MHT-W-HR-001文件管理程序.doc
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四川省蒙汉通食品有限责任公司
文件编号：
MHT-W-HR-001
文件名称：
文件管理程序 页码：
6/6
文件变更履历
变更单号
变更日期
版本
申请人
变更内容描述
权限Authority
发行日期
申请
批准
姓名Name
曾俊
王俊义
职位Designation
总经理
签名Signature
日期Date
2010-12-7
一.目的
为了实现科学地管理人力资源,以保证质量管理体系有效运行,保证产品和过程质量符合顾客需求,特制定本程序。
二.范围
适用于本公司质量手册、程序文件、三阶文件、表单、外来文件的控制。
三.权责
1.本公司文件的制订，审批，修改及废止与收发控制职责表如下：
项目
序号
文件阶别
制订
审核
批准
控制部门
1.1
一阶文件
ISO推委会
/
总经理
文控中心
1.2
二阶文件
各部门
/
部门经理
文控中心
1.3
三阶文件
各部门
各部门主管
部门经理
文控中心/各制定部门
1.4
四阶文件
各部门
随文件一起审核，核准
各制订部门
四.定义
1.受控文件：
指文件的制订、发行、修改、使用、回收、废止等作业必需经权责部门审批,按照ISO9001:
2000标准要求执行.保证使用的是有效版本.受控文件在本公司质量活动中具有法规性和强制性,不得随意违背其规定或要求.受控文件必须加盖红色受控章,不得随意复印.受控文件的范围包括:
质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、部分三阶文件、部分作为文件控制的表单,部分外来文件。
2.参考文件：
指工作中仅供参考使用的文件,在质量活动中不产生法津效力。
分发时应加盖红色“参考文件”章,当正式文件发放时,参考文件应回收。
3.三阶文件：
本公司的三阶文件包括:
管理规定、作业指导书、检验标准书和规范及其附件。
4.外来文件：
指来源于公司外部用以指导,约束本公司某些作业的文件。
如顾客标准,国家标准,国际标准,法律法规等。
五.作业内容
1.文件编写原则
质量手册、程序文件以文字由左到右横向书写外,必要时辅以表格、图片及流程图作为附件,一阶文件、二阶文件统一用A4纸。
2.文件系统架构:
文件按其属性划分为四阶:
一阶文件（MHT-M）:
质量手册MHT-W
MHT-M
二阶文件（MHT-W）:
程序文件MHT-W
MHT-W
三阶文件（MHT-I）:
质量计划、作业指导书、检验标准、图纸等MHT-W
四阶文件（MHT-F）:
表单记录MHT-W
MHT-F
MHT-I
3.一阶文件的格式规范
3.1质量手册内容
3.1.1封面,文件变更履历表，总经理声明；
3.1.2公司简介、引用的标准、术语和定义、范围和适用领域；
3.1.3质量方针,目标和承诺；
3.1.4组织结构图、职责、权限；
3.1.5质量管理体系流程图；
3.1.6质量控制流程图；
3.1.7ISO9001:
2000程序展开权责表；
3.1.8质量管理体系要求描述。
4.二阶文件的格式规范
4.1程序文件分八段式编写:
4.1.1目的:
叙述制订该作业程序的目的。
4.1.2范围:
说明该作业程序适用的范围。
4.1.3权责:
作业内容中,牵涉到主要部门或人员所须承担的事项。
4.1.4定义:
解释在本程序内容中,涉及非国际公认、特殊事项、专业名称或英文缩写,若无需定义的名称,可标明"无"。
4.1.5作业内容:
说明该作业程序的流程。
必要时,程序文件中5.1的附件即为此作业程序的流程图，同时内文须提及相关程序文件、三附文件的参考时机,与其附件或表单的使用时机，以及程序的简要描述。
4.1.6相关文件:
列举与该作业程序相关的程序文件、三阶文件。
4.1.7使用表单:
列举并附上与该程序文件相关的表单。
4.1.8附件:
可包括流程图等。
5.三阶文件的格式规范
5.1三阶文件由各部门依据实际编写,但同部门同类三阶文件格式须统一。
编写项目包括:
文件标题、文件编号、制订部门、制订日期、版本、页码、制订、审核、批准。
6.表单的格式规范
6.1每页表单都应在其右下角注明版次、表单编号。
6.2文控中心汇整表单后,填写“质量记录一览表”,各相关部门并不定期依版次更换。
6.3修改文件需删去表单时,表单编号也随之删去,其余表单的编号不予更改,需增加新表单时从后开始编码。
7.文件的制订
7.1由管理者代表协调各部门制订文件。
7.2ISO推委会负责收集资料撰写质量手册,并与相关部门进行研讨。
7.3由文控中心负责一、二阶文件的“文件一览表”的制作,并分发相关部门。
7.4文件编码原则
001
HR
W
MHT
自由码
部门代码
文件类型
蒙汉通
7.5部门代码一览表
HR
人事行政
物流处
生产处
全面质量处
供应处
7.6版次/本:
以英文字母阿拉伯数字表示（A/0、A/1……A/5）,当修改达到A/5后,改为B版本。
7.7页码
7.7.1页码格式为P/N,P为页次,N为文件内容总页数。
7.7.2总页数为页次编列的最大数字,文件内容总页数不等于文件总页数。
7.8内容章节区分:
呈阶梯式编码如:
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
A.
8.文件的审核、核准:
见3.1职责表的规定。
9.文件的分发
9.1各部门接到文件时,应核对文件编号、版本、页码。
9.2所有经文件中心发行的文件,必须盖红色发行章,收文部门在“文件分发回收登记表”上签收。
工程部的部分三阶文件盖工程部内部规定的发行章后由其内部受控管制。
9.3有遗失文件或申请己发行过的文件,应填写“文件补发申请表”,经管理者代表批准后,向发文单位申请补发。
9.4因顾客需要或教育训练所需的文件,须由所需部门填写"文件补发申请表"经管理者代表批准后向文控中心申请补发。
10.文件的修订/废止
10.1所有文件根据需要申请修改,文件应尽量减少修改次数。
10.2文件的修订/废止可由相关部门提出,填写“文件变更申请表”,经管理者代表批准后,方可进行文件的修订/废止作业,必要时召集有关部门召开文件修改检讨会,商议文件修改事宜。
10.3文件修改意见经过批准后,原文件制订部门根据修改意见予以修正,送文控中心标准化后分发。
10.4质量手册、程序文件的修改,应将修订状况记录于"变更履历表"中。
10.5文件的修订,其版次/本的控制见5.7.6。
10.6若文件不合适宜应予以废止时,文件编号须保留,但不得继续沿用,已修订/废止的原件，由文控中心加盖蓝色“作废”章,保存期限为二年。
文控中心向各部门回收的已修订/废止文件的复印件,由文控中心加盖蓝色“作废”章销毁。
10.7各部门（除文控中心以外）和个人不得保留已失效的文件。
10.8文控中心在分发文件的同时,应发出“文件一览表”,以供各使用部门核对所使用的文件是否为最新之版本及分发份数。
11.外来文件的管理
11.1外来文件经权责部门审核并确定分发部门后,由文控中心统一编码并登录在“外来文件接收登记表”上。
复印件盖红色"外来文件"及发行章,收文人在“文件分发回收登记表”上签收。
11.2外来文件编码原则
101207
自由码
A
001
版本（A、B、C……）
接收年月日
11.3外来文件不可随意更改,如有更改,须有权责人员签名认可。
六.相关文件
1.《质量记录管理程序》
七.使用表单
1.文件一览表
2.质量记录一览表
3.文件分发回收登记表
4.文件补发申请表
5.文件变更申请表
6.外来文件接收登记表
八.附件
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