供应商管理体系建议书.docx
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供应商管理体系建议书
供应商管理体系建议书
一、供应商管理总体流程说明
集团亟须建立一套完整的供应商管理体系，包括：
供应商的合同前评估、采购比价及签定合同、采购订单管理、供应商质量与交期监控、供应商业绩的定期评审、供应商业绩改进专案的推进等。
从现在做起，开展上述各个环节的流程建立与持续改进，将会大大提升采购供应管理水平，进而提升企业的竞争力。
下图是我们建议的“供应商管理体系架构”，参与的职能部门将涵盖：
市场/研发、战略采购部（Sourcing）、质量管理部（QA&QC）、采购订单完成部（物控）、生产与供应链、采购稽核与
监督部。
图中采用整体流程图的方式，描述供应商管理的“事先评估与选择－事中监控－事后评价”的主要环节，说明如下：
Ø根据供应专业划分，战略采购部负责研究供应市场，制定采购供应策略，将每个品类物料按照年度采购总量（以金额）及供应风险程度进行细分，依据采购策略“四象限方法”，确定每类物料的采购策略。
Ø市场及产品开发部门，根据市场及客户研究开发产品，向采购部门提交“采购需求规格说明”，这是采购搜寻工作的起点。
公司应建立“采购早期介入产品研发”的过程，对研发过程中可能的新物料需求，及时研判供应市场，对量产后的供应风险提出意见。
集团采购中心应定期（按年度/季度）汇总“唯一供应商清单SVL”，并将SVL的采购量、绩效QCDS（质量、成本、交期、服务）提交给高层管理者。
Ø供应商搜寻、初评与筛选：
采购工程师在市场分析的基础上，运用网络、媒体广告、产品推介会、供应商上门拜访、内部及外部引荐等各种渠道，获取来源信息。
所有的潜在供应来源都应依据“筛选准则”进行初选。
筛选准则是由企业高层、企管部、质量部等制定的对供应商的基本需求，筛选的标准应是合理、公正、符合法规要求、经营理念一致等。
Ø对候选的供应商进行评估，并进行比价选择。
确定合格供应商名单AVL，以及对AVL供应商的采购量分配规则，例如：
按订货比例、按照区域等。
详细的流程参见“供应商评估流程说明”。
所有规则之外的订单发放，都应该经过战略采购部的审批。
Ø合同中的监控主要由“质量管理部”及“采购订单完成部”履行，战略采购工程师负责协调，解决冲突。
战略采购部对供应商的成本、交期、质量、服务所有指标负责。
Ø供应商绩效评价是定期开展的，一般为季度或年度。
供应商的表现评价是来自质量控制、订单稽催、用户反馈等客观的数据，对供应商的评级、授牌等，也要依据这些客观的结果。
供应商的评价过程应该是独立的（依据各部门人员的客观判定，不应受其他人的评判结果影响）、透明的。
Ø供应商业绩改善专案（项目）是急需建立的制度，并将项目的参与及表现做为企业所有职能的绩效之一：
企业采购及供应管理的改进，依赖于多个部门的配合。
二、供应商评估流程说明
1、准备评估工作
什么时候开始评估工作？
♦公司新产品对供应商需求有显著变化：
当新产品推出时，涉及的原料或包材是原有AVL不能满足的，需要对潜在新供应商开展评估。
♦定期的年度供应商评审：
根据上一年的供应商业绩考核结果，结合当年公司的采购目标对原有的AVL进行年度审核评估。
♦公司生产规模、布局发生变化，或供应商的格局发生变化，需要重新选择供应商。
开展评估工作之前，由采购业务员负责协调和安排供应商评估工作的日程，并通知各相关部门（技术、质量、订单、生产等）准备以下的数据资料：
供应商历史表现、公司在交期及紧急订单方面的需求、质量改进项目对供应商的要求、新产品技术规格说明等。
质量管理部负责建立新供应商资质初评标准，根据此标准由质量部和采购部对新的供应商进行资质初评，以便减少进入评估流程的供应商数目，避免评估成本过高。
一般建议进入候选评估的供应商（俗称：
短名单Shortlist）数量不超过5个。
如果有多个地点供货，需要权衡地区供应商数量及跨区域供应商数量，每个地区供应商短名单数量在2~3个。
供应商的搜寻、供应市场分析工作，都是采购业务员的日常工作，这些是评估工作的基础。
2、启动评估项目
公司应充分重视供应商评估工作，把这件事情当作跨部门的一个“小”项目，项目经理就是采购业务员，并召集一个简短的会议，时间在1～2小时。
启动评估项目及会议内容工作清单：
♦组建评估小组，由相关部门的人员参与；
♦明确评估工作的任务、业务行为规范；
♦采购业务员报告供应行业状况、供应商过去表现业绩（对、对其他客户）、当前的供应商对完成企业目标的影响
♦设定或调整供应商评估标准及权重
3、设定或调整评估标准
评估标准是按采购品类分别设定的，并且通常不会频繁改变。
当的产品规格对供应商提出更高的要求时、当供应市场格局发生显著变化时，等等，可能会调整供应商评估的标准。
评估标准有两个含义：
范畴及评估项。
范畴及标准的分类，如：
质量、交货、服务、创新、供应商管理、财务健康、…，每个范畴的得分由若干评估项组成，如：
是否有统计过程控制SPC、供应商新品开发速度，等等。
参见《供应商评估与业绩指标大全》。
计分权重是评估的另一项工作，并且也不会频繁改变。
如果需要调整评估标准、评估计分权重，就应该在会议中采用德尔菲（Delphi）方法进行：
即独立给出权重建议，最后取平均值。
每个参与者的建议应依据企业对供应商的整体需求，而不应该过多地考虑部门利益。
每个评分者的打分记录会被记录下来归档，由采购稽核部保存。
4、供应商信息搜集及现场考查
采购业务员负责通知供应商提供评估所需的资料，例如：
财务报表、质量级别、生产设备能力、客户评级、供应商审核流程、ISO认证及审计证书、等等，转发给评估小组成员。
如果需要，可以安排到供应商现场考查。
5、打分评估标准
评估小组成员为供应商打分，所有的打分都是独立进行的，打分的结果直接由采购稽核部搜集、统计汇总每个供应商的得分。
各个部门分工如下：
♦质量部：
审核质量有关的标准
♦技术研发：
审核技术能力、研发能力
♦生产供应链：
审核生产能力、区域供货能力
♦订单完成部：
审核供应商跟单
♦采购部：
审核供应商的供应商管理能力、供应商积极性评级
♦财务部：
审核供应商财务状况
♦评估组所有成员：
供应商整体状况
评估供应商的总分不包含价格。
6、向供应商发寻价单
采购业务员负责制作并向供应商发出RFQ（寻价单），由供应商在限定时间内报价。
根据采购方式不同，对于招标和竞价采购方式，报价应直接发到指定的传真机或邮箱中；对于议价（货比三家）方式，可由采购业务员或指定专人负责接收报价，然后进入价格与合同谈判。
7、确定AVL及分配量
采购业务员负责供应商谈判价格及合同条款，公司法律、采购成本稽核等负责审核。
有些MRO物品，可以设专人负责价格及条款谈判。
供应商评估总分、最终谈判价格构成供应商选择的依据。
♦AVL－合格供应商名录
♦采购量分配规则－供应商采购量的分配%，或者按照地区、产品规格、供应商阶段业绩表现确定的采购量分配，由订单完成部在订单下达时遵守。
8、总结评估工作
采购业务员负责总结评估中的问题，指标设置和评分标准与企业对供应商总体判断的差距分析，在今后的评估工作中，加以改进。
三、采购跟单作业建议
1、背景
为了提高对市场变化的快速响应性，企业在加强自身的采购搜寻（Sourcing，战略采购）职能以外，更加倾向将采购订单完成部（采购跟单）与生产供应链职能整合为一体。
但是，只有协调好企业内部的“采购搜寻”与“订单完成”职能，明确岗位职责、分担绩效指标KPI、顺化和优化内部作业流程，各职能的作用才能充分发挥出来。
2、职能分工
针对不同类型物料（战略、杠杆、瓶颈、普通），供应商合同的方式有长期和中短期。
一般长期合同的有效期为一年，中短期合同的有效期为3个月或1个月，价格及交货期在合同中都有规定。
在长期合同中，有时候交易价格为“随行就市”条款，但对“行市”的客观标准难以达成的情况下，长期合同是没有意义的，常见的方式就是按照月定价，月度之内价格原则上不变。
这时，长期合同等效于长期协议、短期合同。
每个采购合同的执行由若干份采购订单PO执行，一般以PO发出日为准，总的PO采购量应该满足采购合同的条款。
采购订单行项目PO-LineItem的内容：
订单发出日期、品项、交货期、交货地、等等，都是内部供应链协调、供应商业绩考核的重要基础数据。
采购搜寻的责任：
♦根据采购策略分类，与供应商签定采购合同，给出采购量的分配规则（包括优先级、地区分配、淡旺季分配等）；
♦定期监督采购合同的执行情况，根据内部生产状况，及时供应商沟通合同的变更；
♦“一对一”向采购跟单员提供供应商有关的信息，特别是影响供应交期的所有因素，都应及时与采购跟单员沟通；
♦采购订单PO执行过程中，跟单员遇到特殊情况或冲突，协调供应商关系。
订单完成的责任：
♦根据物控计划、采购量分配规则编制采购订单PO，获得审批后向供应商发出形式订单ProformaPO，供应商应在24小时内给予确认。
♦根据订单完成周期，在关键时点上执行采购跟单，如：
备料完成、生产完成、检验和发货完成等，同时做好跟单记录。
♦根据供应商近期交货和质量表现KPI（关键绩效指标）、采购业务员提供的供应商信息等，确定供应商监管度（高、中、低），根据监管度高低增减跟单时点。
♦与供应商沟通执行订单过程，对不按时完成的订单（非紧急订单），依合同给供应商开具惩罚单。
♦对于紧急订单，每日跟踪订单状况，并且保持与采购业务员的沟通。
♦与质量部、物流（仓储）沟通，及时掌握订单完成的质量、交货入库状况；与采购搜寻部的业务员协调，请求协助解决冲突。
3、职能业绩指标的分担
供应商综合交货业绩可以表现为：
♦计划订单的准时交货率
♦紧急订单满足率
♦计划订单的交期减少%
♦完美订单完成率（准时交货、数量准确、质量合格）
供应商的综合交货业绩：
做为采购业务员的业绩指标组成部分。
订单完成部的“跟单员”：
对订单的准时交货率承担责任，同时采购业务员也会对订单完成部的“对口”跟单员表现打分。
附件一、供应商评估标准表
一、总体状况评估：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
企业知名度
Ø相关行业国际/国内知名企业
Ø市场地位、接受程度
Ø主要客户为国际/国内知名企业
2
管理层的稳定性
Ø关键高层管理人员的变动
Ø中层管理人员的稳定性
3
财务状况
Ø财务报表分析
Ø企业流动性、资金周转状况
Ø审计健康状况
4
产品战略
Ø有无清晰的产品战略
Ø产品战略与我公司的匹配度
Ø供应商产品的覆盖面
Ø定期的战略沟通及回顾
5
企业文化
Ø高层管理者的领导力
Ø公司的执行力
Ø高层对客户满意的承诺
Ø员工的素质、教育水平
二、制造能力：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
产能状况
Ø总体产能情况
Ø产能扩张潜力、投入等
Ø满足公司未来的产能需求
2
制造技术与设备
Ø关键工序的工艺先进性
Ø主要设备的服役年限
Ø设备保养的状况
3
速度及灵活性
Ø新品量产时间
Ø工程变更时间
Ø精益生产、敏捷制造
4
制造过程文件
完整性
Ø主要工序制造过程的描述文件（工艺记录卡）是否完备并严格实施
Ø工艺审计与控制状态
5
可靠性
Ø生产线的一次合格率（相对于行业的一次合格率）
6
信息系统
Ø采用ERP、SCM系统，提高计划能力
Ø制造执行系统（MES、DCS）
三、产品创新及研发能力：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
产品研发业绩
Ø新产品规格数量占比
Ø新产品销售额占比
Ø新产品的技术含量
2
样品研制
Ø对公司的设计理念和规格理解程度
Ø样品交付的准时性
Ø利用技术优势建议并改进设计
Ø提出成本改进的建议
3
技术资料管理
Ø技术资料完备
Ø版本变更管理完善性
4
积极协助客户
完成产品设计
Ø分享未来技术路线图
Ø根据用户的特殊要求，开发新产品
Ø是否能模拟用户的使用状态对产品进行验证
Ø是否愿意为我们的技术开发提供技术支持
5
设计开发手段
Ø具备有效的技术基础架构
Ø持续研制新的产品与方法
Ø设计手段和工具先进性
Ø有效的培训，技术领先
四、质量管理能力：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
质量体系认证
Ø获得ISO9000系列认证，通过年审
Ø其他相关的行业质量认证
Ø产品质量认证状况（免检等）
2
质量过程控制
Ø具备并实施原料技术参数检测手段
Ø外协产品，有验证办法提供实施记录
Ø关键工序是否设立质控点，并提供控制记录状况
Ø出厂检验项目覆盖技术协议中常规项目的程度
Ø检验工艺文件是否完备，能指导关键工艺的检验
Ø检验人员和关键/特殊工序的人员经过操作培训，现场检查操作符合规范
3
质量改进计划
Ø对质量问题承担责任
Ø改进计划及实施情况
Ø持续改进过程性能
Ø质量理念TQM、PDCA的建立与贯彻
4
质量服务
Ø是否愿意签定质量维持协议和质量赔偿协议
Ø发生质量问题后，是否能按用户的要求在规定的时间内进行整改
Ø供应商提早通知潜在质量问题
Ø主动提出质量过程改进建议
Ø愿意有效地沟通和协商质量检验标准不统一的问题
5
质量历史表现
Ø质量交付合格率
Ø出现质量问题时，及时解决，避免影响采购方的生产
五、物流与交付能力：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
交货期LT
Ø交货期能否满足要求
Ø综合平均交货期
Ø交货是否可靠（准时、准确）
Ø交货期的不断改进
2
运输发货
Ø供应商地理位置
Ø在发运数量上是否能够灵活处理，是否具有混装发运的可能性
Ø在运输中对包装/产品的保护措施
Ø遵守运输路径规范
3
紧急订单
Ø是否愿意承接紧急订单，承接紧急订单占总订单量的比例
4
库存及实时供货
Ø是否可以根据客户的要求维持一定的库存
Ø是否具备实时供货（JIT）的能力
Ø库存管理是否执行先进先出原则
5
跟单配合及预警
Ø良好的预警措施，在交货延误时能够尽早通知用户，有具体说明
Ø采购跟单询问订单状态时，能够在技术上及态度上提供真实情况
6
交货历史表现
Ø24小时内订单确认率
Ø采购订单行的执行率
Ø不适当的提前交货率（越少越好）
六、（供应商的）供应商管理能力：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
供应商管理
Ø是否有对供应商进行评估，提供供应商评估的标准和主要记录
Ø供应商的信息系统是否完备（供应商主要数据的存储）
2
原料订货及使用
Ø是否有措施，确保不使用过期的原材料，现场考察是否存在过期的原材料
Ø有措施确保向我公司“指定”的供应商采购原料以及批次，遵守规定的数量及质量规范
3
供应商成本降低
Ø原材料成本是否有降低的潜力
Ø是否有改进原材料供应的计划/项目（优化供应商的数量、国产化、降低成本），这些计划/项目是否被定义或执行
Ø目标的执行情况（请提供执行记录）
4
关键上游供应商
Ø关键上游供应商的表现情况
七、安全与环境保护：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
环保/安全认证
Ø是否通过ISO14000认证
Ø员工利益措施保障（EHS认证）
Ø其他行业相关的认证
2
环保理念及执行
Ø产品制造过程是否存在环境污染，是否采取有效措施降低环境污染
Ø制定资源消耗的标准并严格执行
Ø制造过程中是否使用危险的材料
3
员工安全
Ø制造或物流过程中，对员工安全有潜在隐患时，有无保护措施
八、服务及合作能力：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
协作能力
Ø产品设计协作
Ø质量与交货改进协作
Ø提出成本持续改进的建议
2
总体服务
Ø供应商有专人联系，有礼貌、受尊重
Ø销售/服务人员对产品及行业知识、客户需求的了解程度
Ø投诉管理到位，解决问题迅速有效
3
服务响应性
Ø对当地客户的支持能力
Ø对寻价的响应时间（平均/最大）
Ø准时服务的可靠性
Ø支持电子化交易程度
九、供应商合作积极性评估：
序号
指标名称
评估参考标准
权重
评分者-注释
1
采购量占比
Ø采购量占供应商销售量的百分比
Ø参考：
15%－5％－1％－0.2%
2
产能利用率
Ø行业及供应商产能利用率
Ø参考：
<50%－70％－>95％
3
供应市场
Ø是否供应商新的市场方向
Ø是否有多家供应商竞争
Ø供应商希望获得“A级认证供应商”的奖励及证书
4
合同条款及执行
Ø我公司合同条款，特别是付款期、惩罚条款在供应商的市场中所处的地位，是否有潜规则
Ø我公司执行合同条款的情况
5
供应商满意度
Ø供应商投诉的次数及严重性
Ø新品研发，供应商承担的意愿及比例
Ø中高层定期互访中，供应商方面的态度变化
Ø供应商调查评分相对过去的分数升高还是降低（调查由稽核部负责）
6
交易谈判
Ø愿意协商价格和成本
Ø分享成本分解、市场数据
Ø价格/合同灵活性
Ø供应商附加关键条款
附件二、供应商评估权重分配表（含建议）
编号
评估范畴
战略
杠杆
瓶颈
普通
1
总体及财务状况
20
10
8
5
2
制造能力
8
10
8
10
3
创新及研发能力
10
8
8
5
4
质量管理能力
10
18
20
20
5
物流及交货能力
8
15
10
20
6
供应商管理能力
8
8
8
10
7
环保及安全
8
8
8
5
8
合作服务及响应
8
15
10
20
9
供应商积极性评估
20
8
20
5
附件三、供应商业绩评价表（建议权重）
评价供应商在过去一段时间（月、季、年）内的表现情况，可以参照以下指标。
有些指标可以直接用来考核供应商，做为授牌、认证的依据。
序号
指标名称
评估项目及计算方法
权重
注释
1
成本表现
Ø成本降低情况
⏹（本期价格-前期价格）/前期价格
Ø合同/订单付款期
Ø相对市场价格
⏹供应商平均价格/市场价格
30
2
交货表现
Ø订单交期缩短率
⏹∑（交期*订单金额）/总金额
Ø准时性（-48h－0h）
⏹准时交货的订单行/总订单行
Ø交货期偏差（过早、晚交）
⏹实际交货期偏差/合同交货期总计
Ø库存按要求备货
Ø紧急订单量及完成比例
25
3
质量表现
Ø质量批合格率
Ø让步接收/正收次退次数
Ø质量问题严重性评判分
25
4
服务、响应性
Ø发票单证的准确率
Ø客户满意度评分
Ø绩效改进项目：
参与及表现分
Ø新品开发配合
20
升级会员 