办公用品及办公设施设备管理规定.docx
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办公用品及办公设施设备管理规定
办公用品及办公设施设备管理规定
重庆有限公司
标准编号
XZ.01-2011
版次
A
办公用品及办公设备管理规定
实施日期
2012年5月20日
办公用品及办公设施设备管理规定
1范围
本标准规定了公司办公用品、办公设施设备的管理内容与方法。
本标准适用于公司的办公用品、办公设施设备的使用、申请和报销等。
2职责
行政部负责对办公用品、办公设施设备的管理工作。
各部门按照此管理规定配合开展办公用品、办公设施设备的管理工作。
3管理内容及方法
3.1分类
3.1.1办公用品分为易耗品、耐用品、专用品（包括促销礼品、奖品等）、公用品。
3.1.2办公设施分为：
办公设备与耗材、数码产品及配件、电脑整机及配件、通讯产品、电器和办公家具。
3.2办公用品的管理
3.2.1办公用品的申请
3.2.1.1易耗品每月25日（如遇休假顺延）申请一次，各部门填写好《办公用品申购表》，由部门经理、行政部签字审核后，交行政部制定统一办公用品购置计划，并填写《办公购置计划表》。
如遇特殊情况需临时领用，需经部门经理和行政部批准后另行申请。
3.2.1.2耐用品每季度末的25日（如遇休假顺延）申请一次，申请程序同3.2.1.1。
3.2.1.3专用品的申请根据部门实际情况申请，申请程序同3.2.1.1。
3.2.1.4涉及到公用品的，由行政部统一提出申请，申请程序同3.2.1.1.
3.2.2办公用品的购买
3.2.2.1办公用品的购买原则上指定一家定点购买，并对价格进行严格核实，遵循质优价廉、节约成本、满足需要为原则；
3.2.2.2行政部根据部门提出的计划汇总后，上报总经理批准后购买。
3.2.2.3办公用品的一次性采购金额在1万元以上的，原则上需签订购销合同。
编制：
校对：
审核：
批准：
发送部门
份数
3.2.3办公用品的领用
3.2.3.1领用时间：
每月的第一周。
3.2.3.2各部门根据《办公用品领用表》指定专人到行政部领取办公用品，并在单据上签字。
3.2.3.3每周三可以办理临时领用，领用人在《办公用品领用表》上签字；
3.3办公设施设备的管理
3.3.1办公设施设备的申请
办公设施的申请购买原则上由部门提出，填写《办公设施设备申购单》，报分管领导、行政部、总经理审批后，由行政部安排采购员负责购买。
3.3.2办公设施设备的购买
采购员通过询价购买办公设施设备，原则上至少询价三家，并将三家的报价附后，选择最优一家购买。
办公设施设备的采购金额在1万元以上的，原则上需签订购销合同。
3.3.3办公设施设备的领用
领用时，由行政部通知部门专人领取，并在《办公设施设备领用单》上签字。
3.4库房管理
3.4.1购买相关物品后，行政部人员办理入库手续，办理时应仔细检查物资型号、外观等情况、确认与《办公用品购置计划表》或《办公设施设备申购单》内容核对无误后并经主管领导确认方可入库。
3.4.2行政部人员应按使用部门建立台帐，台帐内容须明细购置时间、出入库时间、首次配置部门及其他必要信息。
3.4.3物品出库时，领用人员需在相关领用单上签字确认。
3.4.4物品出库后，行政部人员须在1个工作日内完成台帐更新工作。
3.4.5各部门负责人员应建立部门低值易耗品领用登记台帐；行政部每月对各部门的领用原始记录进行检查、核实，并将相关费用划归到各个部门。
3.4.6各部门调出或离职人员，离开岗位时，其使用的办公用品中的耐用品、专用品及办公设施设备由行政部负责收回，行政部负责对调出或离职人员的回收物品进行调配。
4记录
a）办公用品申购计划表
b）办公用品购置计划表
c）办公用品领用表
c）办公设施设备申购单
d）办公台账
办公用品申购计划表
序号
办公用品名称
规格型号
单位
数量
备注
部门名称：
年月日
申请人：
部门经理：
行政部：
办公用品购置计划表
序号
办公用品名称
申请
部门
规格
型号
单位
数量
单价
金额
备注
时间：
经办人：
行政部负责人：
总经理：
办公用品领用表
序号
办公用品名称
规格型号
单位
数量
领用时间
领用人签名
备注
部门名称：
办公设施设备申购单
请购部门
请购人
时间
需要
时间
序号
物品名称
规格
型号
品牌
请购原因
单位
数量
单价（不同供应商报价）
公司核价
备注
部门经理意见：
分管领导意见：
行政部意见：
总经理意见：
办公台账
制表单位：
年月日
编号
名称
规格
单位
单价
上期结存
本期
购进
本期
发放
数
本期结存
备注
数量
金额
数量
金额
经办人：
负责人：
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