接待项目计划书.docx

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接待项目计划书

接待项目计划书

一、项目提出的背景和必要性

公司历年来没有把接待工作作为公司主要对外工作，自2011年7月3日国务院总理温家宝来我公司视察工作，公司于2011年12月加入**总公司**集团，这标志着本溪**已经成为未来各级领导视察工作重点单位，也意味着未来公司接待工作任务更加严峻，为了贯彻本溪**2012“专业、专注、创新”工作主题，经理办公室把公司接待任务完成更加出色，提高接待工作质量和整体工作效率，使各部门信息充分共享，降低公司接待成本，经理办公室决定把接待工作列为今年工作主要项目，并制定接待方案。

二、项目名称

本溪**接待项目方案

三、项目实施范围

本项目方案适应辽宁本溪**有限公司

四、项目管理机构

由公司经理办公室负责。

五、公司接待项目等级划分

A级：

接待国家级、省级、市级政府领导和集团级、集团直属领导接待

B级：

部门级接待，比如GMP检查、消防安全检查，外单位参观等。

公司领导会对每一级接待提出具体要求及项目内容，办公室会成立专门接待小组，会对每一级别拿出相应的项目草案。

六、项目方案内容

由公司经理办公室成立接待小组，有特殊要求可抽调公司其他部门人员进行工作，公司及各部门接待工作必须有经理办公室会议小组统一安排，申请时限为来访人员前三天，并且申请资料完整，以便制定方案公司领导审核。

1、方案申请流程

A级特殊性无需申请

B级申请方案

申请部门–>主管领导->公司总经理–>经理办公室会议小组

2、级别内容

接待工作根据级别不同相应的接待项目不同，会议接待申请表格如下：

1）来访目的：

；

2）来访时间：

至；

3）接待部门：

□公司级□部门级（接待部门）_________；

4）主要来访人员：

姓名职务性别

年龄注意事项（民族、饮食等）；

5）公司卫生环境要求：

□彻底清扫（包括车间和机关）□保存现状

6）公司员工服装：

□严格统一□保持现状

其它要求：

；

7）公司各岗位人员：

□严格安排□保持现状

其它要求：

；

8）行程安排：

□董事长会议室□制剂车间□提取车间□动力车间

□国药中心□其它（参观旅游等）；

9）是否讲解：

□讲解（请领导固定各部门讲解人员）

10）欢迎条幅：

；

□机关楼LED□制剂车间LED□会议室投影

□普通挂式条幅其它要求：

；

11）保安系统：

□保安站岗□保安指引

其它要求：

；

12）车辆安排：

□对方自带□公司提供

其它要求：

；

13）午餐安排：

□公司客餐□在外就餐□对方自理

14）晚餐安排：

□对方自理□公司安排

其它要求：

；

15）住宿安排：

□对方自理（公司联系）□公司安排

其它要求：

；

14）会议室布置：

□台签□座次安排□矿泉水□茶水□鲜花

□记录本□记录笔□录音笔□笔记本电脑

其它要求：

；

15）照像安排：

□会议照相□全程参观照相□合影

其它要求：

；

16）录像安排：

□会议全程录像□参观录像

其它要求：

；

17）接待日程手册：

□提供

18）备注：

；

会议小组会根据以上内容及接待部门沟通后做出相应的接待日程方案，接待日程草案如下见附件1

附件1

辽宁本溪**有限公司接待草案

（根据实际情况调整）

X月X日，XX省（市）领导将前往我公司进行XX项目的实地调研和现场评估工作，为做好此次接待工作，特制定本草案。

一、接待安排

1、沟通确认具体行程

时间：

X月X日-----X月X日

事宜：

公司负责人联系此次评估工作的具体安排，此次评估行程安排，来访人数、性别比例，航班到达地点、具体时间及特别要求等。

2、接机安排

时间：

地点：

接站人：

司机：

事宜：

根据来访人数，达到地点、时间，安排好接机人员、车辆、司机提前前往机场迎接。

3、住宿安排

时间：

地点：

司机：

事宜：

根据来访人数、来访人员性别比例及特殊要求订好酒店并配合酒店布置房间。

4、就餐安排

时间：

地点：

事宜：

根据来访人数、客人禁忌、达到时间订好饭店并点菜，同时视情况确定陪同人员。

陪同人员：

5、车辆安排

时间：

事宜：

车辆台数：

视来访人数及陪同人员数量

司机：

6、行程安排

（1）会议

会议议题：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX会

时间：

地点：

主持人：

记录员：

服务人员：

我公司参加人员：

摄像照相人员：

（2）公司参观

时间：

地点：

陪同人员：

7、送客安排

时间：

送到地点：

车辆：

送客人员：

二、任务分工（根据具体情况进行调整）

1、主管部门负责组织协调此次接待任务，联系来访单位负责人，确定具体行程安排。

确定来访人员评审费用，礼品规格，接待陪同人员，座谈会参会人员，参观地点，并处理紧急突发情况。

2、办公室负责联系安排来访人员的酒店预订、房间布置；饭店预订、提前点菜；车辆安排、司机确定；客户礼品准备等工作，XX负责协助XX完成来访客户的食、住、行安排工作，布置会议室，并做好会议服务工作。

3、由办公室安排布置座谈会会议室，检查投影仪、笔记本等设备，确保正常使用，并负责照相录像。

4、办公室做好座谈会会议纪要编写、收集、整理工作，并提前到参观地点现场查看，做好前期准备工作。

三、备注

1、客户礼品准备应提前询价、采购，确保礼品质量。

2、参观地点应提前查看，确保现场整洁，并排除安全隐患。

3、会议室设备应提前检测，确保正常使用。

4、尽量调查清楚客户休息、饮食习惯，提高服务满意度。

5、在参观地点及座谈会现场悬挂横幅和会标，以示欢迎。

七、项目实施进度计划

根据公司接待任务实际情况进行调整，完成时间大约1年

八、项目预期效果和收益

通过建立接待的流程，将使公司在对外接待方面定位更明确、组织管理流程更科学、接待质量更加提升，使对外接待变成一种公司文化理念表现形式，对公司“十二五”的发展及企业文化建设、产品品牌形象、公司销售业绩起到关键性作用，公司在未来两年内在社会声誉和影响将再扩大一步，为五年内与国际接轨打下坚实的基础。

九、项目保证措施及风险

保证措施：

保证此项目能够顺利完成，经理办公室要对所管辖的各级人员建立完整的专业化的培训，并安排专人专做，在食堂管理上进行星级服务管理培训，办公室人员进行标准商务礼仪培训来提升服务质量；在2012年的接待任务上，要认真专注每一次接待任务，要不断完善接待的流程和制度，要不断去提高整体团队水平，要不断的去创新，以此基础上建立一支专业化的接待队伍，辐射全公司各级部门，更好的为公司服务。

风险：

办公室人员少，业务繁忙，进行人员培训只能在特定的业余非工作环境下进行，还面临培训资金短缺，希望公司给予一定的支持；接待任务是跨部门合作任务，需要各个部门领导给予支持，尤其要严格执行流程制度。

接待部门申请表

申请部门–>主管领导->公司总经理–>经理办公室主任

10）来访目的：

；

11）来访时间：

至；

12）接待部门：

□公司级□部门级（接待部门）__________________；

13）行程安排：

□董事长会议室□制剂车间□提取车间□动力车间□国药中心□其它（参观旅游等）__________________；

14）欢迎条幅：

□机关楼LED□制剂车间LED□会议室投影□普通挂式条幅；

其它要求：

；

15）车辆安排：

□对方自带□公司提供

其它要求：

；

16）午餐安排：

□公司客餐（标准1、标准2、标准3、标准4）

□在外就餐

12）晚餐安排：

□对方自理□公司安排

其它要求：

；

13）住宿安排：

□对方自理（公司联系）□公司安排；

其它要求：

；

14）会议室布置：

□台签□矿泉水□茶水□录音笔

□鲜花□记录本□记录笔□笔记本电脑

其它要求：

；

15）照像安排：

□会议照相□全程参观照相□合影

其它要求：

；

16）录像安排：

□会议全程录像□参观录像

其它要求：

；

17）接待日程手册：

□提供

18）其它要求：

；

注意事项：

办公室会根据填写需求策划接待方案

来访人员登记表

姓名

性别

年龄

职务

备注