3基本信息(商品、供应商和库存管理).doc

3基本信息(商品、供应商和库存管理).doc

《3基本信息(商品、供应商和库存管理).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《3基本信息(商品、供应商和库存管理).doc（9页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

HyDeeSoFt基本信息模块操作说明书

三、基本信息

[基本信息]主要是维护药品、供应商、客户、基本库存等基本资料，它也是正式启用系统的一个初始化工作。

1.商品信息

商品资料是所有业务数据的基础，用户首先要录入药品信息，才能正常开展采购、销售和调拨业务。

商品信息的录入是一个繁琐的工作，所以在录入时必须认真录入。

（图2.1.1）

（图2.1.1）

商品信息分为[基本信息]、[扩展信息]、[自定义分类]、[价格信息]、[货位设置]五个页面。

[基本信息]页面输入药品的详细资料，是必需录入的一些信息；[扩展信息]里录入一些与药品质量有关的项目，系统允许不录入的；[自定义分类]有两种分类方式，按功能主治和按剂型分类；[价格信息]中的包含各种价格信息，[货位设置]中写明了药品在仓库中的摆放位置。

各叶面见下图（图2.1.2）、（图2.1.3）、（图2.1.4）、（图2.1.5）

（图2.1.2）

（图2.1.3）

（图2.1.4）

（图2.1.5）

基本操作：

a在主界面选择[基本资料模块]进入；

b点击[供应商品种资料]进入验收商品资料的的主界面：

c单击图标或按Alt+A键或执行[编辑]菜单下面的[添加]功能；

d在基本信息中录入需录入的项目：

商品编码、商品状态、商品性质、管理方式、条形码、商品名称、生产企业、商品规格、替代商品、拼音符、商品产地、商品简称、失效天数、计量单位、包装换算、每件数量、中包装、每条数量、拆零单位、拆零数量、销项税率、批发限价、最高售价、所属柜组、采购状态、进场时间、修改者、法定批发价、销售状态、修改时间。

e在另外几个页面输入相关信息。

g增加完毕单击图标或按Alt+S键或执行[文件]菜单下面的[保存]功能；

项目说明：

[商品性质]：

分普通商品跟组装商品两种，组装商品指那些可以拆散或组装销售的药品。

[条形码]：

条形码是厂商在药品出厂时给药品设置的编码。

[拼音符]：

药品如果很多，要记住每一个药品的代码或条码是比较困难的，系统根据药品名称的拼音取第一个字母自动生成一个助记码，汉字如果是多音字，用户可以进行选择，进行业务操作时可以用拼音符代替店内码录入。

[管理方式]：

药品的销售方式，有购销、代销和专柜三种方式，选择购销和代销的药品可以处理进销调存业务，选择专柜的药品就只能处理销售业务并且不增减库存。

[销项税]：

销项税是增值税里面的一项，卖出药品需计算销项税，通常有17%、13%和0税率三种，用户需填入0.17或17，系统自动换算为17%，但不能直接输入17%，否则系统认为非法。

[毛利率]：

毛利率=（售价-进价）/售价

[采购状态]：

有[正常]和[停购]两种状态，制作[停止采购单]后，采购状态将更改为[停购]，恢复之后又会将[采购状态]更改为[正常]。

[销售状态]：

有[正常]和[停销]两种状态，制作[停止销售单]后，销售状态将更改为[停销]，恢复之后又会将[销售状态]更改为[正常]。

[中包装数]：

商品一个中包装含有多少个标准单位。

如：

一条安比仙有5盒，则中包装数为5。

[类型]：

供应商省内省外标志和供销商、厂家标志。

[信用额度]：

即允许本企业欠该供应商的应付帐款限额。

当录入信用额度后，可以通过相关报表查看供应商信用额度使用情况。

[结算方式]：

与供应商的付款结算方式。

2.供应商资料

基本操作：

a在主界面选择[基本资料模块]进入；

b点击[供应商品种资料]进入验收商品资料的的主界面如图（2.2.1）所示：

图（2.2.1）

c单击图标或按Alt+A键或执行[编辑]菜单下面的[添加]功能；

d在基本信息中录入需录入的项目：

编码、名称、状态、类型、助记码、纳税类型、付款、销售政策、信用额、地区、地址、邮编、业务员、采购员等。

g增加完毕单击图标或按Alt+S键或执行[文件]菜单下面的[保存]功能如图（2.2.2）所示：

图2.2.2

项目说明：

[状态]：

有[正常]、[作废]和[停止采购]三种，选择[作废]，将不可以对该供应商进行任何业务处理，对于作废供应商，建议用户不要将其删除，便于查询该供应商的历史资料。

[供应商助记符]：

可以跟供应商编码相同，也可以取供应商名称的汉语拼音的第一个字母自动生成一个助记码，汉字如果是多音字还可以选择，录入供应商代码时可以用助记符代替。

[经营范围]：

界面左下角有一个小框，里面有各种经营类别可供选择，它表示该供应商所经营的品种的范围。

[供应商可供品种]：

该供应商曾经向我们供应过的品种。

注：

查看供应商信息有浏览和明细两种模式，在明细模式下一次只能看到一个供应商的信息，在浏览状态下却可同时看到多个供应商信息。

在该界面有一个供应商可供品种对话框，这里面的商品是该供应商有过供货记录的商品。

当你想查询已有的供应商的资料可以点击右上脚的[浏览]键，就能看到如图（2.2.3）所示，已有的供应商资料就全在这里了。

图2.2.3

3，库存管理

影响库存的因素有很多，除了采购入库，退货，批发销售，批发退回，还有损溢，加工。

我们这套系统本身就是一套以库存变化为核心的进销存系统，在系统的库存管理模块主要提供几个库存查询报表及进销存查询报表。

在模块的前几个报表，分别是库存汇总表、机构库存汇总表、机构库存明细分布、库存批次清单，库存报表，这几个报表都是查询库存的，首先我们对它们的分别做一个分析：

a.库存汇总表，这个报表体现了公司所有单品库存的汇总，这里不能看到不同仓库，不同批号，批次号商品的库存。

图2.3.1

b.机构库存汇总表，这个报表可以体现不同存货机构的单品库存汇总情况。

图2.3.2

c.库存明细分布，这个报表体现了不同仓库不同批号商品的库存明细情况。

图2.3.3

d.库存批次清单，这个报表并不能查实时库存，这个报表实际上是一个进货记录报表，它体现了每一次进货的记录，包括进货数量，供货商家等等。

e.库存报表，这也是用来查询商品的库存情况的报表，它特殊之处是它是一个万能报表，在查询时须配合查询条件和汇总方式进行灵活的查询。

这里有几点要注意：

1）、查询条件与汇总方式的区别：

查询条件限制了查询的范围，而汇总方式则只决定了查询结果的显示方式。

2）、按类别进行汇总时，由于我们有多个分类，那么我们还必须选择按哪种类别汇总，如果选择的类别分了大类，中类，小类的话还要在类别大小上做选择。

3）、没了解汇总方式的作用，在按查询条件进行查询后没按正确的汇总方式进行汇总，使得查询出来的不是自己想得到的结果。

还有几项名词解释：

1）、单品机构汇总数量：

当要查询数量在某个范围类的商品情况就可用这个查询条件进行查询，同时在汇总方式选中‘按单品’，那么不同单品的库存情况就很清楚的显示出来了。

2）、单品机构批次数量：

与单品机构汇总数量的区别就是它查的是某个批次商品的库存情况，使用这个查询条件时建议配合汇总方式的‘按批次‘进行查询。

3）、类别编码：

当我们要查询某个类别的批发/退货时可在查询条件选择类别编码进行查询，但同时必须要在汇总方式这里选中按类别进行汇总，并按所需要看到的类别进行汇总。

图2.3.4

4，进销存明细报表

进销存明细报表，顾名思义就是查询商品进销存情况的报表，即商品的流向报表。

这里体现了某商品每次库存变化的情况及引起该商品库存变化的业务类型。

在报表最下方会有一个出库及入库数量的库存汇总，这个数量就是现有的理论库存。

它的使用方式主要是按商品进行查询，得到每个商品的进销存情况。

图2.4.1