内部审核策划实施报告.docx
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内部审核策划实施报告
内部审核策划
开展内审前，应有一个策划过程。
策划结果应形成书面文件，主要包括审核计划、审核组、审核用工作文件和资料（包括文件审查）、通知审核等。
通过内审策划，应做到：
a）计划落实。
包括审核计划得到批准，审核计划为审核组和受审核部门充分了解；
b）责任落实。
包括建立审核组并明确分工，各受审核部门负责人届时在场并已有准备；
c）工作文件落实。
包括各类工作文件齐备，所有文件、记录都能得到理解并能有效应用。
9．1制定审核计划
审核计划包括年度审核计划和审核活动计划（审核大纲）。
年度审核计划是审核策划的始端也是总纲，审核活动计划则是按照年度审核计划安排具体实施。
审核计划的内容可包括：
审核目的、范围、审核准则、审核组成员及分工、主要审核活动的时间安排、首末次会议时间等。
组织年度审核计划应以文件形式颁发，审核活动计划应有审核组长签名和主管领导的批准。
9．1．1年度审核计划
（1）目的
a）保证内部审核的实施有计划地进行；
b）便于管理、监督和控制内部审核。
（2）要点
a）年度内部审核计划可包括质量管理体系、过程、产品和服务的审核；
b）质量管理体系审核应在年内对所有部门和过程全部覆盖，并突出关键部门、过程；
c）过程质量审核应在年内对所有关键过程、特殊过程全部覆盖，还可考虑问题较多、比较薄弱的过程；
d）产质量保审核应在年内按周期和既定抽样方案进行，突出主导产品。
（3）考虑因素
a）落实审核组织；
b）审核范围；
c）顾客、认证机构及有关法规的要求；
d）质量管理体系文件关于内部审核的要求；
e）审核的频次等。
（4）类型
9．1．2集中式审核工作计划
主要特点是：
在某计划时间内安排的集中式审核。
每次审核可针对全部适用过程及相关部门，也可针对某些过程或部门；
审核后的纠正行动及跟踪在限定时间内完成；
审核的时机大多为：
新建质量管理体系运行后，质量管理体系有重大变化时，发生重大事故时，外部质量审核前，领导认为需要时。
集中式审核应编制审核计划表。
9.2建立审核小组
根据审核活动目的、范围、部门、过程以及审核日程安排，选定审核组长和成员，建立审核小组。
小组成立以后，应明确各成员分工和要求，这是审核组长的责任。
审核组长应注意"审核员不能审核自己的工作"的原则。
审核员按分配任务做好各项准备工作。
主要有：
a）熟悉必要的文件和程序；
b）根据要求编制检查表；
c）考虑前次审核结果应跟踪的项目。
小组成立后通常应举行审核组会议，以确保审核前准备工作全部完成，每个审核员对审核任务完全了解。
为使内审活动正常有效地开展，组织应建立相适应的内审工作系统，主要是：
a）组织。
应建立审核组织，指定组织内审负责人（如管理者代表），明确日常工作负责部门以及其他部门应负的职责；应选择、培训、形成一批合格的内审员（最好每个部门至少有一名内审员），以确保审核活动必需的人力资源；
b）文件。
应建立并保持内审程序，规定内审的基本步骤、要求、责任与方法，应建立完善内审工作文件，如年度审核计划、审核活动计划、检查表、现场审核记录表、不合格项报告、纠正措施报告、审核报告等。
9．3编制检查表
检查表是审核前需准备的一个重要工作文件。
为提高审核的有效性和效率，审核员一般应根据分工准备现场审核用的检查表。
检查表内容的多少，取决于被审核部门的工作范围、职能、抽样方案及审核要求和方法。
9．3．1检查表的类型
a）过程检查表
这是一种按照ISO9001标准条款编制的检查表，其关键是选择部门，分清主次。
如编制与顾客有关的过程（7，2）检查表，主要部门为销售部，主要相关部门为生产部、技术部、财务部等。
采用过程检查表，优点是审核有深度，审核易发现系统内"接口"问题，缺陷是造成审核部门的重复。
b）要素检查表
9.3.2检查表的编制方法
a）制定审核流程图
b）受审核部门的选择
受审核部门宜为一个相对独立的组织单元。
如RS公司总装分厂下设有许多科室、车间，宜分别编制。
c）审核地点的选择
审核地点应确定且唯一确定，这是计划审核项目时必须考虑的因素。
如销售部的审核地点放在办公室，审核项目应能在办公室取证。
d）审核时间的确定
审核时间是指在某被审核部门和审核地点，完成既定的审核任务，预计所花费的审核时间。
如在销售部办公室审核，预计时间为3小时。
e）审核过程的确定
审核过程是指对被审核部门应审核哪些过程，这必须事先确定且需考虑全面。
在确定被审核部门审核过程时，应分清分管过程、主相关过程和通相关过程。
分管过程是指该部门负责组织实施、控制的过程；主相关过程是指该部门具有部分管理或实施职能的过程；通相关过程是指各部门都必须组织、控制的过程，在ISO9001标准中通相关过程主要为文件控制（4．2．3）、质量记录的控制（4．2．4）、以顾客为中心（5．2）、质量方针（5．3）、策划（5．4）、职责和权限（5．5.1）、内部沟通（5．5．3）、工作环境（6．4）、改进（8．5）。
RS公司销售部的分管过程为与顾客有关的过程、顾客财产、顾客满意；主相关过程为设计／开发（7.3）、生产和服务提供的控制（7．5．1）、不合格品控制（8．3）、数据分析（8．4）、标识与可追溯性（7.5.3）、产品防护（7.5.5）。
f）检查项目、证据及方法的确定
检查项目、证据及方法是检查表的主要内容，编制时，应把握以下要点：
--"分管过程"的检查内容应详尽、全面；"主相关过程"的检查内容只涉及由其组织实施、控制的部分职能；"次相关过程"的检查内容应是对各部门都必须遵守的内容和要求；
--应以组织的质量管理体系程序文件为主要依据确定检查项目、证据及方法。
因此，在编制检查表时，应明确与被审核部门相关的程序文件；
--程序文件中有记录要求的条款列为必查项目，无记录要求时，应选择关键的接口或有问题的条款作为检查项目；
--检查项目、证据通常应与程序文件相对应，证据及方法应与检查项目相对应
g）检查依据的确定
检查依据是指与检查项目、证据及方法相对应的组织程序文件条款。
9.3.3检查表的作用
a）明确与审核目标有关的样本；
b）使审核工作规范化；
c）按检查表的要求进行调查研究，可使审核目标始终保持明确；
d）便于掌握审核进度；
e）有时可作为审核记录存档。
9.3.4设计检查表应注意事项
a）对照标准和手册的要求设计检查表；
b）选择典型的质量问题和常见的执行漏洞，平常容易忽视的问题，但不应钻牛角尖；
c）结合受审核部门特点；
d）抽样应有代表性；
e）时间要留有余地；
f）要有可操作性，有具体操作方法。
如抽选什么样本，数量多少，通过问什么问题，观察什么事物而取得客观证据等。
g）部门进行审核时，要包含所有涉及到的要素；按要素进行审核时，要包含所有涉及到的部门。
9．3．5内审检查表的特点
a）内审检查表的格式内容可相对固定；
b）通过一段时间内审实践后，应能形成内容相对稳定的标准检查表；
c）根据审核工作的需要，可在标准检查表演基础上制订针对不同问题、不同部门、不同活动的检查表；
d）检查表应覆盖质量管理方面的全部要求，不应局限于质量管理体系标准方面的要求，并可包含本组织一些特殊要求；
e）检查表可作为受审核部门准备接受审核的参考文件，便于取得对审核的了解和认真做好审核准备工作。
9．3.6检查表的使用
有了检查表，虽然可使审核工作有序、按计划进行，并提高效率，但也容易陷入机械呆板的泥坑。
所以有经验的审核员在按照检查表检查的同时，也十分注意灵活应用检查表的内容以达到审核的目的。
灵活有效地使用检查表是一个经验积累和熟练的过程。
对刚开始从事审核工作的审核员可着重注意以下方面：
a）不应只采用YES／NO问答的模式，否则会导致审核失败；
b）审核员进入一个部门或区域时，可请有关人员介绍体系是如何运作的；
c）询问执行人员是如何工作的，是否有文件规定或记录；
d）观察执行人员按照有关程序工作的情况；
e）验证必要的记录或文件；
f）按手册程序或标准评价上述了解到的情况，并决定是否符合要求；
g）最后利用检查表确保所有方面的要求都已查到；
h）切忌机械地从检查表的第一个问题按顺序开始，应该把提问、评价、记录结合起来，然后利用检查表确保提出了所有的问题并得到答复；
i）尽可能不要照着事先准备好的检查表去宣读一个个问题。
实际上熟练的审核员的检查表是记在脑子里的。
内部审核实施
10．1审核实施的基本内容
以召开首次会议为审核实施开端。
根据标准、文件、检查表和计划安排，审核员进入现场检查、核实，开始审核的主要活动--现场审核。
在现场审核中，审核员运用各种审核策略和技巧，把收集到的客观证据适时记入"审核笔记"或"现场审核记录表"，通过对客观证据、审核发现的整理分析和判断，并经受审核方确认后开具不合格项报告，最后以末次会议结束现场审核。
10．2首次会议
首次会议是实施审核的开端，是审核组全体成员与受审核方领导及有关人员共同参加的会议。
首次会议由审核组长主持，向受审核方介绍具体内容及方法，并协调、澄清有关问题。
到会人员要有签到记录。
10．2．1首次会议的作用
a）传达并落实审核计划；
b）简要介绍审核采用的方法和程序；
c）建立审核组与受审核方的正式联系；
d）提出并落实审核有关要求；
10．2．2首次会议的要求
a）建立审核活动的风格；
b）准时、简短、明了，会议以不超过半小时为宜；
c）获得受审核方的理解并得到支持；
d）由审核组长主持会议
10.2.3首次会议的内容
a）会议开始。
参加会议人员签到，审核组长宣布会议开始；
b）人员介绍。
审核组长介绍审核组成员及分工，受审核部门介绍将要参加陪同工作的人员。
受审核部门重要人物未到场时，应询问原因；
c）申明审核目的和范围。
明确审核目的、审核准则和审核将涉及的部门、班组或岗位；
d）传达审核计划。
审核计划应征得受审核部门的最后确认，一般情况下，审核计划不宜作大的调整；
e）强调审核的原则。
强调公正客观立场，说明审核是一个抽样过程，有一定局限性，但审核将尽可能取其有代表性的样本，使得审核结论公正；说明相互配合是审核顺利进行和获得公正结论的重要条件，提出不合格项报告的形式等；
f）阐明澄清有关问题。
对有疑问的问题进行澄清，交流双方关心的具体问题，确定末次会议的时间、地点及出席人员等；
g）落实后勤安排。
必要时，应对办公、交通、就餐作出安排；
h）会议结束。
以审核组长的致谢词结束会议。
10．2．4首次会议的注意事项
a）首次会议应准时开始、准时结束，通常时间不应超过半小时；
b）会议应始终围绕主题，简明扼要；
c）规模较小、时间较短或常规性内审，可不开首次会议，有关问题可以通知审核形式替代，即使召开首次会议，上述内容及环节可视具体情况增删；
d）首次会议应致力于建立一个良好的审核"风格"和"氛围"；
e）与会人员签到，审核组长发现受审核部门重要人物未到场时应询问原因；
f）审核目的、范围和计划一般不在首次会议上作更改，较小的计划变更是允许的；
g）陪同人员的作用
--为审核组提供支持；
--可代表受审核方见证审核活动；
--其他职责。
如确保在现场审核员知道有关安全和保安方面的要求核员应注意确保陪同不施加过分的影响或进行干预。
h）强调在审核所安排日程（时间）段中，被审核部门负责人应在场。
10．3现场审核
首次会议结束后，即进入现场审核阶段。
现场审核应按计划安排进行，具体；的审核内容应按准备好的检查表进行。
现场审核是使用抽样检查的方法寻找客观证据的过程。
在这个过程中，审核员的个人素质和审核策略、技巧可以得到充分的发挥。
一个称职的审核员会在轻松自如并使受审核方口服心服的情况下，完成审核任务。
现场审核在整个审核工作中占有非常重要的位置。
审核工作的大部分时间是花在现场审核上的，最后的审核结论都是依据现场审核的结果作出的，因此对现场审核的控制以及现场审核中的一些审核策略、技巧的应用就成为实现审核一次成功的关键。
10．3．1现场审核的原则
现场审核时审核员应坚持一定的原则，以确保审核的成功。
a）坚持以"客观证据"为依据的原则
这是最为基本、主要的原则。
没有客观证据而获取的任何信息都不能作为不合格项判断的依据；客观证据不足或未经验证也不能作为判断不合格项的证据；客观证据必须以事实为基础，且可陈述、可验证，不应含有任何个人的猜想、推理的成分；客观证据必须是有效的，如所提供的文件和记录应经过法定批准或签字，应是实际使用、执行的结果，应反映当前质量管理体系运行的真实状态和结果。
b）坚持标准与实际核对的原则
审核不能脱离审核准则。
因为审核是一个抽样过程，并限制在某段时间、某个范围内进行，所以更需要紧扣审核主题，严格对照标准，确定审核项目、要点和抽样方案，寻找客观证据。
审核员应在审核准则与审核证据比较核对后才能得出合格与否的结论。
凡标准与实际未核对过的项目，都不能判断为合格或不合格。
所谓的实际，应包括有没有、做没做、做得怎样依次递进的三个方面。
c）坚持独立、公正的原则
审核判断时应坚决排除其他干扰因素，包括来自受审核方的、审核员感情上的等等影响判断独立、公正的因素，自始至终维护、保持审核判断的独立性和公正性，不能因情面或畏惧而私自消化不合格项。
d）坚持"三要三不要"原则
即：
要讲客观证据，不要凭感情、凭感觉、凭印象用事；要追溯到实际做得怎样，不要停留在文件、嘴巴（回答）上面；要按审核计划如期进行，不要"不查出问题非好汉"。
当按抽样方案审核后无不合格项时，就应采取"无罪推定"的原则，转到下一个审核项目上去。
10．3．2客观证据的收集
审核员应首先把精力放在收集有关客观证据上面。
收集客观证据的方式可能有：
a）与受审核方人员的面谈；
b）查阅文件和记录；
c）现场观察和核对（对活动和周围的工作与条件的观察）；
d）对实际活动及结果的验证；
e）数据的汇总、分析、图表和业绩指标；
f）来自其他方面的报告，如顾客反馈、外部报告和中间商的评价；
g）相关抽样方案的水平和确保对抽样和测量过程实施质量控制的程序。
与职能之间接口有关的信息应注重收集。
收集到的客观证据形式有：
○1存在的客观事实；
○2被访问人员关于本职范围内工作的陈述；
○3现有的文件、记录等。
对收集的客观证据应注意以下几个问题：
a）客观证据并不是越多越好，而是适用的客观证据（即审核证据）越多越好，过多过滥的客观证据反而会湮没真正需要的关键信息；
b）客观证据必须是有效的，如所提供的文件和记录应经过法定批准或签字，应是实际使用执行的，应是质量管理体系运行期间有效的，应是反映当前实际
情况的，客观证据应尽量靠近审核日期；
c）应注意核查客观证据之间的相关性及一致性，从两个以上相关的客观证据之间发现问题或线索；
d）应注意核查证据的真实性，受审核方提供的证据有可能夹杂着不真实的信息，因此，要注意核查，如询问有关人员、观察实际结果等；
e）应收集能确定审核目标是否可以达到的客观证据。
只有经验证的客观证据才可作为审核证据。
10．3．3现场审核记录
在提问、验证、观察中，审核员应作好记录，记下审核中听到、看到的有用的真实信息，这些记录是审核员提出报告的真凭实据。
10．4不合格项报告
不合格项报告是对现场审核得到的审核发现进行评审并经受审核方领导确认的对不合格项的陈述，是审核报告的一部分，是审核组提交给委托方或受审核方的正式文件。
10.4.1不合格项的含义
审核所述的不合格项是指"未满足规定的要求"。
这里的规定要求主要有：
a）标准要求（如ISO900l标准要求）；
b）文件规定（包括质量手册、程序文件、质量记录和质量计划或技术性文件和管理性文件）；
c）合同规定（与顾客签订的销售合同，与供方签订的采购合同等）；
d）社会要求（包括法律、法规、法令、条例、规章规则以及环境保护、健康安全、能源和自然资源的保护等应承担的义务）；
e）其他规定，如最高管理者的要求，常识性要求（不一定形成文件）；
f）顾客投诉。
不合格项的判定以ISO900l：
2000标准明示的要求和顾客的投诉为依据，对隐含要求的不合格项可以观察形式表述或在审核报告中适当描述。
10.4．2不合格项的类型
在质量管理体系内部审核中遇到的不合格主要有以下几种类型：
a）文件的不合格项。
包括文件与要求不符合、规定没有实施、实施没有效果三种情况；
b）设备的不合格项。
生产或测量监控设备不符合保证质量的技术状态的要求；
c）产品的不合格项。
产品（包括采购产品半制品、成品等）不符合技术规范或顾客要求或社会要求；
d）人员的不合格项。
审核内容涉及的具体岗位人员不符合标准或文件或国际操作应达到的素质和培训要求；
e）其他的不合格项。
审核涉及到环境、时间、信息、资源等对资源有影响的因素,尽管文件未规定，但与常识性要求不符合的项目。
这样的分类便于突出重点采取纠正措施。
10．4．3确定不合格项原则
（1）规定与实际核对的原则
在审核时应坚持实际与规定核对的原则，不合格项必须是在规定范围内经过核对的、建立在客观证据上的审核发现。
未经核对的不能判为不合格项；客观证据不充分的不能判为不合格项；超出规定范围的，不宜提出不合格项。
（2）以客观证据为依据的原则：
凡依据不足的不能判为不合格项。
对那些受审核方有意见分歧的不合格项可通过协商或重新审核来决定。
10．4．4不合格项的分级与评定
内部审核可根据自己需要和标准进行分级。
分级的目的在于正确客观地得到审核结论。
不同的审核对象会出现不同的分级方法，如产质量保审核是以缺陷的严重性进行分级，分为致命缺陷（A级）、严重缺陷（B级）、一般缺陷（C级）和次要缺陷（D级）。
而质量管理体系审核则以不合格的严重性进行分级，如第三方体系审核时分为严重不合格和一般不合格两种。
通过分级可带来两点好处，一是可突出重点，把力量用在纠正和预防关键的和系统的不合格或缺陷上；二是可按不同的等级给以不同的权数，将定性分析转化为定量分析，通过一定的数据处理，用数据进行综合评价。
如产质量保审核A级缺陷分为100，B级缺陷分为50，C级缺陷分为10，D级缺陷为1。
通过对缺陷加权计算和数学处理，得出质量指数I，以此得出综合评价结论。
内部质量管理体系内部审核可按严重性分成严重不合格、一般不合格、轻微不合格、观察项四级：
（1）严重不合格项
严重不合格通常是指系统性失效或缺陷。
主要判断标准有：
a）质量管理体系与约定的质量管理体系标准或文件的要求严重不符。
如关键的控制程序没有得到贯彻，缺少标准规定的要求等；
b）造成系统性失效的不合格（可能需要由多个一般不合格去说明）。
如在用测量监控设备大部分未按周期进行校准（检定），不合格品的处置大部分未按规定要求进行评审和记录等；
c）造成区域性失效的不合格（可能需要由多个一般不合格去说明）。
如某组织质量管理体系未覆盖到应实施的某车间或该车间根本未按标准要求组织实施，质量管理体系覆盖的所有的产品中有某个产品未按标准进行质量控制等；
d）可造成严重后果的不合格项。
如压力容器的焊接达不到规定要求，船舶的焊缝没有按规定进行X光探伤，家用电器没有进行绝缘、耐压试验，按错误的图纸进行加工等，这些都直接危及到产品、人身安全，或会给组织带来重大经济损失，严重损害组织声誉；
e）违反法律、法规的不合格项。
（2）一般不合格项；一般不合格项判断标准：
a）不是偶然的，明显不符合文件要求的不合格项。
如有部分销售合同未进行评审，检验员职责不明确；
b）直接影响产质量保的不合格项。
如几台检测设备超过校准周期，未按规定进行首检自检；
c）造成质量活动失效的不合格项。
如质量控制点没有针对关键质量特性或工序支配因素进行控制等。
（3）轻微不合格项
轻微不合格项是指孤立的、偶发性的、并对产质量保无直接影响的问题。
如卷宗里有一张图纸或一份文件的版次不是最新的，某一份文件没有标明日期，用词不准确，签字不符合要求等。
（4）观察项
对不合格项进行分级，在有些情况下会成为一件困难的事情，因为其界线很难准确划定。
这种区分往往取决于审核组长和审核员的经验和技巧。
有时候会出现一种类似不合格项的报告称为"观察项"。
出现"观察项"的情况主要有：
a）证据稍不足，但存在问题，需提醒的事项；
b）已发现问题，但尚不能构成不合格，如发展下去就有可能构成为不合格的事项；
c）其他需提醒注意的事项。
观察项报告不属于不合格报告，也不列入最后的审核报告中去。
"观察项"的设置无疑为审核方和受审核方各准备了一个台阶，对于缓解审核气氛会带来好处。
使用得法，对内审有积极意义。
10．4．5不合格项评定方法
在审核中通常采用矩阵图形，将每个审核员提出的不合格项填入表内，经统计分析，不合格项的总体概况就清楚了。
不合格项统计分析的目的，在于对质量管理体系符合性程度进行评审，其评定有下列三种方法：
a）比例法
按照标准或检查表确定的审核条款，审核后统计出不合格条款数占总条款数的比例。
b）分值法
对每级不合格给予加权分，审核后按不合格数乘以相应级别的加权分再求和得出总失分值。
c）分层分类法
通常按照文件、设备、产品、人员、环境、其他六种类型进行不合格项的统计分析。
如文件的不合格项，可分为文件与要求不符合的不合格项；规定没有实施的不合格项、实施没有效果的不合格项等。
总之，评定方法可有许多种，关键要把握三条：
a）应能正确、客观、公正地得出体系综合评价结论；
b）应能将定性分析转化为科学的定量分析；
c）应能进行客观合理的前后、上下、横向、类别比较
10．4．6不合格项报告的内容
不合格项报告的内容，可包括：
受审核方名称，审核员，陪同人员，日期，不合格现象的描述（应指出不合格、缺陷的客观事实），不合格现象结论（违反标准、文件的条文），不合格项性质（按严重程度），受审核方的确认，纠正措施及完成时间，采取纠正措施后的验证记录等。
不合格项报告三要素是：
不合格现象的描述，不合格现象结论和不合格项性质，这是任一不合格项报告不可缺少的。
不合格现象的描述应严格引用客观证据，并可追溯。
例如观察到的事实、地点、当事人、涉及到的文件号、产品批号，有关文件内容，有关人员的陈述等。
描述应尽量简单明了，事实确凿，直笔表述，不加修饰。
不合格现象的结论主要是指所描述的现象违反了约定文件（质量管理体系标准、质量管理体系文件、合同等）的哪条规定。
10．4．7不合格项报告的格式
不合格项报告无固定的格式，可自行设计，但需满足"4C"要求，即：
Complete（完全），Correct（正确），Clear（清楚），Concise（简明）。
10．5末次会议
现场审核以末次会议结束，末次会议是审核组、受审核方领导和有关职能部门负责人员参加的会议。
10．5．1末次会议的任务
a）向受审核方介绍审核情况，以便他们能够清楚地理解审核的结果，并子确认；
b）报告审核发现（重点在不合格项）和审核结论；
c）提出后续工作要求（纠正措施、跟踪审核等）；
d）结束现场审核。
10．5．2末次会议的内容
审核方对受审核方的整个审核期间的合作表示感谢，要真诚具体，但不必声势很大，过分热情。
入会者应签到。
a）重申审核目的和范围。
考虑到参加末次会议的人员不一定参加过首次会议，审核组长应重申；
b）强调审核的局限性。
审核是抽样进行的，存在一定风险。
但审核组已尽量使这种抽样具有代表性，使审核意见具有
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