4行政文员岗位职责说明书.docx

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北京xxx股份有限公司人力资源部

岗位职责说明书

职位名称

行政文员

所属部门

行政部

职位代码

晋升方向

岗位类别

（管理/专业/技能/营销）

专业

职等职级

直接汇报上级

行政经理

直接监管下级

职位概要

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

岗位主要职责

一、前台日常事务

1.前台卫生的整理和维护，每天下班前整理前台桌面卫生、桌椅摆放整齐；大理石桌面除摆放传真机外禁止摆放其他杂物；关闭电脑及其他电源；

2.上下班（早8:

50,晚17:

40）办公灯，按时开启，关闭；照明灯3/5/10，楼梯灯，LOGO灯，财神前圆形喷水饰品，二层茶台照明、会所门灯、前台水池；如当晚有招待关闭前厅射灯，只保留中庭射灯、楼梯灯。

3.每天公共区域日用品添置；检查卫生间用纸、固体香薰、洗手液、香皂是否充足，及时补充。

4.添加零食及糖果（会所、中庭、茶水间）；中厅糖果盘儿内糖果需要及时添加。

每周一次15:

30下午茶时间，添加零食。

5.检查前台周边卫生，保持卫生整洁；检查卫生间洗手池卫生是否整洁，是否存在异味；中庭书架等区域物品摆放是否整齐，是否有尘土；书刊是否需补充,；发现问题第一时间与保洁人员沟通。

<30分钟内解决问题>

6.快递收发（报刊，杂志，信件、挂号信、邮件、包裹）等。

收到文件、发票等文件后通知相关人员取件并做好收件登记方可取件；如收件人不在公司/快递到付请与其本人电话联系是否签收，待本人回公司后亲自移交；<收到快件后30分钟内通知本人>；领导快件确认后可代送其本人办公室。

<下午下班16:

50统一发件>

考核重点：

前台卫生情况及日常消耗品的供应情况；快递收发件的时效性。

二、办公区域环境和安防的日常检查、维护

1.制定办公环境日常检查表格，每天上班巡查办公环境，详细记录存在问题，并逐一解决。

公共区域卫生与保洁人员沟通解决，个人卫生与当事人沟通解决，巡查结束后将表格交于主管领导确认签字，个人无法解决问题列明与部门主管反馈。

2.检查绿植摆放情况，叶子是否有尘土（保洁人员处理）；绿植是否凋零需更换，如发现绿植需更换及时与租赁方联系<2个工作日内完成更换>。

3.办公家具的检查与维修；检查公司各区域门、窗是否可正常使用；门锁损坏、螺丝松动可与毛师傅沟通解决<2个工作日内解决>，维修后应有双方签字确认；毛师傅无法解决的问题应予以标注<1个工作日内反馈部门主管>。

4.办公执行，并指正员工违规情况。

考核重点：

办公区域环境整洁情况。

三、来电咨询的转接、解答以及宾客接待情况

1.及时接听外来电话并及时转达；接听电话应注意礼貌用语如“您好”、“请稍等”等；重要电话做好相关记录<10分钟内反馈给相关负责人>

2.重要电话做好记录和传达、反馈。

关于寻求项目合作方面电话可转接给潘丽媛、毛关清；如有人电话找黄总、石总、魏总、姜总、等高层领导请了解清来电事宜并留存对方号码，反馈给领导由领导决定是否回电，勿直接告知对方领导电话号码。

3.普通客户来访，问清来访原因，通知相关人员接待。

问清情况后请客人中厅稍息，泡茶，电话通知相关人员。

如客人来访时正在接听电话，应记录对方电话稍后回电，避免让客人久等；<客人等候超过20分钟，电话提示相关人员>。

4.重要客户来访（收到接待通知）；收到客户接待申请单后，依据申请单要求做好接待准备工作（拟写重要客户接待通知、修改LED大屏欢迎语<上班后10;00前完成>）；客人到访时起立，面带微笑主动问好。

考核重点：

来电转接的及时性、准确性；客户来访接待引荐的准备情况。

四、员工名片印制的协调

1.根据公司要求寻找性价比的印刷厂家；<每半年完成一次询价>，留存至少三家印刷公司联系方式，确定一家价格合理且质量优质的印刷公司为长期合作伙伴；

2.与印刷公司联系名片印刷事宜；

考核重点：

员工名片印刷的及时性。

五、酒店机票预订

1.票务、酒店及其他员工需要的预定和协调。

2.根据公司领导要求预定不同级别酒店；接到预定通知后确定酒店级别、费用支付方、客人身份信息等相关内容。

<接到通知后1小时内完成预定>预订后以短信形式通知到个人。

机票预订与乘机人沟通时间要求，根据时间要求购当日价格最低票价。

每月对相关费用进行统计，费用总额酒店与机票分开统计<每月10号前完成上月费用统>。

考核重点：

票务、酒店预订的及时性和准确性。

六、其他行政类事务

1.及时修改员工通讯录，确保最新状态；收到人事人员入职通知后，将人员信息添加至通讯录。

若当月变动大或无变动可视情况而定。

2.办公用品领用登记；前台常备日常办公用品，做好办公用品发放工作，做好库存统计<每月5号前>将库存报表及采购计划提交部门主管。

3.打印室日常维护；检查档案室的卫生及物品摆放情况，二次用纸、好纸分类摆放。

4.办公用品、老家食材等常用物品的采买及管理。

5.协助组织公司日常活动。

6.配合领导完成临时性行政事务。

考核重点：

工作内容的完整性、准确性和及时性。

胜任岗位的素质要求

1.学历、专业知识：

专科以上学历，具有行政类、文秘类专业知识。

2.工作经验：

1年以上行政、文秘或相关工作经验

3.基本素质：

认同公司的企业文化，经营理念。

保密意识强；

4.熟练使用办公软件、办公自动化设备。

5.工作认真谨慎，热情，积极主动；工作效率高，责任心强，具有团队精神；

任职人

日期