常用行政执法文书的正确书写及应注意的事项.docx
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常用行政执法文书的正确书写及应注意的事项
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卫生行政执法案卷的正确书写及有关规定
所有按一般程序实施卫生行政处罚在处罚的实施阶段上应按
照以下步骤进行：
立案——调查取证——合议（适用听证或重大处罚案件）——告知
——审批——处罚决定书——送达——结案，时间不能倒置。
（如果时
间倒置就是 0 分卷）
制作案卷时应注意的事项：
1、文书应用蓝色或黑色的水笔或签字笔填写，保证字迹清楚、文字
规范、文面清洁；
2、行政处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间应是同一
天，并具体到小时、分。
3、行政处罚决定书的处罚时间与陈述申辩告知时间是同一天的，应
具体到小时、分。
（处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时
间与陈述申辩告知时间是同一天的应遵循告知——审批——处
罚决定书的顺序，并具体到小时、分）
4、文书内出现不是当事人本人签字的（负责人代签的），应有当事人
授权的委托书证明。
5、违法事实两种以上的应分别裁量，合并处罚。
6、行政处罚决定书绝对不能涂改。
7、凡是执法文书需要盖章的应在“卫生行政机关名称并盖章”处填
写卫生行政机关名称（北京市平谷区卫生局）
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8、一般程序实施卫生行政处罚时，责令改正后应有复查记录。
9、依据中华人民共和国卫生部令第 34 号《卫生行政执法文书规范》
第二章第五条第三款的规定：
因书写错误需要对文书进行修改的，
应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。
对外
使用的文书作出修改的，应在改动处加盖校对章，或由对方当事
人签名或盖章。
10、 文书中的空白处应划掉。
举报的案件要填写案件受理登记表处
罚种类应用全，如果罚则有警告或没收的要用上，不能只罚款，
行政处罚决定书
适用范围：
适用一般程序和听证程序的卫生行政处罚
制作时应注意的事项：
1、填写当事人处时，应注意以下几种情况
（1）如果是法人单位的要与工商营业执照或法人代码证书上的名称
一致；
（2）如果是个体工商户，没有法人资格，填写其营业执照上的企业
名称；
（3）如果被监督单位不具备法人资格，而其上级具备法人资格，填
写其具备法人资格的单位全程；
（4）如果是事业单位和社会团体应依照有关部门核发的《事业单位
法人证书》，《社会团体法人登记证书》核定其主体资格；
（5）如果该单位无营业执照，应确认其主体资格为公民。
填写公民
身份证上的姓名。
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2、违法事实处填写时应注意：
应把监督检查的时间、地点写清楚
3、引用法律依据时条款要准确、全面、具体，要与当事人违法事实相
对应，要与法律条款中规定的处罚完全一致。
4、诉讼期的规定：
食品法规定是 15 天；专业法无规定的依据《中华人
民共和国行政诉讼法》第六章第三十九条的规定：
公民、法人或其
他组织直接向人民法院提起诉讼的，应当在知道作出具体行政行
为之日起 3 个月内向（平谷区人民）提出。
5、卫生行政机关名称并盖章处要填写“北京市平谷区卫生局”
6、填写时间处要具体到小时、分。
、、 送达回执
送达回执的作用：
是证明受送达人已收到该文书的凭证，是卫生行
政执法文书中的一种重要文书，也是进行复议、诉讼时的重要证据材
料。
制作时应注意的事项：
1、在行政机关盖章处填写“北京市平谷区卫生局”；
2、文号与“行政处罚决定书”的文号一致；
3、送达人须两名以上监督员签名；
4、空白处用杠线“”划掉；
5、文书本身设定签收栏的，在直接送达的情况下，不必使用送达回
执，可由当事人在该文书上直接签收。
如：
责令改正通知书、当场处罚
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决定书等
、、 现场检查笔录
适用于查清案件的违法事实、收集现场证据时使用。
制作时应注意的事项：
1、填写检查地点时应注意：
地点不仅包括被检查现场所在地的地址，
还包括被检查现场的具体位置。
应写清被检查现场所在的地点，如：
××市××路××号××仓库
2、两名以上监督员示证检查，注明执法证件号码，这样能从文书上反
映出执法人员履行了出示证件这一法律程序；
3、重点记录主要违法事实，对现场状况和违法行为做记载，不作任何
评价，不写处罚与否，这种违法行为和事实是执法人员在现场观察到
的，所以以下几种情况不能记：
、1、 没有亲眼看到的不能记
、2、 分析判断的不能记
、3、 群众举报的不能记
、4、 管理相对人所讲的内容不能记
4、记录现场对违法事实的描述必须准确、具体，不能笼统、抽象：
主要
从地点、内容、数量、状况等方面考虑；
5、书写规范：
“
（1）笔录中不要用简称，如“无证经营”、无证上岗”等，容易产生
歧义；
（2）不要写错别字，错别字不但影响文书质量，个别关键字容易
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产生不良后果，因此可导致败诉，必须引起高度重视。
6、现场进行拍照的，笔录要记录物证和拍照的物品所在的位置、名称、
数量、状态、标记等。
使现场检查记录与现场拍照、现场提取的实物证
据互相印证，互相补充，构成证据锁链。
“
7、录制作完毕后要顶格写“以下空白”、以上笔录属实”。
、、 责令改正通知书：
适用于法律、法规、规章明确规定责令当事人改正违法行为的案
件中。
其本身已设定签收栏，不用送达回执。
在责令改正上写“立即停止一切生产经营活动”（责令停产停业）
如有卫生许可证的应听证，因为它是处罚种类的一种。
、、 立案报告
制作时应注意的事项：
1、符合立案条件的，应在 7 日内立案；
2、发案时间：
应填写发现该案件的时间，而不是填写当事人开始
违法的时间。
因为当事人什么时间开始实施违法需要调查取证
后才能确认。
如：
某人与 2002 年 7 月开始无证行医，2002 年 9
月 6 日接到群众举报才发现，就应填 2002 年 9 月 6 日为发案
时间；如健康相关产品检验不合格，应把出具检验报告的时间
作为发案时间，而不能把抽样时间或样品生产日期作为发案时
间。
3、案情摘要：
应按违法行为或事实的性质和程度由大到小、从重
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到轻加以排列；
4、经办人意见：
要指明当事人违反的法律名称及具体条款，提出
立案的建议，签署姓名及日期。
5、负责人审批意见：
包括是否同意立案，并签名。
对于批准立案
的，要确定立案的具体时间和两个以上案件承办人员。
六、调查笔录
作用：
收集案件所需要的相关证据材料；核实已取得的证据材料
是否真实；在调查中扩大或发现新的违法事实及相关线索。
制作时须注意：
1、询问被询问人必须有两名以上执法人员同时出示执法证件进行调
查；
2、记录采用一问一答对话形式，被询问人的陈述是笔录的核心内容，
是记录的重点，应对被询问人的陈述内容的原意作忠实的记录，不
能随意加进自己的理解和看法，也不能随意增删和更改。
3、询问被询问人应分别进行，笔录也应分别制作。
4、笔录中有修改的，应在修改处摁手印，并在记录结束处写明“以下
空白，以上笔录属实”，如果笔录为多页时，每页末都应签署；
七、案件调查终结报告：
作用：
是卫生行政机关负责人作出行政处罚决定的依据之一；是卫
生行政机关领导对案件进行集体讨论的基础。
适用范围：
除简易程序当场处罚的案件外，案件承办人员都必须
制作案件调查终结报告。
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八、陈述申辩告知书
作用：
是记录当事人陈述申辩意见的法律文书，履行了法定程序，
充分体现了当事人的合法权益。
适用范围：
适用于除按简易程序和听证程序处理以外的其他卫生
行政处罚案件。
制作时的注意事项：
1、记录时尽可能采用原话，，不能记录原话时也要符合原意；
2、补充或修改处应由陈述申辩人按手印；
3、在当事人表明放弃陈述和申辩权时,应请当事人写明“放弃陈述和
申辩权”或“不陈述、不申辩”等内容。
九、行政处罚听证告知书
作用：
是卫生行政机关履行法定程序的重要证据记载，对保护当事
人的合法权益也具有重要作用。
适用范围：
1、责令停产停业
2、吊销卫生许可证或执业许可证
3、处以较大数额罚款（公民处以 1000 元以上，法人或组织处以 3 万
元以上）
制作时的注意事项：
1、填写拟对当事人作出何种处罚，如果要罚款要填写具体款额
2、当事人要求听证的，应在行政机关告知后 3 日内提出，因此必须等
足三天在作处罚决定。
如 3 日内作出处罚，属于程序错误 0 分卷
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3、有当事人签收栏，不用送达。
十、合议记录
适用范围：
是对拟适用听证程序的行政处罚或其他重大行政处罚
案件在调查终结后，组织有关人员对案件进行综合分析、审议时
记录的文字材料。
和议人员要 3 人以上的单数。
违法事实、相关证据处理依据和和议意见应该是多数人的意见，
即合议结论。
对合议人员的意见应按发言次序分别列段记录。
合议人
员对案件事实、案件的定性处理意见和理由应当详细记录。
十一、行政处罚审批表
适用于一般程序的处罚案件
制作时的注意事项：
1、审批表中的处罚内容要与行政处罚决定书中的内容一致（如：
处罚决定书中引用食品卫生行政处罚办法而审批表未引用）；
否则 0 分卷。
2、审核意见与审批意见要明确。
3、时间要具体到小时、分
十二、资质证明复印件
应让当事人注明“与原件相同、日期、并签名”
十三、缴款书
1、项目填写齐全
2、缴款期限：
从处罚决定书开出后第二天开始算 15 天内，最后
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一天是法定节假日的向后顺延。
3、缴款书的全称与处罚决定书的当事人应一致（一字不能差），否
则 0 分卷
十四、结案报告
制作结案报告标志整个案件已按法定程序处理完毕，可以将有
关案件材料进行整理装订，归档保存。
十五、当场处罚决定书
1、现场检查笔录
2、缴款书回执
3、当事人的身份证明
为规范处罚操作，依据有关法律、法规、规章和上级的有关规定，现对
处罚适用中的几个具体问题说明如下：
（一）关于复杂、重大、处罚较重案件范围的划定：
复杂案件：
指案情复杂，如经过曲折、涉及面广，干扰因素多，调
查困难，以及当事人对事实认定和拟予处罚持较大异议等。
重大案件：
指影响重大，如违法性质、危害、后果严重，案情具有
典型性、代表性，当事人知名度高、影响大，作出处理可能引起社会较
大反响等。
处罚较重案件：
是指对当事人的权利和经济利益影响而言，如停
产停业，吊销卫生（执业）许可，较大数额罚没款及大宗物品没收、收
缴等按照《卫生行政执法责任管理制度》中之《处罚审批权限划分》须
经局长审批的处罚。
（二）关于处罚裁量。
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处罚裁量应遵循合法、合理（公正、公平、过罚相当）原则，裁量
中应注意以下几点：
1、法条规定“可以”予以某种处罚的，可自由裁量；法条规定“并
处” 某种处罚的，必须适用；法条无上述特定规定的，应依次适用处
罚。
2、拟予从轻、减轻、不予处罚或者从重处罚的，必须说明理由、
依据；其中拟予减轻处罚（包括低于法定处罚幅度的处罚和不适用严
厉罚种的处罚）须从严掌握。
3、关于分别裁量、合并处罚。
《食品卫生行政处罚办法》第五条规
定，对同一案件有两种以上应给予行政处罚的违法行为，应当分别裁
量，合并处罚。
适用中须注意：
所谓两种以上违法行为系指性质不同、
互无关联、不构成直接因果关系的行为。
如果两种或几种违法行为具
有明显的关联性、因果性（如无卫生许可证，同时存在生产经营环境、
设施、布局、流程不合格；又如因制售禁止性食品导致食物中毒发生；
再如因从业人员未体检，带病上岗，造成疾病传播等），则勿需分别裁
量，可引用一个主要依据适罚。
4、处罚裁量过程属于行政内部行为，裁量意见应在《合议记录》
中记载，并摘要记入《处罚审批表》，而不应载入《处罚决定书》中。
（三）违法所得的计算：
根据《食品卫生行政处罚办法》和卫生部有关
解释，违法所得系指违法生产、经营活动所取得的全部营业收入（包
括成本和利润）。
核实违法所得应根据当事方提供的账目、单据、登记、
电子贮存资料等原始资料；当事方不能提供、不能如实提供或者拒绝
提供证明其违法所得资料，难以认定违法所得款额的，按“没有违法
所得”规定的罚款幅度适罚；若按当事方提供的资料认定的违法所得
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款额处以最高倍数罚款仍低于“没有违法所得”的罚款幅度下限时，按
“没有违法所得”罚款幅度的下限适罚；其他卫生法律、法规对此有特
别规定的，按该法律、法规规定执行。
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