必修主题3必.docx

必修主题3必.docx

《必修主题3必.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《必修主题3必.docx（11页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

必修主题3必

主题三信息资源管理

一、信息资源管理的目的和方法

1、信息资源的管理过程

——管理伴随信息的获取、加工、存储和发布等信息活动的全过程。

——各种信息资源管理活动都按一定的方法和程序进行，从具体需要出发，对信息资源分类、组织和存储，继而提供方便的信息服务。

2、信息管理的目的

提高信息利用的效率，更好地实现信息的价值，为正确决策提供大量的、准确的、全面的和及时的信息资源支持，是知识发现和技术创新的源泉。

3、信息资源的分类组织与管理

信息资源的分类：

学科和主题两种分类方法。

信息资源的管理办法：

整理，编制目录、索引，供检索使用。

4、信息资源管理中的标准化思想和意义

标准化是指国际、国家、地方或某行业通过指定和实施标准，统一规定社会活动中重复性的事物和概念，以获得最佳秩序和社会效益。

标准化内容：

一般包括标准化术语、标准化技术、标准化设施、标准化管理过程。

标准化作用：

（1）缩短了信息资源开发周期，提高了劳动生产率；

（2）使信息产品开发与使用等各个环节的技术衔接和协调得到保证；

（3）有助于提高信息的使用率；

（4）通过制定质量标准提高信息资源的质量，保护消费者的利益。

5、信息资源管理的方式

主要有三种：

人工管理、文件管理和数据库管理（详细比较见P4）。

二、常用信息资源管理

1、用PDA管理个人日常事务。

PDA（PersonalDigitalAssistant，个人数字助理）俗称掌上电脑，是常用个人信息管理工具，可以记录个人日程安排、待办事项，具备电话簿、计算器、电子词典等功能，还可以与计算机相连进行信息交换。

2、用资源管理器管理本地计算机资源（计算机硬盘　文件、文件夹、路径的等概念）

资源管理器是Windows系统提供的信息资源工具，它采用树型结构实现目录管理，可以方便、直观地管理和查找文件。

文件：

文件是存储在辅助存储器中的一组相关信息的集合。

（1）文件名：

文件名由“名字.扩展名”组成；“扩展名”可以缺省；文件名最多可以由255个字符组成；文件名不可以使用下列9个字符：

\/:

*?

”<>|，。

（2）文件名通配符：

星号（*）代表所在位置开始到下一间隔符之间的任意字符，通配多个字符；问号（？

）代表所在位置为任一字符，仅通配一个字符。

（3）文件属性：

只读、隐藏、存档、系统、共享。

文件夹：

文件夹是用于存储文件或其它文件夹的一种特殊类型的文件。

①文件夹属性：

只读、隐藏、存档、系统、共享。

②路径：

或称为“地址”，表述时分为绝对路径和相对路径（详见网站制作部分讲义），如用绝对路径表述，格式为：

盘符\文件夹名\……\文件夹名\文件名

3、用收藏夹分类管理喜爱的网站。

收藏夹是浏览器提供的管理工具，可按一定主题分类，通过创建、重命名、删除的等操作，分类管理常用网站。

操作方法：

点击IE工具栏中“收藏夹”按钮→单击“整理”命令→在弹出的“整理收藏夹”窗口可完成“创建文件夹、重命名、移至文件夹、删除”等操作。

4、用Blog管理网上资源。

Blog（Weblog，博客或网络日志）是网络上一种表达个人思想、存储信息资源的工具，可用来保存学习笔记，上传文档、图片、声音、视频文件等资源。

5、用电子表格实现统计资源管理。

电子表格具有信息管理和数据统计的双重功能，可用于电话号码簿、统计报表管理等。

6、用共享文件夹实现协作资源管理。

通过“我的电脑”、“网上邻居”或者其他途径，可访问网络计算机上的共享文件夹的内容，实现协作资源管理。

操作1：

设置本机共享文件夹

在资源管理器或我的电脑窗口，右击欲共享的文件夹→选择“属性”→单击“共享”标签→选中“在网络上共享这个文件夹”选项。

贴士：

如需要，可在“共享名”文本框中输入新的名称作为该文件夹在网络上的共享名称；根据需要，确定是否选中“允许网络用户更改我的文件”选项；共享磁盘驱动器的方法同上

操作2：

访问其他计算机上的共享文件夹

在桌面上双击“网上邻居”或打开“我的电脑”，在“其他位置”链接列表中单击“网上邻居”，即显示出所在网络上的共享文件夹。

贴士：

如果末列出共享的文件夹，则在“网上邻居”窗口双击“整个网络”→双击“MicrosoftWindows网络”→双击要访问的网络→双击“共享文件夹”所在的计算机。

三、数据库信息管理

1、数据库的概念。

数据库是信息资源管理的一种非常有效的方式，可以方便地收集、加工、存储和管理信息。

数据库管理的优势：

数据库技术在存储和管理大量数据并实现高效检索方面具有特别的优势。

数据库中的数据可以被多个用户、多个应用共享使用，避免数据重复问题，节约存储空间，同时也能减少数据更新时由于数据的重复问题造成的不一致现象。

2、数据库的组成要素。

（1）概念

实体—客观存在并可相互区别的事物，如通讯录管理中的一个联系人

属性—实体所具有的某一特性。

一个实体可有多个属性表述。

如记分册实体由学号、名称、成绩等属性组成。

记录—数据表中的一行。

一条记录对应一个实体，记录着有关实体在某些方面属性特征的数据

字段—数据库记录中某一类别的信息，即表格中的列。

每一列的标题称为字段名称

（2）数据库软件之一ACCESS与电子表格的简单比较

ACCESS

EXCEL

是第一个在Windows环境下开发的一种全新的关系数据库管理系统，是中小型数据库管理的最佳选择

适合于需要对大量数据进行管理的部门或单位

适合于对少量数据进行管理及统计，比如管理电话簿、统计报表等

上面两表中，两个软件的结构很相似：

在数据库中，每一行信息称作一条“记录”，每条“记录”由若干个“字段”（即属性特征）组成，若干条“记录”又组成一个表。

都属于结构化的信息存储和表达方式

一个数据库文件可以包含数据表、查询等多种对象，所有对象都存放在同一个数据库文件中

一个EXCEL文件可以包含若干个数据表（即工作表），所有工作表存放在同一个EXCEL文件（即工作簿中）

扩展名一般为mdb

扩展名一般为xls

数据库中的表与表是相互关联的，表内部的“关系”与表之间的“关系”就组成了一个有机的关系型数据库，它是采用二维表格形式管理信息。

表与表之间无关联

3、数据库（DB）、数据库管理系统（DBMS）和数据库应用系统的关系。

数据库管理系统

数据库应用系统

三者关系

（DatabaseManagementSystem，简称DBMS）是位于用户与操作系统之间的数据管理软件，它可以让用户方便地实现数据库的建立和管理

是利用数据库技术开发的针对具体行业或部门的信息管理软件，其人性化的图形用户界面和所见即所得的操作风格，可以使一般用户在不熟悉数据库技术的情况下，方便、快速地实现数据增加、数据修改、数据删除、数据查询及报表生成等功能

数据库、数据库管理系统和数据库应用系统之间组成一个有机的层次关系。

数据库与数据库应用系统之间通过数据库管理系统连结，数据库管理系统建立在操作系统基础之上，负责处理数据库应用系统存取数据的各种请求，实现对数据库的底层操作，并把操作结果返回给数据库应用系统

4、常见数据库软件

中小型数据库软件有Access等

大型数据库主要有SQLServer、Oracle、db2、sybase和informix

四、三种信息资源管理方式比较

三种方式比较

人工管理

文件管理

数据库管理

概述

人工管理灵活、简便，无需依赖环境设备，但对大量信息资源进行重新组织管理比较困难

文件管理以文件和文件夹为信息单位，方便信息的整理、加工和检索，但需要人与计算机的高度交互

数据库信息资源管理便于信息的分类、排序、检索、统计等，处理速度快，效率高，但对计算机硬件和软件要求较高，适合于大数据量、专门化的信息资源管理

信息管理者

人

人，操作系统

人，操作系统，DBMS

信息组织形式

手绘表格，卡片目录等

以文件和文件夹为信息单位

数据库

信息处理方式

手工逐个处理

联机实时处理，批处理

联机实时处理，分布式处理，批处理

管理功能

修改，删除，插入，复制，重组，检索与统计等操作麻烦，重复性工作多

修改，删除，插入，复制，重组等操作较麻烦，容易失误，比较容易查找到所需信息

信息分类排序，修改，删除，插入，复制，重组，检索与统计等操作简单，速度快，效率高

操作的共享性

同一时间仅供一人使用

可实现协同工作，但比较麻烦

同一时间可供多人异地使用

适用范围

对软、硬件环境没有依赖性，有利于灵活管理

需要人与计算机的高度交互，适用于个人数字资源的管理

对软、硬件要求较高，适用于专门化的信息资源管理

五、Access的基本操作。

Access是一个典型的数据库管理系统，相应数据库文件的扩展名为.MDB，其基本操作有：

1、启动和退出

启动方法同WORD、EXCEL等。

单击任务栏上的“开始”按钮→程序→单击“MicrosoftAccess”。

此时会默认打开数据库窗口

2、打开已有的数据库

单击任务栏上的“开始”按钮→程序→单击“MicrosoftAccess”→“文件”菜单栏→“打开”，选择要打开的数据库文件

或：

双击要打开的数据库文件

3、创建简单表

准备：

根据需求，确定表的字段、字段的数据类型（参见最后的补充“数据类型）

【方法一：

使用设计器创建表】

A、单击“数据库”窗口的“使用设计器创建表”→依次输入建表所需的一些字段及对应的数据类型

B、在空表中录入数据

C、保存数据库

【方法二：

使用向导创建表】

A、根据向导提示逐步完成表的设计：

单击“数据库”窗口的“使用向导创建表”→选择字段（利用“重命名字段”可修改字段名）→设置表名称、设置表的主键→不满意可选择“修改表的设计”，否则选“直接向表中输入数据”或“利用向导…输入数据”。

【方法三：

通过输入数据创建表】

A、单击“数据库”窗口的“通过输入数据创建表”→在弹出的空表中输入数据处理→输入完毕，关闭窗口→在弹出窗口给表命名→在弹出窗口设置主键

B、右击建好的表，选择“设计视图”→修改表的各个字段名及其数据类型

4、创建查询对象

选择查询字段

单击“数据库”窗口对象列表中的“查询”→通过“设计”视图或“向导创建查询”来设计一个新的查询对象→在“显示表”窗口选择参与查询的原始数据表→在查询视图的下半部中，单击字段那行某个单元格的右下角下拉菜单→选择欲查询的字段（凡是在查询结果中想要显示的字段都应该作为“查询字段”被选择）

设置查询条件

如果查询条件是某个字段等于一个固定值，则在该查询字段的条件栏（或叫“准则”栏）中输入该值例：

查询条件是“性别”字段值等于“女”，则查询字段为“性别”，查询条件栏中输入“女”。

保存查询对象

设计好某个查询后，单击保存按钮，输入查询对象的名称。

以后双击此查询对象，就可运行该查询，此查询会将查询结果以表的形式显示。

贴士：

“查询”不是数据表，它只记录该查询的查询方式，并将查询结果以表的形式显示出来。

5、对查询结果排序

双击打开上面建立的查询对象→单击要排序的那一列→选择“记录”菜单栏中“排序”→选择“升序”或“降序”

贴士：

以上为选择查询，即通过选择查询能从数据表中检索数据，但要修改数据，要用“更新查询”

6、利用更新查询改变数据

A、右击查询对象，选择“设计视图”→选择“查询”菜单栏的“更新查询”→在“条件（或准则）”栏中输入原数据→在“更新到”栏中输入欲更新的数据内容→保存查询

B、执行该查询，则原数据库中对应原数据会自动更新为新的数据内容

7、在查询结果表中添加计算字段

利用设计视图新建一查询对象或右击已有查询对象，选择“设计视图”→选择查询结果中要显示的字段→在空白字段文本框中输入计算字段名称及计算公式。

见下面范例

例：

欲添加一计算字段名为“总分”，计算“语文、数学、英语”三个字段的总和

答：

在空白字段文本框中输入“总分：

[语文]+[数学]+[英语]”，保存查询，运行查询结果，会发现查询中多了“总分”字段。

补充：

ACCESS的数据类型

数据类型

用途

字符长度

文本

不需要进行数学计算的字母和数字，如姓名、学号、电话号码、邮政编码等

0～255个字符

备注

字母和数字（和文本型数据类似，但是容量大）

0～65535个字符

数字

可以用来计算的数值

根据不同数值，占用1、2、4或8个字节

日期/时间

日期和时间

8个字节

货币

货币

8个字节

自动编号

每次往数据表中添加记录时，ACCESS自动添加的连续的数字

4个字节

是/否

“是”和“否”值，以及只包含两个值之一的字段（真假、Yes/No、True/False、On/Off等）

1个二进制位

……