商务信函格式样本.docx

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商务信函格式样本

您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。

您给他的每一份信函、或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。

所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

  商务信函写作前言

   作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。

因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。

您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规却没有十足的把握。

在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

   商务信函的重要性

   也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？

   是的，答案是肯定的。

   让我们一起来看看以下的调查结果。

   当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？

   [参考全美最畅销的贸易书籍“BuildinganImport-ExportBusiness”]以下5个方面是买家最关心的：

   供应商如何回复买家的？

   供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？

   当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？

  供应商的信头是否写明了公司地址和传真？

   供应商如何答复买家提出的要求？

   供应商多久做出答复？

   供应商是否愿意对产品进行修改？

  买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？

   供应商的信用如何？

   供应商的银行信用记录如何？

   供应商银行开立的年数？

   大致的通常收支情况？

   银行给供应商的贷款额度？

   银行对供应商的情况是否满意？

   供应商贸易往来的信用如何？

   合作者与该供应商的合作年数？

   供应商可承受多大的定单？

   交货是否及时？

   是否能准确地完成定单？

   供应商是否使用了标准质量管理认证体系？

   比如ISO9000、ISO14,000（环境）、HazardAnalysisatCriticalPoints

（适用于出口美国的海产品）

   由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。

您给他的每一份信函、或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。

所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

   商务信函的基本结构

   传统信件

   这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。

主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。

信中各段落之间均空一行。

   1、信头Theheading

   信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

   通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的，地址，，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

   2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate  

   这部分容是为了方便今后查询信件用的。

   3、封地址Theinsideaddress  

   这里就是指收信人的和地址，一般写在信笺的左上方。

收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的一并写出。

另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封地址。

   4、事由Thesubjectheading  

   事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的容。

所以事由要写得简明扼要。

   5、称呼Thesalutation 

   指对收信人的一种称呼。

   较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。

称呼后面的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

   6、开头语Theopensentences  

   开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

   7、正文Thebodyoftheletter

   信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

   8、结尾语Thecomplimentaryclose  

   结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

   9、结束语Thecomplimentaryclose  

   结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。

例如：

“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

   10、签名Thesignatrue 

   写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

签名的下面，最好写上发信人的职位。

   11、附件Enclosure

   如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

   例如：

   Encls:

2Invoices

   Enc.:

1B/Lading

|||

   电子

   众所周知，电子即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。

电子使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。

但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。

您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟就收到。

所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

   通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。

但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。

尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

   1、收信人的2、发信人的3、写信日期

   写日期时，请注意以下几点：

   a.年份要写完整，不能用03代替2003。

   b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。

但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

   4、时间5、主题6、称呼   7、正文   8、结束语   9、签名  10、联系方法

   这部分容要完整,包括写信人、职位、公司名称以及联系方法（地址、、传真、、网址）。

写地址时请注意：

一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

您可以在自己的系统中事先做好一个模板。

每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些容。

   商务信函写作的要点

   写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。

所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

围绕这一点，我们总结了几方面的容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

   1、口语化

   每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。

其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？

只不过是把交谈的容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

   想象一下，如果您由于无法准时交货而在上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？

我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。

既然在中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？

放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

   2、语气语调

   由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？

是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。

这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

   3、真诚

   不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。

不管说什么，都要带着您的诚意去说。

把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

   4、直接

   跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。

所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的容，请毫不留情的舍弃它们。

因为这些容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

   5、礼貌

   我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。

而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

   特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。

如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

   还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。

任何事情，一旦过了头，效果反而不好。

礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。

所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

   6、简洁

   就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。

用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。

一个单词可以表达，就不要用词组。

多用短句，因为短句更容易理解。

少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。

在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。

比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。

因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

   8、精确

   当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

   9、针对性

   请在中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。

这样会让对方知道这封是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。

当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

   10、语言朴实

   前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。

根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。

所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。

比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

   11、回复迅速及时

   给买家的回复，千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。

如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

   12、标题

   这一点是特别针对写电子的。

也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

如果标题没有容，看起来象群发的垃圾的话，很多买家就会直接删除。

比如这样的标题“Howareyou?

”，“Canweworktogether?

”，建议您改成“Proposal:

BrightIdeasImports--ZhejiangTextile'sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:

OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样您的会显得更加专业。

   13、校对

   写完之后，一定要检查。

最基本是要确保拼写和语确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。

我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

   最后，通篇读一下您的信函，对照前面提到的所有规则，您的信函都符合要求了吗？

   商务信函案例分析

   很显然，这封有很多缺点，首先语句呆板，严重的“生意腔”使毫无生气。

句子长而乱，含义模糊。

没有提供足够的资料来支持自己的论点。

更糟糕的是，措辞冒昧，极不礼貌。

针对这些不足，我们再来看一下另一个版本。

   现在您觉得好多了吧！

我们说过，即使这次不能满足对方的需求，只要我们处理得当，还是可以保留住潜在合作的机会。

有时候，信函的作用就是这么重要。