密级文件管理规定审批稿.docx

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密级文件管理规定审批稿

YKKstandardizationoffice【YKK5AB-YKK08-YKK2C-YKK18】

密级文件管理规定

版本变更履历:

版次

日期

变更内容摘要

新制订

会签部门

指定分发部门

制订部门

制订

受控状态

□受控

□不受控

发

行

审核

标准化审核

核准

1.目的：

为规范密级文件管理工作，对密级文件进行有效控制，防止文件泄密行为的发生，特制定本规定。

2.范围：

本规定适用于公司所有密级文件的管理。

3.权责：

公司文控中心负责密级文件的归口管理。

3.1.1负责文件密级的确定、变更核准和密级文件的标识；

3.1.2负责外来密级文件的核准、保管、分发方式和范围；

3.1.3负责对各部门密级文件使用、保管的监督检查。

公司各部门负责本部门涉及到的密级文件的管理，指定专人负责密级文件的调档借阅、使用登记及归档等工作。

4.定义：

秘密：

公司主体基本资质、产品资质；公司人事档案、人事合同和协议、职员工资性收入；尚未进入市场或尚未公开的各类信息属于秘密范围。

机密：

公司的规划；财务资料、统计资料；重要会议记录；公司对外交往中签订的合同、协议；公司经营情况属于机密范围。

绝密：

公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料（例如：

公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等）；客户的资料及供应商资料；一切装备的技术资料；所设计的图文资料；专有技术；公司认为是绝密的其他重要资料属于绝密范围。

非保密事项：

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件；外来文件不属于保密范围。

5.内容：

密级文件的分类、范围、密级确定和标识

5.1.1密级文件的分类

文件保密等级按泄露后可能使公司权益遭受损害的严重程度分为三种密级：

a）A级—绝密文件：

泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重损害的公司最重要文件。

b）B级—机密文件：

泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害的公司重要文件。

c）C级—秘密文件：

泄露会使公司的权益和利益遭受损害的公司一般文件。

5.1.2密级文件的范围

a）关键设计图纸：

具有专利性与独创性的设计图纸。

b）技术性资料：

独特技术性的改造方案、与外方技术合作或外方技术指导资料、产品配方、产品开发、改良或试验资料、重要资产管理资料、国外现场实习报告及其他技术上属于保密的资料。

c）业务性资料：

财务资料、目标及资金计划资料、人事资料、审计资料、销售成本资料、市场情报、合同及协议、国外业务考察报告及其他业务上属于保密的资料。

d）文件资料：

标明为绝密、机密、秘密的文件资料。

e）其他列入密级文件管理的资料。

5.1.3密级的确定

5.1.3.1企业经营发展中，直接影响企业权益的重要决策文件资料为A级—绝密文件；

5.1.3.2企业的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、企业经营情况为B级—机密文件；

5.1.3.3企业主体基本资质、产品资质、企业人事档案、合同、协议、职员工资性收入尚未进入市场或尚未公开的各类信息为C级—秘密文件。

5.1.3.4一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件、外来文件不属于保密范围。

5.1.3.5按照“谁主管、谁负责”的原则，由责任部门按照秘密信息密级划分表和实际工作需要，确定文件资料的密级。

如果对密级的确定有异议，由总经理最终确定文件的密级程度。

5.1.4密级文件的标识

a）密级文件的标识应在封面文件受控状态标识旁予以醒目、清晰、持久的密级标识。

密级：

A级—绝密；B级—机密；C级—秘密。

b）密级文件由总经办的文控中心或各部门的文件管理员进行标识。

密级文件的归档整理和保存

5.2.1归档要求:

5.2.1.1归档的密级文件材料须是原件或正本。

5.2.1.2归档时，须把同一内容、不同载体形式的密级材料一起归档，如纸质文件、电子原件、软件光盘等。

5.2.1.3归档的密级文件材料须按本规范要求分类整理，将文件材料的密级、保管期限和份数标注完毕。

5.2.1.4外文资料的题名需译成中文，必要时，其卷内章条目录也须译成中文，并与原文一起归档。

5.2.2归档时间

5.2.2.1属于各部门保管的密级文件材料，各部门文件管理员须在相关事项办结后的3个工作日内归档完毕。

5.2.2.2属于文控中心保管的密级文件，各部门文件管理员或者经办人员须在相关事项办理结束的3个工作日内，或者收到密级文件的当日内，将密级文件材料整理齐全提交文控中心。

文控专员应当在收到密级文件之日起的3个工作日内，做好密级文件的整理和归档工作。

5.2.2.3文控中心和各部门对密级文件的保管范围，具体详见《档案管理规定》。

5.2.3归档方式

5.2.3.1纸质密级文件归档时，密件经办人可视密件等级，确定是否需将密件封套后归档。

密级文件归档时必须在封面上注明归档单位、归档人、文件名称、附件数、件数、页数、成文日期、保存年限、机密等级、保密期限、解密条件等相关检索性信息。

5.2.3.2密级文件归档时应制作一式两份的档案移交目录，交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对，并在移交目录上签字确认。

签字后的档案移交目录由档案室和移交部门各留一份。

5.2.4密级文件的保存

5.2.4.1密级档案应单独建立档卷，须与公共档案分开存放，绝密、机密档案实行专区、专柜、专人管理。

5.2.4.2密级档案须以件为单位装盒入柜保管，盒内档案以文件编号的先后顺序进行排列，不同密级的档案不得装入同一盒内。

5.2.4.3企业须根据密级档案资料的数量、未来发展规模，设置安全、坚固、适用的档案专用档案柜，配备专业档案保管设备，妥善保管好档案。

密级文件的解密

文控中心或部门文件管理人员每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失秘密性质的文件，填写“密级变更申请表”，报分管领导审核、总经理批准后处理。

密级文件的使用

5.4.1各部门需调阅密级文件时，应指定专人负责办理调档借阅、使用登记及归还等工作。

借阅人应填写【文件借阅登记表】，注明调卷期限及用途，经调阅部门负责人签字证明，根据不同密级经公司领导批准后，才能调卷。

5.4.1.1A级--绝密文件资料：

一般禁止出借，除非经总经理或董事会秘书签字同意，方可出借。

5.4.1.2B级--机密文件资料：

只能在文控中心阅览，一般不准外借，除非经总经理或董事会秘书签字同意，方可出借。

5.4.1.3C级--秘密文件资料：

经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时，借用时间不得超过1周；如需出借，应当由出借部门的最高主管和保管部门主管签字同意。

5.4.1.4密级文件资料的借用，本部门由部门负责人审批，跨部门的由文件存放部门主管批准；属于公司的密级文件借用由总经理批准，总经理因公外出时可委托董事会秘书或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

5.4.2密级档案只许在文控中心的档案室查阅，不得带离档案室。

非经总经理或董事会秘书批准，任何人不得对密级文件进行复制和摘抄。

5.4.3在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，应当事先经总经理批准。

6.相关文件：

《档案管理规定》

7.相关表单：

《文件借阅登记表》

8.附件：

附件一密级文件范围、权限一览表

附件二密级文件印章模板

附件一：

密级文件范围、权限一览表

密级程度

密级代码

密级确定

借阅权限

批准权限

秘密

A级

1、公司主体基本资质、产品资质；

2、公司人事档案、人事合同和协议、职员工资性收入；

3、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时，借用时间不得超过1周。

在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，经借阅部门主管、保管部门主管同意并签字后，可借阅、使用。

特殊情况下，出借公司主体基本资质、产品资质寄出投标的，应当由出借部门的最高主管签字。

机密

B级

1、公司的规划；

2、财务资料、统计资料；

3、重要会议记录；

4、公司对外交往中签订的合同、协议；

5、公司经营情况。

只能在文控中心阅览，一般不准外借。

应当经总经理或董事会秘书批准签字。

绝密

C级

1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料（例如：

公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等）；

2、客户的资料及供应商资料；

3、一切装备的技术资料；

4、所设计的图文资料；

5、专有技术；

6、公司认为是绝密的其他重要资料。

一般禁止出借

应当经总经理或董事会秘书批准签字。

无

无

1、一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件；

2、外来文件。

办理借用手续后，可以出借。

经借阅部门主管、保管部门主管同意并签字。

附件二：

密级文件印章模板

一、绝密文件印章：

二、机密文件印章：

三、秘密文件印章：

其中，印章的高度为，宽度为。

“绝密”“、机密”和“秘密”均为宋体一号字。