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外贸函电的写作技巧

江西中医学院科技学院

本科生毕业设计（论文）

题目（中文）：

浅谈外贸英语函电的特点及写作技巧

（外文）：

IntroductiontoForeignTradeBusinessCorrespondenceCharacteristicAndWritingSkills

院（系）：

09人文系

专业：

英语（医药贸易）

学生姓名：

洪玉

学号：

200902023036

指导教师：

摘要

随着我国改革开放的不断深入和加入世界贸易组织（WTO）,中国经济保持着快速的增长，同时，中国的对外贸易无论从规模还是从结构上也都取得了长足的进步。

随着中国的贸易业务与国际有着越来越广泛和深入的联系，外贸英语翻译受到越来越多的翻译界专业人士和外贸业务人员的关注,其重要性也显得越来越突出。

外贸函电是外贸过程中被广泛运用的交流工具，对于贸易双方及业务发展具有极其重要的意义，它涵盖了商品交易的所有专业细节，其综合性常常让写作者力不从心。

无法照顾到信函的准确，得体和说服力。

本文将通过文献研究的方式浅析外贸函电的特点，并在此基础上总结出外贸函电的写作技巧。

通过对外贸函电的特点，原则以及写作技巧的学习，循序渐进的提高学生的外贸函电的写作能力，对于从事《外贸英语函电》教育人士及翻译界人士，对于国际交流与合作以及促进外贸业务的发展有着积极的作用。

关键词：

外贸函电特点写作原则写作技巧

Abstract

WiththedeepeningofreformandopeningupinChinaandtheaccessiontotheWTO,China’stradebusinessisgettingmoreandmorecloselyrelatedtotheinternationaltrade.ForeigntradebusinessEnglishtranslationisattachedmuchmoreattentiontotranslationprofessionalsandforeigntradebusinesspersonnel,inwhichitsimportanceisbecomingmoreandmoreprominent.

Foreigntradecorrespondenceisawidelyusedcommunicationtoolinforeigntrade.However,becauseofitscomprehensivecharacter,writersoftenrunoutwhendealingwiththeForeigntradecorrespondence.Theycannottakecareoftheletteraccurately,appropriatelyandpersuasively.Thispaperanalysesthecharacteristicsofforeigntradecorrespondence,andonthisbasissumupwritingskillsforeigntradecorrespondence.

Basedonthestudyofcharacteristics,principles,andwritingskillsofforeigntradecorrespondence,studentscangraduallyimprovingtheirwritingability.Thereisnodenyingthatithasapositiveimpactonthedevelopmentofforeigntradebusiness.

Keywords:

BusinessCorrespondenceCharacteristicWritingprincipleswritingSkills

Notableofcontentsentriesfound.

引言

随着经济全球化进程的进一步加快和我国对外贸易的不断发展扩大，我国的对外贸易活动日益频繁。

作为国际贸易的重要沟通手段，外贸英语函电在对外贸易中的地位越来越重要。

外贸英语函电指在国际贸易交往中应用的信函、传真和电子邮件，是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段，对于贸易双方及外贸业务的成功与发展具有极其重要的意义。

外贸函电是一门融合了国际贸易的专业知识，英语写作技巧和商务谈判的综合技能课程，函电质量的好坏影响着外贸业务的成功与否。

写出准确、得体和具有说服力的信函，必须掌握外贸函电的写作技巧。

1外贸英语函电的定义及其特点

1.1外贸英语函电的定义

外贸英语函电是指国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件，在信息化高度发达的今天，还包括电子邮件、传真或MSN。

是商贸英语专业的核心课程，是一门融合了国际贸易的专业知识，英语写作技巧和商务谈判的综合技能课程，也是外贸实践中被广泛应用的交流工具。

[3]

主要内容包括：

建立商务关系，询盘，报盘，还盘，订单，合同，装船，保险，付款，索赔，代理及仲裁等到几项特殊贸易形式和经济技术合作。

外贸函电基本要求：

主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。

外贸函电的格式：

有固定的语言、习惯用法和常用句型。

外贸函电的语气：

询盘回复一般要客气，表达感谢；平常业务联系要细心、信任；催促付款要紧急而不失礼貌；客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。

1.2外贸英语函电的特征

外贸函电的写作技巧来源于对外贸函电特点的透彻理解,概括来说,外贸函电包括专业性、公文箱和目的双重性三方面的特征。

1.2.1专业性

由于外贸函电是商贸领域中的来往信函，服务于国际商业买卖，必然要体现出商贸领域的专业性。

这种专业性体现在外贸函电的内容上，外贸函电的内容主要涵盖三方面：

盘、谈和证。

[2]盘是指贸易中所有围绕商品的信息。

如价格、贸易术语、包装、运输、投保等，盘涵盖了商品交易的所有专业细节。

谈是针对商品交易展开的谈判。

外贸商都会立足于自己的利益，采用各种策略说服对方接受自己的条件，谈判内容包括价格、包装、装运、保险、赔偿等。

证是指围绕商品的价值所有权编制的各种单据，如货物价值的有发票装箱单或重物单。

1.2.2公文性

外贸函电是信息传递的载体，对于商人来说，如何用最短时间获知目的信息尤为重要，这也体现了外贸函电的公文性。

[5]函电的结构一般由信头寒暄，意图表达，理由说明，信尾希望。

由于这种结构，收信人可以跳过一些内容，直接挑拣所需信息，这样可以最短时间跳过一些内容，直接挑拣所需信息，这样可以最短时间内处理公司日常大量的来往信函，准确地把握商机。

1.2.3目的两重性

外贸函电包括直接目的和间接目的。

直接目的就是信函中提出的要求或建议；间接目的是让这些要求或建议得到满足，主要体现在对潜在的利弊分析，即你根据我信函中所提的建议或要求做的话就能得到什么利益，不这样做就得不到这些利益。

[6]比如拿询盘写作中，写信人的直接目的是直接获得产品的所有信息，而间接目的是希望对方报价能给予特别的优惠。

所以在询盘写作中，写信人往往会情调自己公司有多优秀，销售能力有多强，市场有多诱人，从而使卖方在报盘时会重视这些因素，也为后面的讨价还价提供筹码。

2外贸函电的写作原则

外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的交流工具。

然而，在实际操作中，由于不了解外贸函电特殊的写作原则，收件人经常收到的信要么冗长，要么粗俗，要么语意不清，更甚者还要拼写和语法错误，无疑这都会阻碍有效的交流。

与一般的交往信函不同，外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻，而讲求用精准朴实的语言，礼貌且明确地表达写信人的意图。

2.1礼貌原则

礼貌是外贸函电的重要特征。

友好的口吻和措辞对沟通双方间的感情，实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。

粗鲁牛硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的。

因此书写时要把握好语气，要让对方感到具有说服力又不失诚恳，要立场坚定而又不是亲切恰当的语气会让对方感到温暖，产生兴趣。

[11]因此，语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：

　　Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May，andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyouretentiontoaspecialofferwhichwehavemadenit.[1]

2.2体谅原则

体谅原则要求写信时要处处从对方的角度去考虑有什么问题，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：

We’dliketosendourcongratulationstoyou.（We-attitude）Congratulationstoyouonyoursuccess.（You-attitude）

2.3完整原则

一封函电只有包含了你期望对方做出反应的所有信息时才称得上完整，而对方所提出的问题都是对方多关心的与其利益密切相关的事情，因此在回信时必须一一回答，并尽可能具体、准确。

叙述完整体现在外贸任何环节中。

例如：

要建立贸易关系信文应包括信息源，本公司简介，写信目的，交易条件，提供信息查询，表达合作愿望。

[4]为了检查方便，看你的信息是否完整，人们常用5W，即who,where,when,how,why.

2.4清楚原则

写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何不严密的文字，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。

要用最朴实简单的语句表达，同时也要注意句子的结构安排。

（一）避免用词错误：

例如：

AstothesteamassailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.[8]

　　此处bimonthly有歧义：

可以是twicemonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：

　1.WehavetwodirectsailingeverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

（二）注意词语所放的位置，例如：

　　1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

　　2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.前者则有两种商品以上的含义。

　　（三）注意句子的结构，例如：

　　1.Wesentyou5sampleyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.[4]

2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.

2.5简洁原则

简洁是写作的灵魂。

在写信函的过程中应该用最间接的语句来表达所要传递的信息，同时又不影响书信的完整性与礼貌性。

避免用词晦涩及令人费解的专业术语，否则收信人无法理解，就失去了函电信息交流的功能。

（一）避免废话连篇：

例如：

　　1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：

Weappreciateyourletter...

（二）避免不必要的重复：

　　（三）短句、单词的运用：

Enclosedherewith----->enclosedatthistime----->nowduetothefactthat----->becauseadraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000

2.6具体原则

要让信函中所涉及的对象具体化，明确化。

任何含糊不清或易于引起误解以至混乱的表达方式都应避免。

确认来信时一定要提出它的日期，事由及编号等。

在谈判磋商的关键问题上不能马虎，明确详细。

例如：

Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.[12]（WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forus$20000,inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.）

2.7正确原则

（一）是指语法、标点、拼写正确及规范的语言，恰当的叙述，精确的数值。

例如：

美式书信中称呼要用gentlemen而不是gentleman.而英式多采用DearSirs,后跟逗号。

（二）是指信函签名时，应检查内容的正确性，按惯例检查内容是否合适及要正确理解并使用外贸中所有的专业术语。

例如：

Itisthreefoolslongandfourincheswide.（It’sthreelongandfourincheswide.）

3外贸函电的写作技巧

外贸函电是外贸过程中被广泛运用的交流工具，集专业性、结构性和灵活性于一身，针对外贸函电的这些本质，总结出了以下外贸函电的写作技巧。

3.1文法上

1.切忌主客不分或模糊。

例:

Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”应改为Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.[1]（We决定呀,不是report.）

2.句子不要凌碎。

例:

Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起.

3.结构对称，令人容易理解。

例:

Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.[7]应改为:

Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.

4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。

例如:

Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.

5.动词主词要呼应。

1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

6.标点要准确。

例如:

Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改为:

Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.

7.选词正确。

像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用。

8.大小写要注意。

非必要不要整个字都是大写,除非要骂人。

例如:

MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线，斜字，粗体就可以了。

3.2文体上

1.注意段落的开头。

一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，而句子就放在末尾。

例如:

1.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.

2.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情不同。

3.意思转接词要留神。

例如:

but（相反）,therefore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.分不清furthermore和moreover就不要用。

4.句子开头不要含糊不清的主词。

例如:

Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.[12]They是指什么?

开头少用this,that,it,they,或which.

5.修饰词的位置要小心。

例如:

HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.

6.用语要肯定准确，切忌含糊。

例如:

Thefiguresshowasignificantincrease.”significant改为:

Thefiguresshowanincreaseof19%.

7.立场观点一致，少用被动语。

例如:

PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改为:

YoushouldsubmitpartialdatabyApril.

3.3写信提示

1.名字，头衔都不要错。

头衔或学位，任择其一：

HowardE.Wyatt,D.SPhD.或Dr.HowardE.Hyatt

2.男人用Messrs,Misters；女人用Mesdames,Mmes，orMses

例如:

Messrs.Smith,Wyatt,andFury

Mses.Farb,Lionel,andGray

男女一起要弄清称呼，例如:

Dr.andMrs.HaroldWright

3.有人有荣誉学位就不喜欢用的头衔,有时不知道对方头衔,就用Ms..

如：

Ms.SarahGray

4.地址要低日期两行。

处名时,职衔短可以一行过,长就下一行.

例如:

KenGreen,President

KenGreen

VicePresidentofInternationalOperations

应为:

KenGreen

VicePresident,UnicomChina

5.地址上的数字直接用阿拉伯数字,除了One,

例如:

127NinthAvenue,North

3.4留意书信结尾致意,弄清关系再选择用词

1.非常正规的（例如给上级的）

例如:

Respectfullyyours；Yoursrespectfully

2.正规的（例如客户公司之间）

例如:

Verytrulyyours；Yoursverytruly；Yourstruly,

3.不太正规的（例如客户）

例如:

Sincerelyyours；Yourssincerely；Sincerely；Cordially,

4.非正规的（例如朋友,同事之类）

例如:

Regard；Warmregards；Withkindestregards；Mybest,

Withmybestregards；GivemybesttoMary；Seeyounextweek!

有时在we,I,andyou之间选择很难。

公司代表联络生意可以用:

Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.

单纯说你,可以用:

Ifoundthebrochureveryinformative.

有时多用you有时会有隔阂的感觉。

Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）

3.5开头致意

1.用名字好过头衔称呼。

正规信的信件,可以考虑:

DearCommitteeMember，

ToAllSalesReps，

DearSirorMadam，

2.是公司可以用，

GentlemenorLadies，

LadiesorGentlemen，

公司全是男的或全是女的可以用：

DearSirs，

DearLadies，

3.称呼用冒号不一定错，如：

DearMr.Jones:

（非常正规）

Jim,（非正规）

3.6签名

用笔签名会受落,免到过都不要电脑贴图或盖章.不要和Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签。

签名也看信件的语气。

给朋友或公司客户，签Bill也可以，给陌生人就最好用Gates或者BillGates.

结论

外贸英语函电是国际贸易的重要沟通手段，对于国际贸易业务的成功与发展具有极为重要的意义。

本文通过浅析外贸英语函电的特点，总结出外贸英语函电的写作原则和技巧，希望对从事外贸工作人员和学者及国际贸易的发展有所帮助。

当然本文只是对外贸函电的特点和写作技巧简单地进行了研究，在内容和层次上还有许多的不足之出。

希望将来对关于外贸函电的研究的人员提出更多更为全面详细的外贸函电内容，为后来论文研究学生和外贸业务提供依据和条件。

文献

[1]张婷.刍议外贸函电的特点与写作技巧[J].群文天地,2012-10-10

[2]唐佳.浅谈外贸英语函电写作技[J].青年文学家,2010-07-08

[3]钟飞.浅