行政人事部岗位职能职责.docx

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行政人事部岗位职能职责

行政人事部岗位职责

人事方面

1企业各部门人员招聘

2企业职员培训、考评、提议

3企业人事制度确实定、实施、监督、完善

4企业对外事务联络和办理

5企业企业文化建设

6企业职员相关证件办理

7企业对外宣传

8企业职员档案管理

行政方面

1负责企业行政制度确实定和实施

2负责企业厂房维护

3负责企业固定资产管理

4负责企业办公用具采购和管理

5负责企业职员宿舍管理

6负责企业车辆管理

7负责企业消防管理

8企业对外联络和协调

职责细则

1、负责落实企业领导指示。

做好上下联络沟通工作，立即向领导反应情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划督办和检验。

2.依据领导意图和企业发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其它关键文稿，牵头或帮助企业计划研究。

3.负责全企业日常行政事务管理，帮助总经理处理日常工作，负责总经理日常活动和外出活动安排。

4.组织安排企业办公会议，或会同相关部门筹备企业其它会议及相关关键活动，做好会议统计和整理会议纪要，依据需要按会议决定发文。

5.负责企业来往信函收发、登记、传阅、指示，做好公文拟订、审核、印刷、传输、催办和检验，及文书档案资料归档立卷管理工作。

6.做好企业历年大事记原始资料搜集和编纂工作，定时或不定时编辑企业简讯、简报或内部发行刊物。

7.负责企业保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用企业印章和介绍信。

8.负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

9.负责企业办公设施管理。

包含企业办公用具采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机管理和使用。

10.负责企业总务工作，做好后勤保障。

关键是职员膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。

11.负责企业车辆调度、管理、维修、保养工作，确保企业领导和职员正常工作用车。

定时对司机进行交通安全教育，降低事故和违章，降低油耗。

12.负责企业人力资源管理方针、政策、制度和企业行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制和内设机构、岗位工作标准和人员素质要求制订、实施及检讨、改善、修订。

13.依据企业发展计划，制订人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。

14.组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作，并负责跟进、检验、监督、考评。

15.办理职员招聘、录用、薪资奖金、调动、考评、奖惩、辞职解聘、离职、人事档案等业务事项。

16.调查处理多种重大工作渎职、违规违纪案件；调查处理职员投诉；调处劳资纠纷。

17.做好职员保险、福利工作。

18.为丰富职员文化生活，组织安排多种文体活动和旅游活动。

19.每个月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。

20.其它需要配合完成工作。

。

相关制度

一、考勤管理制度

1.作息时间：

星期一至星期六8:

30——17:

30，午休12:

00—13:

30

2.职员上班时必需签到。

遇公事外出迟到企业，提前向行政部或直属分部经理说明。

3.职员考勤包含迟到、早退、事假、病假、旷工。

4.迟到：

上班时间开始后未到岗者。

5.早退：

下班时间结束前1小时内提前离开企业者。

下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。

6.旷工：

上班时间开始后1小时以上未到企业者，下班时间结束提前1小时以上离开企业者；超出迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假，记一天旷工；以去工地、处理用户事宜等为由未到企业上班，经查不实，按旷工论处。

7.病假：

提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。

未填请假条补填请假条。

病假2天及以上者需提供医疗单位开具病假证实。

8.事假：

一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或总经理同意后方可休假，特殊情况不能提前请假，需在上班后半小时内请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，未按上要求办理，均按旷工处理；

9.违反劳动纪律要求：

（1）迟到、早退：

次数

第一次

第二次

第三次

第四次

第五次

罚款

20元

30元

50元

按旷工一天计

解聘

（2）旷工：

旷工一天以内，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；旷工超出三天者解除劳动协议。

（3）婚假

凡经过试用期职员，凭结婚证可享受七天有薪婚假。

（4）丧假

职员直系亲属（指配偶、儿女、父母、弟兄姐妹及配偶之父母、弟兄姐妹）逝世，可申请三天有薪假。

（5）分娩假

凡符累计划生育要求并在企业工作十二个月以上女职员，凭医院证实，经企业行政部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。

二、书籍管理措施

本企业书籍，泛指设计，工程，策划，行业规范，杂志刊物及其它由企业出资购置书籍。

1.购置

（1）部门经理依据工作需要，向行政部提出购置申请，并填写《书籍购置申请表》。

（2）行政部经理审核，报总经理签字同意后，方可购置。

应急购置，最少应取得行政部经理口头同意。

（3）《书籍购置申请表》一式二份，行政部留存一份，购置部门经理处留存一份。

2.报销

（1）书籍购回后，购置人将收银条、发票、收据等相关票据交行政部人员。

（2）行政部人员依据收银条金额，清点实际购置数量，填写《固定资产记录表》一式两联，并输入电脑备份，将一联《固定资产记录表》返回购置人。

（3）购置人填写《支出凭单》，持《固定资产记录表》、收银条、发票、收据等相关票据，经行政部经理签字后，到财务部进行报销。

3.借阅

（1）企业职员借阅，需在《书籍借阅记录表》上签字，认真填写借阅细目。

归还时，推行销借手续。

（2）非企业职员借阅，除推行上述手续外，还必需打借条，并需行政部经理签字同意。

（3）借阅人员按时归还书籍刊物，不得无故延期归还。

全部书籍借阅期限不超出30天。

（4）不得损坏书籍刊物。

归还时发觉书籍有破裂、缺页等情况，处以罚款10元/次。

（5）不得在书籍上乱作标识，随意涂画。

违者处以罚款10元/次。

（6）不得有意弄脏书籍刊物。

违者处以罚款5元/次。

（7）不得在书籍借回家后，又转借她人。

因复制、拷贝等引发版权争议，将由借阅者负担责任，企业概不负责。

三、物资用具采购及使用管理制度

1.本制度所指物资用具包含：

（1）企业固定资产及低值易耗品；

（2）办公用具、电脑耗材等用具用具；

（3）其它用具（另行要求）。

2.采购程序：

（1）每个月26日各部门上报下月所需办公用具、电脑耗材、工具用具等到行政部，由行政部汇总编制《采购预算表》一式两份。

（2）行政部经理依据实际需要进行审核签字，并报总经理签字同意。

（3）总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额，并留存一联；

（4）行政部按计划安排实施采购。

（5）由行政部对采购物品进行登记，填写《办公用具采购统计表》。

（6）如需进行应急采购，可先报行政部，由行政部报总经理审批进行采购，采购后按正常登记手续进行登记。

四、物品领用管理制度

1.物品类别

（1）办公用具：

包含纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等企业出资购置办公用具。

（2）公用物品：

包含各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。

2.领用标准

（1）办公用具：

本人依据工作需要，填写《办公用具领用表》，到行政部领取。

（2）公用物品：

本着合理使用杜绝浪费标准，相互监督，物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，立即报行政部备补，并按原价赔偿，由行政部不定时进行抽查盘点。

五、清洁卫生管理制度

1.本企业清洁范围包含：

办公区域内全部角落。

2.本企业清洁卫生由各部门全部些人员轮番打扫，详见《值日轮番表》。

3.值日人员须按以下标准进行清扫：

（1）地面：

无纸屑碎末，无油渍，无污痕，整齐通透。

（2）桌面：

无显著灰尘，无油渍污痕，桌上物件分类整齐摆放，物见本色。

（3）椅、沙发：

无显著灰尘，无污垢，摆放端正整齐。

（4）玻璃窗、窗台：

光洁锃亮，无水渍、无污痕和灰尘，做到窗明几净。

（5）打印机等固定设备设施：

无灰尘，无污垢。

（6）企业盆景、花木植物由行政部统一管理，值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。

4.个人卫生实施以下标准：

（1）自己办公区域卫生，整理文件，清倒个人垃圾，保持办公桌整齐；

（2）定时擦拭及保养自己使用电脑，保持其清洁及正常使用；

（3）严禁随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，严禁从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物；

（4）其它需个人注意卫生事项。

5.卫生处罚制度：

个人办公区域卫生由个人负责，包含工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用具等。

其它公共区域由值日人员负责。

6.处罚标准：

区域

第一次

第二次

第三次

第四次

备注

个人卫生

10元

30元

50元

通报批评

个人部分由个人负责，值日人员部分由当日值日人员均摊

公共卫生

20元

50元

100元

通报批评

六、档案分类及管理制度

1.营销部档案：

（1）招投标资料：

包含招标文件、图纸、答疑、回标文件（关键是报价汇总及图纸）等，营销人员领取招标文件后，由营销部内勤填写《招标文件档案表》进行登记，并将原件存档，复印件下发给相关人员，投标疑问统一由内勤发送，并将疑问及回复文件立即存档，以确保招投标文件完整性。

（2）日常工作档案：

包含营销人员跟踪项目记录表、用户考察通知单、营销总结、协议概况表、分企业宣传品发放统计表、用户档案及竞争对手调查表、业务费及佣金提取表等，由销售内勤分类存档，便于随时查阅。

（3）营销部会议纪要及其它需要存档文件。

2.技术部档案：

（1）定额：

根据项目名称分别存档，每次下发时全部要在《收发文统计表》上进行登记，并将相对应电子版文件进行存档。

（2）施工图：

由设计人员将施工图交给技术部内勤存档，并在《施工项目图纸记录表》上进行登记。

（3）技术部会议纪要及其它需要存档文件。

3.工程部档案：

（1）工程施工过程资料：

包含和甲方联络函、工程洽商、变更等相关资料，按项目分类进行存档，填写《收发文统计表》。

（2）报验资料：

按工程进行存档。

（3）结算资料：

包含工程结算资料、劳务结算资料及材料结算资料，分别填写《工程结算统计表》、《劳务结算统计表》、《材料结算统计表》，并随时更新。

（4）工程部会议纪要及其它需要存档文件。

4.行政人事部档案：

（1）分企业相关行政制度、职员档案。

（2）集团企业下发相关文件、制度等。

（3）协议文件，由行政部负责将各类协议进行存档。

需借阅协议者，在具体保管协议部门签字登记后方可借阅。

凡和协议无关，因工作需要借阅协议者，除在具体保管协议部门推行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理同意后方可借阅。

（4）其它需要存档文件。

5.财务部档案：

（1）包含多种费用明细表等和财务相关资料。

七、保密制度

1.凡技术人员或工作包含到企业机密人员在入、离职时必需签署《保密协议》，确保不泄露企业机密资料。

2.各部门文件及档案按类别、按等级、按时间前后次序进行归类管理，分为三类：

通常档案、保密档案、绝密档案。

通常档案各部门经理全部有权查阅；保密档案各部门经理如要查阅，必需由行政部经理签字才能查阅；绝密档案通常不准任何人查阅（注：

副总、总经理除外），如有特殊情况需要查阅部门经理，必需要总经理签字同意，且必需在行政部所指定地点进行查阅，企业档案不准任何人带出企业。

3.除本部门工作人员外，未经许可，任何人不得私自进入其它办公场所，未经许可，不得使用其它部门人员电脑，不得查看U盘、光盘及软盘中文件资料，更不能翻阅、抄录其它部门资料。

4.在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给企业外部人员及其它无关人员，打印、复印错误关键文件应立即销毁，不得乱丢乱放。

5.负责文件及档案管理人员应含有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露企业机密。

企业职员应做到“不该说话不说”，“不该问事不问”。

废旧文件不得随意丢弃，经企业认定作废文件应定时销毁。

6.企业职员不得私自更改企业多种文件或资料。

7.财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将企业机密泄露给任何人。

8.协议文件、财务情况及其它关键企业内部文件应尤其注意保密标准，多种资料应妥善保留，更不能泄露给其它人。

9.凡关键文件，未经上级许可，不得复制、抄录。

10.职员薪金、奖金企业给予保密，严禁任何人相互探询、攀比。

11.职员应尽忠尽职、努力工作，珍爱企业信誉，工作中不得泄露企业商业秘密或资料。

八、奖惩制度

1.奖励

（1）嘉奖

1）出色完成企业领导指派关键任务者；

2）圆满完成重大项目未出差错者；

3）对操作技术或管理制度提议改善，经采纳施行，著有成效者。

4）为企业节省成本，合理利用电脑耗材、办公用具，充足利用废弃品，成绩显著者；

5）检举违规或损害企业利益者；

6）全心全意服务，有具体事迹者；

7）遇有困难，勇于负责，处理适当者。

8）其它突出事迹应予奖励者。

（2）记功

1）节省物料或对废品利用，著有成效者。

2）发觉职责外问题，给予汇报或妥为预防损害足为嘉许者。

（3）记大功

1）遇有意外事件或灾难，奋不顾身、不避危难，所以降低损害者。

2）维护企业重大利益，避免重大损失者。

3）有其它重大功绩者。

（4）奖金

1）对企业有特殊贡献，足为全企业同仁表率者，奖现金200元。

2）十二个月内记在功二次者，奖现金300元。

3）服务年满三年，成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者，奖现金500元。

2.处罚：

（1）警告：

每次减发奖金二十元，并于年底奖金时一并减发。

有下列情形之一者，给予警告：

1）违反企业管理要求，情节轻微者；

2）着装不整或不佩戴要求标志、职员牌；

3）不能按时完成工作任务者；

4）因过失造成工作失误，情节轻微者；

5）不服从上级合理指示，情节轻微者；

6）浪费公物，情节轻微者；

7）上班时间、躺卧休息，擅离职守，怠忽工作者；

8）破坏环境者；

9）说长道短，影响团结者

（2）记过：

每次减发奖金三十元，并于年底奖金时一并减发。

1）违反企业管理要求，不听劝阻者；

2）在工作场所喧哗、嘻戏、喧华、妨碍她人工作而不听劝说者；

3）对同仁恶意攻击或诬害，伪证，制造事端者；

4）投机取巧，谋取非法利益者；

5）因疏忽或过失使企业遭受损害或伤及她人者；

6）未经许可携带外地人入企业闲谈。

（3）记大过：

每次减发奖金五十元，并于年底奖金时一并减发。

1）擅离职守，致企业蒙受重大损失者；

2）违反企业管理要求，顶撞、污辱管理人员者；

3）泄露企业关键机密者；

4）遗失经营和关键文件、机件和其它物品；

5）30天内旷工达五日者；

6）电脑等具技术性设备，非经使用人员及主管同意，私自操作并造成损害者。

7）拒绝听从主管人员合理指挥监督，经劝说仍不听从者；

8）其它重大违规行为者。

（4）开除、解聘

开除（不发资遣费）

1）对同仁暴力、恐吓，严重妨碍工作者；

2）在企业内殴打她人或相互殴打者；

3）有意损坏设备或财物者；

4）张贴、散发煽动性文字，图画破坏劳资感情者；

5）偷窃同仁或企业财物者；

6）侵占、贪污企业财物者；

7）无故损毁企业财物，损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者；

8）未经许可兼任其它职务或兼营和本企业同类业务者；

9）在企业服务期间受刑事处分者；

10）十二个月内记大过满二次，功过无法平衡抵消者；

11）无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或十二个月内旷工达十二日者；

12）吸食毒品者；

13）伪造、编造或盗用企业印信者；

14）在工作场所内制作私人业务或唤使她人制作业务者；

15）有意泄露企业技术，营业上机密致使企业蒙受重大损失者；

16）其它违反法令或劳动法或本制度要求情节重大者。

3.功过相抵

（1）嘉奖和警告相抵消；

（2）记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次；

（3）记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次；

（4）前功不能抵后过。

（5）职员功过抵消以发生于同十二个月内为限。

4.减发奖金

受警告以上处分者，于年底奖金发放时按下列标准减发：

1）警告——减发15天工资奖金；

2）记过——减发25天工资奖金；

3）记大过——减发45天工资奖金。

5.福利

1）为了职员老有所依，健康有保障，按国家相关要求，结合企业具体发展情况，逐步建立养老、医疗等社会保险制度。

2）本手册由行政部负责解释和修改。

岗位设置

行政人事部经理：

负责整个部门行政人事统筹管理，制度制订及审批等。

行政主管：

负责部门中行政部分事务管理，包含厨房、保安、清洁、宿舍等。

人事主管：

负责部门中人事部分事务管理，包含招聘，培训，考勤，薪酬，绩效及职员关系等。

行政助理：

帮助行政主管处理具体工作中实务性工作，属于实施层面人员配置。

人事助理：

帮助人事主管处理具体工作中实务性工作，属于实施层面人员配置。

其它文员：

如招聘专员，培训专员，薪酬专员，企划专员，前台文员等等。