秘书与领导的关系.docx
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秘书与领导的关系
第二节秘书与指导的关系
〔一〕人格地位上的平等关系
〔二〕实现目的工作中的同事关系
〔三〕工作职能上的上下级主辅关系
〔四〕工作过程上的主从关系
〔五〕工作沟通上的双向交流关系
〔六〕工作绩效上的一体关系
第三节秘书为指导班子效劳中的几种关系的把握
〔一〕为主要指导人效劳与为指导班子效劳
〔二〕为中心工作效劳与日常工作效劳
〔三〕正确处理多头指示，防止酿成矛盾
〔四〕加强沟通，促进指导班子的亲密合作
〔五〕对口请示，防止穿插请示
〔六〕逐有请示，防止越级请示
〔七〕加强沟通，防止产生误会
〔八〕挑选信息，防止说是道非。
【考虑与练习】
1、以?
季市长与他的秘书?
一文为例，正确理解指导与秘书的关系
第九讲秘书任职标准与素质优化
【教学目的】
使学生理解秘书任职标准，明确秘书任职标准与素质优化的区别与联络的。
理解前者是秘书任职的条件，后者是秘书素质的开展，是在职秘书更高层次的素质追求。
【教学重点和难点】
本章教学重点是正确理解秘书任职标准与素质优化的区别与联络以及在职秘书应有的更高层次的素质追求
【教学内容】
第一节秘书任职标准
第二节秘书素质优化
〔一〕秘书的业务才能
在美国“全美秘书协会〞章程提出的秘书必备的9个条件，很值得我们重视与参考。
这些条件是：
1、像心理学家一样擅长观察和理解别人；
2、像政治家一样有灵敏的头脑；
3、像外交家一样有潇洒的风度；
4、有调查各种棘手问题的丰富经历；
5、有良好的速记才能以及文字功夫；
6、熟读各种商业往来中的法律关系；
7、能纯熟地使用各种办公自动化机器；
8、具备相当的金融和税务方面的知识；
9、能纯熟地对各种文件资料进展整理归类。
例1991年初，以美国的代表西方国家为结合国秘书长选定了协定的条件：
具有指导，筹划和组织众多国家职员的管理才能，能流利使用结合国两种的工作语言，具有作为指导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的才能，以下所说的是一般秘书应具备的才能。
1、办事才能
秘书活动具有强烈的事务性特征，办事成为秘书一项根底和经常性的工作，因此，精敏的办事本领是秘书素质之一。
要具有一定的办事才能，必须做到“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经历丰富〞。
这是根底。
办事才能是多种才能综合成的，如理解和领会才能，分析才能，应变才能。
2、交际才能
秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。
秘书只有擅长交际，才使人容易接近，也容易被人依赖，办事的成功率才高。
人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的，积极主动的交往中形成为开展。
交往方法的正确与否往往影响工作的成败，美国成人教育家戴尔卡耐基在调查了无数明显巨商、军政要员之后认为，一个人事业的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。
3、表达才能
包括口头表达才能与书面表达才能，能说会道是秘书的“看家本领〞秘书虽然很少去演说，但却经常说话。
上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，打要说话。
附：
秘书谈吐“十忌〞
一、忌信口开河〔能真办〕
二、忌人云亦云
三、忌花言巧语
四、忌装腔作势
五、忌出言不逊，要温文而雅，大碗喝酒〔大块吃肉，大声说话“不应是秘书的行为〕
六、忌模棱两可
七、忌晦涩难懂
八、忌唯唯诺诺
九、忌手舞足蹈
十、忌冗繁罗嗦
4、操作才能
〔1〕办公自动化
〔2〕驾驶技术
〔3〕摄影技术
〔二〕秘书的知识构造〔政治素质略〕
综述：
方案经济条件的秘书往往是才能单一的，如“事务型〞、“文字型〞等。
在市场经济条件下，要优化秘书群体构造，进步秘书综合才能，在工作中既分工又合作，这不但为个人才能的发挥开拓了道路，而且为培养多功能型秘书提供了广阔天地。
美国赖特?
秘书工作手册?
中说：
“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士作家，业务律师，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。
现代秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家〞。
1、秘书知识构造
知识构造，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。
秘书的知识构造应是：
〔1〕秘书应具备的根本知识
根底知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的根底，是吸收其他专业知识，相关知识和开展各种才能的前提条件。
〔2〕专业知识
秘书工作人员知识构造的核心部分，也是区别其他专业人才知识构造的主要，分为两个部分，它反映和决定一个秘书工作人员的素质程度与工作才能。
A、秘书工作专业知识
主要包括：
秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、礼仪知识、办公室现代化知识。
B、秘书人员所在行业的专业知识
秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。
例：
商务秘书应具备的行业专业知识包括：
行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。
C、相关知识
任何学科的知识都不是绝对孤立的，它互相穿插，互相浸透，互相影响，互相促进。
秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识亲密关联的知识。
D、建立最正确知识构造的方法
*博与精相构造。
*理论与理论相结合。
*定向积累与灵敏调节相结合。
E、秘书知识的更新
要改变陈旧的工作模，学会在科学决策过程中发挥自己的“智囊〞作用，要在“谋〞字上下功夫。
总之，秘书工作人员一定要努力地积累知识，使自己成为广学博闻，专业精深的人才。
〔三〕秘书的职业道德
秘书工作附属性、效劳性、事务性、繁琐性、艰辛性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，遵守职业道德。
一、热爱工作，甘于平凡
二、不辞劳苦，不计报酬
三、自尊自重，克已奉公
四、谦虚慎重，平等待人
五、严守机密，进步警觉
【考虑与练习】
1、简述一位合格秘书应具的工作才能、知识构造与职业道德。
结合实际谈谈如何成为一名优秀的企业秘书？
第一讲秘书工作原那么与悟性
录象点击：
办文办会办事
【教学目的】
使学生掌握秘书工作的根本原那么，领会坚持秘书工作的原那么性和灵敏性的统一是秘书思想程度与工作悟性的表达，着力培养秘书工作的领悟力。
【教学重点和难点】
掌握秘书工作的根本原那么，培养秘书工作的领悟力。
【教学内容】
第一节“办文〞、“办会〞、“办事〞三者的交汇关系
第二节秘书工作的性质
第三节秘书工作的根本原那么
第一节“办文〞、“办会〞、“办事〞三者的交汇关系
“办文〞，“办会〞、“办事〞是秘书对秘书工作形式的精练概括。
研究三者之间的关系，实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对整体书工作的全盘认识，以便更好地贯彻秘书工作的原那么，把秘书工作做好。
一、“办文〞、“办会〞“办事〞三者的相对独立
〔一〕办文
文字秘书称“办文〞为“行文〞。
研究“行文〞的意义就会透彻领会“办文〞的特点“行
文〞可以指“写文〞，即撰拟文书、起草文件等；要以指“走文〞，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。
由此可见，办文的核心是文字工作，这的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。
针对办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规那么，所以，“办文〞具有相对独立的工作系统。
〔二〕办会
无论会议、会谈、还是会晤，“办会〞就是办理有关的组织事务工作。
“会〞是聚，是多
人参与的事，无论“议〞还是“谈〞，都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来，形成一个共识。
所以秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。
在一定的时间、一定的空间内，既有各自的畅所欲言，心情舒畅，又有共识共通，一致认识，不留遗憾。
秘书把“办会〞称为“做会〞。
会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心筹划、组织落实。
必须定时定点做好一切会务，是办会的特点。
针对会议特点，秘书还应总结出会议的要素，制定会议的根本程序，并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。
这都说明“办会〞的相对独立性。
〔三〕办事
一切事务性工作都是“事〞。
广义地理解，“办文〞、“办会〞也是“办事〞。
所以，“事〞的特点就是杂，无边无际，无尽无休，无时无刻。
面对如此纷繁庞杂的事务，秘书的关键是探究出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。
秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的，“办事〞的核心是认识事理，认识事理的目的在于进步办事悟性，较高的办事悟性才能使秘书懂事、能办事、把事情办出最正确结果。
二、“办文〞、“办会〞、“办事〞三者的互相联络
〔一〕“办文〞有时是通过“办会〞解决的
秘书所办之文，是代表组织的，即使是以指导个人或法人代表名义发文，文书的形成也需要通过指导团队a的讨论认可，也有必要集思广益。
围绕着“办文〞，指导可以通过开会交代撰文意图，秘书通过开会领会意图，可以通过集中讨论，分析归纳办文的要领，也可以通过会议来贯彻落实文件精神。
即使是文件的传递运转，也可以能过会议来发传达。
所以，“办会〞，有的时候是“办文〞的另一种形式。
〔二〕、“办会〞离不开“办文〞的工作
围绕着会议的筹备和组织落实，秘书要做的实际上一系列的文字工作的落实。
从会议通知、会议议程表、会议手册到决定、决议、会议决录、会议简报、会议纪要，还有典型发言、指导讲话、开幕词、总发言等等，每一份会议文字材料的落实，对办会的会务秘书来说，都是实实在在的“办文〞。
通过会议所到达的一致目的，也是要靠文书来表达和留存的。
围绕会议所形成的文字材料，是组织好会议的重要工具，也是贯彻落实会议精神的重要根据，还是记录记载会议的重要历史资料。
所以，“办会〞工作中融舍合着“办文〞的工作。
〔三〕“办事〞在多数情况下是通过“办文〞或者“办会〞表达的
以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图，这是指导经常采取的交办方式。
“办文〞、“办会〞也经常是秘书在处理事务时采取的详细方法，特别是在一些详细问题的处理上，秘书要通过会议搜集信息，广泛征求解决问题的意见建议；能过文书的形式拿出解决问题的方法。
三、全面掌握“办文〞、“办会〞、“办事〞的原那么方法
〔一〕“办文〞、“办会〞、“办事〞，首先表达秘书的综合职业才能
〔二〕“办文〞、“办会〞、“办事〞表达秘书准确地选择处理事务方式和判断力
〔三〕“办文〞、“办会〞、“办事〞的原那么和方法
1.功力扎实，工作落实
“办文〞、“办会〞、“办事〞首先是办详细事务，秘书的事务才能必须扎实。
办事员急躁，工作毛糙的秘书，什么也干不好。
秘书的工作是琐碎平凡的，做好了不显眼，做不好误大事。
所以，“办文〞、“办会〞、“办事〞的首要原那么是秘书的事务工作根本功扎实，工作落到实处。
2.综合考虑，系统筹划
在扎扎实实做好详细工作的根底上，秘书要学会从局的角度综合考虑工作安排，从全系统的工作考虑，采取哪种“办文〞、“办会〞、“办事〞的详细方式更有利于工作，秘书选择“办文〞、“办会〞、“办事〞详细方式的根据不仅仅是哪种方式自己熟悉或纯熟，而是要从全局考虑怎样对工作更有利、效果更好，更能准确到达指导确定的目的。
“办文〞、“办会〞、“办事〞在详细理论中互相交汇，互相交融，不可分割。
在完成详细工作任务，解决详细问题时，“办文〞、“办会〞、“办事〞三者只能有所侧重，不能有所偏废。
秘书的工作中一方面应当尽量采取灵敏多样的形式，另一方面应当明确主要的办事方式，力求主攻成果显著。
比方开会，会务工作中有“办文〞工作，也有详细的事务要办，文和事也都要办好。
“办会〞就有会务工作的特点，工作侧重点要放在会务上。
“办会〞中“办文“也重要〞，可以另派文笔优秀的秘书主抓会务中的文字工作，“办会〞的秘书要一心一意做好会务。
4.勤于总结，勇于创新
在完成指导交给的任务、承接指导交办的事情时，秘书常常在时间紧、任务重的情况下及时选择了详细的处理事务的方法。
事情按这种方式办了，就不知道按另一种方式办是什么结果。
这么办成功了。
也许另一种方式更成功；这么办失败了，也许另一种方式不一不定失败。
在实际工作中，秘书总结失败的教训比总结成功的经历更重要作用。
所以勤于总结，勇于创新，并且在创新中模索更好的工作方法，是秘书在“办文〞、“办会〞、“办事〞中获得事关功倍效果的一项重要原那么
二、秘书工作的性质
〔一〕政治性：
提问：
如何理解秘书工作的政治性？
文字与国家的产生是秘书工作产生的两个根本条件，任何一个时期的秘书部门都是附属于一定的经济阶段。
表达在贯彻指导的意图工作。
〔二〕辅助性
辅助性是秘书工作的本质属性。
各级党政机关与企事业单位内在的机构分两类：
一类是职能机构；一类综合机构。
职能机构负责机关单位一定的详细业务。
综合机构：
又称办公机构，主要指办公厅、室、秘书处科以及档案、信访等秘书性机构，这些机构它不独立分掌某方面的工作，而是指导的办事机关、工作助手，一是辅助指导议政、谋政；二是机关的日常管理工作的重效劳工作。
辅助性是秘书工作的根本属性：
是由以下因素所决定的。
1、在任何一个有机联络的管理体系中，不存在一个独立的秘书部门，它处于附属地位。
2、辅助性是由秘书部门所承担的工作内容决定的。
秘书部门作为指导决策的参谋部门和综合办事机构，它的全部工作都必须紧紧围绕着指导的指挥活动运转。
指导工作涉及到哪里，它的工作范围也扩大或延伸到哪里。
3、辅助性是由秘书与指导之间的关系决定的。
工作上分担不同的角色：
一是指导，一是秘书；一是上级，一是下级；一是主将，一是参谋；一是首长，一是助手。
这种主辅关系决定了秘书所从事的工作理应是辅助性质的。
秘书处理任何问题只能根据指导的意图和指示精神办。
〔三〕效劳性
效劳性是秘书工作的出发点，就是为指导的决策工作创造方便条件，以便进步指导以致全机关的工作效率和工作质量。
为指导效劳应主要办好三件事：
一是参与大事的调查研究；二是传达和贯彻党的各项方针政策，并检查其落实情况；三是搞好指导同志批示的查办工作。
〔四〕机密性
秘书人员泄密心理探析：
1、性格方面的弱点被人利用〔如出卖机密〕
2、不擅长约束自己的言论
3、膨胀的虚荣心理
四秘书工作的作用
1、参谋作用
2、助手作用
秘书工作的作用：
p383、信息作用
4、协调作用
秘书工作的核心是指导提问：
如何正确领会首长意图？
明确要作好参谋、助手的工作，必须正确领会首长的意图，准确把握意图，必须从以下几个方面入手。
一、立足大背景去领会。
二、摸准“大情〞去领会。
三、根据单位工作的规律去领会。
四、要紧跟重点工作去领会。
方法：
⑴从主动询问中获得；
⑵从指导批示中去领会；
⑶从平时言谈中捕捉；
⑷从批评表扬中领悟；
⑸从讲话材料中把握；
⑹从积零为整中综合。
〔一〕参谋作用〔见书〕
〔二〕助手作用
秘书工作之所的重要，是因为它直接为指导效劳，直接关系和影响着指导工作，起着指导助手的作用。
〔三〕信息作用
做指导的耳目，秘书机构除要获取，准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息，掌握的信息面要广、大，但反映给指导要少要精。
信息有助于指导作出决策，指导作出决策后，还要贯彻、落实过程中，将执行的情况、成绩、经历以及在的问题时向指导反响。
信息、决策、执行、反响、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的秘书工作就组织和完成这种循环。
〔四〕协调作用
从中央到地方，任何一个部门或单位，都设有一定数量的职责清楚的机构，它们的级别不同，既互相联络又具有一定的独立性，形成一个复杂的网络，秘书机构在这个网络中心位置，起着枢纽的作用。
秘书工作的根本要求：
高效、务实、创新
1、1985年做好“三效劳〞即为直接指导效劳，为相关的各级指导效劳，为人民群众效劳。
1985年，四个转变
第一，从侧重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。
第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。
第三，从单凭老经历办事转变为实行科学化管理。
第四，从被动效劳转变为力争主动效劳。
本质：
加强秘书部门的参谋职能，发挥参谋作用。
1990年抓好信息调研，催促检查，精兵简明“三项重点〞不搞文山会海工作。
1994.12，四项建立
思想建立，组织建立，业务建立和作风建立。
【考虑与练习】
1、如何评价秘书工作的优劣？
〔P47〕
第二讲秘书“办文〞的工作
办文
【教学目的】
本章通过介绍公务文书的概念、性质及国家关于公文标准的有关要求，使学生全面掌握公文的撰写与办理方法，理解秘书“办文〞工作的标准，培养秘书“办文〞工作的根本才能
【教学重点与难点】
①掌握秘书“办文〞工作的标准
②学会针对来文要办理的事务。
【教学内容】
第一节起草撰写公务文书
文稿撰拟
文书，是一种记录信息，表达意图的文字材料〔彼此互相交流〕
文书秘人文书
公务文书通用公文：
党的文件，行政公文
公文〔广义〕专用公文：
外交公文、军事公文、司法公文，经济公公务常用文：
机关事务文书等
狭义，公文——行政公文和党政公文
文件：
⑴国家机关使用和传递的文书统称公文
⑵中共指导机关使用与传递的文书称文件
⑶人们习惯把套红印有“XX单位文件〞字头的文书叫文件
党的公文，14个正式文件
行政公文，12类13种
上述公文文种合计为27个。
其中9个是一样即决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要有九个不同，其中属党的机关的5个，即公报、意见、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令〔令〕、议案、通告、公告。
由于这18个文种是党和国家法规中明确规定的，所以在公文学界一般称其为法定公文。
一、行政公文的含义
行政公文，就是行政机关的公务文书，是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和标准体式的书面材料。
二、行政公文的分类
〔一〕按公文来源分，有收文、发文对外文件
内部文件
〔二〕按行文关系分，有上行文、平行文、下行文
上行文：
是下级机关向上级机关报递的公文。
如报告、请示等。
平行文：
是同级机关或不同隶属机关之间往来的公文。
如议案函。
通知、通告、会议纪要有时也可作为平行文。
下行文：
是上级机关向所属下级机关发送的公文。
如命令、决定、指示、公告、通告、通报、会议纪要。
上行文：
表达下级机关恳求上级机关的指示，承受上级机关的指导与指导。
平行文：
表达机关之间平等商场，支持和协作。
下行文：
下行文表达上级机关对下级机关施行管理与指导的职能。
〔三〕按性质、作用分有：
指挥性：
上级机关制定的对下级机关进展组织，指挥，协调和管理的公文。
命令、指示、决定、通知、批复。
公布性：
将有关事项与要求，通过新闻媒体或张贴等形发布的公文。
主要有公告、通告等。
报请性：
指向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，请示指示或批准的公文。
主要有报告，请示等。
知照性文件：
指机关之间或机关内部通知事项，通报情况，联络工作，发布要求，沟通信息的公文，主要有通知、通报、函。
记录性公文：
指用以记载公务活动归纳会议精神，议定各项等情况的公文，主要有会议纪要。
（四）按时限要求分,有特急公文，紧急公文，常规公文，限时送达。
特急公文；指事关重大而又非常紧急，要求以最快速度形成，运转处理，决不允许有丝毫懈怠与拖延的公文。
〔五〕保密要求分，有保密公文，非保密公文
保密公文：
内容涉及到国家机密，需要控制时间、范围，对象的公文。
行政公文的作用
〔一〕法规根据作用
〔二〕指导与指导作用
〔三〕宣传教育作用
〔四〕联络沟通作用
〔五〕根据凭证作用现实的凭证工作〔公文是处理工作的根据〕
历史凭证作用
行政公文的格式，行文规那么与语言运用
一、行政公文的格式
〔一〕文头格式
1、文件报头
2、发文字号：
机关代字、年代、序号、组成作用：
统计发文数量，便于引用和查询
3、机密等级
4、紧急程度
5、签发人
6、公文份号
〔二〕正文格式
1、标题：
发文机关、事由、文种组成
要求：
⑴公文标题要求完好
⑵采用版头文件时，可以省略发文机关
⑶通告、公告、公布性的文件可省略，例：
?
XX市人民政府公告?
?
通告?
2、主送机关
3、正文：
公文的核心部分要求：
⑴严格遵守一文一事的原那么⑵正文的撰写必须程序进展
4、附件有的公文要将另外一份放作为公文的组成部分。
5、发文机关
6、时间公文的日期要根据详细情况确定
凡属会议通过的文件，应通过或批准的日期为准。
7、印章
〔三〕文尾格式
1、附注
2、主题词
3、抄送机关
4、印发机关与时间
5、用纸格式
二、行文标准
〔一〕行文关系
1、上行文：
逐级行文、多级行文、越级行文
2、平行文：
同级、不相隶属，直接行文
3、下行文：
逐级行文，多级行文，直达行文
〔二〕行文规那么
1、根据隶属关系行文
2、根据职权范围行为
3、党政分开行文
〔三〕行文本卷须知
1、不要多头主送和无视抄送
2、一般应一文一事。
3、同级党政可结合行文
4、注意特殊行文
三、发文语言的运用
〔一〕公文语言的特点
1、实用性
2、所指性
3、陈述性
4、标准性
〔二〕公文语言的要求
1、真实准确
2、简明朴实
3、严谨庄重
四、秘书撰拟文稿应注意以下几个方面：
1、明确代笔的地位
2、要准确使用标准的文种
3、选用标准的语言
4、要反复认真修改
5、要有根据可靠
6、要有精益求精
第三节收发传递处理文书
文书运行包括收文与发文两个程序化过程。
收文：
签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等
发文：
交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发
安排公文运行程序，都必须注意以下方面：
1、程序的有序衔接性
2、主辅协同性
3、运作标准性
4、文书运行中智能辅助的浸透性
5、文书运行的反响性
第三节文书整理
主要包括文书搜集和档案归档〔略。
由文书与档案管理课程承担〕
【考虑与练习】
1．秘书写作有哪些特点？
2．怎样进步秘书的写作才能？
第三讲秘书的“办会〞工作
【教学目的】
使学生理解会议工作的特点、会议工作的根本知识，掌握各类会议的筹划和组织工作的根本技能；掌握会议文书的写作
【教学重点与难点】
本章教学重点是如何作好会务工作。
【教学内容】
第一节会议事务工作
一、会议的含义
〔一〕是指有组织有指导地商议事情的集会。
〔二是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。
如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。
二、会议的种类
假设按会议的性质分：
⑴立法会议。
这是权利机构的会议，如各级人民代表大会
⑵党务性会议：
政党内部召集的会议
⑶行政性会
升级会员 