收据），财务自留一联归档备查。
Ø采购业务员传递已交费的〈新品立项审批表〉，其中一联自留，一联附票据复印件后传达室信息中心，一联传供应商；
Ø信息中心审核〈新品立项审批表〉上有无财务结算人员加盖的现金收讫章、经办人私章及附票据复印件无误后，在系统中做新品立项。
●新品收费扣款流程
○新品收费扣货款流程图
○流程说明
Ø前两项程序与“新品费用现金收取流程”相同；
Ø采购业务员知会供应商交纳费用，将填写完毕的〈新品扣款申请单〉以传真件形式发送供应商，供应商在扣款申请单上签字盖章确认后回传采购业务员：
Ø采购业务员将供应商确认的〈新品扣款申请表〉复印四联，其中一联附〈新品立项审批表〉传采购总监审批；
Ø财务中心结算部门副经理复核〈新品立项审批表〉和〈新品扣款审批表〉上的厂家编号、名称、新品上架费无误后，在两张单据上财务意见栏中加注“同意打款”意见并加盖私章，两张单各自留一联；
Ø采购业务员传递已确认扣款的〈新品立项审批表〉及〈新品扣款申请表（各一式三联），其中采购业务员、供应商、信息中心各留一联；
Ø信息中心审核〈新品立项审批表〉上财务结算副经理的审批意见及私章无误后，在系统中做新品立项；
Ø月末信息中心与财务结算部门牌号凭单与电脑对账。
□商品竞争和定价策略
●商品竞争
○商品分类标准
超市经营商品一般可分为四个层次，即大分类、中分类、小分类、品项；
◇大分类标准
Ø大分类的主要按商品来源、生产方式、处理方式、保存方式等商品特征标准来划分。
Ø如我公司食品饼干糖果课便分饼干、糕点、糖果、月饼、粽子五大类。
◇中分类标准
Ø中分类是大分类中分化出来的类别，往往是建立商品群的基础。
主要按商品功能和用途、商品的制造方法、商品的产地等标准来划分。
Ø如我公司饼干大类分咸味饼干、甜味饼干、派、威化、曲奇、酥、蛋卷等七中类。
◇小分类标准
Ø小分类是中分类中分化出来的类别，主要按商品功能用途、规定包装、商品成份、商品口味等标准来划分。
Ø如我公司咸味饼干又分梳打饼干、加味梳打饼干、加味咸饼等三小类。
○商品竞争策略
超市商品按市场占有率与销售增长率两个因素可分四类商品。
◇第一类商品
Ø市场占有率高，销售增长率高的商品
Ø此类商品非常有发展前途，一般处于生命成长期，是商场的名牌和明星商品。
Ø对这类商品，应在人、物、财等方面给予大力的支持和巩固、重点跟踪，保持形象。
◇第二类商品
Ø市场占有率高，销售增长率低的商品。
Ø此类商品能带来很大的利润，是商场止前的主要收入来源。
Ø对这类商品，应采取努力改造、维持现状和提高盈利的对策，重点维护，重点维护，重点跟踪，以更高的提高经营利润。
◇第三类商品
Ø市场占有率低，销售增长率高的商品。
Ø此类商品在市场上处于成长期，很有发展前途，但在商场尚未形成优抛，带有一定的经营风险，因此叫风险或疑问商品。
Ø对这类商品，应集中力量，消除问题，扩大优势，创立名牌。
◇第四类商品
Ø市场占有率和销售增长率都低的商品。
Ø此类商品在市场上处于衰退期，属于无利或微利商品。
Ø对这类商品，应果断地有计划淘汰，并作战略上的转移。
●商品定价
○定价目标
Ø追求利润最大化；
Ø取得一定的投资收益率；
Ø保持稳定的价格；
Ø保持或增加市场占有率；
Ø应付或防止竞争；
Ø树立良好的超市形象。
○定价方法
◇以成本为中心的定价方法
Ø成本加成定价法，又称加额法、标商定价法或成本基数法。
这是最古老的，也是应用得最普遍的一种订价方法。
其原理是按商品的成本上若干百分比的加成（预期利润）订价。
其订算公式如下：
单位商品价格=单位商品总成本*（1+加成率）
注：
式中的加成率即预期利润占商品总成本的百分比。
总成本=固定成本（指在短期内不随商品销售量变化而变化的成本，如固定资产折扣费、超市管理人员工资等）+变动成本（指在上述的同—时期内随商品的销量变动成正比例变化的成本，如理货员工资、POP促消费用等。
）
Ø售价加成定价法，即以商品的最后销售价为基数，再按销售价的一定百分率来计算加成率最后得出商品的售价。
其计算公式为：
单位商品价格=单位商品总成本/（1-加成率）
Ø目标收益定价法，又叫投资收益率订价方法。
它是先按照企业的投资总额确定一个目标收益率（即资金利润率），然后按目标收益率计算出目标利润额。
再根据总成本和计划销售量及目标利润额算出商品的价格。
超市企业固定成本
单位商品价格=+单位商品变动成本+单位商品目标利润
预测销售量
目标利润=总投资额*目标收益率
目标收益率=总投资额/投资回收期
◇以需求为中心的定价法
Ø
Ø区分需求定价法，又称差别定价法，是指超市中的某一种商品，在特定的条件下，可以按不同的价格出售。
对于具有不同购买力、不同需求强度、不同购买时间和不同购买地点的顾额客，可以根据他们的需求强度和清费的感觉不同，采取不同的价格。
◇以竞争为中心的定价法
Ø追随领导者企业定价法。
在一些行业特别是拥有较丰富后备资源的企业，为了稳定市场以利长期经营，或为了应付或避免竞争，往往以同行业中实力最雄厚或影响最在的企业的价格为标准，别的企业则参照或追随领导者企业的商品价格为自己的商品订价。
用这种方法可避免企业之间相互竞争。
Ø随行就市定价法，就是根据同行业企业的价格水平定价。
在竞争激烈而商品需求弹性较小或供需基本平衡的市场上，随行就市场法是一种比较稳定的定价方法，可以减少风险，也容易与同行业和平相处。
收支平衡定价法，这是运用损益平衡原理实行的一种保本定价法。
超市固定成本
保本价格=+单位商品变动成本
总销量
Ø变动成本定价法，又叫边际贡献定价法。
是定价时考虑对变动成本的补偿，同时争取更多的边际贡献来适当补偿固定成本的一种定价法。
单位商品价格=单位商品变动成本+边际贡献
边际贡献=单位商品价格—单位变动成本
◇制定市场价格方案的利润方程式
Ø商品的预期利润可以用下式表边；
E=[（P—K）]—ＣJQ—F—M
式中E——总利润额
P——商品单价
K——单位商品补贴（折扣、佣金等）
C——单位商品变动成本
Q——预测销量
F——固定成本总额
M——计划销售费用总额
根据上述的利润方程式，就可以分别测算出在各种不同市场营销组合情况下的利润额，从而决定价格的最优方案。
○ 定价策略
◇ 新建超市的定价策略
Ø快速撇脂：
是利用市制商品价格和高的促销投入来开办新超市的一种策略，其目的在于扩大知名度、尽快收回投资。
此策略适用于；
Ø绝大部分潜在顾客不熟悉本超市；
Ø本商圈内的目标顾客是高收入阶层，对品牌比较重视。
Ø缓慢撇脂：
是指超市开业时出售商品的价格较高，促销费用投入较少的一种策略。
此策略适用于：
Ø在经营或卖场环境设计上较有特色；
Ø圈内的目标顾客较熟悉本超市，有一定的忠诚度；
Ø本商圈内竞争对手有限。
Ø快速渗透：
是指新超市开业时运用商品价格、高促销费用的营业员销策略，其目的是为了迅速扩大市场占有率。
此策略适用于：
Ø市场容量较大：
Ø目标顾客时本超市不熟悉；
Ø大多数顾客时价格较敏感；
Ø潜在竞争时手较多，竞争激较烈；
Ø本超市经营成本有下降趋势。
Ø缓慢渗透：
是指以较低的价格和较低的促销费用来开办新的超市的一种策略，其目的是通过谦价销售来占领市场，使商圈内40%以上的零售购买力都在来本超市实现。
此策略适用于：
Ø市场容量较大；
Ø商圈内目标顾客时本超市；较熟悉；
Ø消费者时价格较低敏感；
Ø在某种程度上存在潜在的竞争。
□心理定价策略
Ø尾数定价：
又称奇数定价。
消费者传统认为尾数价格是经过精细核算的价格，是对顾客负责的表现；另外，在顾客心理上29.97元或19.95元,史是20多元和10多元的概念,顾客会认为价格下降了一个档位.此种定价方式适用于价格较低的
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