第二章 职务分析 闻姝清.docx

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第二章　工作分析与工作设计

[本章学习目标]

1．了解工作分析的基本术语

2．掌握工作分析的概念及作用

3．掌握工作分析的原则、要求和流程

4．熟悉职务说明书工作分析的一般方法

5．重点掌握职务说明书的编写原则和基本内容

6．掌握工作设计的内容、基本原则和方法

第一节工作分析概述

一、工作分析的概念

（一）工作分析的基本术语

工作分析是一项专业性较强的人力资源管理工作，它涉及到许多专业术语。

1．工作要素：

工作中不能再分解的最小动作单位。

如一位秘书所进行的从文件篓中取出文件、开机、敲击键盘打字等都属于工作要素。

2．任务：

为了完成某种目的所从事的一系列活动，它可由一个或多个工作要素组成。

如讲课、出考题、改考卷、答疑等都是教师的工作任务。

3．责任：

员工在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务，可由一个或多项任务组成。

如人力资源部人员的责任之一是“员工的满意度调查”，它由设计调查问题、把调查问卷发给调查对象、将结果表格化并加以分析、把调查结果汇报给管理者或员工等组成。

这里的“责任”并不是指工作的责任感。

4．职位：

又称为岗位，是根据组织目标为员工个人规定的一组任务及相应的责任。

一般地，职位与个体一一匹配，有多少职位就有多少员工，二者数量相等。

职位是以“事”为中心确定的，强调的是人所担任的岗位，而不是担任这一个岗位的人。

如市场部经理、培训主管等都是职位。

5.职务：

又称工作，是由一组主要责任相似的职位所组成。

在企业中，通常对所需知识技能及所需要的工具类似的一组任务和责任视为同类职务（或工作），从而形成同一职务、多个职位的情况，如计算机程序员、生产统计员、推销员等均可由两个或两个以上的员工共同完成，这些职位分别构成对应的职务。

而总裁、市场部经理可一人担任，它既可以是职位也可以是职务。

6．职业：

在不同时间内、不同组织中从事相似的工作活动的一系列工作的总称。

如医生、教师、会计、采购员等就是不同的职业。

7.工作族：

又称工作类型，是指两个或两个以上的工作所组成。

这些工作，或者要求工作者具有相似的特点，或者包括多个平行的任务。

如销售工作和生产工作分别是两个工作族。

8．职位分类：

是指将所有的职位（即工作岗位）按其业务性质分为若干职组、职系（从横向上讲），然后按责任的大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等（从纵向上讲），对每一个职位给予准确的箚义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。

与职位翸关的术语有：

职系（Series）是指一些工作性质相同，而责任ｻ重和困难程度不同，所以职级、职等不同的职位系列。

职组是工作性Ｈ相近的若干职系总和而成为职组（Group），也叫职群。

我国现有Ｒ7个职组43个职系。

职级（Class）是指将工作内容、难易程ﾦ、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，进行同样的管理！

使用并给予同等的报酬。

职等（Grade）是指工作性质不同或主ﾁ职务不同，但其困难程度、责任大小、工作所需资格等条件充分相同的职级可归纳称为职等。

（二）工作分析概念

工作分析，又称职务分析，是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权利、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作做出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。

工作分析所形成的工作描述书、工作规范书是人力资源开发与管理中必不可少的环节或重要的工作，它与其他人力资源管理方面的工作有着密切的关系。

工作描述书是职务分析结果之一即关于某种工作职务所包括的任务、职责以及责任的说明，主要包括工作职务目的、任务或职责、权利、隶属关系、工作条件等内容。

工作规范书，也称工作说明书，是工作分析的另一结果，即一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识、技能、能力以及其他特征的说明。

主要包括完成工作所需要的知识、能力、行为以及人员条件等内容。

二、工作分析所需收集的资料

管理者一般需要收集以下资料进行职务分析：

1．背景资料：

企业所在的产业、企业的经营战略、企业文化、组织结构和职业分类等。

2．工作活动：

实际发生的工作活动、工序、活动记录、负责人的职责等。

3．工作行为：

与工作有关的个人行为（如沟通、决策、撰写等）、动作和行为的质量要求。

4．工作设备：

计算机（软件和硬件）、安全设施、办公室设备、机器、工具和其他工作器具等。

5．有形和无形物质：

与工作有关的有形和无形物质，包括物料、制成品、所应用的知识和所提供的服务等。

6．绩效标准：

工作标准、偏差分析、各种量度和评估工作成果的方法等。

7．工作条件：

工作环境、工作时间表、激励因素及其他企业和社会环境的条件。

8．人员条件：

与工作有关的知识和技能及个人特性的要求。

三、工作分析的目的和意义

（一）工作分析的目的

1．企业为何要进行工作分析

通常情况下，企业进行工作分析有以下几种情形：

（1）新建的企业或部门为满足组织设计与人员招聘需要必须进行工作分析。

（2）由于战略调整和业务发展使工作内容、工作性质发生变化，需要进行工作分析。

（3）企业技术创新带来劳动生产率的提高，需要重新进行定岗、定员。

（4）建立调查新制度的需要，比如绩效考核、晋升、培训机制的研究需要进行工作分析。

2．工作分析要解决的问题

一般地，具体的工作分析的目的是为了解决以下六个重要的问题：

（1）员工需要完成什么样的体力和脑力活动？

（What）

（2）工作将在什么时候完成？

（When）

（3）工作将在哪里完成？

（Where）

（4）为什么要完成此项工作？

（Why）

（5）员工如何完成此项工作？

（How）

（6）完成工作需要哪些条件？

（Which）

进一步分析就可以发现，上述各问题是围绕两个主题展开的：

其一是“某一工作是做什么事情的？

”这一问题与工作活动内容有关，包括工作的名称、职责、要求、场所、时间以及条件等一系列内容；其二是“什么样的人来做这些事情最适合？

”这一问题则与适任该工作的人的资格有关，包括专业、年龄、必要的知识和能力、必备的证书、工作的经历以及心理要求等内容。

（二）工作分析的意义

1.工作分析是人力资源规划的基础

2.工作分析对组织人员的甄选与任用具有指导作用

3.工作分析有助于员工培训与开发工作

4.工作分析有利于职业生涯规划与管理

5.工作分析为绩效评价提供了客观的标准与依据

6.工作分析有助于薪酬管理方案的设计

7.工作分析有利于把握员工的安全与健康

8.工作分析有利于改善员工的劳动关系

9.工作分析有助于工作设计工作

四、工作分析的战略性决定

因为工作分析的结果对其他人力资源管理活动非常有用，是否需要进行工作分析本身就是一个战略性决定。

此外，有关工作分析还有其他战略性决定需要考虑，包括：

（一）明确工作分析的目的

（二）界定工作分析的范围

（三）选择进行工作分析的人

（四）确定工作分析的时间

第二节工作分析的流程

一、工作分析的原则及要求

（一）工作分析的原则

工作分析的原则是贯彻工作分析过程始终的指导性的基本思想的综合体现，包括：

1．以人为本的指导原则。

2．以战略为指导的原则。

3．责权对等的工作原则。

4．注重效益的控制原则。

（二）工作分析的要求

工作分析的要求是对于工作分析中应予遵循的原则的扩展与细化。

包括：

1．客观性。

2．广泛参与性。

3．科学性。

4．战略与预见性。

二、工作分析的流程

作为对工作的一个全面评价过程,工作分析过程可分为以下4个阶段，6个步骤（图2-1）:

图2-1工作分析活动的阶段与步骤

第一阶段：

准备阶段,此阶段可分为3个步骤：

步骤1：

明确工作分析的目的和结果使用的范围

步骤2：

确定参与人员

步骤3：

选择分析样本

第二个阶段：

工作信息收集与分析阶段，此阶段包括了1个步骤：

步骤4：

收集并分析工作信息

调查项目

目的

工作目标

活动内容

工作

责任

工作

复杂性

工作

时间

劳动

强度

工作

危险性

工作描述

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工作设计和再设计

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对工作执行者的资格要求

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制定培训计划

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√

人力资源开发

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进行工作比较

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工作绩效评估

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明确工作任务

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表2-1工作分析的目的与所需收集的信息

第三阶段：

工作分析成果生成阶段，此阶段包括了1个步骤：

步骤5：

编写工作说明书

第四个阶段：

工作分析成果的实施、反馈与完善阶段，此阶段包括了1个步骤：

步骤6：

实施职务说明书的反馈与改进

第三节工作分析的方法

一、工作分析的基本方法。

（一）资料分析法

（二）观察法

（三）访谈法

（四）问卷调查法

1．职位分析问卷（PAQ）

2．管理职位描述问卷（MPDQ）

（五）功能性工作分析法

（六）关键事件法

（七）参与法

（八）工作日志法

（九）计算机职位分析系统

二、不同工作分析方法的优缺点及适用范围

前面介绍的几种工作分析方法各有优缺点，表2-5是这几种方法的比较，各种方法的优缺点与适用性一目了然。

在实际工作分析活动中应视具体情况将各种方法结合使用。

表2-5工作分析方法的比较

方法

优点

缺点

适用

资料分析法

成本低；

工作效率高

信息不全；不能单独使用，要与其他方法结合使用

有现成相关资料的工作

观察法

工作分析人员能较全面深入地了解工作要求

不适于脑力活动为主的工作和处理紧急情况的间歇性工作，不能得到任职资格的要求，被观察者可能会反感

标准化、任务周期较短、以体力活动为主的工作

访谈法

能了解到工作者的工作态度和工作动机等深层次的内容；收集信息简单、迅速、具体、有助于缓和工作压力

访谈者要接受专门训练；费时；成本高信息易于失真

任务周期长，工作行为不易被直接观察的工作

问卷调查法_成本低；速度快；适用范围广；结果可量化

问卷设计费时；员工与调查者之间交流不足

各种类型的工作；样本数量较大的场合

功能性工作分析法

对于工作内容的全面描述_费时费力；有反映工作背景信息_以培训与绩效评估为目的的工作分析_

关键事件法

行为标准明确；能更好地确定每一行为的利益和作用

费时费力；无法描述工作职责、任务、背景、任职资格等；对中等绩效员工难以涉及

以招聘选拔、培训、绩效评估等为目的的工作分析

工作日志法

便于获取工作职责、内容与关系、劳动强度等信息，费用低，分析复杂工作时比较经济有效

关注过程而非结果；整理信息量大；存在误差；可有影响正常工作

任务周期较短，工作状态稳定的工作

参与法

便于深入了解、获取工作职责、内容与关系、劳动强度等信息

存在因分析员素质、认识、参与程度等差异而导致的对于工作特征和任职资格要求的不同认识

任务周期较短，工作状态稳定的工作

计算机职位分析系统

快速有效的全方位工作分析

具体效果受组织信息化程度与所选用软件系统的功能、软件使用者的专业技能的限制

样本数量较大，以招聘选拔、培训、绩效评估等为目的的工作分析

第四节工作说明书的编写

工作说明书又称职务说明书，是工作分析的成果，它包括两个部分：

一是工作描述（jobdescription），说明有关工作的特征；二是工作规范（jobspecification），又称任职说明，说明对从事工作的人的具体要求。

一、工作说明书编写的原则

（一）统一规范

（二）清晰具体

（三）范围明确

（四）共同参与

二、工作说明书的编制

（一）工作描述的编写

工作描述是关于一种工作中包含的任务、职责以及责任，这三者可以被观察到的活动的目录清单。

工作描述的基本内容包括：

1．工作识别：

又称工作标识、工作认定，包括工作名称和工作地位。

其中工作地位主要指所属的确工作部门、直接上级职位、工作等级、工资水平、所辖人数、定员人数、工作地点、工作时间等。

2．工作编号：

又称岗位编号、工作代码。

一般按工作评估与分析的结果对工作进行编码，目的在于快速查找所有的工作。

企业中的每一种工作都应当有一个代码，这些代码代表了工作的一些重要特征，比如工资等级等。

3．工作概要；又称职务摘要，指用简练的语言概述工作的总体性质、中心任务和要达到的工作目标。

4．工作关系：

又称工作联系，指任职者与组织内外其他人之间的关系。

包括此工作受谁监督，可晋升的职位、可转换的职位以及可迁移至此的职位，与哪些部门的职位发生联系等。

5．工作职责：

又称工作任务，是工作描述的主体。

逐条指明工作的主要职责、工作任务、工作权限及工作结果（工作的绩效标准）等。

为使信息最大化，工作职责应在时间和重要性方面实行优化，指出每项职责的分量或价值。

6．工作条件与工作环境：

工作条件主要包括任职者主要应用的设备名称和运用资料的形式。

工作环境包括工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作的时间、工作的均衡性（一年中是否有集中的时间特别繁忙或特别闲暇）、工作环境的舒适度等。

（二）工作规范的编写

工作规范的内容主要包括：

（1）一般要求：

包括年龄、性别、学历、工作经验等。

（2）生理要求：

包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等。

（3）心理要求：

包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等。

三、工作分析发展的新趋势

（一）工作分析趋于经常化、战略化和预见性

（二）工作分析结果更具弹性

第五节工作设计

一、工作设计含义和内容

（一）工作设计的含义

工作设计是根据实际工作需要，并兼顾个人的需要，科学、系统地进行工作的合理配置，以满足企业正常运营的需要的过程。

（二）工作设计的内容

工作设计的主要内容包括工作内容、工作职责和工作关系的设计三个方面：

1．工作内容。

是工作设计的重点，一般包括工作广度、深度、工作的自主性、工作的完整性以及工作的反馈五个方面。

2．工作职责。

主要包括工作的责任、权力、方法以及工作中的相互沟通和协作等方面。

3．工作关系。

表现为协作关系、监督关系等各个方面。

匍通过以上三个方面的有效的工作设计，就可为组织的人力资源管理提供徝据，保证工作岗位与人力资源的优化匹配，从而得以事得其人、人尽其罍、人事相宜，为员工创造更加能够发挥自身能力、提高工作效率、提供缉效管理的环境保障。

二、工作设计的基本原则

从整个企业的生产经Ｅ过程来看，工作设计应符合下列四项基本原则：

（一）因事设岗原则－

（二）规范化原则

（三）系统化原则

（四）最低数量原则

三！

工作设计的模式

（一）工作轮换

（二）工作扩大化

（三）工作丰富化

（四）以员工为中心的工作再设计

四、工作设计的方法

（一）科学管理和机械方法

（二）人际关系法

（三）工作特征模型法

（四）工作设计的社会技术方法

（五）优秀业绩工作体系

（六）其他方法——辅助工作职位设计法

[本章小结]

（1）工作分析是人力资源管理的基础性工作，人力资源管理的每项工作几乎都需要用到工作分析的结果。

因此工作分析是企业人力资源管理职能的基础。

工作分析，又称职务分析。

工作分析的结果将形成工作描述书与工作规范书。

（2）工作分析是一项专业性较强的人力资源管理工作，它涉及到许多专业术语：

工作要素、任务、责任、职位、职务、职业、工作族、职位分类、职系、职组、职级、职等。

工作分析所需收集的资料有背景资料、工作活动、工作行为、工作设备、有形和无形物质、绩效标准、工作条件、人员条件等。

（3）工作分析遵循的原则是以人为本的指导原则、以战略为指导的原则、责权对等的工作原则、注重效益的控制原则。

（4）工作分析要求具有客观性、广泛参与性、科学性、战略性与预见性。

（5）工作分析过程可分为4个阶段,6个步骤。

工作分析的方法多种多样，本章中主要介绍了资料分析法、观察法、问卷调查法、功能性工作分析法、关键事件法、参与法、工作日志法和计算机职位分析系统。

通常在组织中，工作分析人员要将几种方法结合起来使用，效果才更好。

（6）工作说明书又称职务说明书，是工作分析的成果，它包括两个部分：

工作描述和工作规范。

工作说明书编写要遵守统一规范、清晰具体、范围明确、共同参与四项原则。

（7）工作描述的基本内容包括：

工作识别、工作编号、工作概要、工作关系、工作职责、工作条件与工作环境。

工作规范，又称任职说明，是一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识、技能、能力以及其他特征的一份目录清单。

（8）工作设计是根据实际工作需要，并兼顾个人需要，科学、系统地进行工作的合理配置，以满足企业正常运营需要的过程。

一般而言，工作设计的时机一是建立新组织之时，二是组织变革时，三是工作设置不合理时。

工作设计的主要内容包括工作内容、工作职责和工作关系的设计三个方面。

（9）从整个企业的生产经营过程来看，工作设计应符合下列四项基本原则：

因事设岗原则、规范化原则、系统化原则和最低数量原则。

（10）工作设计的模式有很多，本章主要讲了工作轮换、工作扩大化、工作丰富化和以员工为中心的工作再设计。

工作设计的方法有很多种，常见的有科学管理和机械方法、人际关系法、工作特征模型法、社会技术法、优秀业绩工作体系、其他方法——辅助工作职位设计法（缩短工作周和弹性工作制）等。

[关键概念]

工作分析的基本术语工作分析工作设计工作说明书工作描述工作规范HP职位设计方法

[复习与思考]

1.为什么要进行职务分析？

2.职务分析应该坚持哪些原则？

3.常用的职务分析方法有哪些？

试比较它们的优缺点。

4.如何编制职务说明书？

5.说明工作设计的基本原则。

[实训题]

1、通过到某组织调研，做各岗位的职务分析，编写职务说明书。