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档案事业概论
《档案事业概论》
第一章档案与档案工作
第一节档案
本节概要地介绍了“档案的起源与发展”即档案的简史，“档案的概念与性质”即档案的定义，“档案的类型”即档案的种类（档案学术上的分类），“档案的价值与作用”等四个有关档案的最基本的问题。
一、档案的起源与发展
（一）档案的萌芽与起源（初始形态）：
“助记忆时代”的结绳、刻契、图画
档案起源于原始记事即结绳、刻契、图形等记事方式，还不是真正意义上的档案。
但因其在一定围有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，可以看作是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。
（二）档案产生的两个条件：
记录符号与国家出现
1．客观条件——记录符号
文字作为语言记录符号产生以后，为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观条件。
我国现存最早的文字记录档案——甲骨档案：
小屯村出土的3000多年前殷商时期刻写在龟甲、兽骨上的甲骨文字记录，是当时商王朝使用的一种文件。
2．社会条件——国家的出现
在原?
始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，就产生了文书。
文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。
（三）我国早期档案的载体形态：
从甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案到纸质档案
档案是承载在一定物质载体上的历史记录，其记录方式与物质载体密不可分，我国古代社会早期先后出现了甲骨、金石、简牍、缣帛、纸等档案物质载体形态。
金石档案：
金是指青铜器、铁器等，石是指石头，金石档案是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字铸刻在青铜器、铁器、石头上而形成的档案。
简牍档案：
简是指竹简，牍是指木牍，是以竹简、木牍为载体形成的档案。
“册”、“典”是我国最早对文件和档案的称呼。
缣帛档案：
缣帛是古时对绢类的丝织品的统称，是以丝织品为载体形成的档案。
用缣帛书写的文件称“帛书”、“卷”、“卷轴”。
纸质档案：
是以纸为载体形成的档案。
最早的纸质档案——“放马滩纸”，形成于西汉初期，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。
汉后逐步由简、帛、纸并用，到以纸为主要载体。
二、档案的概念与性质
（一）档案的概念
1．档案概念之分——学术概念与法律概念
学术概念与法律概念，其外延不同，?
?
基本一致。
学术概念外延宽泛，为一般意义上的档案；法律概念外延相对小些，是指法律法规监管的围，即是指国有的或非国有但对国家和社会有保存价值或涉及国家秘密的档案。
档案学术概念，以国家档案行业标准《档案工作基本术语》关于档案的表述为代表:
档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
”
档案法律概念，以《中华人民国档案法》第二条关于档案的表述为代表：
“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”
2．档案概念的四个方面含义
一是档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人。
二是档案是有保存价值的文件：
无意识（自然）的形成需要通过有意识的制作和有意识的保存，才能成为档案。
有保存价值并且已?
?
处理完毕的文件才能转化为档案。
档案和现行文件是同一事物的两个不同阶段。
三是档案的实存形态是多种多样的：
记录方式有文字、图像、声音、数码等；载体形态有甲骨、竹木、金石、贝叶、缣帛、纸、胶片、磁带、磁盘及各种实物等。
四是档案是直接形成的历史记录：
与图书、情报等一般信息不同，档案不是事后编写或随意收集的材料。
（二）档案的性质（档案的属性）
档案性质又称档案属性，档案属性可分为本质属性和一般属性。
1．档案的本质属性——原始记录性
原?
始性与历史性的结合是档案的独有标志，档案的本质属性是原始记录性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。
2．档案的一般属性——知识性和信息性
档案的知识性：
档案是认识和改造客主观世界的记录，是一种?
?
生态的知识，具有储存和传播知识的功能，是社会的智力资源。
档案的信息性：
档案不但具有信息的中介性、可替代性、可传输性、可分享性等一般属性，而且具有?
?
始性和回溯性等自身的某些特征。
（三）档案与图书、文物、资料的联系与区别
分析三者间的联系（共性）与区别（差异），判断某一事物是否属于档案，关键是分析其是否具有原始记录性和凭证价值。
了解档案与文物的交叉及《档案法》第十二条第一款之规定，档案与图书、资料转化的条件。
三、档案的类型
这里讲的档案类型是一种概念上的分类，而不是档案实体或信息分类。
（一）按形成时间分：
历史档案与现行档案
在我国，历史档案与现行档案不是按历史时期划分的，而是以新中国成立为界，新中国成立前形成的档案称之为历史档案，新中国成立后形成的档案称之为现行档案。
1．历史档案——新中国成立前形成的档案
历史档案又称旧政权档案（确切地说应称旧政权时期档案，因为旧政权时期既有旧政权机构的档案，又有其他社会组织或个人的档案）。
按照社会制度和历史朝代分为历代王朝即奴隶社会、封建社会历朝历代时期档案和民国时期档案。
其中民国时期档案又包括了革命历史档案，专指自1919年“五四”运动起到1949年10月1日中华人民国成立以前新主义革命时期，中国共产党（包括早期组织和更早期的进步学生组织）及其领导下的人民政权、军队、企业事业单位及其他革命组织、革命者个人形成的档案。
2．现行档案——新中国成立后形成的档案
现行档案实际上指的是当代档案，即1949年10月1日新中国成立以来形成的档案。
（二）按形成领域分：
文书档案、科技档案、专业档案
1．文书档案
文书档案是一个约定俗成的概念，确切地说是指党政管理、社会管理档案，《档案工作基本术语》对“文书档案”概念的解释是：
“反映党务、行政管理等活动的档案”。
文书档案的特点：
来源复杂、涉及面广、容丰富、形式规等。
2．科学技术档案
科学技术档案简称科技档案，《档案工作基本术语》对“科技档案”概念的解释的是：
“反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案”。
科技档案的特点：
成套性、专业性、多样性、通用性等。
3．专业档案
《档案工作基本术语》对“专业档案”概念的解释的是：
“反映专门活动领域的档案”。
专门档案与专业档案是两个不同的概念，专门档案也称特种载体档案，是指除纸质以外载体的档案。
专业档案是指专门业务档案，因此，文书档案、科技档案实质也是一种专业档案，可以说所有的档案都是专业档案。
专业档案的特点：
专业性强、文件格式统一、程序规等。
（三）按所有权性质分：
公共档案与私人档案
1．公共档案
公共档案又称公有档案，《档案工作基本术语》对“公共档案”概念的解释的是：
“国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案”。
公共档案属法律监管围。
2．私人档案
私人档案又称私有档案，《档案工作基本术语》对“私人档案”概念的解释的是：
“是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案”。
私人档案不同于个人档案，私人档案包括个人、家庭、家族和私人组织形成的档案，个人档案仅指个人形成的档案。
（四）按载体形态分：
纸质档案与非纸质（特种载体）档案
1．纸质档案
是形成档案的主要载体。
2．非纸质档案
又称特种载体档案，我国古代有甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案等，国外早期有纸草、泥板、羊皮纸档案等，近现当代有胶片、磁盘、光盘等感光、磁性新型载体档案，还有印石、锦旗、?
?
牌、奖±?
等各种实物形态档案。
（五）按记录表述方式分：
文字、图表、声音、图像等档案
四、档案的价值与作用
（一）档案价值与作用的概念
1．档案价值
档案价值不同于一般商品的价值，商品的价值是指凝结在商品中的无差别一般人类劳动，可以用社会必要劳动时间来衡量其大小，而档案的价值往往超出为形成和管理档案所消耗的社会必要劳动时间。
《档案工作基本术语》对“档案价值”概念的解释的是：
“档案对国家机构、社会组织或个人的有用性”。
它是主体需要（档案利用者及利用需求）和客体属性（档案容、载体、类型）的统一和结合。
客体的属性是构成档案价值的基础，主体的需要是构成档案价值的前提。
2．档案作用
档案作用即档案的使用价值，是指档案对人们实践活动产生的影响，是档案价值关系在社会活动中的具体体现。
档案价值是相对抽象的，档案作用是具体的；档案价值是稳定的、被动的、潜在的，档案作用是动态的、主动的、显现的。
（二）档案价值的四种形态
1．对形成者的第一价值与对社会利用者的第二价值
2．对当前实践的现实价值与对未来社会的长远价值
3．基于本质属性的证据价值与一般属性的情报价值
4．具体用途的利用价值与时间限度衡量的保存价值
（三）档案作用表现的六个方面
1．工作查考的主要依据；
2．文化传承的重要载体；
3．经济建设的宝贵资源；
4．科学研究的可靠依据；
5．政治斗争的有力武器；
6．宣传教育的生动素材。
（四）档案发挥作用的四大规律
1.档案作用围递增律：
档案作用围与时间成正比关系。
这一规律决定了档案馆接收档案的年限。
2.档案程度的递减律：
档案程度与时间成反比关系。
这一规律决定了档案开放的一般年限。
3.档案作用的转移律
这是由档案的第一价值向第二价值转移决定的，同时受到社会环境的影响。
4.档案发挥作用的条件律（受三个水平制约）
当人们对档案有利用需求时，档案作用的发挥受到当时?
?
济社会发展水平、人们对档案和档案工作的认识水平（即档案意识）、档案管理水平等三方面的制约。
第二节档案工作
本节概要地介绍了“档案工作的容及其相互关系”、“档案工作的性质”、“档案工作的基本原?
则”、“档案工作标准化与现代化”等有关档案工作的基本问题。
一、档案工作的容及其相互关系
档案工作有广义与狭义之分，狭义档案工作是指档案管理活动；广义档案工作是指管理档案和档案事业的活动。
一般所说的档案工作，是指狭义的档案工作。
（一）狭义档案工作八个业务环节：
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研
（二）各业务环节间的辨证关系
档案工作各业务环节相对独立的，划分是相对的，彼此间相互依存、相互制约。
收集是档案工作的起点、首要环节，整理是档案工作的基础，保管是档案工作的基本要求，提供利用是档案工作的根本目的，编研属于提供利用的畴。
正确处理基础业务工作和提供利用及编研工作的关系。
二、档案工作的性质（三性）
（一）服务性（基础性、保障性）
服务性是档案工作赖以存在和发展的条件。
（二）政治性机要性
（三）科学管理性
档案工作还是一项社会性的工作，一定程度上具有文化性。
三、档案工作的基本?
?
则（三?
?
则）
《档案法》第五条用国家法律的形式确立了档案工作的基本?
?
则：
“档案工作实行统一领导、分级管理的原?
则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。
（一）统一领导、分级管理：
基本?
?
则的核心
包括三方面容：
1.档案事业由党和政府领导，在中央一级，国家档案行政管理部门在国务院领导下，主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织?
?
调，统一制度，监督和指导。
2．地方各级档案行政管理部门在同级人民政府的领导下，在国家档案行政管理部门或其上级档案行政管理部门的统一指导下，负责主管本行政区域的档案事业，对本行政区域的档案工作实行监督和指导。
3．对国家所有的档案实行统一制度、分级负责的集中管理与保管，即一切国家机关和组织形成的档案，必须按照国家的规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中保管，任何个人不得据为己有，各国家机关和组织的档案机构必须按照国家规定，定期向有关档案馆移交档案。
（二）维护档案完整与安全：
档案工作的最基本要求
包括两方面容：
1．档案完整——数量与质量。
2．档案安全——实体与。
（三）便于社会各方面的利用：
档案工作的根本目的
三原则辩证关系：
“统一领导、分级管理”是核心，“维护档案完整与安全”是条件，“便于社会各方面的利用”是目的。
四、档案工作标准化与现代化
标准化是现代化的基础，现代化是档案工作的发展方向。
（一）档案工作标准化
1．档案工作标准化的概念：
是指档案行政管理部门会同标准化主管机关或单独就档案工作的原?
则和方法、概念和设施等，制定科学的、统一的规则和技术规，并予以实施的过程。
2．档案工作标准化的容
三种划分标准：
（1）按过程分：
制定、发布和实施等三个过程。
（2）按发生作用的围和审批程序分：
国家、行业、地方、企业等四种标准。
（3）按涉及容分：
档案工作专业名词术语、代号代码、档案著录和目录组织、标引语言、档案工作各项业务建设以及档案库房、装具、各种设备等标准。
（二）档案工作现代化
档案工作现代化的概念：
是指运用先进的技术设备，科学的理念、组织、方法，对档案工作进行有效管理，使之获得最佳工作效率、?
?
济效益和社会效益的一项工作。
档案工作现代化是社会发展的客观需要，是档案工作发展的必然趋势。
现代化不等于信息化。
档案工作现代化的四个方面主要容：
1．档案工作技术现代化
包括档案信息化技术。
2．档案工作组织与管理现代化
3.档案资源管理信息化
包括基础设施建设、信息资源建设、管理应用系统和标准规化建设等。
4．档案工作人员现代化
档案工作现代化的关键是档案工作人员现代化，而不是档案工作技术现代化。
第二章档案事业
第一节档案事业及其构成
一、档案事业的概念与容
（一）档案事业的概念
第一章已涉及狭义与广义档案工作的概念，狭义的档案工作即档案管理工作，广义的档案工作即档案事业，是指管理档案和档案事业的活动，它是以管理开发国家和社会档案信息资源为手段,以为国家各项事业和社会各界服务为宗旨的具有国家规模的一项社会事业。
本章所说的档案事业一般是指我国的档案事业。
（二）档案事业的容
档案事业的容包括七个方面，即：
档案管理工作（档案馆、室工作）、档案行政管理工作、档案法制工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与对外交流工作。
档案事业的七个组成部分的关系是：
档案管理工作（档案馆、室工作）是重点,是档案事业的业务系统，档案事业的主要组成部分，其中档案馆工作是主体，档案室工作是基础；档案行政管理工作是核心，对整个档案事业起到统筹?
?
调和组织指挥作用；档案法制工作是根本，是档案事业发展的保障；档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与对外交流工作是辅助，是建设和发展档案事业的重要条件。
“门类齐全、结构合理”是我国档案事业体系的显著特点。
二、档案事业的地位与意义
从国家层面来看，档案事业的地位与意义：
（一）是维护党和国家历史真实面貌的重要事业
（二）是党和国家各项建设事业必不可少的环节
（三）是整个国家文献信息事业的重要组成部分
（四）是功在当代、利在千秋的永恒事业
三、档案事业管理体制
（一）档案事业管理体制的概念
是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理机构和档案实体管理机构的设置及其隶属关系、管理权限划分、运行规则等的法律制度规定。
世界各国的档案事业管理体制，可分为集中式和分散式两种基本类型。
我国档案事业管理体制属于集中式。
我国档案事业管理体制的容：
1．“统一领导、分级管理”
“统一领导、分级管理”是我国档案工作的基本?
?
则，也是我国档案事业的组织?
?
则和基本管理体制，是我国政府体制的必然要求，体现了我国行政管理体制的特点。
2．专业和科技档案工作“条块结合”管理
中央、国家机关在国家档案行政管理部门统筹规划，组织?
?
调，统一制度，监督指导下，对本系统的档案工作进行指导、监督和检查；?
?
国家档案行政管理部门审定同意，可制定本系统、本行业、本专业档案的管理办法、规章以及档案业务标准和技术规。
地方层面照此执行。
3．局馆合一管理
我国从中央到地方县以上实行档案行政管理部门即档案局与国家综合档案馆合署办公的档案机构体制，局馆合一，一个机构、两块牌子，履行两种职能。
（二）我国档案事业管理体制的建立
20世纪50年代中后期，我国集中统一的档案事业管理体制开始建立，主要的标志性事件有四个（了解时间与文件及主要容）。
（三）我国档案事业管理体制的发展
主要标志性事件有四个（了解时间与文件及主要容）。
我国档案行政管理体制两次大的改革（了解时间与文件及主要容）。
四、档案事业管理手段
档案事业管理手段主要有三种，即法律手段、行政手段、?
?
济手段，其中法律手段是根本手段，行政手段是基本手段，?
?
济手段是补充。
第二节档案事业的建立与发展
一、我国档案事业的建立
我国档案事业萌芽于20世纪30年代，其主要标志是：
当时国民党政府把“文书档案改革”作为“行政效率运动”的重要组成部分，在部分国家机关和省级机关开始设立了档案室，创设了档案专业教育，形成了近代档案学理论。
1949年10月1日新中国成立，标志着我国档案工作进入一个新阶段。
到1957年，我国逐步建立起国家规模的档案事业。
主要标志有三个方面：
（一）接管旧政权遗留下来的档案，征集革命历史档案（了解时间及主要容）
（二）制定档案工作方针政策制度和法规，建立起机关档案工作，集中管理大行政区撤销机关的档案
新中国档案事业是从机关档案室工作开始起步的。
到1956年底，全国县以上机关普遍建立起档案室，成为国家档案事业的重要基础。
（了解时间与文件及主要容）。
（三）成立国家档案局，开展对档案学理论研究，创办档案高等教育（了解时间及主要容）。
二、我国档案事业的发展
我国档案事业的发展可以分为全面建设（1958-1966）、严重挫折（1966-1976）、恢复提高（1976-1987）、全面发展（1988年《档案法》施行以来）等四个阶段。
（了解各阶段时间及主要容）。
第三节档案机构与人员
档案机构分为行政管理机构、档案管理机构和其他档案机构等三类。
一、档案机构类型及其职责
（一）档案行政管理机构——档案事业的组织和指挥中心
1.档案行政管理机构设置
根据《档案法》规定，我国档案行政管理机构从中央到县分四级设置。
各级机关下设的档案行政管理机构是部档案行政机构。
2.档案行政管理机构职责
（二）档案馆（各级各类档案馆）
1．档案馆网规划与设置
档案馆网，是指纵横交织、布局合理、既有分工又有?
?
作的档案馆群体。
档案馆有两种类型：
（1）各级国家（综合）档案馆
是按照行政区划或历史时期设置的管理规定围多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。
中央国家综合档案馆：
我国按照档案形成的历史时期，在中央设置3个国家综合档案馆，即：
中央档案馆，收集管理中央革命历史档案和新中国成立后中央国家机关、人民团体、党派中央形成的档案；中国第一历史档案馆，收集管理明、清两朝及以前各朝中央机构形成的档案；中国第二历史档案馆，收集管理民国时期中央机构形成的档案。
地方各级国家综合档案馆：
收集管理本级机关及其所属机构形成的档案和本级分管围各历史时期的有关档案。
一般设到县一级。
（2）其他各类档案馆
其他各类档案馆又分为三类，即专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆。
专门档案馆，是管理特定围专业档案的档案馆。
专门档案馆也属于国家档案馆。
专门档案馆的设置程序是：
设置全国性专门档案馆须?
?
国家档案局同意，省、自治区、直辖市以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的?
?
则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。
专门档案馆?
?
则上设到市（地）一级，县（市、区）一般不设专门档案馆。
部门档案馆，是专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。
部门档案馆也属于国家档案馆。
部门档案馆有两种情况，一种是永久性的，即其管理的档案不向国家综合档案馆移交，如外交部档案馆、安全部档案馆；另一种是中间性的，即其管理的具有永久保存价值的档案或其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，若干年后应向国家综合档案馆移交，如公安部档案馆、最高人民法院档案馆、最高人民检察院档案馆等。
部门档案馆的设置程序是：
中央国家机关设置部门档案馆须?
?
国家档案局同意，省、自治区、直辖市以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况确需设立档案馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的?
?
则，统筹规划并报同级人民政府批准。
企业事业单位档案馆，实际上是一种部档案管理机构，也有两种情况，一种是永久性的，即?
?
本行政区域的档案行政管理部门和国家综合档案馆同意（非国有企业事业单位不必?
?
档案行政管理部门和档案馆同意），其档案不必向本行政区域的国家综合档案馆移交；另一种是中间性的，即其管理的档案，若干年后应向本行政区域的国家综合档案馆移交。
2．国家综合档案馆的性质与功能拓展
（1）性质与任务
国家综合档案馆的性质：
文化性、公共性（公益性）。
《档案法实施办法》第十条规定档案馆有三项任务。
（2）功能及其拓展
我国国家综合档案馆功能建设?
?
历了从“一个基地一个中心”、“两个基地一个中心”到“两个基地两个中心（“四位一体”功能）、“两个基地三个中心（“五位一体”功能）的拓展过程。
其功能拓展，主要是服务功能特别是社会服务功能的拓展。
1983年4月26日，国家档案局发布的《档案馆工作通则》第二条规定:
“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”（即“一个基地一个中心”）。
2000年召开的全国档案馆工作会议明确提出，要把国家综合档案馆建成爱国主义教育基地。
（即“两个基地一个中心”）。
2000年4月，省市档案馆试办了全国首家文件档案资料服务中心，此后，全国各级国家综合档案馆纷纷建立起已公开现行文件查阅服务中心。
2008年5月1日起施行的《中华人民国政府信息公开条例》第十六条规定，国家综合档案馆为政府信息查阅场所（中心）之一。
（已公开现行文件查阅服务中心与政府信息查阅中心合二为一，即“两个基地两个中心”）。
2009年10月，国家档案局在召开的全国档案馆工作会议提出，各级国家综合档案馆要建立电子文件中心，要求努力把各级国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。
（即“两个基地三个中心”）。
国家综合档案馆具有的四项基本功能：
档案资源积累、存储和安全保管功能，档案信息服务功能（电子文件中心具有存储和安全保管以及服务功能），档案信息社会教育功能，已公开现行文件和政府信息服务功能。
前一项属保管功能，后三项均属服务功能，因此，实质上国家综合档案馆具有两大功能，即保管与服务功能。
国家综合档案馆还具有其他社会功能。
（三）档案室
1．档案室的概念
是国家机构、企事业单位或其他社会组织部设置的集中管理本单位档案的专门机构。
2．档案室的性质
档案室的性质是双重的，它既是各级机关单位的部组织机构，其任务主要是统一管理本机关单位档案和为本机关单位提供档案信息服务。
同时，档案室又是国家档案事业组织系统中的最普遍、最大量、最基层的档案管理机构，是档案馆工作乃至档案事业的重要基础。
3．档案室的职能
《档案法》第七条规定档案室有四项基本职能。
（四）其他档案机构
1．其他档案管理机构
（1）联合档案室是指同一地区，特别是同一城区办公地点在同一个大院的若干个机关单位共同建立的档案管理机构，负责保存和管理这些机关单位形成的档案并提供档案利用服务，有的地方称之为文档中心。
（2）信息中心是指一些大中型企事业单位，在?
?
有文书、档案、图书、资料、情报等机构的基础上
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