Word使用技巧.docx

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Word使用技巧

ΣWord使用技巧——将常用的符号制作成自己的Word工具栏等

Word作为非常流行的文字处理软件，有着很强大的功能，今天，我以MicrosoftWordXP为例，向大家介绍如何制作自己的Word工具栏。

不知道朋友们是否想过把常用的符号快速做成一个工具栏？

这是很有用的，数学老师可以把常用的数学符号做成一个工具栏，俄语老师可以把俄文字母做成一个工具栏……这样的工具栏，和Word的其它工具栏一样，它使用起来十分方便。

如果你也想做一个有自己特色的工具栏，那就和我一起试一试吧。

在菜单栏上选择“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，双击对话框中的数学符号，在文档中插入一些数学符号（如图1）。

接下来，我们把这些符号都添加到“自动图文集”中。

在图1中，我们选中文档中的“∑”符号，按下Alt+F3键，弹出“创建‘自动图文集’”对话框，点击“确定”，“∑”符号就被添加到“自动图文集”中了。

利用同样的方法，把图1中插入到文档中的其它数学符号也添加到“自动图文集”中。

接下来，在菜单栏上执行“工具→自定义”命令，先把弹出的对话框切换到“工具栏”选项卡，点击“新建”，利用弹出的“新建工具栏”对话框，新建一个名为“数学符号”的工具栏，完成后，新建的“数学符号”工具栏就出现在窗口中了。

接着，把“自定义”对话框切换到“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“自动图文集”，在右侧的“命令”列表框找出我们添加到“自动图文集”中的数学符号，依次将它们拖动到窗口中的“数学符号”工具栏上（如图2），完成后，关闭“自定义”对话框，以后，你就可以点击这个工具栏上的按钮，在文档中直接插入数学符号了。

上面我们制作的“数学符号”工具栏上的按钮都没有自己的图标，你还可以为它们添加或编辑一个图标。

在菜单栏执行“工具→自定义”命令，再次调出“自定义”对话框，切换到“命令”选项卡，左键单击“数学符号”工具栏上的任一一个按钮选中该按钮，点击右键或“自定义”对话框命令选项卡上的“更改所选内容”按钮，如图3所示，在弹出的菜单中，选择“更改按钮图标”，你可以为该按钮选择一个图标，选择“编辑按钮图标”你可以编辑该按钮的图标，另外，你也可以为按钮命名，或者控制，在工具栏上按钮显示名称还是图标，或者两者都显示。

使用同样的方法，你可以把“自动图文集”中的其它内容，如一大段文字或者是一个漂亮的图形都做成工具栏上的一个按钮，这是一件非常有趣又有用的事。

在Word中精确绘制和调整的斜线表头（多图）

在工作中经常使用Word制作各种表格，表头的绘制自然不可缺少。

在绘制表头时，许多朋友可能会遇到这样的问题：

绘制完表头后，因为某些原因要调整表头所在行或列的高或宽，或者调整整个表格的大小，这时表头的大小就变得不合适了（如图1所示）。

如果手动调整，不能精确地使表头适应行、列的变化；如果重新绘制，又得将行标题和列标题再输入一遍，不胜其烦。

有没有好的解决办法呢？

由于手动调整表头周围句柄时，Word会自动吸附网格，所以有时并不能精确地对齐单元格，如图2所示，放大视图后可以更清楚地看到这样的效果。

其实有一个小技巧可以解决这个问题。

斜线表头可以看作是一整个图形对象，而对于图形对象，在Word中是可以用鼠标精确控制其大小的，方法是按住Alt键的同时拖动其周围的句柄。

拖动时，使十字形光标的横线或竖线对准表格线即可，对准时，光标的横线或竖线会反白显示，如图3所示。

确认对准后松开鼠标左键，即可完成精确调整，得到如图4所示的结果。

使用此法不仅可以精确调整斜线表头的大小，还可以精确调整其位置，方法是按住Alt键的同时拖动鼠标。

表头调整完成后，再将需要拆分的单元格拆分即可，如图5所示。

用上述方法精确调整斜线表头，可以达到随心所欲地功效，同理，对于其它图形对象、图片甚至整个表格，都可以用同样的方法来调整其大小和位置。

让你的Word也妙语连珠打造个性图文集

平常我们在使用Word进行文档编辑时，总要重复输入一些内容，如自己的姓名、地址、电子邮件和电话，这些枯燥的劳动是不是让您感到厌倦和乏味呢？

其实利用Word中“自动图文集”的功能可以轻松打造我们的贴心“小秘书”，它可以预先存入您经常用到的词条，需要的时候您鼠标一点，熟悉的内容就出现在屏幕上了。

编辑提示：

自动图文集是一个很好用的辅助性文档编辑工具，它既能收藏可能被反复使用的信息，又能在需要的时候，快速地把收藏起来的信息插入到文档中来。

除了收藏量大的文字、符号之外，自动图文集还能收藏图片、声音及视频信息等。

一添加和删除词条

1.添加词条和图片

方法一：

点击“插入→自动图文集→自动图文集”，弹出如图1所示的对话框，您可以添加自己个性的词条，如“电脑知识与技术”，然后单击“添加”，最后“确定”即可。

方法二：

您还可以在文档中选定一段文字或者一张图片，然后依次单击“插入→自动图文集→新建”或者按下此项操作的快捷键“Alt+F3”以弹出“创建自动图文集”的对话框，对这个词条进行命名也能创建新的词条。

编辑提示：

您在以上两种方法输入或选定的词条名称的长度包括空格　不能超过32个字符；而且在方法二中进行自动图文设置的前提是您已经选定了文字或图片，否则不会出现“自动图文集”的对话框。

2.删除词条

在图1所示的对话框中，选择您需要删除的词条后，单击右侧的“删除”键即可。

二使用词条

方法一：

您可以依次单击“插入→自动图文集”，在其下拉箭头中选择您所需要的词条，如图2所示。

方法二：

您也可以在图一全部的“自动图文集”中拖动滑块选择您需要的词条，然后单击“插入”项即可。

三创建快捷按钮

1.创建自动图文集的快捷按钮：

依次单击“工具→自定义→工具栏”，在工具栏中勾选“自动图文集”项，这样在工具栏中就出现了“自动图文集”的图标，使用时只需单击它就可以打开图1所示的对话框。

2.创建所有词条的快捷按钮：

在设置了“自动图文集”的快捷键后，单击“添加或删除按钮”的下拉箭头，选择“自动图文集”后勾选“所有词条”项，工具栏中即可出现“所有词条的按钮，这时候您再使用自动图文集，是不是方便多了。

图1自动更正设置框

 　图2词条设置框　

“Word文档妹妹”瘦身四招

在编辑Word文档时，细心的同学会发现，原来只有几十KB的文档经过几次编辑后，“体重”竟然胖达上百KB，甚至几百KB。

这是什么原因呢？

怎么给它减肥呢？

试试下面的办法吧！

第一招：

关闭[快速保存]选项

在Word中，打开[工具/选项]中的[保存]标签，其中有一个[快速保存]选项。

选中这个选项时，每次进行保存文档的操作会只保存文档的修改部分。

虽然保存速度较快，但文档的容量会增加不少，即使是对文档进行删减操作也是如此。

所以，建议不要选中这个选项。

如果你有一个Word文档选中了这个选项，那么试着关闭这个选项，再对文档稍作修改，然后保存，你会惊奇地发现，文档的大小大幅度缩小了!

第二招：

选择适当的图片格式

在Word文档中引用图片的格式一般有3种：

BMP、JPG、GIF。

BMP格式保存的图片保真度较高，但大小往往是其它格式的几倍至几十倍，而照片、扫描图片等用GIF格式保存则失真非常严重，因此建议图片先采用JPG格式保存，然后再引入到Word文档中，JPG格式的图片大小不仅比BMP小很多，保真度与BMP格式也相差无几。

第三招：

利用[插入]，而不是[粘贴]来引入图片

在Word中引入图片有两种方法，一种是将图片保存为一个JPG格式的文件，选择[插入/图片/来自文件]，打开[插入图片]对话框，选中所需插入的图片文件，点击[插入]即可；另一种是用“画图”、“Microsoft照片编辑器”等打开这个文件，选中并复制，然后在Word中点击[粘贴]插入。

强烈建议大家采用第一种方法，虽然两种方法在Word中得到的图片质量是一样的，但第一种方法所形成的Word文档的大小可能会比第二种小几十倍!

第四招：

利用工具软件对图片大小进行调整

虽然把图片引入Word文档后，可以改变图片的尺寸，但是这对文档的大小并没有影响，而在“Microsoft照片编辑器”等软件中，减小图片的尺寸则会使图片文件的大小相应减小。

因此，建议先在工具软件中将图片的尺寸减小至合适的程度，再引入至Word文档中，这样也会有效降低Word文档的大小。

上述方法不仅对Word文档有效，而且对于Excel和PowerPoint文档也是可行的，有时甚至能将文档大小减少为原来的几十分之一。

请问Word中的“宏”如何使用

问：

我最近要处理大量网页表格，转换为Word文档。

但是由于网页编辑风格的关系，直接用剪贴板复制下来的内容与我所需要的格式不相符，此时设置段落格式、字体格式、颜色等非常麻烦，工作量很大。

我知道Word中的宏命令可以实现一次性处理，但是具体应该如何操作呢？

答：

其实Word中的“宏”就像是原先DOS的下的BAT一样，只不过在如今可视化操作环境下，这一工具的功能更加强大而已。

首先单击“工具”菜单中“宏”子选单，再选择“录制新宏”选项。

此时系统会询问你宏的名称，这里建议不要用默认的名字，因为这样不便于记忆，万一以后有多个宏文件肯定要混淆。

在Word中，宏操作可以对应键盘或者工具栏中的快捷按钮。

至于选择哪种方式就要看你自己的习惯了。

建议选择键盘快捷键，并将此快捷键设定为如“Crtl+Alt+C”之类的形式。

随后Word窗口中就会出现一个悬浮的“停止录宏”工具，宏录制就已经开始了。

请记住，现在你的任何操作都将被Word的宏记录，因此必须确保操作是正确简洁的。

当针对表格的所有操作完毕之后，此时可以单击“停止录宏”按钮。

以后当你从网页上使用剪贴板复制内容后，只要轻松地按下Crtl+Alt+C快捷键就可以把一切搞定，非常方便。

（龙哥）

用Word快捷键改变字号令你办公更省力

在打印招牌广告、学习专栏时，常常要用到字号很大的标题。

可就算在Word中选用最大的字体“初号”或“72磅”字号，打印出来的字体都显得不够大。

难道字体就不能调得更大一些吗？

当然可以。

大不能超过“1368”）。

1368磅的字体够大了吧，在这个范围内我们就能找到满足需要的字体了。

但是如何知道输入多大的数字才比较适合打印呢？

没关系，还有办法，只要把要放大的文字选中，按下“Ctrl+]”组合键，可以看到字体变大了一些，不断地按“Ctrl+]”组合键，字体就会不断地增大。

反过来，按下“Ctrl+[”组合键，字体就会变小。

使用这种方法，我们就可以将字体调到我们需要的大小了。

如果你想快速增大或减小字体，可以按“Ctrl+Shift+〉”组合键或“Ctrl+Shift+〈”组合键（字号达到80磅以后即可如此操作），则所选字体将快速增大或减小。

这样，就可以轻松找到合适的字号了。

WordXP超级技巧两则

1.用图片替换文字

用一段文字替换另一段文字，其方法大家都懂，但是用图片替换文字的技巧，你以前没试过吧？

因为你无法在“替换为”框中插入图片，现在我告诉你方法：

首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“＾c”（注意：

输入的一定要是半角字符，c要小写），单击“替换”即可。

“＾c”的意思就是让WordXP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容。

2.字体的无级缩放

在WordXP中，我们要缩放文字的大小，可以通过工具栏上的字号列表选取，但这种方式比较局限，不能满足我们任意设置字体大小的要求。

难道号称全球字处理霸王的WordXP就如此令人失望吗？

NO！

让我们打开“工具”＼“自定义”，选取“命令”项，在类别列表框中选取“所有命令”，在右边列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，将其拖放到WordXP的工具栏上。

这两个命令就是文字大小的无级缩放命令，前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号，后一个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。

此外，你还可以使用快捷键“Ctrl＋”或“Ctrl＋＞”（放大）、“Ctrl＋”或“Ctrl＋＜”（缩小）以每次1磅为等级调整字体大小。

（文/山东董海荣）

保持苗条身材——如何给Word文档减肥（图）

.doc格式是Word常用的文件保存格式，如果.doc格式占用了较大的磁盘空间，对文档的使用和传输都是不利的。

如何使自己的Word文档保持最苗条的身材呢？

不妨按下面的方法试一试，使你Word文档的字节数降到最低的限度。

1.将文档另存

在Word中打开一个“.doc”文档，在菜单栏上选择“文件→另存为”命令，将文件换名另存，现在对比一下两个文档，你会惊奇地发现，换名另存后的文档一下子减少了很多“KB”。

还有一招也有异曲同工之妙。

先在Word中打开一个“.doc”文档，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一个空白文档，将文本粘贴，最后保存。

现在再比较一下两个文件的大小，怎么样，处理后的文档苗条了不少吧。

2.取消嵌入TrueType字体

在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。

在菜单栏上选择“工具→选项”命令，把弹出的“选项”对话框切换到“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就取消“嵌入TrueType字体”复选框的选择，如果嵌入了TrueType字体，同时选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框，可以只嵌入文档中使用的字体样式，减少了文档的尺寸。

3.合理插入图片

文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。

尽量插入小尺寸的图片，尺寸较大的图片，可用图形工具将其长宽缩小。

图片格式最好是GIF、JPG等，少用高位真彩图片。

4.删除老版本

同一文档中若保存了多个版本，会增加文件的尺寸。

在菜单栏上选择“文件→版本”命令，如图4所示，在弹出的对话框中可以查看文档是否有其它版本，如果有其它版本，可以通过把没有保存价值的老版本删除，以减少文档字节。

清晰与美观要兼顾怎样去掉页眉中的黑线

在编辑一些word文档时，为了页面的清晰美观，常常要加上页眉，可是，当我们想取消页眉内容的时候，常常会发现一个问题，页眉底下的黑线总是存在，影响到整个页面的美观。

所以这里我告诉大家，怎么才能够去掉它（利用这种方法也可以使通常我们加的页眉不带有下划线）。

首先，双击页眉，然后将鼠标移到页眉左侧，将页眉所在的段落选中了。

然后，打开“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，会弹出相应的对话框，选择“边框”选项卡，把它选为最上面的“无”，再单击[确定]按钮，回到页面上看一下，页眉上的黑线已经没有了。

如果这时你发现黑线还存在，不要着急，我想你一定没有选择好段落，那你可以在边框和底纹的对话框中找到应用范围选择“段落”，然后单击[确定]按钮就可以了。

活用Word模板功能轻松建立属于自己的模板

我们知道，当每次进入Word时，系统都会自动新建一个空白文档，并分配一个名称为“文档1”的文档。

而我们在实际应用中，常用到的不是这种默认设置。

如学校办公室经常上传、下达文件，每次将文件内容录完以后，都要进行字体、字号、纸型等多项设置。

是否有一种方法来简化文档的设置工作，使每次新建空白文档时直接打开这一设置好格式的文档呢？

答案当然是肯定的，我们可以用Word的模板功能来实现。

　　任何Word文档都是以模板为基础进行创建的。

模板决定了文档的基本结构和设置的样式，模板就是包含有段落结构、字体样式和页面布局等元素的样式。

我们在新建一文档时实际上是打开了一个名为“normal.doc”的文件。

该文件的位置一般位于：

C:

\Windows\Application Data\Microsoft\Templates（也可通过开始菜单查找一个位置）文件夹下，具体操作方法如下：

　　1. 打开C:

\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下的“normal.doc”文档，将各项设置改成你所需的样式；

　　2. 点击文件下拉菜单中的“另存为”，在“另存为”对话框中输入要保存的文件名，保存类型选择“文档模板”，单击“确定”；

　　3. 最后关闭该文档窗口。

以后每打开这一文件时，它的默认格式就是你在第1步设置的格式了。

　　编辑提示：

1． 此法对原文件normal．doc没有影响；

　　2． 此法对WPS也适用。

只是“normal．wps”位于c＼wps2000＼template目录下。

　　怎么样？

感觉是不是很方便，那就赶快试试吧，也可以根据需要多建几个模板哟！

Office使用心得：

Word“邮件合并”技巧四则

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。

但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。

教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。

1.用一页纸打印多个邮件

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。

造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。

怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？

其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。

具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

2.一次合并出内容不同的邮件

有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。

如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”（如图1右），而对其它的学生，报告单中则没有这一句（如图1左）。

怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？

这时就要用到“插入Word域”。

在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else（I）…”。

以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else（I）…”，在出现的对话框中填入图2所示的信息，单击“确定”按钮。

图1

有时可根据需要在图2的两个文字框中写入不同的语句。

这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

图2

3.共享各种数据源

邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。

只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。

需要注意的是：

在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。

这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。

4.筛选与排序

用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。

工作时记住它们，可以提高你的办公效率。

Word文档快速转换为PowerPoint文稿

我们通常用Word来录入、编辑、打印材料，而有时需要将已经编辑、打印好的材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、讲座使用。

如果在PowerPoint中重新录入，既麻烦又浪费时间。

如果在两者之间，通过一块块地复制、粘贴，一张张地制成幻灯片，也比较费事。

其实，我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。

首先，打开Word文档，全部选中，执行“复制”命令。

然后，启动PowerPoint，如果是Word2002版，选择“普通”视图，单击“大纲”标签（如图1）；如果没有“大纲”和“幻灯片”选项卡，显示的方法是在“视图”菜单上，单击“普通（恢复窗格）”或在窗口的左下角，单击［普通视图（恢复窗格）］按钮；如果是Word97/2000版，可直接选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。

 图1 切换到“大纲”选项卡

接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等；然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片；如果需要插入空行，按［Shift+Enter］。

经过调整，很快就可以完成多张幻灯片的制作（如图2）。

最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。

 图2 调整插入的幻灯片

反之，如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档，同样可以利用“大纲”视图快速完成。

方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按［BackSpace］（退格键），重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。