档案实体分类编号方法.docx

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档案实体分类编号方法

档案实体分类编号方案

一、编制目的

为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我院实际情况，特制定本方案。

二、编制原则

（一）本方案以国家有关档案工作法规、标准为依据，遵循档案学基础理论和形成逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般到具体。

做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。

下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。

同位类目之间的界限清楚，不相互交叉和包容，按照高院档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

充分反映高院档案的形成规律和内容、特点，并具有相对的稳定性。

（二）一级类目的设置参照《高等学校档案实体分类法》，二级类目的设置基本上依据《高等学校档案实体分类法》在一级类目的基础上进行细分，个别类目则根据实际情况需要在二级类目的基础上再进行细分，设置三级类目。

细分时力求做到准确、简明、方便和实用。

三、体系结构和档号的编制

（一）体系结构

1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

DQ党群：

主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政：

主要包括行政职能部门（教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX教学：

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研：

主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

CP产品：

主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料

JJ基本建设：

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备：

主要包括仪器和设备工作管理和仪器调和申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB出版：

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事：

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK财会：

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX声像：

声像档案是指我院各级组织和个人在社会活动中直接形成的，反映学院教育活动和历史发展，具有保存价值的真实记录。

声像档案主要包括：

照片、录音带、录相带、光盘、软盘等不同载体的文件材料。

SW实物：

实物档案是指我院各级组织和个人在社会活动中直接形成的，具有保存利用价值和历史凭证价值的各种形式的实物。

实物档案主要包括：

锦旗、证书、奖牌、奖杯、奖品、纪念品等。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”（行政）的简称。

2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。

二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。

3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。

4、件号（案卷序号）为最末位类标识，按案卷的排列顺序1、2…n流水编制。

（二）档号结构、模式和标识

1、档号包括年度号、分类号、件号（案卷号）三个部分

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。

件号（案卷号）在分类号最末位后按顺序编码，采用三位阿拉伯数字标识。

2、档号的模式。

规定为：

年度号+分类号+保管期限+件号（案卷号）

库藏多个全宗时，原则上应在年度号前加全宗号，标识到文件级的，后面应加件号。

如：

标识到全宗号的为：

全宗号+年度号十分类号+保管期限+件号（案卷号）

3、档号的标识。

采用汉语拼音和阿拉伯数相结合的混合号码制。

全宗号、年度号、分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”连结。

例如：

2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：

2005—JXl4—025

（三）档案的实体排架

原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。

四、各类档案类目设置与标识

（一）DQ党群

二级类目：

11党务综合（党总支综合材料入此。

）

12纪检、监察

13组织

14宣传教育

15统战（民主党派材料入此。

）

16工会（妇女工作材料入此。

）

17团委

18学生工作（学生社团材料入此。

）

19老干部

党群类档案档号编制模式如下：

2005—DQl1—00l～n

（二）XZ行政类

二级类目：

11综合（教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。

）

12人事（师资培养材料入此。

）

13审计

14武装、保卫

15总务

16档案

17图书

18电教

19国资

行政类档案档号编制模式如下：

2005—XZl1—00l～n

（三）JX教学类

二级类目：

12高职教育

13成人本科教育

14成人专科教育

15成人中专教育

16培训类及其他教育

三级类目：

12高职教育

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

）

12学科与实验室建设（专业设置入此。

）

13招生

14学籍管理（学生奖惩材料入此。

）

15课堂教学与教学实践

16毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此。

）

17教材

13成人本科教育

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

）

12学科与实验室建设（专业设置入此。

）

13招生

14学籍管理（学生奖惩材料入此。

）

15课堂教学与教学实践

16毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此。

）

17教材

14成人专科教育

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

）

12学科与实验室建设（专业设置入此。

）

13招生

14学籍管理（学生奖惩材料入此。

）

15课堂教学与教学实践

16毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此。

）

17教材

15成人中等教育

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

）

12学科与实验室建设（专业设置入此。

）

13招生

14学籍管理（学生奖惩材料入此。

）

15课堂教学与教学实践

16毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此。

）

17教材

16培训类及其他教育

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

）

12学科与实验室建设（专业设置入此。

）

13招生

14学籍管理（学生奖惩材料入此。

）

15课堂教学与教学实践

16毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此。

）

17教材

教学类高职教育学籍管理档案档号编制模式如下：

2005—JX1214—001～n

（四）KY科研类

二级类目：

11综合（科研经费管理、学术活动材料入此。

）

12科研项目，按项目时间顺序排列

科研类档案档号编制模式如下：

2005一KYl2—001～n

（五）CP产品生产与科技开发类

二级目录：

11综合

12销售管理

13产品计划准备阶段材料

14产品生产设计（研制）阶段材料

15产品生产试制与鉴定阶段材料

16产品生产阶段材料

产品生产与科技开发类档案档号编制模式如下：

2005一CP12—001～n

（六）JJ基本建设

二级类目：

11综合

12单项工程，按单项工程设置类目。

基本建设类档案档号编制模式如下：

2005一JJ12—001～n

（七）SB仪器设备

二级类目：

11综合

12仪器设备，按仪器设备种类和开箱时间顺序排列。

仪器设备类档案档号编制模式如下：

2005一SB11—001～n

（八）CB出版

二级类目：

11综合

12院报

13刊物

出版类档案档号编制模式如下：

2005—CBl3—001～n

（九）WS外事

二级类目：

11综合

12出国（境）

13来院

14国际合作与会议

外事类档案档号编制模式如下：

2005—WSll—001～n

（十）CK财会

二级类目：

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册（奖金、助学金入此。

）

财会类档案档号编制模式如下：

2005—CKl4—001～n

（十一）SX声像

二级类目：

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16光盘

17影视胶片

18缩微胶片

三级类目：

12照片类

12党政综合

13教学

14科研

15外事

16基本建设

17人事保卫

18艺术展出

19统战院友

21人物类

22荣誉类

声像档案档号编制模式如下：

2005一SXl212—00l～n

（十二）SW实物

二级类目：

12奖状证书

13奖牌

14奖杯

15锦旗

16印章

17纪念品

实物档案档号编制模式如下：

2005－SW12－001~n