项目管理章程和工作方法页.docx
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项目管理章程和工作方法页
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项目管理章程和工作方法
一、项目人员角色和职责
1）
项目领导委员会：
由双方的高层领导参加，直接负责项目的成功实施，负责：
a）确定项目目标和方向
b）保证资源合理调动，支持项目的推行
c）促使管理层对项目的全力参与和支持
d）验收和审批项目成果
e）授权项目管理办公室开展工作
2）项目总监和质量总监：
项目总监由双方选出的高层领导担任，主要负责：
a）对项目过程进行指导和监督
b）确认双方工作职责和安排
c）组织协调项目所需资源的合理调配
d）按项目进度向项目领导委员会汇报
e）定期对项目的工作进度进行监督
f）对项目成果进行确认和验收
毕马威管理咨询将另派高层管理人员作为本项目的质量总监，主要负责：
a）对本项目的整体质量进行检查和考核
3）项目管理办公室：
项目管理办公室成员由双方的项目经理组成，具体负责：
a）策划项目推进和控制项目进程
b）确认项目小组及其成员的工作职责
c）指导及安排项目小组的日常工作
d）定期安排双方沟通、及时调整工作安排
e）现场处理双方可能产生的意见不一致
f）执行项目所需资源的有效调配
g）组织对项目成果的确认和验收
4）项目小组：
项目小组将由小组负责人、咨询顾问、行业专家以及上海市互联网经济咨询中心的项目参与人员共同组成。
项目小组的职责包括：
a）确定项目的工作步骤和具体工作方法
b）具体开展项目工作，包括：
收集数据和信息，分析并确定问题，设计解决方案，讨论和修改工作成果，协助实施
c）根据项目要求，在规定的时间内提交符合质量要求的项目设计方案
二、项目运行中的沟通机制
1.访谈、座谈性质
访谈、座谈会
毕马威
项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员；相关部门人员
项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员
对上海市互联网经济咨询中心进行访谈；
就各项目小组成果相关的问题进行探讨
根据项目的需要召开
了解上海市互联网经济咨询中心的现状；
就各项目小组成果相关的问题达成一致意见，参见附件《访谈纪要》和《会议纪要》
应提前3个工作日以书面形式通知
2.沟通协调性质
项目管理办公室例会
双方
项目管理办公室
项目管理办公室
沟通项目进展情况和需要项目管理办公室解决的问题
每周1次
掌握项目进度和协调需要项目管理办公室解决的问题
每周一上午，以事情多少决定会议长短，一般为25分钟
项目进展沟通会
毕马威
项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员
项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员
通报本周工作进展情况，讨论项目工作进程中出现的问题和解决方案；下周工作安排等。
形成项目进度报告
（原则上）每周五上午
确认本周工作，解决本周工作中出现的问题，确定下周工作安排。
参见《项目进度报告》和《项目滚动计划》
每周五，一般为半个小时
问题协调会
双方
项目管理办公室；相关项目小组成员；相关部门人员
项目管理办公室；相关项目小组成员
解决项目小组层次不能解决的，需要由项目管理办公室召集相关项目小组或部门参加，并进行统一协调的问题
根据项目进展的需要召开
解决项目小组层次不能解决的问题
应提前3个工作日以书面形式通知（若有双方项目领导小组成员或项目总监参加的会议则需提前5个工作日以书面形式通知）
4．项目成果报告性质
项目成果报告会
双方
项目领导委员会；项目领导小组；项目总监；项目管理办公室；
项目领导委员会；项目领导小组；项目总监；项目管理办公室；
各项目小组项目阶段成果汇报
项目阶段成果汇报
确认项目阶段成果
应提前5个工作日以书面形式通知
1）为保证项目的顺利开展，双方应在项目中保持充分和有效的沟通
2）根据项目中发生的各种事件类型，采用不同的沟通渠道和沟通方式（请参见上表）
3）所有会议要有明确的议程安排、会议目标、内容、参加人员要求；会议进程中应遵守会议议程主题。
4）
5）会议安排的流程：
a）会议的发起：
由会议的召集人（分别由双方项目管理办公室负责人担任）负责安排会议时间和召集与会者。
b）召集人指定本项目小组的联系人提前若干工作日（详见上表）向对方联系人提交会议目的、议程、与会人员名单（或人员要求）和会场安排等相关要求。
（参见附件《会议申请函》）
c）对方联系人在1至2个工作日内给予答复，以确认上述会议相关要求。
6）沟通机制相关附件：
a）访谈纪要——请参见附件1
b）会议纪要——请参见附件2
c）项目进度报告——请参见附件3
d）项目滚动计划——请参见附件4
e）会议申请函——请参见附件5
三、项目文档资料管理机制
1）互联网经济咨询中心与毕马威之间信息资料传递的管理办法
d）由互联网经济咨询中心负责在其内部网上为毕马威项目小组建立项目专用邮箱，并建立专供双方信息资料传递的数据库。
e）互联网经济咨询中心及毕马威分别确定一名信息资料管理员，主要负责资料获取与传递的协调工作和资料备案工作。
f）信息与资料传递流程:
i）由资料需求人填写资料需求单（参见附件《资料需求单》），交项目管理办公室批准，并抄送本方信息资料管理员
ii）项目管理办公室组织相关人员或部门收集所需资料
iii）项目管理办公室指示本方信息资料管理员将资料传递给对方信息资料管理员，传递方式根据资料性质不同而不同：
纸质材料可直接交给对方，电子文档类资料可通过电子邮件或内部网上的资料交流数据库进行传递
iv）信息资料管理员将所获得的资料进行登记，进行统一保管，然后将资料传递给资料需求人
v）信息资料管理员必须及时将已获得的信息资料的清单发送给项目小组所有成员（参见附件《已获取资料清单》）
vi）项目小组成员根据需要可向信息资料管理员提出资料查阅请求
g）双方对对方所提供的信息资料均应严格遵守保密合同相关条款规定。
2）项目文档命名规则：
a）所有项目的文档将按照一定的规则进行命名，以便于归档。
b）项目文档缩略语表：
访谈纪要
ITW
会议纪要（内部）
MIN_INT
会议纪要（外部）
MIN_EXT
备忘录（内部）
MEMO_INT
备忘录（外部）
MEMO_EXT
项目进展报告
PRO
项目计划
PL
交付品
DEV
流程图
FL
手册
MAN
演示资料
PRS
简历
CV
客户原始资料
CM
客户完成的工作
CW
参考资料
REF
传真
FAX
c）项目组成员缩略语：
项目小组成员选取自己姓名的缩略语，例如：
JackWang
JW
d）文件命名规则：
SIECC＋文件类型缩略语＋下划线＋文件短名（描述）＋下划线＋日期＋版本号＋下划线＋项目组成员缩略语
例：
2月1日项目启动会会议纪要的文件名为（此文件由JackWang记录整理）：
SIECC_MIN_kickoff_020201_v1_JW
注：
文件短名一律用英文，不超过10个字母，字母间无空格
日期格式：
YYMMDD
7）文档管理相关附件
a）资料需求单——请参见附件6
b）已获取资料清单——请参见附件7
四、项目人员的考核机制
1）为了达到以下目的，毕马威管理咨询将对项目人员进行考核：
a）实践公司的使命和价值观
b）鼓励员工正确的行为表现
c）促进员工进行持久的改进
d）使员工更好的服务于客户
2）项目人员考核的流程：
a）设定绩效目标
i）在项目开始前，由项目经理与项目小组成员进行面谈，提出对其的希望，并明确个人在本项目中的职责和要实现的目标
ii）项目小组成员对此进行确认并做记录
b）确认绩效障碍
i）项目小组成员与项目经理讨论并确认实现项目要求的主要障碍
ii）克服绩效障碍
iii）项目经理给予项目成员指导和帮助，以确定克服障碍的方法，改进个人绩效
c）监控与评估
i）在项目进行中，项目经理及时了解项目成员的现状和工作绩效，提出适当的指导意见
ii）在项目结束时，项目经理根据项目成员在项目中的表现，进行考核
d）奖励与指导
i）根据考核结果，项目成员将得到相应的奖励和改进建议
ii）结合该员工的所有项目考核结果，对员工的薪酬和级别调整提出参考意见
五、项目培训机制
1）培训目的
a）有效的培训计划能确保上海市互联网经济咨询中心相关人员对关键专业技术的掌握，避免关键技术只掌握在个别人员手中，造成人员风险
b）培训导师的培训方法能以最有效的时间令主要项目成员掌握新系统的技术及其应用，再由该培训导师对最终用户进行培训
c）追踪培训进度及参与者的表现能帮助日后人力资源的绩效评估，及适当改善培训计划
d）明确和有效的激励措施能挽留上海市互联网经济咨询中心拥有专有技能的主要项目成员，以保护其人力资本投资
e）适当的沟通及交流渠道能确保操作人员对新系统有合理的期望及明白管理层的承诺。
另一方面，能尽早响应互联网经济咨询中心管理层及相关操作人员的意见，确保解决方案与操作人员及业务操作配合
2）培训方法
a）针对项目交付品中的操作手册和体系，设计全面的培训计划以及生动明了的培训内容，帮助上海市互联网经济咨询中心的人员有效的理解项目建议并掌握系统的操作
b）毕马威管理咨询的资深专家作为培训导师，针对培训的目标对象进行培训
c）根据员工技能评估的结果及分析，推行相应培训计划，以便采用不同的培训模式
d）制定完整的培训计划、培训教材及其它文件
e）设立专门的培训数据库以记录及追踪培训进度及参与者的表现
f）收集培训参与者的响应以修改培训的进行方式及课程的内容
g）推行奖励计划奖励表现出色的参与者
h）订立开放及相向互动的沟通及交流渠道，以定期了解前线人员对新系统的期望及意见
3）培训材料的样例
六、转变促成机制
1）转变促成的目的
a）在有关管理变革项目阻碍因素的调查结果中，表明很多原因阻碍了管理变革项目实施达到最大的成效，影响管理变革项目成功实施的最主要的几项阻碍因素有：
b）针对在项目过程中可能会遇到的心理和理解阻碍以及工作实施阻碍，毕马威管理咨询拥有一套成熟的转变促成方法以帮助上海市互联网经济咨询中心在实施新的系统以及调整原有的经营模式或组织架构时，解决人员心态的转变问题，在组织转变的同时促使人员转变，从而帮助项目获取成功
2）转变促成的方法
a）毕马威管理咨询公司将通过多层面的沟通，建立项目绩效考评体系，提高员工能力和培养变革文化等一系列措施，有效消除因员工不了解、抗拒和难以适应变革而产生的阻力，不但解决组织转变问题，同时解决一个更为重要的问题——员工的个人转变
b）评估与计划：
进行转变促成培训，使员工理解转变促成的意义并主动配合，了解员工对转变的接受程度和准备情况，认识员工心态转变的起点和差距，并据此制定转变促成的行动方案（参见附件8《转变促成行动方案》）；进行沟通内容评估和沟通渠道评估，制定概要沟通计划，指导沟通内容的选取和制作（参见附件9《转变促成沟通计划》）
c）引导与考核：
指导客户转变促成小组参与转变促成工作，逐步传授毕马威管理咨询的方法和知识，与客户转变促成小组共同执行转变促成行动计划，工作中心逐步由毕马威转移至客户转变促成小组；关注组织和员工个人的变化，持续推动其向愿景转变
d）知识转移：
毕马威希望通过项目的完整过程，使客户掌握企业变革项目的主要工作方法及实施变革的主要技能，在项目结束之后，客户能够拥有自己的一支团队持续地进行优化，因此，我们坚持客户组建正式的项目小组和我们形成并肩作战的联合团队一起面临项目挑战和压力，学习、发现、分析、解决问题，提供创造性的建议。
培养作为未来管理层的后备队伍应具备的领导、协调、沟通、解决问题等方面的能力
3）转变促成的相关文档
a）《转变促成行动计划》——请参见附件8
b）《转变促成沟通计划》——请参见附件9
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