office教材上.docx
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office教材上
office_2010_教材上
Word新用户指南
适用于:
MicrosoftWord2010
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本文提供了MicrosoftWord2010中的基本概念，可帮助新用户获取创建具有专业外观的复杂文档的入门知识。
本文内容
启动和退出Word
Word用户界面教程
保存和打开文档
文字编辑和格式设置
使用样式
修改文档中的行距
预览和打印
启动和退出Word
要使用Word，请在“开始”菜单中查找Word图标并单击该图标。
1.单击“开始”按钮以显示“开始”菜单。
2.指向“所有程序”、“MicrosoftOffice”，然后单击MicrosoftWord2010。
3.此时将显示启动屏幕，并且Word将启动。
提示首次启动Word时，可能会显示“Microsoft软件许可协议”。
若要退出，请在“文件”选项卡上选择“退出”命令。
1.单击“文件”选项卡。
2.选择“退出”。
提示如果在上次保存文档之后进行了任意更改，则将显示一个消息框，询问您是否要保存更改。
若要保存更改，请单
击“是”。
若要退出而不保存更改，请单击“否”。
如果错误地单击了“退出”按钮，请单击“取消”。
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Word用户界面教程
1
标题栏:
显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名。
其中还包括标准的“最小化”、“还原”和“关闭”按钮。
快速访问工具栏:
常用命令位于此处，例如“保存”、“撤消”和“恢复”。
在快速访问工具栏的末尾是一个下拉菜单，在其中可以添加其他常用命令或经常需要用到的命令。
“文件”选项卡:
单击此按钮可以查找对文档本身而非对文档内容进行操作的命令，例如“新建”、“打开”、“另存为”、“打印”和“关闭”。
功能区:
工作时需要用到的命令位于此处。
功能区的外观会根据监视器的大小改变。
Word通过更改控件的排列来压缩功能区，以便适应较小的监视器。
编辑窗口:
显示正在编辑的文档的内容。
滚动条:
可用于更改正在编辑的文档的显示位置。
状态栏:
显示正在编辑的文档的相关信息。
“视图”按钮:
可用于更改正在编辑的文档的显示模式以符合您的要求。
显示比例:
可用于更改正在编辑的文档的显示比例设置。
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保存和打开文档
在Word中，您必须保存文档才能在退出程序时不会丢失所做的工作。
保存文档时，文档会以文件的形式存储在计算机上。
您可以在以后打开、更改和打印该文件。
若要保存文档，请执行下列操作:
1.单击快速访问栏中的“保存”按钮。
2.在“保存位置”框中，指定希望将文档保存到的位置。
首次保存文档时，文档中的第一行文字将作为文件名预填在“文件名”框中。
若要更改文件名，请键入新文件名。
3.单击“保存”。
4.文档将保存为文件。
标题栏中的文件名将更改以反映保存的文件名。
2
您可以打开一个Word文档以继续工作。
若要打开文档，请执行下列操作:
1.单击“开始”按钮，然后单击“文档”。
2.定位到您存储文件的位置，然后双击该文件。
此时将显示Word启动屏幕，然后显示该文档。
提示您也可以在Word中采用以下方式打开文档:
单击“文件”选项卡，然后单击“打开”。
若要打开最近保存的文档，
请单击“最近所用文件”
。
返回页首
文字编辑和格式设置
对文字进行编辑或设置格式之前，您必须先选择文字。
按照下面的步骤来选择文字。
1.将光标放在要编辑或设置格式的文字的开头，然后按下鼠标左键。
2.按住鼠标左键的同时，将鼠标向右侧移动（称为“拖动”）以选择文字。
此时将在所选文字位置添加背景色以指
示选择范围。
单击“开始”选项卡，然后从“字体”组中可以选择大部分文字格式设置工具。
这是“开始”选项卡。
这是“开始”选项卡上的“字体”组。
这是“加粗”按钮。
有关“字体”组中所有按钮的名称和功能，请参见下表。
按钮名称功能
字体更改字体。
3
字号更改文字的大小。
增大字体增加文字大小。
缩小字体缩小文字大小。
更改大小写将选中的所有文字更改为全部大写、全部小写或其他常见的大小写形式。
清除格式清除所选文字的所有格式设置，只留下纯文本。
加粗使选定文字加粗。
倾斜使选定文字倾斜。
下划线在选定文字的下方绘制一条线。
单击下拉箭头可选择下划线的类型。
删除线绘制一条穿过选定文字中间的线。
下标创建下标字符。
上标创建上标字符。
文字效果对选定文字应用视觉效果，例如阴影、发光或映像。
文字突出显示颜色使文本看起来好像是用荧光笔标记的。
字体颜色更改文字颜色。
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4
使用样式
可以使用样式对文档中的重要元素快速设置格式，例如标题和子标题。
按照以下步骤对文档中的文字应用样式。
1.突出显示要更改的文字。
2.在“开始”选项卡的“样式”组中，将指针停留在任意样式上可以直接在文档中实时预览。
3.若要应用最适合您的文字的样式，只需单击该样式。
将样式应用到单个元素之后，在Word2010中可以一次性更改整个文档的外观。
1.在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“更改样式”。
2.指向“样式集”以查找预定义的样式集。
将指针停留在任意样式集上可以直接在文档中实时预览。
3.找到所需的外观后，单击该外观。
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修改文档中的行距
使用Word2010，您可以轻松地更改文档中的行间距和段落间距。
“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“更改样式”。
1.在
2.指向“段落间距”以查找内置段落间距样式选项。
将指针停留在任意段落间距样式上可以直接在文档中实时预
览。
3.找到所需的外观后，单击该外观。
提示若要定义自己的段落间距，请选择“自定义段落间距”。
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预览和打印
不需要实际打印文档，即可方便地预览文档在打印时的布局效果。
1.单击“文件”选项卡。
2.单击“打印”以查看文档的预览。
3.在“设置”中检查需要更改的任意属性。
4.当打印机和文档的属性符合您的要求时，单击“打印”。
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5
添加或删除页眉、页脚和页码
适用于:
MicrosoftWord2010
打印
使用库添加页码、页眉和页脚，或者创建自定义页码、页眉或页脚。
为获得最佳结果，请首先确定您是仅需要显示页码，还是希望在页眉或页脚中显示信息和页码。
如果您需要页码，而不
需要任何其他信息，请添加页码。
如果您需要页码及其他信息，或者如果您仅需要其他信息，请添加页眉或页脚。
您要做什么,
添加页码（不带任何其他信息）
添加包含页码的页眉或页脚
在其他页面上从1开始编号
在文档的不同部分添加不同的页眉和页脚或页码
删除页码、页眉和页脚
添加页码（不带任何其他信息）
如果您希望每个页面都显示页码，并且您不希望包含任何其他信息（例如，文档标题或文件位置），您可以快速添加库
中的页码，也可以创建自定义页码或包含总页数的自定义页码（第X页，共Y页）。
从库中添加页码
1.在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中，单击“页码”。
2.单击所需的页码位置。
3.滚动浏览库中的选项，然后单击所需的页码格式。
4.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
6
注释页码库包含“第X页，共Y页”格式，其中Y是文档的总页数。
添加自定义页码
1.双击页眉区域或页脚区域（靠近页面顶部或页面底部）。
这将打开“页眉和页脚工具”下的“设计”选项卡。
2.若要将页码放置到页面中间或右侧，请执行下列操作:
若要将页码放置到中间，请单击“设计”选项卡的“位置”组中的“插入„对齐方式?
选项卡”，单击“居
中”，再单击“确定”。
若要将页码放置到页面右侧，请单击“设计”选项卡的“位置”组中的“插入„对齐方式?
选项卡”，单击
“靠右”，再单击“确定”。
3.在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“文档部件”，然后单击“域”。
4.在“域名”列表中，单击“Page”，再单击“确定”。
5.若要更改编号格式，请单击“页眉和页脚”组中的“页码”，再单击“设置页码格式”。
6.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
7
添加包含总页数的自定义页码
库中的一些页码含有总页数（第X页，共Y页）。
但是，如果要创建自定义页码，请执行下列操作:
1.双击页眉区域或页脚区域（靠近页面顶部或页面底部）。
这将打开“页眉和页脚工具”下的“设计”选项卡。
2.若要将页码放置到页面中间或右侧，请执行下列操作:
若要将页码放置到中间，请单击“设计”选项卡的“位置”组中的“插入„对齐方式?
选项卡”，单击“居
中”，再单击“确定”。
若要将页码放置到页面右侧，请单击“设计”选项卡的“位置”组中的“插入„对齐方式?
选项卡”，单击
“靠右”，再单击“确定”。
3.键入第和一个空格。
4.在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“文档部件”，然后单击“域”。
5.在“域名”列表中，单击“Page”，再单击“确定”。
6.在该页码后键入一个空格，再依次键入页、逗号、“共”，然后再键入一个空格。
7.在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“文档部件”，然后单击“域”。
8
8.在“域名”列表中，单击“NumPages”，然后单击“确定”。
9.在总页数后键入一个空格，再键入页。
10.若要更改编号格式，请单击“页眉和页脚”组中的“页码”，再单击“设置页码格式”。
11.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
返回页首
添加包含页码的页眉或页脚
如果您希望在文档顶部或底部添加图形或文本，则需要添加页眉或页脚。
您可以从库中快速添加页眉或页脚，也可以添
加自定义页眉或页脚。
您可以使用上述与添加不带页码的页眉或页脚相同的步骤。
从库中添加页眉或页脚
1.在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中，单击“页眉”或“页脚”。
2.单击要添加到文档中的页眉或页脚。
3.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
9
添加自定义页眉或页脚
1.双击页眉区域或页脚区域（靠近页面顶部或页面底部）。
这将打开“页眉和页脚工具”下的“设计”选项卡。
2.若要将信息放置到页面中间或右侧，请执行下列任一操作:
若要将信息放置到中间，请单击“设计”选项卡的“位置”组中的“插入„对齐方式?
选项卡”，单击“居
中”，再单击“确定”。
若要将信息放置到页面右侧，请单击“设计”选项卡的“位置”组中的“插入„对齐方式?
选项卡”，单击
“靠右”，再单击“确定”。
3.执行下列操作之一:
键入要在页眉中包含的信息。
添加域代码，方法是:
依次单击“插入”选项卡、“文档部件”和“域”，然后在“域名”列表中单击所需
的域。
可使用域来添加的信息的示例包括:
Page（表示页码）、NumPages（表示文档的总页数）和FileName
（可包含文件路径）。
4.如果添加了“Page”域，则可以通过单击“页眉和页脚”组中的“页码”，再单击“设置页码格式”来更改编号格式。
5.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
返回页首
10
在其他页面上从1开始编号
可以在文档的第二页开始编号，也可以在其他页面上开始编号。
从第二页开始编号
1.双击页码。
这将打开“页眉和页脚工具”下的“设计”选项卡。
2.在“设计”选项卡的“选项”组中，选中“首页不同”复选框。
3.若要从1开始编号，请单击“页眉和页脚”组中的“页码”，再单击“设置页码格式”，然后单击“起始编号”并输
入“1”。
4.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
在其他页面上开始编号
若要从其他页面而非文档首页开始编号，在要开始编号的页面之前需要添加分节符。
1.单击要开始编号的页面的开头。
按Home可确保光标位于页面开头。
11
2.在“页面布局”选项卡上的“页面设置”组中，单击“分隔符”。
3.在“分节符”下，单击“下一页”。
4.双击页眉区域或页脚区域（靠近页面顶部或页面底部）。
这将打开“页眉和页脚工具”选项卡。
5.在“页眉和页脚工具”的“导航”组中，单击“链接到前一节”以禁用它。
6.按照添加页码或添加包含页码的页眉和页脚中的说明操作。
7.若要从1开始编号，请单击“页眉和页脚”组中的“页码”，再单击“设置页码格式”，然后单击“起始编号”并输
入“1”。
8.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
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在文档的不同部分添加不同的页眉和页脚或页码
可以只向文档的某一部分添加页码，也可以在文档的不同部分中使用不同的编号格式。
例如，您可能希望对目录和简介采用i、ii、iii编号，对文档的其余部分采用1、2、3编号，而不会对索引采用任何页
码。
此外，您还可以在奇数和偶数页上采用不同的页眉或页脚。
在不同部分中添加不同的页眉和页脚或页码
1.单击要在其中开始设置、停止设置或更改页眉、页脚或页码编号的页面开头。
12
按Home可确保光标位于页面开头。
2.在“页面布局”选项卡上的“页面设置”组中，单击“分隔符”。
3.在“分节符”下，单击“下一页”。
4.双击页眉区域或页脚区域（靠近页面顶部或页面底部）。
这将打开“页眉和页脚工具”下的“设计”选项卡。
“设计”的“导航”组中，单击“链接到前一节”以禁用它。
5.在
6.执行下列操作之一:
按照添加页码或添加包含页码的页眉和页脚中的说明操作。
选择页眉或页脚，然后按Delete。
7.若要选择编号格式或起始编号，请单击“页眉和页脚”组中的“页码”，单击“设置页码格式”，再单击所需格式
和要使用的“起始编号”，然后单击“确定”。
8.若要返回至文档正文，请单击“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）上的“关闭页眉和页脚”。
在奇数和偶数页上添加不同的页眉和页脚或页码1.双击页眉区域或页脚区域（靠近页面顶部或页面底部）。
这将打开“页眉和页脚工具”选项卡。
2.在“页眉和页脚工具”选项卡的“选项”组中，选中“奇偶页不同”复选框。
13
3.在其中一个奇数页上，添加要在奇数页上显示的页眉、页脚或页码编号。
4.在其中一个偶数页上，添加要在偶数页上显示的页眉、页脚或页码编号。
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删除页码、页眉和页脚
1.双击页眉、页脚或页码。
2.选择页眉、页脚或页码。
3.按Delete。
4.在具有不同页眉、页脚或页码的每个分区中重复步骤1-3。
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插入分页符
适用于:
MicrosoftWord2010
打印
当到达页面末尾时，Word会自动插入分页符。
如果想要在其他位置分页，您可以插入手动分页符。
您还可以为Word设置规则，以便将自动分页符放在所需要的位
置。
如果您处理的文档很长，此方法尤其有用。
本文内容
插入手动分页符
控制Word放置自动分页符的位置
14
删除分页符
插入手动分页符
1.单击要开始新页的位置。
2.在“插入”选项卡上的“页”组中，单击“分页”。
返回页首
控制Word放置自动分页符的位置
如果在包含很多页的文档中插入手动分页符，在编辑文档时可能必须更改分页符。
为了避免手动更改分页符的困难，可
以设置选项来控制Word放置自动分页符的位置。
防止在段落中间出现分页符
1.选择要防止分为两页的段落。
2.在“页面布局”选项卡上，单击“段落”对话框启动器，然后单击“换行和分页”选项卡。
3.选中“段中不分页”复选框。
防止在段落之间出现分页符
1.选择要保持在一页上的各个段落。
2.在“页面布局”选项卡上，单击“段落”对话框启动器，然后单击“换行和分页”选项卡。
3.选中“与下段同页”复选框。
在段落前指定分页符
1.单击要位于分页符后的段落。
2.在“页面布局”选项卡上，单击“段落”对话框启动器，然后单击“换行和分页”选项卡。
3.选中“段前分页”复选框。
15
在页面的顶部或底部至少放置段落的两行
在具有专业外观的文档中，不会在页面的末尾仅显示新段的第一行，也不会在新页的开头仅显示上页段落的最后一行。
如果在页面顶部仅显示段落的最后一行，或者在页面底部仅显示段落的第一行，则这样的行称为孤行。
1.选择要防止出现孤行的段落。
2.在“页面布局”选项卡上，单击“段落”对话框启动器，然后单击“换行和分页”选项卡。
3.选中“孤行控制”复选框。
注释默认情况下此选项处于启用状态。
防止在表格行中出现分页符
1.单击不希望在其中分页的表格行。
如果您不希望表格被页隔断，请选择整个表格。
注释大于页面的表格必须分页。
2.在“表格工具”选项卡上，单击“版式”。
3.在“表格”组中，单击“属性”。
4.单击“行”选项卡，然后清除“允许跨页断行”复选框。
返回页首
删除分页符
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您不能删除Word自动插入的分页符。
您可以删除手动插入的任何分页符。
1.单击“草稿”。
2.通过单击虚线旁边的空白，选择分页符。
3.按Delete。
插入或删除分节符
适用于:
MicrosoftWord2010
打印
您可以使用分节符改变文档中一个或多个页面的版式或格式。
例如，可以将单列页面的一部分设置为双列页面。
您可以
分隔文档中的各章，以便每一章的页码编号都从1开始。
也可以为文档的某节创建不同的页眉或页脚。
单列节
双列节
您要做什么,
17
插入分节符
使用分节符更改文档版式或格式
在某一节中更改页眉或页脚
删除分节符
插入分节符
1.在“页面布局”选项卡上的“页面设置”组中，单击“分隔符”。
2.单击要使用的分节符类型。
返回页首
可插入的分节符类型
注释控制文档最后一部分的格式的分节符不显示为文档的一部分。
要更改文档格式，请在文档的最后一个段落中单击。
下列示例显示了您可以插入的分节符类型。
（在每个插图中，双虚线代表一个分节符。
）下一页
“下一页”命令插入一个分节符，并在下一页上开始新节。
此类分节符对于在文档中开始新的一章尤其有用。
18
连续
“连续”命令插入一个分节符，新节从同一页开始。
连续分节符对于在页上更改格式（如不同数量的列）很有用。
“奇数页”或“偶数页”
“奇数页”或“偶数页”命令插入一个分节符，新节从下一个奇数页或偶数页开始。
如果希望文档各章始终从奇数页或偶数页开始，请使用“奇数页”或“偶数页”分节符选项。
返回页首
使用分节符更改文档版式或格式分节符用于在部分文档中实现版式或格式更改。
您可以更改单个节的下列元素:
页边距
纸张大小或方向
打印机纸张来源
页面边框
页面上文本的垂直对齐方式
页眉和页脚
列
页码编号
行号
脚注和尾注编号
19
1.单击要更改格式的位置。
您可能要在所选文档部分的前后插入一对分节符。
2.在“页面布局”选项卡上的“页面设置”组中，单击“分隔符”。
3.在“分节符”组中，单击与您要进行的格式更改类型对应的分节符类型。
例如，如果要将一篇文档分隔为几章，您可能希望每章都从奇数页开始。
单击“分节符”组中的“奇数页”。
返回页首
在某一节中更改页眉或页脚
添加分节符时，Word自动继续使用上一节中的页眉和页脚。
若要在某一节使用不同的页眉和页脚，您需要断开各节之
间链接。
1.在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中，单击“页眉”或“页脚”。
2.单击“编辑页眉”或“编辑页脚”。
3.在“设计”选项卡（位于“页眉和页脚工具”下）的“导航”组中，单击“链接到前一节”以将其关闭。
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删除分节符
分节符定义文档中格式发生更改的位置。
删除某分节符会同时删除该分节符之前的文本节的格式。
该段文本将成为后面
的节的一部分并采用该节的格式。
1.单击“草稿”视图，以便可以看到双虚线分节符。
2.选择要删除的分节符。
3.按Delete。
返回页首
20
关闭图片压缩
适用于:
MicrosoftExcel2010,PowerPoint2010,Word2010打印
为了保证最佳图片质量，可以对文件中的所有图片关闭压缩。
但是，当文件大小没有上限时，关闭压缩会导致文件很大。
1.单击“文件”选项卡。
2.在“帮助”下，单击“选项”，然后单击“高级”。
3.在“图像大小和质量”旁边，单击要关闭其图片压缩的文件。
4.在“图像大小和质量”下，选中“不压缩文件中的图像”复选框。
注释此设置仅适用于当前文件或在“图像大小和质量”旁边的列表中选定的文件中的图片。
若要压缩图片或设置其他图片质量或分辨率选项，请参阅减小图片文件大
减小图片文件大小
适用于:
MicrosoftExcel2010,Outlook2010,PowerPoint2010,Word2010
打印
全部显示图片会显著增大MicrosoftOffice文档的大小。
通过选择图片的分辨率以及图片的质量或压缩可以控制此文件大小。
在两者之间进行权衡的简单方法是使图片分辨率与文件用途相符。
例如，如果您要通过电子邮件发送图片，则可通过指定较低的图片分辨率来减小文件大小。
另一方面，如果图片质量比文件大小重要，则可指定不压缩图片。
若要节省硬盘驱动器上的空间，或者减少网站上的下载时间或加载时间，可以降低图片的分辨率、应用压缩（可能会损失图片质量，具体取决于图片的文件格式）以及丢弃不需要的信息（如图片的裁剪部分或其他图片编辑信息）。
向文件中添加图片时，会自动使用特定的设置来压缩该图片，您可以在“选项”命令“高级”选项卡上的“图像大小和质量”下指定这些设置的数值。
默认情况下，此设置适用于打印（220ppi），但您可以更改此选项。
要点通过压缩图片
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