湖南广播电视大学采购管理办法试行.docx
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湖南广播电视大学采购管理办法试行
湖南广播电视大学文件
湘电大行字[2008]13号
关于印发《湖南广播电视大学
采购管理办法（试行）》的通知
校属各单位:
《湖南广播电视大学采购管理办法（试行）》已经校务会审议通过，校领导审定，现印发给你们,请遵照执行。
湖南广播电视大学
二ＯＯ八年十月二十八日
主题词：
制度采购管理印发通知
湖南广播电视大学办公室2008年10月28日印发
录入：
李敏校对：
陈燕共印20份
湖南广播电视大学采购管理办法（试行）
第一章总则
第一条为加强学校采购的管理和监督，规范采购行为，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称采购是指学校各单位使用预算内资金、预算外资金及贷款资金、受赠资金以及其他纳入学校预算管理的资金，从市场购买货物和服务的行为。
第三条学校采购工作应遵循公开透明、公平竞争、公正平等、诚实守信和讲究效益的原则，在采购活动中切实维护国家、学校的利益，自觉接受政府采购主管部门和学校纪监审工作部、财务处、工会等部门以及全校教职工的监督。
第四条国家法律法规规定的、政府采购主管部门有明确要求实行政府采购的，应实行政府采购并按政府采购法规执行，由学校后勤处负责联系政府采购的相关事宜。
第五条学校采购实行政府采购与学校自行采购相结合，以政府采购为主；学校集中采购与使用单位自行采购相结合，以集中采购为主；定期招标采购、竞争性谈判采购与询价采购、单一来源采购等采购方式相结合，以招标采购为主。
未经学校采购主管部门批准备案，任何单位不能自行组织采购、规避政府采购和学校集中采购，否则，资产不能入账，财务部门不予办理付款手续。
第六条坚持廉洁采购。
学校一切采购活动均应遵守国家政策、法规、法令和廉洁自律的规定，各级领导不得以写条子，打招呼干预采购活动；参加采购活动的单位和个人不得接受任何形式的礼金、礼物、回扣，不得接受供应商的请吃、娱乐性消费、旅游，不得向供应商提出合同内容以外的任何个人要求，不得对供应商索、拿、卡、要。
在采购活动中，与供应商有利益关联的采购人员及相关的下列人员必须回避：
参与采购的经办人员、管理人员，招标采购中评标委员会的组成人员，竞争性谈判采购中谈判小组的组成人员，询价采购中询价小组的组成人员等。
第二章学校采购的组织管理
第七条学校成立由校长为组长，纪委书记、分管国有资产管理工作的副校长为副组长的采购领导小组。
成员由党政办、纪监审工作部、财务处、工会、后勤处等部门的主要负责人组成，采购领导小组下设办公室（简称采购办公室），办公地点设在后勤处。
学校采购领导小组的工作职责是：
1、审议学校采购的规章制度和有关管理办法；
2、审定重大采购项目的采购方式；
3、审定学校采购项目的合同；
4、负责重大采购项目的招标工作；
5、对学校采购活动进行监督和管理，对采购中的纠纷进行调处。
6、协调学校采购中的其他有关事项。
第八条采购办公室对学校采购实施具体的管理和协调，其主要职责是：
1、根据国家有关法律、法规草拟学校采购的规章制度；
2、加强与政府采购管理部门的联系，汇总编制学校的政府采购计划，配合政府采购部门完成有关采购任务；
3、负责组织全校教学、科研、行政办公所需的设备、家俱等物资的集中采购；
4、代表学校与供应商签订物资采购合同；
5、负责组织有关部门对采购物资进行验收，督促中标供应商按合同供货，做好售后服务；
6、承办学校采购领导小组的日常工作；
7、指导学校各部门（单位）的自行采购工作。
第九条学校根据采购项目的大小和特点，组织采购时应成立3人以上（单数）的临时采购小组，该小组由用户单位的项目负责人、相关专家、党政办、财务处、纪监审工作部、工会、后勤处等有关部门派出的人员组成，其主要职责是：
1、参与集中采购项目的可行性论证，提出采购的建议方案；
2、对拟定的供货商进行资信、技术、产品质量和价格等方面的调查；
3、审议集中采购项目的标书及相关文件；
4、对采购项目进行评标和表决，确定一般项目的中标单位或个人，提出重大采购项目的中标建议。
第十条学校建立采购工作专家库，从校内外相关领域的技术与经济专家中遴选，以校内专家为主，并定期或不定期更换。
参加政府采购评标的专家以及学校采购小组中的专家将从采购专家库中随机产生。
第三章采购范围
第十一条必须实行政府采购或学校集中采购的是：
1、单台（件）大于（含等于）1万元、批量大于（含等于）5万元以上的采购项目。
2、交通工具。
3、其他。
对上述范围的采购项目，各单位必须严格按本办法的要求申报实施集中采购。
对于涉及国家安全和秘密、危及公共安全与稳定的紧急采购及其它特殊情况，必须经采购领导小组批准方可实行自行采购。
第十二条下列采购项目在资金落实后由使用单位组织有关职能部门（党政办、纪监审工作部、财务处、工会、后勤处等），以合适的方式共同采购，报后勤处资产科验收登记入账。
单价大于（含等于）0.5万元但小于1万元，批量价格大于（含等于）2万元但小于5万元的采购项目。
第十三条下列项目在立项和落实资金后可由后勤处汇总后组织批量采购：
单价大于（含等于）0.1万元但小于0.5万元，批量价格大于（含等于）1万元但小于2万元的采购项目。
第十四条对于在上述限额以外的物资采购，单价大于（含等于）500元或批量大于（含等于）0.1万元，在办理了采购报批手续后,可由使用单位（部门）自行采购；单价小于500元或批量小于0.1万元的采购项目，由使用单位（部门）根据经费预算情况自行决定和实施采购。
自行采购也应当采取询价等方式进行，参加询价采购的人员一般应当有2人以上。
第四章采购方式
第十五条除政府采购外，学校采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。
每个项目的采购方式将根据本办法和项目的具体情况确定。
1、公开招标是学校采购的主要方式，是指学校委托政府采购业务代理机构或学校采购部门通过报刊、电子网络或其他方式，公开向社会发布招标公告，凡是符合招标文件规定条件的不特定法人（供应商）均可参加的投标方式。
学校任何部门（单位）不得将应当以公开招标方式采购的物资化整为零或者以其他方式规避公开招标采购。
2、邀请招标是指学校根据供应商的生产能力、技术水平等因素，发送投标邀请书邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。
3、竞争性谈判是指学校直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。
4、询价是指学校对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。
5、单一来源是指学校向供应商直接购买的采购方式。
第十六条属于学校集中采购范围的采购项目，以公开招标方式为主，有下列情形之一的，必须采用公开招标采购方式：
1、列入国家和省（部）重点实验室的大型仪器设备的采购；
2、利用国家专项资金进行的仪器设备采购；
3、国家和学校规定的其他应实行公开招标的采购项目。
第十七条属于学校集中采购范围，并有下列情形之一的采购项目，可采用邀请招标采购方式：
1、具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
2公开招标的费用占采购项目总价值的比例过大的。
第十八条属于集中采购范围，但有下列情形的单项或批量采购项目，可以采取竞争性谈判采购方式：
1、根据学校招标管理办法，经过一定的程序后，没有供应商投标或没有合格的标的或者重新招标未能成功的；
2、因不可预见、不可避免、不可克服的客观情况引发急需采购，但又无法按招标方式按时采购到位的；
3、招标准备需要较长时间，不能及时满足使用需要的；
4、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
5、不能事先计算出价格总额的。
第十九条属于下列情形的采购项目，采取询价方式采购：
1、必须采取招标和竞争性谈判方式采购范围以外的；
2、虽然属于必须采取招标和竞争性谈判方式采购范围，但由于客观原因，无法通过招标和竞争性谈判方式完成采购任务的。
第二十条属于集中采购范围，但有下列情形的单项或批量采购项目，可以采取单一来源采购方式：
1、只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权且无其他合适物品替代的；
2、属于原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购，且购买资金总额不超过原合同额的10%的；
3、学校认定的其他情形。
第二十一条付款方式
所有采购项目付款方式均在合同中明确，切实维护学校的利益，物资集中采购项目，一般情况不支付预付款，并扣留5%-10%质量保证金，保证金视合同执行情况支付。
有关部门必须严格按合同要求支付履约进度款。
第二十二条严格控制采购成本。
采购环节发生的项目采购论证费、市场调研费、招投标管理费、专家评审费、运杂费、安装、调试、验收等费用，列入物资采购计划和学校财务预算，由采购办公室和财务部门确认后计入固定资产价值。
第五章采购程序
第二十三条采购立项
任何采购项目事先必须经过立项审批。
未经审批立项的不得进入采购项目实施程序。
第二十四条采购申请单位填报《湖南广播电视大学采购申请表》进行采购项目审批立项，经相关职能部门会签，确定采购方式。
第二十五条市场调查
采购部门根据项目的大小和特点组织临时采购小组，并进行市场调研、走访用户、考察厂商等。
第二十六条招标采购程序
1、发布招标公告或发出招标邀请。
2、准备招标文件、确定标底。
3、发售招标文件。
招标文件制作完成后，由学校采购部门向供应商发售。
根据项目不同，采购部门在发出标书时可参照政府物价部门的有关规定和学校采购管理办法适当向供应商收取招标文件制作成本费，所收费用全部上缴学校财务，由采购办公室使用，以弥补招标经费的不足。
4、开标、评标
（1）在供应商投标书送达后，由学校采购办公室组织项目评标小组按招标文件确定的时间、地点进行开标，开标会由采购办公室负责人主持。
开标时，由临时采购小组指定人员对投标文件的密封情况进行检查，当众拆封并宣读投标文件。
采购办公室应指定专人对开标过程进行记录，并连同招标书、投标书一起存档备查。
（2）评标工作由项目评标小组负责。
一般项目的评标小组由临时采购小组代替；对于技术含量高、专业性较强的采购项目，应成立专家评标小组。
一般采购项目的评标结果由评标小组确定，重大采购项目的评标结果由评标小组报请采购领导小组确定，特别重大采购项目的评标结果由校务会确定。
评标采取评议与投票表决相结合的方式决定中标单位。
5、中标及采购合同的签订
评标结果产生后，由采购办公室向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的供应商。
中标通知书发出后，采购办公室按照招标文件和中标供应商投标文件要求与中标供应商订立书面采购合同，其签订程序按学校有关办法执行。
第二十七条竞争性谈判采购程序
1、拟定采购方案
采购办公室以本办法为依据，针对拟实行竞争性谈判的采购项目，拟订采购方案（包括谈判程序、采购小组成员、谈判内容、定标标准、合同主要条款以及邀请参加谈判的供应商名单），再商有关部门确定。
2、谈判
（1）成立谈判小组
谈判小组由学校党政办、财务处、纪监审工作部、工会、后勤处以及具体使用单位相关人员和有关专家等单数人员组成（涉及人事项目的还应包括人事部门相关人员）。
（2）在谈判活动中，谈判小组人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。
（3）谈判小组人员不得相互串通损害国家利益、学校利益和其他当事人的合法权益；不得以任何手段排斥其他供应商参与竞争。
3、制定谈判文件
谈判文件应当包括：
（1）谈判程序、谈判内容以及评定成交的标准等事项；
（2）报价要求、竞争谈判文件的编制要求及谈判保证金的交纳方式；
（3）响应的谈判供应商应当提交的资格、质信证明；
（4）谈判项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等；
（5）合同主要条款和签定方式；
（6）交货和提供服务的时间；
（7）评标方法、评标标准和废标条款；
（8）递交投标文件截止时间、谈判时间及地点；
（9）省级以上财务部门规定的其他事项。
4、邀请谈判文件须在网上公告。
至响应谈判文件递交截止时间一般不得少于5天。
金额在300万元以上、技术复杂的项目一般不得少于10天。
5、确定邀请参加谈判的供应商名单。
谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
供应商参加谈判应当具备以下条件：
（1）具有独立承担民事责任的能力；
（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（3）具有履行合同所必须的专门设备和专业技术能力；
（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
（5）三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
（6）法律、行政法规规定的其他条件。
另外可以根据项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视。
参加谈判的供应商应提供有关资质证明文件和业绩情况，谈判小组应根据供应商条件和采购项目对供应商的特许要求，对供应商的资格进行审查。
确定邀请参加谈判的供应商名单。
6、谈判应遵循以下程序进行
（1）谈判报价时间截止后，谈判小组应组织第一次公开报价。
谋求供应商在最后报价时会有比较大的让步，起到节约财政资金的目的。
谈判小组在指定的评标室阅读谈判文件，熟悉评标标准。
在谈判小组组长的组织下讨论、通过谈判要点和谈判方式。
谈判要点根据项目不同，但至少应当包含价格、技术方案、售后服务承诺等主要内容。
（2）谈判。
围绕谈判要点，谈判小组全体成员集中与单一供应商分别进行谈判。
逐家谈判一次为一个轮次，谈判轮次由谈判小组视情况决定。
在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术、价格和其他信息。
（3）澄清。
谈判小组对供应商谈判报价文件中含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文件和计算错误的可以要求供应商以书面形式加以澄清、说明或纠正，并要求其授权代表签字确认。
（4）变动。
谈判文件如有实质变动的，必须经谈判小组三分之二以上成员同意并签字确认，由谈判小组以书面形式通知所有参加谈判的供应商，并要求其授权代表签字确认（如不签字确认即被认为拒绝修改并放弃谈判）。
（5）最终报价。
谈判结束后，谈判小组应当要求参加谈判的供应商在规定时间内进行最终报价，组织现场唱标。
7、确定成交供应商
谈判结束后，谈判小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，由所有参加谈判人员签字认可，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
8、与中标供应商签订采购合同。
第二十八条询价采购程序
1、拟定询价方案
采购办公室以本办法为依据，针对拟实行询价的采购项目拟定询价方案（包括价格构成、定标标准、询价小组成员、合同主要条款以及拟询价供应商名单），再商请有关部门确定。
2、询价
从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商。
询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格，据此确定符合采购项目要求且报价最低的供应商为成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。
3、与成交供应商签订采购合同。
第二十九条单一来源采购程序
采取单一来源方式采购，应成立采购小组。
由采购小组成员集体与供应商本着质优价廉的原则进行磋商，就合同条款达成一致，切实维护国家和学校利益。
第六章采购合同
第三十条按照平等、自愿的原则，遵照合同法和国家相关法律以合同方式确定学校与中标、成交供应商之间的权利和义务，采购合同应当采取书面形式。
第三十一条学校采购合同专用章归口由党政办管理。
校属部门、单位签订采购合同，应加盖本部门（单位）印章，并报财务处备案。
第三十二条学校采购办公室代表学校与供应商签订合同。
采购办公室应当在中标、成交通知书发出之日起十五日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交的供应商，签订采购合同。
签订合同前，供应商应向学校交纳履约保证金，其金额根据合同金额的大小确定，一般为合同总金额的2%～10%。
第三十三条采购合同的其他有关事项，按学校合同管理制度办理。
第七章采购验收
第三十四条所有采购项目实施完毕后必须办理入库（登记）验收手续。
对进口设备的验收，按省进出口检验机构的规定办理。
单台件（套）大于（含等于）10万元的大型贵重精密仪器设备、软件的验收，按国家的专项规定执行。
其他采购项目的验收按学校相关规定办理。
第三十五条物资设备的验收以合同条款或样品为依据，按相关技术标准、质量或产品标准验收；合格后由使用单位填写《湖南广播电视大学物资验收报告单》，凡不符合验收标准的应拒收，并按合同条款索赔。
第三十六条严格资产入帐程序。
由固定资产验收入库单、原始购货发票、《湖南广播电视大学物资验收报告单》等共同构成固定资产报账的必备原始凭证。
没有办理验收和入帐的资产，财务部门不予报账。
第八章采购档案
第三十七条所有采购均应建立资料档案，采购项目资料档案应当从立项到验收等各个环节的全套资料。
档案资料的收集整理由组织实施采购的部门、单位负责，在验收完毕后五个工作日内移交采购办公室。
第三十八条设备采购项目均应建立技术档案。
档案内容包括商品说明书、合格证、物件清单、随机技术资料等反应设备购置使用情况的文件材料。
设备档案在校档案室指导下，由使用单位兼职档案员收集整理。
第九章采购责任
第三十九条采购工作接受全校师生职工的监督。
任何单位和个人有权对学校物资集中采购中的违法违纪行为进行举报。
采购部门应向学校如实反映情况，提供有关材料，自觉接受各方面的监督检查。
第四十条学校采购职能部门应对采购活动和采购人员进行严格管理，建立内部控制与廉洁自律制度，规范采购行为，加强自律。
第四十一条参加学校物资集中采购的工作人员和评标人员应自觉遵守保密原则和其他规定，不得对外透露学校采购项目的标底、供应商的投标文件、招标评审情况、谈判情况等内容；不得违反规定，采取有利于个别供应商的措施；评标人员应客观公正地履行职责，对所提出的评审意见承担个人责任。
第四十二条采购工作人员不履行国家和学校有关规定，徇私舞弊、玩忽职守的，由学校给予经济处罚或行政处分，情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
1、未经批准擅自改变采购方案的；
2、擅自变更采购计划（提高采购标准）的；
3、以不合理条件对供应商实行差别待遇的；
4、中标、成交通知发出后不与中标、成交商签订采购合同的（中标、成交商自身原因除外）；
5、与供应商恶意串通的；
6、在采购过程中接受贿赂或获取其他不正当利益的；
7、开标前泄露标底的；
8、拒绝有关部门实施监督检查，或在监督检查中提供虚假情况的。
第四十三条由于采购负责人或供应商的原因，违反国家与学校有关规定，影响中标、成交结果或可能影响中标、成交结果的分别按下列情形进行处理。
1、未确定中标、成交供应商而终止采购活动；
2、中标、成交供应商已经确定，但合同尚未履行而撤销合同，从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商；
3、采购合同已经履行，给学校、供应商造成损失的，由责任人承担赔偿责任。
第四十四条供应商有下列情形之一的，没收其投标保证金或履约保证金，列入不良行为记录名单，该供应商和其具体业务经办人三年内禁止参加学校采购活动。
1、提供虚假材料谋取中标、成交的；
2、采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；
3、与采购人、其他供应商恶意串通的；
4、向采购人行贿或者提供其他不正当利益的；
5、拒绝学校有关部门监督检查或提供虚假情况的；
6、供货和售后服务过程中有不良记录者。
供应商有本款1至4项情形之一的，中标无效。
第十章附则
第四十五条在质保期内发现有质量问题以及发生退货或返修问题时，采购人员应及时查明原因，及时进行联系处理，做好退货、返修的有关工作。
第四十六条学校各部门（单位）要结合本办法的有关规定制定自行采购的管理与监督办法，降低采购成本，加强廉政建设。
第四十七条本办法由学校采购领导小组负责解释。
第四十八条本办法自颁布之日起施行。
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