人事行政业务操作流程.docx
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人事行政业务操作流程
人事行政部业务操作流程
人事部分:
招聘管理流程
培训管理流程
薪资发放管理流程
绩效考核流程
社保操作流程
岗位调动、升降流程
入职及离职管理流程
行政部分
办公用品采购及发放管理流程
合同、文件管理流程
政令及制度发布流程
后勤部分
办公设备维护流程
计算机维护管理流程
招聘工作流程
第一步:
确定人员需求
第二步:
制定招聘计划
第三步:
人员甄选
第四步:
招聘评估
一、 《人员需求申请单》的填写
1、 当部门有员工离职、工作量增加等出现空缺岗位需增补人员时,
可向人事行政部申请领取《人员需求申请单》;
2、《人员需求申请单》必须认真填写,包括增补原由、增补岗位
任职资格条件、增补人员工作内容等,任职资格必须参照《岗位说
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明书》来写。
3、填好后的《人员需求申请单》必须经用人部门经理的签批后上
报人事行政部。
4、人事行政部接到部门《人员需求申请单》后,核查各部门人员
配置情况,检查公司现有人才储备情况,决定是否从内部调动解决
人员需求。
5、若内部调动不能满足岗位空缺需求,人事行政部将把公司总的
人员补充计划上报总经理,总经理批准后人事行政部进行外部招聘。
二、 确定招聘计划
1、招聘计划要依据《岗位说明书》确定招聘各岗位的基本资格条
件和工作要求,若公司现有的岗位描述不能满足需要,要依据工作
需要确定、更新、补充新岗位的《岗位说明书》。
2、根据招聘人员的资格条件、工作要求和招聘数量,结合人才市
场情况,确定选择什么样的招聘渠道(网络、现场、校园、人才中
介)。
(1)大规模招聘多岗位时可通过招聘广告、学校和大型的人才交
流会招聘;
(2) 招聘人员不多且岗位要求不高时,可通过内部发布招聘信息,
或参加一般的人才交流会。
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(3) 招聘高级人才时,可通过网上招聘,或通过猎头公司推荐。
3、 人事行政部根据招聘需求,准备以下材料:
(1)招聘广告。
招聘广告包括本公司的基本情况、招聘岗位、应
聘人员的基本条件、方式、时间、地点、应聘时需携带的证件、材
料以及其他注意事项。
(2) 公司宣传资料(如:
公司简介)。
(3) 《应聘人员登记表》、、《面试申请表》
三、人员甄选
1、收集应聘资料,进行初试
(1)进行初试时,公司招聘人员须严格按招聘标准和要求把好第
一关,筛选应聘人员资料进行初试时一般从文化程度、性别、年龄、
工作经验、容貌气质、户口等方面综合比较。
(2)不符合者登记完基本资料后直接淘汰(不认真填写面试基本
资料的),符合基本条件者可参加复试(面试),复试时间安排在面
试的第二天早上进行,不符合者登记完基本资料后直接淘汰。
参与
面试人员:
用人部门经理、行政人事部、总经理(特殊人才或人才
特区)
2、 面试程序:
(1) 一线人员由人事行政部经理进行面试。
面试人员接到试通知,
工作人员整理好面试人资料后,引领参加面试者到面试地点按顺序
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进行面试。
(2)财务人员、中高层管理人员等类专业人员的面试由相应部门
经理进行面试。
按以下程序组织:
●人事行政部收集整理好应聘人员的资料交于相应部门经理;
●部门经理进行初步筛选后将通过者名单交于人事行政部;
● 人事行政部通知复试,复试(面试)人员到达面试指定地点后由
工作人员引领,按顺序进行面试。
(3)关其他岗位人员由人事行政部经理进行第一次面试,工作人
员整理好面试人资料后,引领参加面试者到面试地点按顺序进行面
试。
3、 员工录用
(1)面试结束后,由各部门经理和人事行政部经理共同确定录取
人员名单,并在员工入职申请表上批准用人意见,填写好批注日期;
(2)工作人员对最后确定的录用人员名单并统一通知录取:
被录
取者姓名、编号、员工报到时间、办理录用手续需准备的资料等相
关事宜。
(3)新录员工须提供身份证复印件、户口本复印件、照片、学位
证书、毕业证书及体检证明。
(4)人事行政部要为每一位新录用的员工建立员工档案,新录员
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工办理录用手续时需补交齐个人资料,(身份证复印件、学历证复印
件、照片、体检证明等相关资料)。
四、 招聘评估
招聘工作评估由各级主管领导、人事行政部经理、招聘工作人
员及需补充人员的部门领导组成。
培训工作流程
第一步:
明确培训需求
培训需求来自于两方面,一方面是为满足来自企业对员工工作
能力提升的要求而确定的培训,一方面是员工为提高自身工作能力
而提出的培训需求。
根据两种不同的培训需求,填写《培训需求调
查表》----见附件。
每一名员工都想成为一名优秀的员工,
有些时候,员工之所以会犯错并不是员工的本意,
而是员工根本不知道怎么做是正确的,正确的标准是什么?
第二步:
制定培训计划
根据培训需求,制定培训计划。
培训计划要有针对性、实效性,
要明确培训目标、培训时间、培训方式,要将培训资源最大化利用,
包括培训师、教材、培训费用等。
制定培训计划后填写《培训计划
表》---见附件。
第三步:
准备培训
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制定培训计划后,要进行培训前的充分准备,作为培训负责人
要在培训前申请培训所需培训所用的费用、教材、资料、培训设备、
培训讲师等。
培训费用的申请填写《培训费用申请表》---见附件。
第四步:
实施培训
实施培训,要提前通知到受训员工培训的内容、时间、地点、课堂
纪律、培训讲师等情况。
所有培训的出席、考勤应同正常上班一样
对待,要求学员填写《培训签到表》---见附件。
第五步:
培训评估
每次培训后要及时进行评估,要在培训结束现场每个学员发给一张
《培训评估表》。
评估对象包括:
培训师的表达能力、培训教材是
否符合实际、培训时间安排的是否合理等。
《培训评估表》见---附
件。
第六步:
培训后的追踪与考核
培训不是目的,千万不要为了培训而做培训。
培训的目的是希望员
工通过培训后在工作中能提到提升,提高绩效,从而增强了企业的
核心竞争力。
所以培训后的追踪、考核就显得尤为重要,员工参加
了培训只是培训流程的开始,真正能使培训的作用得到体现关键在
于培训后的考核。
所以每次培训后都要阶段性的对受训员工进行追
踪、考核。
具体填写《岗位考核表》---见附件。
第七步:
培训总结报告
每次培训后都要进行总结,要收集不同角度的总结报告。
包括员工
的总结结果、讲师的总结结果、主管以及店长的总结结果。
一次完
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整的培训进行之后,要把完整的培训档案提交到公司培训部。
具体
填写《培训总结报告表》---见附件。
如在培训前申请了培训费用,
必须对培训费用进行结报。
结报包括:
讲师的培训费、学员用的教
材费等。
具体填写《培训费用结报表》---见附件。
第八步:
员工培训记录
员工培训记录的工作很重要。
作为店面管理人员,要很清楚员
工通过培训在工作中的变化有多大,员工一年接受了多少次培训,
总共有多少小时,员工接受了那些方面的培训,每次培训的考试成
绩如何,考评记录如何等情况。
绩效考核工作流程
(一)设定绩效目标
1.目标设定原则
设立绩效目标着重贯彻三个原则。
其一,导向原则。
依据企业总体
目标和部门目标,层层分解,设立个人目标。
其二,SMART 原则。
即具体目标(Specific)、可衡量(Measurable)、可达到
(Attainable)、关联(Relevant)、时限(Time-based)。
其三,
目标数量适中原则。
目标不要太多,最多 6~8 个。
2.目标的设定
对业务及工程人员来说,一般要设定业绩目标和能力发展目标,
业绩目标由项目团队目标分解到个人,能力发展目标则要业务及工
程人员根据高绩效业务及工程人员的能力要求,结合个人兴趣来制
订个人的能力发展目标,在掌握的技术、完成工作效率、解决客户
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问题能力等方面制定相应目标,并制定达到该目标应采取的行动计
划。
然后由上级根据企业目标进行认可。
(二)绩效考核指标体系的设计
1.设计的原则
考核业务及工程人员的首要原则是考核指标必须紧密结合企业战略,
业务量及工程量作为首要的考核指标;第二个原则是业务及工程部
门、业务及工程小组和业务及工程个人的考核指标必须息息相关,
是由上而下的指标分解过程而形成的体系。
第三是根据业务及工程
策略,平衡好长期性与短期性指标、绩效指标与行为指标之间的关
系。
(1)业绩指标
企业的业务及工程人员主要分为项目经理、业务、预算、设计人员
等,对不同的业务及工程人员,业绩考核的指标有所区别。
项目经
理的业绩指标主要有:
工程质量、季度优秀工程个数合格率、项目
计划完成率、项目费用控制、客户满意度、团队士气指数、工程管
理工期等;业务人员的业绩指标主要有:
季度业务计划完成量、客
户满意度、月度客户拜访数量等;设计人员的业绩指标主要有:
设
计的可生产性、设计成本降低率、客户满意度、客户回头率等;预
算人员的业绩指标主要有:
预算量、预算精确度、预算效率、客户
沟通时效性等。
(2)行为指标
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对于业务及工程人员工作行为的评估,可以从主动性、服从性、责
任心、协作精神、工作合理性、纪律性等方面进行考评。
(3)能力指标
可细分为业务知识、业务技能、计划能力、判断能力、解决问题能
力、应变能力、人际技能、理解能力、学习能力、创新能力和领导
控制能力(这项能力及以下能力适用于部门经理以上的管理人员)、
决策能力、指导帮助下属能力 、组织能力、员工管理能力等。
(三)绩效评估
1. 考核方式和方法
1) 对业务及工程人员的考核一般可由人事行政部来组织,由自评和
上级评相结合。
2) 自评:
就年中和年末设定的各项能力目标进行自评,由员工对过
去一定时间内能力实现的程度进行评估。
3) 他评:
由该员工的部门经理对员工的工作进行评估,主要对该业
务及工程人员在过去一定时期内所从事的一定任务,按照绩效标准
对绩效考核的各项指标进行考评。
4) 综合评分:
根据以上业务及工程人员自评和部门主管评定的两项
得分进行加权,最终得出该业务及工程人员绩效评分,这可以较为
客观地反映该员工本年度内的绩效。
2. 考核周期
可根据项目周期来定,但最长不超过一个季度。
(四) 持续沟通与绩效反馈
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业务及工程人员可以说是企业的核心员工,对企业的生存与发展具
有极其重要的作用。
(五) 绩效改进指导
绩效评价结果反馈给员工后,如果不进行绩效改进和提高的指导,
这种反馈就失去了意义。
绩效改进指导主要帮助员工分析绩效不足
的原因或改进提高的机会,帮助员工寻求解决的办法,并制定绩效
改进的目标、个人发展目标和相应的行动计划,纳入下一阶段的绩
效目标中,从而进入下一轮的绩效考核循环。
薪资发放管理流程
第一步:
制定薪资
第二步:
审核申报
第三步:
发放
一:
薪资制定员根据公司的薪资方案录入基本工资、工龄工资、全
勤奖、特殊津贴、绩效工资等;根据财务的提成数据录入提成奖金;
二:
薪资表交给各部门经理上报,由各部门经理审核本部门人员的
薪资数据,交给人事部审核,并呈报总经理核定签字;
三:
签好的薪资由出纳根据发放时间统一发放。
办公用品采购及发放管理流程
办公用品领用及分发本着“合理领用,杜绝浪费”的原则,禁
止“公物私用”如发现此类现象进行严惩,办公用品分为“易耗品”
和“不易耗品”两类,领用时本着“以新换旧”的原则,新进员工
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可到行政部领取办公用品,员工离职时需归还不易耗品如“订书机,
计算器”等。
办公用品的采购及发放分为以下几步:
第一步:
各部门申报下月办公用品需求计划(每月 25 日由各部门上
报办公用品名称、规格、型号及数量)
第二步:
人事行政部统计汇总数量
第三步:
购买办公用品
第四步:
分发及领用
一、申报部门需求计划
每月 25 日各部门内勤申报下月办公用品需求计划至行政处,除日常
办公用品外,还需上报不常用办公用品,以便行政部提前备货;对
于突发情况产生的预算外购买,需说明情况;
二、统计汇总数量及金额
行政汇总各部门办公用品需求计划后填制“办公用品采购单”至总
经理,经审核通过后统一购买
三、购买办公用品
行政将审核通过后的办公用品名称及数量发传真至办公用品供应商
进行购买;
四、分发及领用
下月初行政根据各部门申请数量分发办公用品
合同,文件管理流程
合同文件管理本着“合理建档,领用签字”等原则进行管理,需遵
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循以下步骤:
第一步:
分类建档
第二步:
建立目录
第三步:
领用登记,按时归还
一、各部门对外合同及文件等统一归口到行政部管理,行政部进
行分类建档,如“经销合同,房屋租赁合同,营业执照复印件”
等
二、统一建档后还需建立目录,分门别类的建立,便于查找,如
**合同,份数,有效性等
三、各部门如有需要需借用时,需到档案管理员处借用领用登记,
用完需按时归还,如有遗失等追究相关责任人责任
针对过期合同及文件等,经公司相关负责人审核后进行销毁
政令及制度发布流程
公司政令及制度建立及推行全部归口到行政部,需遵行以下步骤:
第一步:
拟定政令及制度
第二步:
制度发行
第三步:
制度监督及跟进
一、针对公司实际情况,行政部拟定符合公司实际的管理制度,
如考勤制度,企业管理制度等等。
务求结合公司实际,制定符合
公司的相关制度
二、制度制定及通过后,行政部面对全公司推行发出,有“书面”
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张贴及“会议”两种形式告知员工
三、制度发布后,行政部定期进行监督及跟进(每月进行一次),
考勤实行每天早上点名制,下午巡查等,严禁中途脱岗的情况;
如有不遵循及违反公司制度的,行政部将根据实际情况进行惩罚
办公设备维护流程
第一步:
申报损坏设备
第二步:
安排维修
第三步:
及时跟踪
第四步:
按时保养
一、各部门如有办公设备损坏,需先报到行政部,由行政部统一
安排
二、行政部收到损坏申报后,24 小时内联系相关维修人员,对设
备进行检查,找出原因及维修
三、安排维修后,行政部还需追踪维修结果,避免出现二次损坏
四、平时还需对办公设备进行合理保养及维护,延长办公设备等
的使用率
计算机维护管理流程
各部门用电脑人员负责对公司计算机设备进行管理,按时升级
第一步:
编号管理,
第二步:
合理保养
一、各部门用电脑人员对部门电脑进行管理,同时了解每一台计
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算机的配置情况,集中管理
二、平时员要各部门用电脑人员对公司电脑进行维护,安装正版
杀毒软件,防止病毒攻击等
入职及离职管理流程
员工入离职手续的办理是人员管理的一个重要步骤,入职分为以下
几步:
第一步:
人员资料建立
第二步:
安排试用
第三步:
合格转正
一、人事专员在面试通过后电话通知新员工来司报到,需带身份
证、学历证复印件各一份,1 寸照片两张
二、人事专员带新员工到所在部门进行试用,并发予所需办公用
品
三、三个月试用期结束后,针对新员工表现,给予转正及解聘决
定,试用合格的填写员工转正申请表申请转正
离职流程分为以下几步:
第一步:
离职申请递交
第二步:
招聘合适人员
第三步:
安排交接工作
第四步:
离职手续办理
一、员工提出辞职申请后,人事专员单独找改员工谈话,找出员
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工辞职的原因;
二、在人事专员与该员工谈话后,若该员工坚持离职,人事部开
始招聘人员;
三、在相关人员到位后,安排工作交接,制作交接单;
四、在工作交接完毕后,离职人员可于人事部办理离职手续;
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