《收发文管理规定》.docx

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《收发文管理规定》

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4.4收文管理的注意事项

4.4.1对需要传阅涉及保密的来文，不得扩大传阅范围。

4.4.2所有部门之间一般不得将收到的来文横向传递（除相互沟通外），须经行政部

进行流转。

4.4.3行政部在来文处理时要及时准确，承办部门及领导在公文流转过程中要注意保密

和保管。

4.4.4会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按相应要求流转、传阅。

5发文管理

5.1文件种类及适用范围

5.1.1决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论通过的重要决策事项。

5.1.2决定是对重要事项或重大行动作出的安排。

5.1.3通报是指表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

5.1.4通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同执行的事项。

5.1.5公示是对重大人事任命、各类小组成员组建等资格审查情况征求意见，一般用于公司范围内部。

5.1.6批复是对回复下一级组织的请示事项，对下一级组织上报的价格类、人事类等请示可以以批复形式回复，一般用于公司范围内部。

5.1.7质询（问责）是针对具体事件、问题的质询（问责），要求下一级组织作出回复解释等，一般用于公司范围内部。

5.1.8简复是作为批复的一种简单文件形式，对下一级组织上报的非计划考核类、方案类、规划类等请示可以简复形式回复，一般用于公司范围内部。

5.1.9批示是指对下一级组织提交的报告、总结、计划等文件批语性文件，一般用于公司范围内部。

5.1.10请示是向上一级组织请求批示、批准。

5.1.11报告是向上一级组织汇报工作，反映情况、提出建议、回复上一级组织的询问或要求。

5.1.12意见是对重要问题提出见解和处理办法。

5.1.13函是平级部门之间的相互商洽工作，询问和答复问题，建议时使用。

主要有：

商洽函、建议函、质问函、告知函等。

5.1.15会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项（仅作为内部文件使用）。

执行性的会议纪要，必须以决议、决定、通知等形式成文，会议纪要作为附件。

6发文文件格式

6.1文件格式组成：

秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、核对、打印等部分。

6.2保密文件须在文件右上角加盖保密印鉴，注明密级及保密期限。

6.3发文编号应当包括公司代字、年份、流水号其中的流水号从“1”开始，表示流水号的实际阿拉伯数字前面无须另加“0”。

6.3.1以股东会/董事会/监事会名义发文按公司简称·股东会/董事会/监事会［发文年份］流水号方式编号。

6.3.2以公司名义发文按公司简称［发文年份］流水号方式编号。

6.3.3以部门名义发文按部门简称［发文年份］流水号方式编号。

6.4文件标题：

应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，其结构包括：

发文单位、事由和文种三部分。

文件标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。

6.5主题词：

是文件内容的高度概括，是标题的浓缩，一般用词组表示，最多用四个词组，每个词组不超过4个字。

6.6主送单位：

指文件的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。

主送单位写在正文之前，标题的下面。

6.7抄送单位：

指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位，应先单位后个人，单位应当使用全称或规范化简称、统称，个人直接写姓名，在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。

6.8成文日期：

以有权签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

6.9落款及印章：

文件应当加盖公司印章。

6.10附件：

文件附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。

6.11附注：

文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

6.12文件用纸：

一般采用国际A4型（210mm*297mm），特殊文种用纸可根据实际需要确定。

6.13文头与页边：

文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。

一般天头宽25毫米，地脚20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。

6.14字体、字号与行间距：

按附件规定行文。

6.15页码：

文件应标明页码，在每页的中间标出第x页共y页。

6.16装订：

文件左上侧装订，不掉页。

7发文程序

7.1拟稿：

公司或所属部门因工作需要以公司或所属部门名义发文的，由业务经办人草拟发文稿。

7.2初审：

由业务经办人发送电子文稿给行政部，由同级行政部确定附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，并编制统一的“发文会签单”。

7.3文件会签：

发文会签单先由拟稿人、拟稿部门签署意见，发文内容涉及其它部门的，应由行政部提出会签意见，对有关部门提出的意见，发文部门应与其协商，如意见不一致的应如实反映，最终由签发领导定稿。

文件会签由行政部负责流转。

7.4文件签发：

以公司名义发文由公司总经理签发；以部门名义发文由公司总经理授权分管副总经理签发。

7.5文件签收：

经有权签发人签发的文件，通过网络或书面形式送达相关部门、人员。

以书面形式发布的，行政部应做好签收登记。

7.6印章：

有权领导在发文会签单上签批后，业务部门将文件正式稿送行政部根据《印信管理规定》办理手续后加盖相应的印鉴并送有关单位。

7.7文件归档及管理：

7.7.1文件签发完毕后，签发的文件、发文会签单及会签稿由行政部统一收发、传阅、用印、归档和销毁。

7.7.2文件归档时，应保证文件不少于一份，便于备份查阅。

文件翻印需经行政部负责人或业务经办部门负责人批准，注明不准翻印的文件除外。

7.7.3归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值大小等整理，要保证归档文件的齐全、完整，便于保管和查找利用。

7.7.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

热敏纸传真件不得直接作为文件归档，应将复印件存档。

7.7.5文件被撤消，视作自撤消之日起不产生效力；文件被废止,视作自废止之日起不产生效力。

7.7.6如部门撤消，需要归档的文件整理后按《档案管理规定》移交行政部存档。

8发文行文规定

8.1行文应当确有必要，注重效用。

8.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

8.3对外单位的重要发文，可以另行抄送公司股东范围内的相关公司。

8.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送同级和下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

8.5下一级组织内部行文或下行文，可以抄送的形式送上一级组织阅知、备案。

8.6文件中的数字，除发文编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，均用汉字书写。

在同一文件中，数字的使用应前后一致。

9附则

9.1本规定由行政部负责解释及修改。

9.2本规定自下发之日起执行。

公司信息批阅单

密级：

□绝密□机密□秘密

来文单位

来文名称

信息编号

收件时间

信息说明及处理建议

处理及批示意见

传阅部门/人员意见

信息处理

反馈

×××有限公司文件（1号仿宋加黑）

杭州安科［发文年份］**号（4号仿宋）

（空1行）

标题（3号宋体加黑）

（空1行）

主送单位:

（小4号宋体）

（空1行）

附件:

（小4号宋体）

（空2行）（行距1.5倍）

发文单位（小4号宋体）

签发人（小4号宋体）：

（小4号楷体）

发文日期：

年月日（小4号宋体）

主题词（黑小4号）:

（小4号宋体）

抄送:

（小4号宋体）

打印:

核对:

年月日（小4号宋体）

×××有限公司

文件简复（批示）单

来文单位

来文标题

来文编号

收文时间

处理意见

（反馈主送单位/人员）:

（五号宋体）

（行距1.5倍）

签发：

日期：

主办部门

协办部门

拟稿人

核稿人

抄送传阅单位/人员

×××有限公司

发文会签单

文件标题

文件编号

密级

绝密密

机密无

拟稿人

拟稿部门

核稿人

发文事由

发文方式

□通过网络传送□书面发布

发文会签

建议

有关部门/领导会签意见

签发意见

报

发文时间

年月日

共印份

送

发

备注

编号: