物料采购与付款管理制度DOC.docx

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物料采购与付款管理制度DOC

事业部内控体系文件

ICS-WQ.A2-001

物料采购

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此文件审批发布流程：

编制部门（营销中心采购室）→审核（营销中心总监）→批准（总经理）→发布（人力资源与营运部）

事业部

物料采购与付款管理制度

第一章总则

第一条目的：

为提高事业部（以下简称“公司”）物资采购的准确性和可控性，规范约束和监督采购业务活动，进一步加强对入库物资数量与质量的控制，降低采购成本，特制定本制度。

第二条适用范围：

本制度适用于事业部。

第三条定义

1、采购对象

（1）原、辅材料；

（2）备品备件；

（3）办公类及低值易耗品；

（4）劳保用品。

2、供应商：

指为公司直接供应上述采购对象的所有商家。

第四条总经理负责公司物料采购与付款管理的领导工作。

第五条部门职责

1、营销中心采购室

（1）根据销售和生产的实际需要，编制铜、铝材料的年、季、月度采购计划；

（2）负责组织公司生产经营所需物料（铜、铝及油漆）采购计划的组织、执行、衔接与协调；

（3）负责按计划及时采购生产用铜、铝材料；

（4）负责客户套保、点铜点铝操作推进和落实；

（5）负责铜、铝及油漆材料行情的调查及编制各种材料价格表；

（6）负责铜、铝及油漆材料采购合同的拟制、修订，并组织谈判；

（7）负责协同其他部门对铜、铝及油漆的开发，并进行供应商开发与日常考核；

（8）参与新开发供应商质量保证能力的现场审查工作；

（9）负责办理铜、铝材料付款申请及登记。

2、制造部

（1）根据销售和生产的实际需要，编制油漆的年、季、月度采购计划

（2）负责备品备件、辅料的采购及其管理；

（3）负责备品备件、辅料等采购价格的核算、报批、签订合同等；

（4）负责备品备件、辅料等采购订单下达、交期跟踪、库存控制、质量问题处理等事务；

（5）负责备品备件、辅料等的年度合同的编制、报批、签订工作；

（6）负责其管辖范围内新物料的开发工作，组织或协同相关部门对供应商进行考核、评审等；

（7）负责其管辖范围内采购计划与付款的跟进；

（8）负责根据油漆、备品备件、辅料开发计划对开发物料进行试产；

（9）负责试产过程中产品的标示及信息的反馈。

3、营运发展部

（1）负责公司办公类及低值易耗品、劳保用品等的采购及其管理；

（2）负责办公类及低值易耗品、劳保用品等采购订单下达、交期跟踪、库存控制、质量问题处理等事务；

（3）负责办理办公类及低值易耗品、劳保用品等采购支付申请。

4、品质部

（1）负责公司来料的品质检验工作管理；

（2）负责对新进供应商的情况进行调研和资格评审，并对合格供应商进行月、年度评审，并根据审查结果提出相关处理意见；

（3）提出不合格品处理意见，对特采物料使用情况进行跟踪；

（4）负责合格供应商的评审、评级及质量考核。

5、技术部

（1）负责原、辅材料开发技术可行性分析，并负责开发过程全程跟进；

（2）负责开发原、辅材料采购标准及验收标准的制定；

（3）负责原、辅材料开发调试计划及技术工艺文件的制定；

（4）负责收集开发过程中相关资料交品质部及采购部门存档备案。

6、财务部

（1）负责总体协调安排采购资金与支付环节的会计处理；

（2）及时完成铜、铝期货会计核算工作；

（3）跟踪主要材料（如铜、铝材料）的采购匹配完成情况；

（4）敦促采购部门及时送交供应商采购合同和《点铜登记台账》，及时催业务员提供客户的点铜协议，并与台账对应；

（5）跟进供应商的合同签订情况，并根据合同或订单的价格审核系统中的采购单价；

（6）对主要材料（如铜、铝材料），须定期或不定期与供应商对账；

（7）负责对原、辅材料开发成本核算及可行性的审查。

第二章业务处理

第一节采购申报与审批

第六条采购预算编制与审批

年度采购预算按股份公司《预算管理制度》有关规定，在编制年度财务总预算时，采购部门或单位编制并报送公司财务部，按公司预算管理规定的权限逐级上报审批。

在公司年度总预算基础上，预算编制部门与各业务、行政部门或单位及时沟通，逐步将年度预算分解成季、月度预算，报送公司总经理审批。

第七条铜、铝材料的申购

1、营销中心采购室根据月度销售目标或计划以及主生产计划，于上一月月末制定下一月度《月度铜/铝采购计划审批表》，按《管控手册》有关规定执行。

2、因铜、铝材料价格波动频繁，采购室可根据实际情况，通过期货套期保值操作以此降低采购成本，具体操作规则参照《期货操作流程及管理办法》及《管控手册》相应权限进行审批。

第八条油漆的申购

制造部按营销中心月度销售计划于上一月月末制定下一月《月度油漆采购计划》，按《管控手册》有关规定执行。

第九条备品备件、辅助材料的申购

制造部各生产车间提出需求申请，填制《物料需求申购表》，按《管控手册》有关规定执行。

第十条生产工具、设备维修材料及生产用表格单据的申购

制造部提出需求申请，填制《物料需求申购表》，按《管控手册》有关规定。

第十一条办公类及低值易耗品、劳保用品的申购

需求部门向营运发展部提出需求申请，由营运发展部汇总《物料需求申购表》，经营运发展部部长审批。

第二节供应商选择

第十二条原、辅料供应商开发与选择

1、原、辅材料开发条件

采购部门或技术部遇到下列情况之一（但不限于）可提出原、辅材料开发申请：

（1）要采用新种类物料；

（2）现有供应商的产品质量不能满足公司的要求；

（3）现有供应商的生产能力不能满足公司的生产需求；

（4）需要取代已被除名或将要除名的现有供应商的供货；

（5）取消独家供货；

（6）降低采购成本；

（7）产品开发需要。

2、供应商选择条件

采购在选择供应商时，应优先选择生产能力、技术和质量保证能力强、生产管理正常、价格合理及提供物料符合环保要求。

对有安全性能要求的物料，须提供产品安全认证证书等资料。

3、供应商开发与初选审批

开发申请人填写《物料开发申请表》，由技术部对开发费用进行估算及可行性进行分析，交财务部进行审查，符合开发条件的提交总经理审批。

物料开发申请通过审批后，由采购部门、技术部负责供应商的开发及进行商业谈判，重点为在质量满足要求的前提下综合考虑选择价格低，付款周期长、供货能力充足、服务良好的供应商列为初选供应商，提供该供应商的公司简介、生产能力、质保能力、环保证明、营业执照、税务登记证等相关调查资料及《供应商资料调查表》，对满足要求的供应商提交《供应商初选审批表》，由制造部、品质部，技术部对供应商进行综合评价，符合条件的列为初选供应商。

4、供应商质保能力现场审核

开发物料经初选审批认定可开发后，由品质部组织技术、采购等部门对供应商的质保能力，根据《供应商质保能力现场审核报告》进行现场审核；经现场审核不能达到要求的供应商,要求供应商限期整改并提供改善报告，必要时由品质部组织对该供应商进行再次审核，评审仍无法达到公司要求的,通知采购部门重新选择供应商。

如因特殊原因不能马上进行现场审核的供应商,由品质部发出品质保证能力资料调查表,要求供应商提供相关的证明资料，由品质部组织技术部、采购部门对供应商提供资料进行评审。

5、编制原、辅材料开发计划

初选供应商经审批后，经现场质保能力审查合格的供应商，由技术部制定原、辅材料开发计划，在开发计划中须对开发原、辅材料的型号、规格、技术要求、送样时间、送样数量、计划试样时间、试样部门、跟踪责任人、样品测试项目及预期达到目的进行规定，并将开发计划以文件形式发放至各相关部门。

6、送样及样品确认

采购部门根据原、辅材料开发计划，通知供应商提供样品，供应商将样品提供给技术部，由技术部填写《样品检验（试验）确认单》交材料仓库；材料仓库根据《样品检验（试验）确认单》对样品材料分类入库，并将《样品检验（试验）确认单》及报检单交品质部；品质部根据开发计划中规定的项目对样品进行检验，对无法检测的项目，可委托国内、外权威检验机构进行检验、试验。

样品检验完毕后，检验室将样品检验报告及《样品检验（试验）确认单》交给技术部，并贴好“样品”标示，由技术部批准是否进行试用。

经技术部确认可以试用的样品，各车间按开发计划要求进行试用；对提供样品不符合要求时，由技术部通知供应商进行改进重新送样，样品经改进仍不符合要求的，由技术部通知采购部门重新选择供应商。

7、样品试用结果的确认及批量使用

样品经试用达到预期计划目标后，技术部对样品的试制结果进行确认，由技术部制定检验技术标准，并委托采购部门传递至供应商，经供应商确认通过后，发送到相关部门，通知采购部门进行批量采购，制订批量试用计划，组织对试用物料进行批量跟踪试用，各生产车间按批量试用计划要求进行批量试用，品质部对成品按相应标准要求进行检验，技术部负责样品试用过程中的工艺参数及检验数据进行收集。

经确认不可试用的物料，通知品质部、采购部门及供应商办理退货处理。

8、合格供应商审批

原、辅材料在开发完毕后，技术部将所有使用资料及数据交品质部、采购部门存档。

由品质部填写《合格供应商审批表》，采购部门就采购价格进行确认，技术部对该物料做出评定意见，经公司总经理审批后列入公司《合格供应商名单》。

9、合格供方日常评估

（1）在供应商供货过程中，若供货产品质量存在问题的，品质部提出处理申请，填写《供应商处理申请表》，经技术部部长、品质部部长审核，总经理审批后交由品质部按处理意见执行；若非因供货产品品质原因，要求取消供应商资格的，由营销中心提出处理申请，填写《供应商处理申请表》，经总经理审批后交由品质部按处理意见执行。

（2）每月由品质部对供应商提供物料的质量状况进行统计汇总，填写《供应商评价报告》，经采购部门对供应商的合作态度、供货和服务的及时性进行考核后，报品质部进行评分定级。

评价结果通报给供应商，并作为下月采购比例分配之依据。

品质部根据实际需要，当供应商出现变更时，根据新增《合格供应商审批表》、《供应商处理申请表》，编制新的《合格供应商名单》。

第十三条其他物资（除原、辅料外）供应商开发与选择

1、新供应商开发

采购部门通过内部推荐、同行介绍、上网、查找各种企业名录及以往供应商资料等渠道开展新供应商的开发工作。

2、新供应商的选择

开发新供应商时，采购部门应对供应商的基本情况进行调查了解，并将调查结果填写在《供应商资料调查表》。

采购部门要及时对潜在供应商的质量保证能力、及时交付能力作系统性考核，评价能否持续稳定提供合格批量产品。

当新供应商所供物品连续三批次以上（含）均判为合格时，采购部门应组织需求部门等相关部门对该供应商进行正式评估。

评估确认合格的新供应商，由采购部门提出申请，上报公司总经理审批后，纳入公司《合格供应商名单》。

第三节年度采购报价

第十四条采购报价

1、铜、铝材料，油漆：

营销中心采购室依请购的缓急，从经公司已批准的供应商中选择至少2家供应商进行询价、比价，组织财务部、营运发展部等组建价格谈判小组，按《管控手册》免招标价格审定程序办理报批。

2、备品备件、辅助材料：

采用招标方式，由临时成立的招标委员会负责具体的开标、议标工作，最后由评标委员会确定中标单位，具体按公司《招标管理制度》有关规定执行，也可按《管控手册》免招标程序办理报批。

3、办公类及低值易耗品、劳保用品：

采购经办人员接获采购需求后，应依请购的缓急，从经公司审批的供应商处采购，选取2家以上的供应商询价、比价，按《管控手册》免招标价格审定程序或采用邀请招标方式，具体按公司《招标管理制度》有关规定执行。

第四节采购合同的签订

第十五条合同条款拟订与确定

采购部门根据公司《合同管理制度》有关规定与对方签订合同，合同内容应包括采购的种类、价格或者价格确定方式、付款方式、付款进度、合同有效期、违约赔偿等条款。

价格确定方式、付款方式等相关合同条款的谈判由采购部门负责与供应商进行谈判，采购合同的条款谈判过程及结果还需整理形成会谈记录，参与谈判人员会签留档。

第十六条合同的审批与签订

采购部门填写《合同审批表》，并附上合同等资料，按《管控手册》相应权限审批后与供应商签订合同。

第十七条合同的修改或变更

若合同需修改或变更的，由采购部门与供应商协商后提出申请，重新填写《合同审批表》，报送采购部门审核，同时递交公司法律顾问进行法律方面的审查后按上述合同审批同样的程序报批。

第十八条合同管理

采购合同的日常管理严格遵照公司《合同管理制度》执行。

所有签订的采购合同由采购部门妥善保管，一年以后移交公司档案室保管，并将合同副本或复印件交财务部留底备案。

第十九条其他注意事项

1、签订采购合同的同时，供应商应当在合同中注明质量保证的承诺或提交其他质量保证证明、协议。

2、对合同条款内容有异议等，可与供应商签订补充协议，以兹说明。

第二十条原辅料采购订单操作

采购部门业务员根据已审批的《采购计划审批表》或《物料需求申购表》及已确定的供应商，在WMS系统中下采购订单，采购订单下发后打印，交其上级主管审核确认，发送一份给供应商，待供应商签字确认或盖章后回传采购订单。

第五节例外采购

第二十一条例外采购申请与审批

采购部门根据实际需求情况，月度计划外采购时，填制《例外采购申请表》，按公司《管控手册》有关规定执行。

第二十二条公司应时时关注市场行情的变化，根据市场变化上报公司有关领导核实后采购部门适当对采购时间的计划进行调整，对市场紧缺或即将涨价的原辅料超过安全库存进行采购，亦属于例外采购范畴。

第六节采购跟踪及验收

第二十三条为确保供方交货准时，采购部门应时常关注采购订货情况并跟催到位。

第二十四条对需要进行定期评估考核的供方，采购部门应将相应的跟催状况及时记录在该供方的档案资料中。

第二十五条采购物资因故不能或可能无法按时采购到货时，采购部门应及时通知各需求单位或部门，以便其及时采取其他应对措施。

第二十六条采购验收入库

物管员将供应商的《送货单》与公司采购订单进行核对，确认来料名称、规格、型号、数量等是否与计划相符，核对无误后，通知品质部来料检岗位人员对拟入仓的物资进行检验，出具检验报告单。

若合格，账管员在WMS系统中打印《材料入库单》，办理材料入库手续，采购人员将入库单与发票及时流转财务部。

第七节不合格原辅料处理

第二十七条对于不合格原辅料，来料检填制《原材料不合格评审单》，由品质部组织技术、采购等相关部门评审后交由采购人员按最终评审意见办理退货或特采，并及时向财务部反馈相关处理单据。

第八节付款

第二十八条在物资入库时，采购部门应将相关订单或合同核对无误后，附上入库单及正规发票，并及时报送财务部入账。

第二十九条公司采购部门和财务部应严格按合同规定和公司相关制度进行付款。

财务部根据公司相关规定对采购业务进行账务处理。

第三十条财务部应定期制作应付账款清单，交采购部门使其了解付款进度。

应付账款的支付根据合同的约定及公司《月度付款计划》进行付款由采购部门填制《付款申请单》，按《管控手册》相应权限审批后交由财务部支付款项。

第三十一条付出定金或预付款时，由采购部门填制《付款申请单》附合同（如有）、发票等相关资料，按《管控手册》相应权限审批后交由财务部支付款项。

预付款必须获得由对方开具的正规收据。

第三十二条对带款提货和货到付款的，由采购部门填制《付款申请单》附合同（如有）、发票等相关资料，按《管控手册》相应权限审批后交由财务部支付款项。

严禁携带空白支票进行带款提货作业。

第三十三条对于先付款后取得发票的采购，采购部门必须在货到后30天内将发票递交给财务部。

第三章附则

第三十四条对违反和影响本制度执行的人，公司将追究其责任。

第三十五条本制度接受中国法律、法规、中国证券监督管理委员会或其授权机构公布的规范性文件、深圳证券交易所的有关规则以及本公司章程的约束。

本制度未尽事宜，依照有关法律、法规的有关规定执行。

本制度与有关法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。

第三十六条本制度由公司营销中心采购室负责制定并解释，自批准之日起生效。