电梯档案管理制度.docx

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电梯档案管理制度

Q/ALD

xxxxxx 电梯有限公司企业标准

企业标准

Q/ALD G××.××—2011

档 案 管 理 制 度

2013-00-××发布2013-00-××实施

xxxxxx 电梯有限公司 发布

发布

G××.××—2011

档案管理制度

1． 目的：

建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保

公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。

2.范围：

该制度适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

3． 职责：

3.1 公司档案由图书档案室（隶属安装分公司）负责公司档案的总体管理，部

门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、

监督和检查。

3.2 鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务部自管，

图书档案室提供存放点。

使用时，由财务部指定专人调档。

3.3 鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由行政部指定专人按集中管理、严

格保密的原则进行管理。

4． 流程：

4.1 档案分类：

4.1.1 档案分类原则：

A.将公司档案作为一个整体，具有统一性。

B.档案来源优先原则。

C.档案管理继承性，保持档案的待续型。

4.1.2 文书档案：

即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。

4.1.3 财务档案：

即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具

有保存价值的会计核算专业材料。

4.1.4 人事档案：

即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个

人基本情况、工作表现的个人资料。

4.1.5 电梯产品档案：

即公司从合同签订到交付全过程形成的各项记录（见附

表 1）。

4.1.6 电梯维保档案：

即公司在提供维修保养客户服务过程中形成的具有保留

和存查价值及特种设备法规要求见证的记录（见附表 2）。

4.1.7 特种设备标准法规档案：

即公司经营活动应依据的标准和法规文本。

4.1.8 设备档案：

公司生产设备原始技术文件，验收资料，运行使用资料，检

定、检修资料。

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4.2 具体管理：

4.2.1 立卷归档：

A．流程：

B．要求：

a．各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。

移交时，交

接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。

（移交清单即文件清单）

b. 各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整。

c. 各部室可根据实际工作流转阶段性需要保存文件。

如：

产品从合同评审起到

出厂止；从货到工地起到交付止；设备采购起到安装调试完毕（或验收合格）

止。

保存时要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。

复写件、圆珠

笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d. 各部室向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

a）行政部移交归档：

会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划

文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事

记、 人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、工资单、

培训记录等）、内部刊物、有关人员出差和会议带回来的文件等。

b） 电梯产品资料流转至安装分公司移交归档（见附表）。

合同评审记录、合同、

土建确认图（表）、投产明细表、采购单、设计更改单、设计更改图、发货清单、

出厂合格证、派工单、安全技术交底单、施工方案、告知单、现场联系单、现

场安全检查记录、事故处理报告、施工过程记录、施工自检报告、监督检验报

告、交付证明

c）电梯维修保养资料流转至安装分公司移交归档（见附表）。

文书如外送文件、

外来文件、特种设备标准和法律。

d）生产部：

e）财务部：

财会档案见《财务档案管理程序》；

4.2.2 档案识别和编号规则

4.2.2.1 在每卷档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。

2

归

档

章

编号

日期        年    月    日

G××.××—2011

4.2.2.2 编号方法示例：

××××× - ×

件号（按序列）:

1，2，3…

盒号（按序列）1，2，3…

类别号：

以首位拼音字母表示（文书：

WS；财务：

CW；人

事：

RS；安装：

AZ；维保：

WB；标准：

BZ；法规：

FG）

年号：

如 2011 年以 11 表示

3.2.2.3 对于安装和维保档案，盒子封面应填写合同编号（包括盒号在内的前

面部分）、签约单位、使用单位、梯号等。

3.2.2.4 归档文件应在首页上端居中的空白位置加盖归档章，档案号和归档日

期填写在章印内。

3.2.2.5 归档章样示例：

3.2.2.6 在每个档案盒封页背面张贴归档资料清单，按归档时序填写相应内容。

3.2.3 整理上架：

A.流程

B．要求：

a. 卷内文件的排列应条理系统。

文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系

的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件

在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

b．不同保存价值的文件应分开组卷。

c．电梯安装和维保建立一梯一档。

d．文件材料装订前应剔除金属物。

e．图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左

右平整并注意露出图标。

3.2.3 保管：

A.库房管理：

a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房

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管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架；

b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房。

c.档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

d.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别

是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；

e.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

f.公司采用移动式密集架作为档案装具。

档案按部室存放，密集架的编号及档

案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

B.流动中的安全防护：

a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房

或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；

b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印；

d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长

而出现的泄密现象。

3.2.4 提供利用：

A． 加强基础工作：

a． 编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；

b． 安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；

c． 开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。

B．开展查借服务：

a． 借阅：

a） 公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归

还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

b） 非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同

意后方可借阅；

c） 借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他

各种标记；不得撕去档案内页；

b． 借出：

a） 档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于 1 周内

归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人

4

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员必须当面确认档案完整性后方可入库。

b） 非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主

管同意后，方可借出；

c） 借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负

有保密的完全责任。

c． 复印：

a） 档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意；

b） 图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

3.2.5 销毁：

A．流程：

B． 要求：

a． 准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管；

b． 批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档

案作其他用途，更不允许出卖。

c． 档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

4．相关文件：

4.1 《档案保管期限表》

4.2 《财务档案管理制度》

4.3 《档案编号方法》

5． 相关表单：

5.1 移交清单

5.2 档案借阅登记表

5.3 档案借出登记表

5.4 档案销毁清册

5

序号

文件名称

页数

来源

归档日期

备注

1

安装委托合同书

2

委托书

3

外包合同

4

告知书

5

合同评审单

6

安装配合事项表

7

派工单

8

施工方案审批流转表

9

施工方案

10

技术交底单

11

安全交底单

12

工地质量反馈处理单

13

脚手架验收记录

14

电梯安装现场联系单

15

施工过程记录

16

电梯安装报验单

17

整改通知单

18

施工自检报告

19

验收报告

G10.01—2009

电梯安装工程档案目录

6

序号

资料名程

页数

归档日期

序号

资料名程

页数

归档日期

1

基本情况表

36

定期检验报告

2

保养合同

37

维修记录单

3

合同评审单

38

4

（半月）保养作业报告

39

5

（半月）保养作业报告

40

6

（半月）保养作业报告

41

7

（半月）保养作业报告

42

8

（半月）保养作业报告

43

9

（半月）保养作业报告

44

10

（季度）保养作业报告

45

重要部件更换记录

11

（半月）保养作业报告

46

12

（半月）保养作业报告

47

13

（半月）保养作业报告

48

14

（半月）保养作业报告

49

15

（半月）保养作业报告

50

客户服务确认表

16

（半月）保养作业报告

51

17

（季度）保养作业报告

52

18

（半年）保养作业报告

53

重大问题报告表

19

（半月）保养作业报告

54

20

（半月）保养作业报告

55

困人救援记录单

21

（半月）保养作业报告

56

22

（半月）保养作业报告

57

23

（半月）保养作业报告

58

客户责任整改通知单

24

（半月）保养作业报告

59

25

（季度）保养作业报告

60

26

（半月）保养作业报告

61

客户服务确认表

27

（半月）保养作业报告

62

28

（半月）保养作业报告

63

29

（半月）保养作业报告

64

30

（半月）保养作业报告

65

31

（半月）保养作业报告

66

32

（季度）保养作业报告

67

33

（年度）保养作业报告

68

34

年度自检报告

69

G××.××—2011

电梯维修保养档案资料目录

7

G10.01—2009

35不合格项目通知单

8