技术部研发项目沟通管理制度流程表格方案.docx
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技术部研发项目沟通管理制度流程表格方案
技术研发项目沟通管理
一、技术研发项目沟通管理制度
下面是某企业研发项目沟通管理制度，供读者参考。
制度名称
研发项目沟通管理制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的。
为了进一步加强研发项目信息产生、收集、传递、保存和最终配置等一系列管理工作，科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施，特制定本制度。
第2条适用范围。
本制度适用于研发项目开展过程中的沟通管理工作，即与项目信息交流相关的工作，具体包括项目沟通程序和内容确定、项目沟通计划管理、项目沟通工作监督以及沟通障碍与冲突处理等事项。
第3条管理职责。
1．技术研发部经理负责沟通计划的审批并对项目负责人的沟通管理工作进行监督指导。
2．研发项目负责人根据项目的实际需要，预见可能出现的矛盾和问题，制定沟通计划，明确沟通原则、内容、对象、方式、途径、手段和所要达到的目标，并对沟通过程进行跟踪管理。
3．相关利益方。
本制度管理对象为项目所涉及的内部和外部有关的组织及个人，统称项目相关利益方。
项目相关利益方应按项目沟通原则与具体要求，进行项目信息的收集、传递和利用。
第2章研发项目沟通程序和内容
第4条项目沟通程序。
1．项目负责人应针对不同阶段出现的矛盾和问题，调整沟通计划。
2．项目负责人应运用计算机信息处理技术，进行项目信息的收集、汇总、处理、传输与应用，形成档案资料。
第5条项目沟通内容。
沟通内容涉及与项目实施有关的信息，包括项目各相关利益方共享的核心信息、项目内部和项目相关组织产生的有关信息。
第3章研发项目沟通计划的管理
第6条项目沟通计划编制依据。
项目沟通计划具体编制依据应包括下列几项。
1．项目计划书。
2．项目各相关组织的信息需求。
3．项目的实际情况。
4．项目的组织结构。
5．沟通计划的约束条件、假设以及适用的沟通技术。
第7条项目沟通计划内容要求。
1．项目沟通计划应与项目管理的其他各类计划相协调。
2．项目沟通计划应包括信息沟通方式和途径、信息收集归档格式、信息的发布与使用权限、沟通管理计划的调整以及约束条件和假设等内容。
第8条项目沟通计划实施监督。
相关利益方应根据项目沟通计划要求进行项目信息的采集加工，及时生成各类项目记录和项目报告，并按要求进行信息发布并提交项目绩效报告。
第9条项目沟通计划修订更新。
项目负责人应定期对项目沟通计划进行检查、评价和调整。
第4章研发项目沟通工作监督管理
第10条项目沟通原则。
为确保沟通效果，项目沟通工作需按以下原则进行。
1．保持信息的双向沟通。
双向沟通伴随反馈过程，使信息发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使信息接受者得以表达接收时的困难并得到帮助和解决。
2．使用精简的表达方式。
信息发送者应把内在想法用语言或非语言精确地表达出来，而且从接收者的语言或非语言中得出所期望的理解。
3．进行信息追踪与反馈。
信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清信息接受者是否确以了解、是否愿意遵循、是否采取了相应的行动等。
4．确保言行一致。
项目负责人必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且明确更有效的沟通是“行重于言”。
5．沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来。
大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但同时也不应该忽视对长远目标的配合。
6．注意倾听。
在听取他人的陈述时，信息接收者应专心致志、及时反馈，以保证能够正确了解对方传递的信息。
第11条沟通依据和方式。
研发项目沟通分为内部沟通和外部沟通两种类型，其具体含义以及沟通依据、方法如下表所示。
项目沟通依据与方式列表
沟通类型
类型说明
沟通依据
沟通方式
内部沟通
◆项目内部沟通应包括项目部与组织管理层、项目部内部各部门和相关成员之间的沟通与协调
◆内部沟通应依据项目沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行
◆内部沟通可采用授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、思想教育、考核与激励及电子媒体等方式
外部沟通
◆项目外部沟通指项目部与项目外部相关相关利益方的沟通，如组织与相关政府部门、金融机构、相关公众的沟通等
◆外部沟通应依据项目沟通计划、有关合同和合同变更资料、相关法律法规、伦理道德、社会责任和项目具体情况等进行
◆外部沟通可采用电话、传真、召开会议、联合检查、宣传媒体和项目进展报告等
第12条沟通过程控制。
1．各种内外部沟通形式和内容的变更，应按照项目沟通计划的要求进行管理，并做好相关协调工作。
2．项目相关成员应编写项目绩效报告。
项目进展报告应包括项目报告期内进展情况，项目实施过程中存在的主要问题、重要风险以及解决情况、计划采取的措施、项目的变更以及项目进展预期目标等内容。
第5章研发项目沟通障碍与冲突管理
第13条项目沟通模型。
项目沟通应减少干扰、消除障碍、解决冲突、保持信息传递途径的畅通和信息真实。
具体项目沟通模型如下图所示。
项目沟通模型
第14条沟通障碍管理。
沟通障碍是指信息在传递和交换过程中，由于信息意图受到干扰或误解而导致沟通失真的的情形，消除沟通障碍可采用下列方法。
1．选择适宜的沟通与协调途径。
2．充分利用信息接受者的反馈。
3．项目组织进行沟通检查。
4．灵活运用各种沟通方式。
第15条沟通冲突管理。
项目负责人应做好冲突的预测工作，了解冲突的性质，寻找解决冲突的途径并保存相关记录。
解决冲突可采用下列方法。
1．协商、让步、缓和、强制和推出。
2．使项目相关利益方了解项目计划、明确项目目标。
3．及时做好项目计划变更管理工作。
第6章附则
第16条本制度由技术研发部负责起草和制定，修改权和解释权亦归其所有。
第17条本制度经总经理审批通过后生效实施。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
二、技术研发项目冲突管理流程
技术研发项目冲突管理流程关键节点说明
任务概要
技术研发项目冲突管理
关键节点
相关说明
①
项目冲突类型包括进度计划冲突、项目优先权的冲突、人力资源冲突、技术意见冲突、管理程序的冲突、个性冲突以及费用的冲突
②
项目冲突解决方案中，常用的解决策略包括回避和冷处理、强调共同战略目标、制度建立和执行、各方妥协以及采取强制执行等
③
项目负责人应及时进行冲突管理总结工作，吸取经验，提出有效改进措施，并通过加强沟通、增进信任等方法做好冲突防范工作
三、技术研发项目沟通管理表格
（一）研发项目沟通计划表
项目基本情况
项目名称
项目编号
项目负责人
制作人
审核人
制作日期
项目相关利益方
所需信息
频率
传递方法
责任人
（二）研发项目会议决议跟踪表
会议名称
会议时间
会议地点
会议主题
会议决议跟踪
会议决议内容
负责人
进展情况
调查时间
跟踪人
备注
（三）研发项目部门冲突协调表
需求部门（甲）
解决部门（乙）
事由
双方解决意见
研发项目负责人协调方案
需求部门主管
解决部门主管意见
项目经理意见
备注
本意见为最终决定，双方主管必须遵守，如有异议可保留，本文件需按规定存档
（四）研发项目信息沟通报告表
报告日期
自年月日至年月日
一、自上一次报告以来的主要成就
二、项目实施的当前状态
进度执行情况
费用执行情况
质量执行情况
范围执行情况
三、上次报告会发现问题的解决情况
四、研发项目当前出现或预见可能出现的问题
具体问题描述
解决方案
五、下次报告期拟实现的重大事项
四、技术研发项目冲突管理方案
下面是某企业研发项目冲突管理方案，供读者参考。
方案名称
研发项目冲突管理方案
编号
执行部门
一、目的
为有效解决研发项目冲突，通过沟通和协调等方式促使项目当事人对项目工作的相关因素达成共识，有效利用项目冲突加强团队建设、改善项目状况，特制定本方案。
二、适用范围
本方案适用于研发项目冲突管理过程中的冲突诊断、冲突处理以及冲突总结工作。
三、管理职责
（一）技术研发部经理
技术研发部经理因为项目冲突管理工作的第一责任人，对项目冲突解决方案的制定以及冲突解决过程负有监督指导责任。
（二）项目负责人
项目负责人应负责通过走访、面谈及信息调取等方式全面了解冲突起因和发展，并完成项目冲突类型诊断、原因分析和方案制定等初步工作。
（三）相关人员
相关人员负责提供相关沟通纪律和相关信息，不得有弄虚作假、刻意隐瞒等情形发生，并配合实施冲突解决方案。
四、研发项目冲突诊断
（一）冲突类型说明
项目负责人应熟悉和了解常见的七种项目冲突类型，以便于准确描述和说明冲突，具体如下表所示。
常见项目冲突类型表
序号
冲突类型
相关说明
1
进度冲突
◆指项目任务或工作活动的完成顺序及所需时间的冲突
2
优先权冲突
◆指项目参加者对实现项目目标应该执行的活动和任务的次序关系的不同意见而产生的冲突
3
资源冲突
◆指在项目实施过程中，由于项目团队成员对资源非配意见不同而造成的冲突
4
费用冲突
◆指在项目费用分配问题上产生的冲突
5
技术冲突
◆指在项目产品的技术质量、技术性能要求、技术权衡及实现的手段等技术问题上产生的冲突
6
管理程序冲突
◆指围绕项目管理问题产生的冲突，包括项目负责人报告管理定义、责任定义、项目工作范围、运行要求、实施计划及管理支持程序等方面造成的冲突
7
项目成员个性冲突
◆指由于项目成员的价值观、事务判断标准的不同而产生的冲突
（二）冲突起因分析
为有针对性地解决项目冲突，项目负责人应对冲突产生的原因进行正确判断。
常见的主要冲突产生原因有以下几种。
1．沟通与知觉差异。
沟通不畅容易造成双方误解，从而引发冲突。
同时因个人看待事物存在“知觉差异”，即根据主观的心智体验来解释事物，而不是根据客观存在的事实来看点，因此容易激发冲突。
2．角色混淆。
项目中的每一个成员都被赋予特定的角色，并给予一定的期望。
但项目中常存在在其位不谋其政，不在其位却越俎代庖等角色混淆、定位错误的情况，因而导致冲突发生。
3．项目中资源分配及利益格局的变化。
如项目中某些成员由于掌控某种资源、优势、好处而想维持现状，另一些人则希望通过变革在未来获取这些资源、优势和好处，则有可能因此产生对抗和冲突。
4．目标差异。
有着不同价值理念及成长经历的项目成员也有着不同的奋斗目标，而且往往与项目目标不一致。
同时，成员在看待问题及如何实现项目目标上也有很大差异，并由此产生冲突。
五、研发项目冲突处理
（一）冲突对项目的影响分析
冲突对项目的实施既有可能起到促进作用个，也有可能起到阻碍作用，项目负责人应把握两者的区别和联系，以进行建设性冲突的合理利用和破坏性冲突的控制。
1．建设性冲突，指冲突各方目标一致，只是因实现目标的途径手段不同而产生的冲突。
建设性冲突可以使项目组织中存在的不良功能和问题充分暴露，防止了事态进一步恶化。
同时，可以促进不同意见的交流，有利于促进良性竞争。
2．破坏性冲突，指由于冲突各方认识上的不一致，组织资源和利益分配方面的矛盾，团队成员发生相互抵触、争执甚至攻击等行为，从而导致项目组织效率下降，并最终影响到项目组织发展的冲突。
（二）项目冲突解决策略
项目冲突常用的解决策略具体如下表所示。
项目冲突解决策略列表
解决策略
运用说明
回避和冷处理
◆当冲突微不足道、不值得花费大量时间和精力去解决时，可采用回避战略
强调共同的战略目标
◆通过强调共同的战略目标，使冲突各方感到使命感和向心力，从而为此共同的战略目标互相谦让或作出牺牲，避免冲突的发生
制度的建立和执行
◆通过制定一套切实可行的制度并将项目成员的行为纳入到制度的规范范围，靠制度约束而不是认为主导来回避和降低冲突
冲突各方的妥协
◆在彼此看法、观点交集基础上建立共识，彼此做出一定让步，达到各方都有所赢、有所输的目的。
当冲突双方势均力敌或焦点问题纷繁复杂时，采用此策略
强制执行
◆项目负责人如需要对重大事件做出迅速的处理，或需采取不同寻常的行动而无法顾及其他因素时，可采用此策略通过牺牲某些人员或方面的利益来保证决策效率
（三）冲突解决方案制定与实施
1．冲突解决方案制定前，应从分析冲突原因出发，同时听取冲突各方的意见，综合冲突的具体内容、分歧所在地、问题的严重程度、涉及面的广度、制定解决方案，并在项目团队内部对各备选方案的可行性进行整体评估，经评估通过后方可执行。
2．确定了冲突解决方案后，项目负责人要根据方案制定具体的实现计划，并在项目冲突解决方案实施过程中做好相关沟通协调工作，同时安排人员对方案实施效果进行仔细的测试和分析，判断是否与最初的预测结果相符。
六、研发项目冲突解决的总结与预防
（一）项目冲突解决总结
1．项目负责人负责对冲突解决工作进行总结，总结内容应包括具体冲突解决办法、解决效果、改进意见和预防措施等信息。
2．研发项目组相关成员应将新方案涉及到的内容更新到相应的文件中，并做好备案工作。
（二）项目冲突预防控制
冲突的七种类型出现的可能性即强度，会随着项目的推进出现相应的变化，项目负责人应了解和把握各阶段的项目冲突强度排序，以便做好冲突的预防工作。
具体如下表所示。
项目冲突强度等级排序表
阶段
强度排序
项目启动阶段
项目计划阶段
项目执行阶段
项目收尾阶段
第一强度
优先权冲突
优先权冲突
进度冲突
进度冲突
第二强度
管理程序冲突
进度冲突
技术冲突
项目成员个性冲突
第三强度
进度冲突
管理程序冲突
资源冲突
资源冲突
第四强度
资源冲突
技术冲突
优先权冲突
优先权冲突
第五强度
费用冲突
资源冲突
管理程序冲突
费用冲突
第六强度
技术冲突
项目成员个性冲突
费用冲突
技术冲突
第七强度
项目成员个性冲突
费用冲突
项目成员个性冲突
管理程序冲突
备注
“强度排序”项目中“第一强度”强度最高，“第二强度”次之，以此类推至“第七强度”强度最低
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