辽宁抚顺热电厂上大压小新建工程档案创优实施细则.docx

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辽宁抚顺热电厂上大压小新建工程档案创优实施细则

辽宁抚顺热电厂“上大压小”新建工程

档案创优实施细则

批准：

审核：

编制：

中机国能电力工程有限公司

抚顺热电项目部

二O一三年六月

6.10附录H项目竣工档案交接书┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉41

6.11附录I声像（电子）文档管理要求┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉42

6.12附录J工程照相录像内容┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉45

6.13附录K应急预案┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉49

1范围

本细则规定了辽宁抚顺热电厂“上大压小”新建工程在项目文档收集、整理及归档过程中参建单位的职责，明确了项目文档管理网络和流程，对项目文档的收集、整理、归档移交等要求及检查与考核进行了规定。

本细则适用于辽宁抚顺热电厂“上大压小”新建工程项目文档的管理及过程控制。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅注版次/日期的版本适用于本文件。

凡是不注版次/日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修订单）适用于本文件。

《创建电力优质工程的策划与控制》（2014版）

DL/T241-2012《火电建设项目文档收集及档案整理规范》

GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》

GBT18892-2002《电子文件归档与管理规范》

GB/T11821-2002《照片档案管理归档》

GB/T10609.3-2009《技术制图复制图的折叠方法》

DL/T5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》

DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》

DA/T28-2002《国家重大建设项目文档归档要求与档案整理规范》

国档发[2006]2号文《重大建设项目档案验收办法》

DL/T5277-2012《火电工程达标投产验收规程》

DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》

DA/T42-2010《企业档案工作规范》

现行版《电力优质工程奖评选办法》

本工程各参建单位合同及招投标文件

本工程《工程质量管理奖罚规定》、《工程质量考核实施细则》

3术语和定义

3.1项目文件

指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工和项目竣工验收文件等。

3.2项目档案

指经检定、整理并归档的项目文件。

3.3分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。

3.4整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

3.5归档

办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。

3.6项目档案移交

项目竣工验收后，参建单位根据合同、协议和规定向建设单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

4职责

4.1建设单位

负责对本工程档案管理工作的监督、指导、检查、审核和验收。

负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件（包括合同、招投标文件），对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。

负责前期文件（包括可行性研究阶段、初步设计阶段、施工总图的文件）、勘查设计文件、设计联络会会议纪要、质量监督文件、本单位产生的工程管理性文件、工程验收文件、生产准备文件、考核期运行文件的收集、整理及归档工作。

负责申报及组织档案专项验收工作。

4.2总包公司

对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和协调。

负责按合同约定范围履行工程管理职责，依据国家、行业档案管理有关规定，对项目档案实施管理。

配合建设单位组建“项目文档管理领导小组”，组建“项目文档管理工作小组”；负责编制《项目文档管理实施细则》。

负责对本项目各参建单位工程建设管理信息系统应用的培训、业务指导及系统电子文件归档质量、归档及时性的监督、检查工作。

负责工程图纸、文件（过程性技术文件）的接收、处理、分发、整理、归档及移交工作，负责对过程性技术文件的封闭、质量监督、检查工作。

负责合同范围内项目文档的收集、整理、归档、立卷和移交。

配合建设单位进行项目档案专项验收、机组达标投产考核验收等各项检查工作。

4.3监理单位

负责监理依据性文件、监理工作性文件的收集整理，在机组试生产后按合同要求提交总包公司项目部并向建设单位移交。

对设计单位、施工单位、调试单位等形成的项目文档的完整性、准确性、真实性进行监督、检查和指导；对竣工档案进行审核、预验收，并签署审查意见。

负责对施工单位、调试单位文件的接收、审核、处理、传递工作。

负责竣工图的审核工作。

（设计监理）

负责监督、检查施工单位对各级主管部门历次检查中提出的问题的整改及封闭情况。

配合建设单位进行项目档案专项验收、机组达标投产考核验收等各项检查工作。

4.4勘察、设计单位

按合同约定，收集项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件，向建设单位移交。

负责收集、整理设计活动中形成的文件（包括可行性研究阶段、初步设计阶段形成的文件，设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件，施工图，现场服务形成的设计更改文件、竣工图），前期设计文件应直接向项目公司移交；司令图、施工图、设计变更文件、竣工图提交工程公司项目部进行分发和组卷归档、移交。

配合建设单位进行项目档案专项验收、机组达标投产考核验收等各项检查工作。

4.5施工、调试单位

按合同约定，收集、整理各自承包范围内形成的施工、调试项目文档，经监理单位、总包单位审核后向建设单位移交。

负责收集、整理施工中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合及闭环整改文件，经监理单位、总包单位审查后，移交建设单位。

配合建设单位进行项目档案专项验收、机组达标投产考核验收等各项检查工作。

4.6设备代保管

按照合同条款的要求提供文件，负责设备文件（含电子版）的收集、整理与归档移交工作。

建立设备合同厂家总清册，据此编制设备档案，在机组移交试生产后按合同要求，经监理单位、总包单位审核后向建设单位移交。

4.7其他相关单位

负责合同和管理方文件要求的相关文档工作。

5管理要求

5.1管理原则

本工程文件管理执行国家档案管理“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度。

“三纳入”：

将档案工作纳入本单位工作计划和发展规划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

“四参加”：

档案人员参加生产、项目招标等重要会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加合同会签和工程项目付款会签；参加重要仪器、设备的开箱验收。

“四同步”：

下达工程计划任务与提出技术文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；预验收项目工程、鉴定科研成果与验收档案同步；上报登记和评审奖励科技成果一级科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

5.2管理网络和管理流程

5.2.1项目文档管理领导小组及工作小组

成立由建设单位、总包单位项目部、各主要参建单位领导组成的工程文件与档案管理领导小组，领导小组下设工作小组，由建设单位、总包单位、监理公司、施工单位、调试单位主管工程和文档的部门领导、文档管理主管以及相关专业技术人员等组成。

管理网络详见附图1。

5.2.2职责

5.2.2.1项目文档管理领导小组职责

1）指导本项目档案管理工作；

2）定期听取档案工作汇报，及时掌握档案工作中出现的新情况，切实协调、解决档案工作中遇到的重大问题。

5.2.2.2项目文档管理工作小组职责

1）贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规及本项目档案管理制度；

2）编制档案管理制度、统一部署、组织实施；

3）对档案资料工作进行组织、协调、监督、检查和业务指导；

4）积极完成领导小组交办的工作，并定期向领导小组汇报。

5.2.3管理流程

项目文档管理流程见附图2。

5.3基础设施、设备及人员配备

5.3.1各参建单位应建立专门的档案管理库房，具备档案安全保管、保护的条件。

5.3.2各参建单位应配置必要的设备器具、材料，应满足档案安全、保护、现代化管理的需要，配备要求如下：

a）配备器具：

计算机；扫描机（具备连续扫描功能，并转换PDF形式，形成电子文档）；数码照相机；能打印A3纸张的激光打印机；装订机；切纸刀等。

b）案卷卷盒采用无酸纸卷盒形式，材料为牛皮纸板双裱压制，外形尺寸为：

310×220mm，厚度分别为：

20、30、40、50四种规格。

5.3.3各参建单位档案部门需配备与工程建设规模相适应的人员数量和经过档案专业培训、具有相应的档案管理知识和业务能力的专职档案管理人员（持证上岗），并具备一定计算机应用能力。

5.4项目文档的编制

各参建单位产生的文件应使用工程建设管理信息系统进行项目文档的创建、处理、分发、传递、立卷编目等全过程控制（不具备的功能除外）。

管理台账、施工记录、工程质量验收及评价记录等文件执行各相关行业标准表式。

项目文档编制规定见附录A《文件编制的一般要求》。

5.5项目文档的收发管理

5.5.1各单位档案资料室为本项目工程文件收发、借阅管理的唯一通道。

5.5.2推行电子文件和纸介质文件双轨运行的方式，运用工程建设管理信息系统进行工程文件的接收、处理、分发及归档，同时将收、发文件按类别登入“收发文登记表”，并附文件阅办单，按领导阅办意见执行，批复意见闭环后按原上传途径返回文件发起单位，发起单位在3个工作日内扫描、上传到系统，在创建的源文件上进行归档闭环。

5.5.3报审文件份数控制管理原则

项目文件的过程管理应按参见单位、专业、记录类型、问题结合时间的方式进行分类整理。

每类记录每月更新一次“收、发文登记表”，放在本类记录之前。

项目文件应由文件形成单位整理。

由多个单位分包的单位（单项）工程，应由分包单位对各自承建范围形成的文件进行整理，由发包单位汇总整理。

5.6.2.2分类原则

分类以全部归档文件为对象，按文件的来源结合形成阶段、专业性质、特点，保持其形成规律和有机联系。

分类应具有概括性、包容性，及相对的稳定性和扩充性。

案卷档号分配：

准备归档的文件材料，以参建各方的合同、协议及本项目已批准的单位工程划分表为基准，参照附录D《项目文档组卷分类表》所列的分类号顺序，协商制定“工程档案案卷编号一览表”，最终由总包单位项目部分配本工程各参建方档案分类号和案卷号。

5.6.2.3组卷

案卷构成：

包括案卷封面、审查页（单位工程综合卷）、卷内目录、工程文件、备考表。

具体填写说明参见附录C《案卷构成的一般要求》。

项目档案的立卷、上传、排序、打印、查询、导入、导出工作应通过“竣工资料管理”系统完成。

案卷质量、排列、装订、编目及声像（电子）档案的要求见附录E《案卷整理的一般要求》。

5.6.3项目文档的归档移交

5.6.3.1各参建单位按其职责分工，在规定的时间内完成归档文件分类、整理及自检工作，自检合格后，通知项目监理机构进行审查。

5.6.3.2项目监理机构负责项目文档审查，对不合格文件材料提出整改意见，检查整改落实情况。

5.6.3.3总包单位资料室组织项目文档的会检，由建设单位、监理机构及相关技术人员及档案管理人员参加。

对不合格文件材料提出检查意见，填写《项目档案预验收/复核情况表》见附表F。

5.6.3.4复核合格的项目档案，由移交单位填写《归档材料移交申请表》见附录G，后附本单位所立卷册的《科技档案案卷目录》，一式三份，提交总包单位，检查无误后提交建设单位。

5.6.3.5移交的项目档案经建设单位验收合格后，分别在《项目竣工档案交接书》见附录H，上签字盖章；交、接完成后，各方（建设单位、总包单位、移交单位）各留一份备案。

5.7声像（电子）文档管理

5.7.1管理要求见附录I《声像（电子）文档管理要求》。

5.7.2工程照相录像内容参见附录J《工程照相录像内容》。

5.8项目文档的检查与管理考核

5.8.1项目文档的检查

5.8.1.1各参建单位按其职责分工，在规定的时间内完成归档文件分类、整理后组织自检工作，经自检合格后报项目监理机构审查；建设单位项目部、项目监理机构根据项目进度节点编制项目文档管理年度检查计划（频次不得低于1次/季度），定期或不定期组织对各参建单位文件的监督、检查、指导。

5.8.1.2组织检查单位应针对每次检查内容，参照建协《火电工程达标投产考核实施办法》编制扣分细则，每次检查形成考核结果，在月度资料例会上进行通报。

5.8.1.3项目文档检查分为文件技术性检查和文件合规性检查。

文件技术性检查由各专业技术人员负责，主要核查施工技术文件的表式是否符合《电力建设施工质量验收及评价规程》的要求；全部记录数据的真实性、准确性；图纸与实物是否相符；检查移交文件的完整性、系统性及文件的手续完备等情况。

文件合规性检查由档案专业人员负责，主要核查归档文件是否齐全；书写材料的规范性、耐久性；文件的闭环；档案组卷是否合理符合标准；文件的签字、印章认可手续的完备程度等档案管理方面的要求。

5.3.4项目文档管理考核

5.8.2.1各单位应制订内部文件管理考核制度，将文件管理工作要纳入各单位、各部门的业绩考核。

5.8.2.2管理方资料管理人员可通过下发不符合项通知、奖励和处罚通知单的形式进行过程及归档文件资料的管理。

5.8.2.3项目文档管理考核参照合同。

5.8.2.4各参建单位资料管理人员纳入各项质量考核活动。

6附件

6.1附图1项目文档管理网络图

6.2附图2项目文档管理流程

6.3附录A文件编制的一般要求

6.4附录B项目档案归档范围及保存期限表

6.5附录C案卷构成的一般要求

6.6附录D项目文档组卷分类表

6.7附录E案卷整理的一般要求

6.8附录F项目档案预验收/复核情况表

6.9附录G归档材料移交申请表

6.10附录H项目竣工档案交接书

6.11附录I声像（电子）文档管理要求

6.12附录J工程照相录像内容

6.13附录K应急预案

附图1

项目文档管理网络图

附图2

项目文档管理流程

附录A

中机国能电力工程有限公司

ChinaSinnogyElectricEngineeringCo,Ltd

文件编制的一般要求

1、文件格式要求

要求纸质文件与电子文件同步进行。

管理表式使用详见《工程表式使用规定》。

土建施工、试验和验收表式统一采用中电建协《电力建设土建工程施工、试验及验收标准表式》，但应与DL∕T5210.1-2012《电力建设施工质量验收及评价规程第1部分：

土建工程》核对一致，当出现不一致时，应以验评规程为准。

安装施工、试验和验收表式执行《电力建设施工质量验收及评价规程》和相关规范、标准。

文件纸张以A4（210mm×297mm）为标准，采用70g以上白色且色泽稳定的纸张。

文件的标题字体字号、表格边框要求统一。

（注：

如是管理软件自动生成的文件，其字体及字号无需改变）

a）页边距为上、左2.5cm，下、右2.0cm；

b）文件标题使用黑体三号字，文件编码使用宋体五号加粗；

c）文件正文使用宋体五号字、1.5倍行间距；（以表内内容填写完整为原则，填写不下时可采用小五号字体或单倍行距）

d）表格边框线1.5磅，表内线为0.5磅。

2、文件编码详见本工程《项目文件、表式编码管理细则》

3、填写要求

3.1施工记录表式中，没有填写内容的，应以“/”（小斜杠）和“以下空白”标识；

3.2土建施工、试验和验收表式内容按《电力建设土建工程施工、试验及验收标准表式》样表填写。

验收表格中“验收结果”、“检验结果”有数值的应以数值表示，检验批中质量标准应将合同值或设计值以实际数据表示，“验收结论”参见管理方发布的样表。

3.3日期填写要求：

a）年、月、日按八位数填写，如2014年11月05日；

b）没有年月日标识的要求用8位数字表示，如2014.11.06；

3.4签名要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名；所有管理人员工程开工前提供签字样稿，资料室留存备查。

附录B

中机国能电力工程有限公司

ChinaSinnogyElectricEngineeringCo,Ltd

项目档案归档范围及责任划分一览表

序号

归档文件

保管期限

责任单位

1

可行性研究、任务书

建设单位

1.1

项目建设书及其报批文件

永久

1.2

项目选址意见书及其报批文件

永久

1.3

可行性研究报告、评估及批复文件和规划许可证

永久

1.4

项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件

永久

1.5

环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复

永久

1.6

设计任务书、计划任务书及其报批文件

永久

2

设计基础文件

建设单位

2.1

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2.2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

2.3

水文、气象、地震等其它设计基础资料

永久

3

设计文件

3.1

总体规划设计

永久

建设单位

3.2

方案设计

永久

建设单位

3.3

初步设计及其报批、概算书

永久

建设单位

3.4

技术设计

永久

建设单位

3.5

施工图设计及预算书

30年

总包单位

3.6

技术秘密材料、专利

永久

建设单位

3.7

工程设计计算书

30年

建设单位

3.8

关键技术试验

永久

建设单位

3.9

设计评价、鉴定及审批

永久

建设单位

4

项目管理文件

建设单位

4.1

征地、移民文件

4.1.1

征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图

永久

4.1.2

征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书

永久

4.1.3

建设前原始地形、地貌的状况图、照片

永久

4.1.4

施工执照

永久

4.2

计划、投资、统计、管理文件

建设单位

4.2.1

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划

30年

4.2.2

概算、预算管理、差价管理文件

30年

4.2.3

合同变更、索赔等涉及法律事务的文件

30年

4.2.4

规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件

30年

4.2.5

招标文件审查、技术设计审查、技术协议

30年

4.2.6

投资、进度、质量、安全、合同控制文件

30年

4.3

招标投标、承发包合同协议

建设单位

4.3.1

招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件

30年

4.3.2

投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正

永久

4.3.4

中标通知书

30年

4.3.5

合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

永久

4.4

专项申请、批复文件

建设单位

4.4.1

环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件

永久

4.4.2

水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件

30年

4.4.3

原料、材料、燃料供应等来源协议文件

30年

5

施工文件

5.1

建筑施工文件

施工单位

5.1.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

30年

5.1.2

施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施文

30年

5.1.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

30年

5.1.4

其他

30年

5.1.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定

永久

5.1.6

施工定位（水准点、导线点、基准点、控制点等）测量、复核记录、

永久

5.1.9

隐蔽工程验收记录

永久

5.1.10

各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告

永久

5.1.11

工程质量检查、验收

永久

5.1.12

技术总结、施工预、决算

30年

5.1.13

交工验收记录证明

永久

5.1.15

竣工报告、竣工验收报告

永久

5.1.15

竣工图（设计院提供）

永久

总包单位

5.1.16

声像材料

5.2

设备及管线安装施工文件

施工单位

5.2.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

30年

5.2.2

施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件

30年

5.2.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

30年

5.2.4

建筑材料试验报告

30年

5.2.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

5.2.6

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

永久

5.2.7

隐蔽工程检查验收记录

永久

5.2.8

强度、密闭性试验报告

30年

5.2.9

设备、网络调试记录

30年

5.2.10

施工安装记录、安装质量检查、验收、事故处理报告

30年

5.2.11

系统调试、试验记录

30年

5.2.12

管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录

30年

5.2.13

管线标高、位置、坡度测量记录

30年

5.2.14

中间交工验收记录证明、工程质量评定

永久

5.2.15

竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算

永久

5.2.16

竣工图（设计院提供）

永久

总包单位

5.2.17

声像材料

5.3

电气、仪表安装施工文件

施工单位

5.3.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

30年

5.3.2

施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件

30年

5.3.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

30年

5.3.4

建筑材料试验报告

30年

5.3.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

5.3.6

系统调试、整定记录

30年

5.3.7

绝缘、接地电阻等性能测试、校核

30年

施工单位

5.3.8

材料、设备明细表及检验、安装记录、质量检查验收、事故处理报告

永久

5.3.9

操作、联动试验

30年

5.3.10

电气装置交接记录

30年

5.3.