外贸知识技巧.docx
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外贸知识技巧
举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEFCo.Ltd，目前公司最大的客人是美国的HomeDepot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！
如果我要写一封开发信给美国的ABCinc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re:
ABCinc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo.,Ltd.”
其中，ABCinc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；HomeDepotvendor-solarlight明确表示你是北美第二大零售商HomeDepot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司。
这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，homedepot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？
他打开邮件的概率会非常非常大！
再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！
只要关键词输入homedepot，保证一下子就找到。
有朋友会反问，那是不是完全不写呢？
我的回答是，也不一定，要看具体情况。
如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。
可以这样写：
WesupplysolarlightsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!
6）主动语态用得太多。
英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。
相反要多用被动语态。
比如说，我们明天会寄你样品。
中国人喜欢说We'llsendyouthesamplestomorrow.这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。
他们通常会这样写：
Sampleswillbesenttoyoutomorrow.用得是被动语态，人称就没有了。
7）经常会问一些毫无意义的话。
比如Doyouwantourproducts？
这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。
如果客人说No，你怎么回复？
那就没下文了哦。
而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。
但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。
还有诸如Doyouinterestedinourproducts?
Areyousourcingfor*****?
Howisyourbusinessrecently?
Wouldyouliketocooperatewithus?
这些都是毫无意义的话。
开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。
只要清楚表述出这3点，就完全足够了。
其他的东西可以以后慢慢谈。
9）喜欢插入URL链接。
很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！
最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。
Heyguy,
XYZtradinghere,exportingLANTERNSwithgoodqualityandlowpriceinUS.
Callme,let'stalkdetails.
Rgds,
Rick
Cellphone:
***
强力支持楼主的贴！
我第一个晒自己的开发信，请楼主指点12：
Dearsirs:
Fromtheinternet,wegetyourcompanyname.WhatIwantisjust
toseethatifwehavethechancetocooperationinthenear
futureornot.
WeareafactoryoffiberglassinChinaandourmainproductischoppedstrandmat（CSM）andstitchchoppedstrandmatandetc.
Wehavebeeninthefieldformanyyears.IcangiveyoutheCSMinverycompetitive
priceandhigherquality.Ifyouneedmoreinformation,pleasegotoourwebsite：
Iwonderifyouneedthisproduct;ifyouareinterestedinourproducts,pleasekindly
returnthismail.
Maybenowyouhaveregularbusinesspartner。
ifso，pleaseleavemymessagein
youremailbox，maybesomedayitwillbeuseful。
Ifyouneedthepricetocomparewithyourpartnergives,welcome!
Yourssincerely
Jack
可以这样写：
"We'regladtohearthatyou'reonthemarketfor..."，---我们很高兴获悉你对某某产品有兴趣。
这是不是好很多呢？
客人会想，我是不是B2B上问他询过价？
还是今年或去年哪次展会上见过这家伙？
只要你切中要害，他回复你了，那目的就达到了！
等到你们来来回回联系很多次了，客人知道你仅仅是在网上搜到他的联系方式，也不会那么防备和介意了。
对吧？
3）公司介绍太多，最好一笔带过。
客人不会有太大兴趣去看的。
只有等他对你的产品，价格各方面都有兴趣，他才会要了解一下你们是什么样的公司，什么规模之类的。
HiSir,
Gladtohearthatyou'reonthemarketforfiberglass.Wespecializeinthisfieldforseveralyears,withthestrengthofchoppedstrandmatandstitchchoppedstrandmat,withgoodqualityandprettycompetitiveprice.
Shouldyouhaveanyquestions,plsdonothesitatetocontactme.FREESAMPLESwillbesentforyourevaluation!
Tks&br,
Jack
****company（这里留下公司名、电话、传真、邮件就可以了，正文就可以写的很简单。
）
Tel:
***
Fax:
***
Mail:
***
Website:
****** （请记住，如果你非要在里面加上网页链接，请放在签名里，不要放正文，让人感觉更像搞推销的，不太好。
）
一开始开门见山指出，很高兴获悉您对某某产品感兴趣，我们专业生产这类产品多年，优势在于什么地方，质量好，价格相当有竞争力。
这样就已经把要表达的意思表达出来了。
第二段就是两句话，有问题随时联系我，免费样品随时会寄来供您测试！
既表达了你想要合作的愿望，又表示了自己的诚意，只要您有需要，我们随时为您服务。
这样写的就给人感觉不卑不亢，既没有显得很拽，也没有在老外面前矮一截。
大家是平等的关系，本来就是相互的合作，找机会争取双赢。
这点反而会让西方人比较赞赏。
不是说价格低就能赢得订单的，真正拿到order是综合性的考量，价格是重要的一方面，但不是完全的。
除了有少部分只看价格的客人除外。
Cindy，我想指出一点，"haveugotmymail?
"这句话最好不要说哦，会给人不太礼貌的印象。
你让客人怎么回？
如果他说yes，不是等于承认他工作失误，没有回复？
如果他说no，他又不能睁着眼睛说瞎话。
所以这样写的结果是，他很可能接着不回！
而你既要得到你要的结果，要他答复，又需要给他个台阶下，顾全他的面子。
你看看这样写会不会好一点？
Dear***,
Sorrytotroubleyouagain!
Pleasefindmymailbelow.Couldyoupleasekindlycheckbyreturntoday?
Becausewe'llbeonholidayfromMay.1stto3rd.
Thankyouinadvance!
Bestregards,
Cindy
先写得委婉一点，把你上次写给他的邮件放在下面。
如果他还是没回复，那就再重新发一遍，上面加上大写的红色的或者粗体的“RE-SEND！
！
！
”如果还是没消息，就打电话吧~
兄弟，这是肯定的，所有的东西都需要文本的确认。
你可以这样做，电话里说的东西，谈的东西你先记下来，等电话打完后，马上跟一封邮件过去：
Hi***,
Aswediscussedonthephone,thereweresomedetailsasbelow:
1）*****
2）*****
3）*****
Pleaseconfirmbyreturnasap.We'lldoeverythingaccordingtoyourrequest!
Thankyou!
Kindregards,
***
这样就可以了，只要他回复了邮件，要么就是对其中的某些东西提出异议，要么就只有ok，对吧？
那就留下文本证据了，以免双方将来扯皮。
我说的打电话，只是对于email的辅助，很多时候email发出去，客人一点消息都没有，那就只有电话跟进，了解情况了。
如果客人接到你电话，很不好意思地说，我尽快回尽快回，那他就不会不理你了。
你就有进一步进展下去的可能。
如果还是等不到消息，那就再打电话，总之要坚持，坚持到得到你想要的答复为止。
即使客人是拒绝你的，也没关系，但是要弄明白，拒绝你的真正理由！
Formoreinformation,wewouldliketoletyouknowourcompanywebsiteasbelow.
Hopetoheargoodnewsfromyou.
Dearsir,
Gladtohearthatyou'retheleadingretailerofbathrooms!
Wespecializeincastironbathtubsfor17years,andhopetofindawaytocooperatewithyou!
Attachedsomepicturesforyourreview.Pleasecontactmeifanyquestions.
Thanksandbestregards,
***
你还是写得太长了，能用1个词绝对不用两个，能用1句话写清楚就绝不用两句，写邮件要惜字如金啊！
HiSirorMadamwhoconcerns：
Thanksforyourconcerns,welearnyourcompanywhoisaleadingretailerofcontemporaryandtraditionalbathrooms.
Ourcompanyisspecializedincastironbathtubsfor17years.OurcompanyadoptedISO9001qualitymanagementstandardsandISO14001EnvironmentalManagementStandard.
Somepicturesintheattachment,andIrecommendyouwhichareluxurybathtubsNH-1007/NH-1008andsimplecastironbathtubNH-008Danli.
Shouldyouhaveanyquestions,plsdonothesitatetocontactme.
Bestregars
DearMr.PurchaseManager
Thanksforyourtimetoreadmymessage,andwishyouverywell.
Ijustwanttoaskonequestion.
DidyoueverimportboxingproductsmadeinPUorPVCfromChina?
Lookingforwardtoyourearlyreply.
Bestregards
Sam
Alsoyoucangetmoreimformationfromourwebsite:
www.mr-
我帮你改一下，你慢慢琢磨琢磨看，多写多练，就会写得比我好了：
HiAlex,
Howareyoudoing?
GladtogetyournamecardfromHKfair.
ThisisSandyfrom***.Wespecializedinparkingsensorsystem,andallourproductswithCE/FCC/FCCIDapproved!
RegardingtheFUNMINIDVRyourselectedonthefair,plsfindthedetailswithbestofferinattachment.
Hopetogetgoodnewsfromyou!
Thanks.
Bestregards,
Sandy
Salesassistant
Sandy，我要说一点，你的情况和其他朋友又不一样了。
你在展会上拿到过客人的名片，而且客人曾经对某一款产品感兴趣，那简直是一个相当好的机会！
只要你把握住了，成交可能性是很大的！
这种情况下，你特别要标注出他在展会上选的东西，而且主动提供详细资料和报价，这一点至关重要！
客人很忙的，他可能在香港展上去过很多同行那边，问同一个产品，他会收到很多很多邮件，恐怕根本没空回复或主动联系你，所以你一定要主动出击，提供完整的资料和好的价格，然后跟进，赢得他的信任！
如果像你刚才那样，问他是不是有兴趣，有兴趣你会给他详细资料，客人会觉得很烦的，觉得你怎么需要推一下动一下，做业务要学会主动，客人一个眼色，你就要能完成三四个动作。
客人问你价格，你连详细参数尺寸包装材料都一并提供了。
客人问你说明书，你连设计稿和文字都完整无误地给他参考。
客人需要彩盒，你不止给了他图片，还有准确尺寸的刀模图，连别的客人的彩盒也一并给他做设计参考。
你说，客人是不是会对你印象很好？
看了楼主的文章，受益匪浅哦。
现在附上我的开发信，请楼主指正。
Hi,purchasingmanager.
Goodday!
WeareXXXXsupplier,andwehaveresearched&designedsomenewproduct.
Ifyouareinterestedin,I'llsendyouourcatalogue.
Thanksforyourvaluabletime.
Regards.
Yours,
--------------------------------------------------------------------------------
XXX（Ms）
compnayname
Website:
www
ADD:
XXXXXX
TEL:
+86XXXXX
FAX:
+86XXXXX
谢谢
呵呵
基本上没回复时
我会继续跟进
因为我们占有价格优势，所以跟进内容是
Dearpurchasingmanager.
Sorrytobotheryouagain.
PlstakealookattheattachmentwhichisthecatalogueofourDVRcards includingpriceforyourreference.
Hopethiswillhelpyou.
Anyquestionwillbeappreciated.
Regards.
Yours,
XXX（Ms）
compnayname
Website:
www
ADD:
XXXXXX
TEL:
+86XXXXX
FAX:
+86XXXXX
不知道内容够不够正确。
可以再简单一点：
Hisir,
Sorryforre-troubling!
Regardingourhot-sellingDVRcards,attachedtheE-cataloguewithofferforyourreview.
Anyquestions,thatwillbemuchappreciated!
Thanks.
Kindregards,
***
其他的可以保留，公司介绍可以再简单一点，但是那么多的size一定要去掉，改成wesupply***withdifferentsizes就可以了~~
HiKelvin,
Gladtohearthatyou'reonthemarketforflashlightandotherpromotionalitems.
ThisisCfrom***LtdinChina.Wespecializedinflashlightsandpremiumsfor10years,withthecustomersofCoca-Cola,Craft,Pepsi,etc.,andhopetofindawaytocooperatewithyou!
Pleasefindthepictureswithmodelsanddifferentpackaginginattachment.AnAmericanguypurchasedthismodelinBIGquantitylastyear.Iwouldliketotrynow,ifit'ssuitableforEurope.
FREESAMPLEScanbesentonrequest.Callme,let'stalkmore!
Thanksandbestregards,
C
***Ltd
Tel:
***
Fax:
***
Mail:
***
当时一共写给6个不同的客人这样一封开发信，内容完全一样，只是对方姓名不同。
所谓的某美国客人下过大单，完全是编的，只是给客人一个感觉，美国佬很喜欢这款产品，下过很大的订单哦，你们看看，是不是欧洲市场也能卖一点？
最后一句“Callme,let'stalkmore”是我故意这样写的，因为很少有客人会打电话给一个陌生人，但是这句话写上去让人感觉会大大不一样，首先就是这个人很有自信，其次就是他是有诚意的，不是群发的邮件。
这6个人里面有4个是没回的，有一个回了一句“thankyou,notthistime.bye.”，剩下的最后一个瑞典客人回复了，就是这个Kelvin。
他的邮件如下：
HiChris,
Gladtohearthatyouareonthemarketforstainlesssteelspinningparts.
We,xxxCo.Ltd,isprofessionalinprecisionmachiningfornearlly10years,coveringhighprecisionmachiningparts,castingparts,metalparts,etc.Hopetoestablishbusinessrelationshipwithyou!
Shouldyouwannaknowmoreaboutourcompany,plsvisit.
Anycomments,that'llbeappreciated!
Thanks.
Bestregards,
xxxx
xxx Co.,Ltd.
TEL:
FAX:
Email:
唉，留一个真实的案例吧，我以前在skype上和一个老客人的聊天记录，大家看看：
......
Frank:
C,that'sincreadible!
Yourpriceistoohigh!
C:
Frank,please,thatisactuallyourbestoffer!
IthinkitisverycompetitiveinGermany.
Frank:
Joking?
YouquotedmeEUR2.35,butmycompetitorboughtfromamiddlemaninAustria,justEUR2.15！
C:
Hey,Ialsowannasupportyoutoexpandyourmarket,buttheprice...Couldyouplssendmeasampleforevaluation?
I'llcheckwhytheirpriceistoolow.
Frank:
C,listen!
Idon'thavetime!
Thepromotiondate
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