档案分类及编号方案设计新文档格式.docx

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起止件号

盒号

类别号（一级类目）

1—党群、2—行政管理、3—经营管理、4—生产技术管理

年度

目录号（文书档案第7本）

3.2.1.45—7类科技档案（建筑产品、科学技术研究、自身基本建设）档号结构为：

档号＝类别号+项目代号（工程项目、科研课题）+案卷号

5—×

×

.×

—×

案卷号（流水号）

项目代号（工程项目）

一级类目（5-建筑产品、6-科学技术

研究、7自身基本建设）

4.1声像档案分照片、录音、录像三种类型，分别用Sz、Sy、Sx表示

4.1.1照片档案按年度结合类别分类，整理中按综合、业务项目顺序排列。

Sz—×

类型号

4.1.2录音带、录像带分别按形成时间的先后顺序排列。

Sy（Sx）—×

4.2实物档案由荣誉性实物和印章类实物组成

4.2.1荣誉性实物分奖状、奖杯（牌）、证书三种形式。

4.2.1.1奖状（A—省、部、市优质工程奖；

B—科技进步奖；

C—企业荣誉）

A（B、C）—×

4.2.1.2奖杯（牌）（奖杯—D；

牌、匾—E）

D（E）—×

4.2.1.3企业资质证书、营业执照类

F—×

4.2.2印章类实物按机构排列，用字母G表示

G—×

案卷号

4.3电子档案分磁盘、光盘两种，结合纸制文件标注互见。

分别用Dc、Dg表示。

4.3.1磁盘

Dc—×

4.3.2光盘

Dg—×

5.1将资料分为图书和具有参考价值资料两大类

5.1.1图书资料指专业图书，如规范、手册、标准、图集等。

其档号编制按档号分类流水编制。

5.1.2具有参考价值资料按时间顺序排列编制档号，用字母“Z”表示。

6.1公司档案分类模块图。

6.2公司档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称“三合一制度表”）。

6.3建设工程文件归档范围和保管期限表。

公司档案分类方案、归档范围、保管期限表

档案

种类

分类方案

归档范围

保

管

期

限

提

供

单

位

一级类目

二级类目

代

号

名

称

类

类名

W

文书档案

1

党群工作类

党务工作

公司及各单位党代会议、党委文件材料、会议纪录、党委事务工作。

党群干部任免；

组织宣传工作、计划总结、民主评议、党支部管理、党员教育、争先创优活动、组织介绍信存根、党员名册、干部理论培训思想政治教育、政研会材料、普法工作、双文明创建活动细则办法、总结。

声像资料、纪检监察工作计划、党风治理、党纪检查廉政建设、工作总结、违纪案件的审查处理党员处分、通报；

工会、团委、女工工作计划、总结、换届改选工作有关文件、劳动竞赛、劳动保护、劳动争议调解工作的有关文件、技术创新、合理化建议、各类协会工作协会理事文体活动；

团员教育管理、各种表彰活动文件、统计报表；

职代会（工代会）、团代会等大型会议材料、声像材料。

永久长期短期

各单位办公室

政工部

纪监审计部

2

组织工作

3

宣传工作

4

纪检监察

5

工会工作

6

团的工作

行政管理类

行政事务

公司及各单位更改名称、启用印章；

公司章程、公司简介；

工作条例、贺电、电报、传真情况简报、情况通报、情况反映；

党委常委、董事会、监事会、办公会议记录本；

行政工作计划、总结、重要通知、通报；

信访、保密工作计划、管理办法、总结；

大事记、介绍信存根；

车辆管理、接待工作、审计工作计划、制度总结、各单位经理任期、离任经济审计、公司所属单位资产、负债、损益及财务收支、经济效益等经济活动的审计报告、工程项目承包的经济责任审计、审计报表；

机构设置、成立、合并、撤销的请示及批复；

员工考核聘任、任免、领导分工专业技术职务的评聘、管理办法；

大中专毕业生派遣证、出国审批安置；

职工的奖惩、解除和中止劳动合同；

转业军人安置、转正、定级、工资管理办法；

职工教育培训、技师考核评定工作下岗在就业；

社会保险（养老、医疗、失业、工伤、生育）具体实施细则、办法等；

干部名册、外单位调入或调出行政介绍信；

各种统计报表；

人口普查资料；

征用、复查土地的申请、批复文件、土地证书、资料；

图纸综合治理责任书、有关住房改革、政策、居委会工作管理、总结、卫生防疫、计划生育工作、医疗、爱委会工作。

法律常识普及工作，重要规章制度的审核工作，经营项目的法律评审和经济合同谈判及公司生产经营活动中相关法律事务。

各单位

各部门

公安保卫

审计工作

人事劳动

职工教育

医疗卫生

7

后勤管理

8

外事工作

9

法律事务

经营管理类

经营决策

公司及各单位统计标准和管理办法；

项目法管理、项目经理考核；

招标、投标工作；

工程索赔、经济合同管理办法、工程概预算、预算定额、工程取费标准、工程结算纠纷协调、仲裁、拖欠工程款；

基建、施工计划、各类统计报表及综合统计分析；

工作总结、企业证照管理、资质申办、增级和增项、注册登记、各类证照的年检、办证、换证；

财务管理办法、工作计划总结；

资金的筹措、使用、分配、成本核算；

税收、贷款、财务预决算及上级批复；

会计报表；

设备物资管理制度、办法、工作计划；

购置设备、设备更新、报废改造计划的请示、批复；

物资、设备大检查工作、清产核资、总结；

财产、设备移交凭证；

机械设备、物资统计报表；

岗位责任制等规章制度；

企业中长期发展规划、企业管理调研、有关企业改革具体方案；

经营承包方案及合同；

工作总结；

；

质量管理体系认证工作的文件资料；

各种统计报表、总结、请示、批复、通知。

工程部

财务部

计划工作

统计工作

财务管理

物资管理

设备管理

科技管理

质量管理

安全管理

一级

类目

生产技术管理类

环境保护

公司及各单位安全、质量工作计划、管理办法、检查工作总结、重大质安事故的调查、分析、上报、处理工作；

质量、安全统计报表及有关声像资料；

科技工作计划、技术、计量、标准科技成果申办、科技进步奖；

施工技术总结、论文；

环境保护；

工程设计管理、标准、办法、总结；

各类数据管理、电子计算机系统，情报工作，图书资料等工作。

档案管理工作计划、总结、各门类档案管理办法、编研材料、统计报表各门类档案交接凭证、档案销毁清册。

科技信息部

计量管理

标准化管理

信息管理

K

科技档案

建筑产品类

核电建筑

工程文件归档范围包括招标签约工程准备、、施工文件、竣工图、竣工验收文件，详见“建设工程文件归档范围和保管期限表”。

项目部

工民建筑

科技研究

课题

科研准备阶段：

科研课题审批文件、任务书、委托书、课题报告、调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；

研究实验阶段：

各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸、关键工艺文件，重要的来往技术文件等；

总结鉴定验收阶段：

工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料等；

成果和奖励申报阶段：

成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；

推广应用阶段：

推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

长期

自身基建类

综合建筑

基建工程文件归档范围包括立项勘察测绘设计工程准备、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，详见“建设工程文件归档范围和保管期限表”。

住宅

C

会计档案

会计档案类

会计凭证

原始凭证、记账凭证、汇总凭证

十五年

各单

位财

务部

会计帐薄

总账、明细账、日记账、辅助账薄（其中现金、银行存款日记帐保管期限25年）。

财务报告

月、季财务报告。

3年

年度财务报告（决算）。

永久

其它类

会计档案保管、销毁清册（其中移交清册15年）。

银行余额调节表、银行对账单。

5年

特殊载体档案

声像档案

SZ

照片

各种生产经营活动及工作成果的声像材料；

领导及著名人物参加公司重大公务活动的声像材料；

重要的外事活动；

记录和反应公司重大会议、重大事件、重大事故的声像材料。

永久长期

各单位政工部、

SY

录音

SX

录像

10

实物档案

A—E荣誉性

奖状、奖杯、企业营业执照、资质证书、各种许可证、奖牌、会员证、土地、房产证、锦旗、赠送的重要纪念品等。

各单位、

部门、

经理部

G

印章

停止使用的内部机构、各种业务专用印章。

11

电子档案

Dc

磁盘

本单位制发的各种重要文件、资料；

机关购买的各类管理、使用软件等。

Dg

光盘

资

料

Zs

专业图书

规范、标准、图集、手册等。

Zb

其它具有参考价值的各种资料

招投标或施工过程中形成的各种专业资料。

建设工程文件归档范围和保管期限表

序

归档文件

保管单位和保管期限

建设

单位

施工

设计

监理

城建

档案馆

工程准备阶段文件

一

立项文件

项目建议书审批意见及前期工作通知书

√

可行性研究报告及附件

可行性研究报告审批意见

关于立项有关的会议纪要、领导讲话

专家建议文件

调查资料及项目评估研究材料

二

建设用地、征地、拆迁文件

选址申请及选址规划意见通知书

用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书

拆迁安置意见、协议、方案等

建设用地规划许可证及其附件

划拨建设用地文件

国有土地使用证

三

勘察、测绘、设计文件

工程地质勘察报告

水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

建设用地钉桩通知单（书）

地形测量和拨地测量成果报告

申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

初步设计图纸和说明

技术设计图纸和说明

审定设计方案通知书及审查意见

有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议

施工图及其说明

设计计算书

12

政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

四

招投标文件

勘察设计招投标文件

勘察设计承包合同

施工招投标文件

施工承包合同

工程监理招投标文件

监理委托合同

五

开工审批文件

建设项目列入年度计划的申报文件

建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表

规划审批申报表及报送的文件和图纸

建设工程规划话许可证及其附件

建设工程开工审查表

建设工程施工许可证

投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

工程质量监督手续

六

财务文件

工程投资估算材料

短期

工程设计概算材料

施工图预算材料

施工预算

七

建设、施工、监理机构及负责人

工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单

工程项目监理机构（项目经理部）及负责人名单

工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单

监理文件

监理规划

①

②

监理实施细则

监理部总控制计划等

监理月报中的有关质量问题

监理会议纪要中的有关质量问题

进度控制

工程开工/复工批表

工程开工/复工暂停令

质量控制

不合格项目通知

质量事故报告及处理意见

造价控制

预付款报审与支付

月付款报审与支付

③

设计变更、洽商费用报审与签认

④

工程竣工决算审核意见书

分包资质

分包单位资质材料

供货单位资质材料

试验等单位资质材料

监理通知

有关进度控制的监理通知

有关质量控制的监理通知

有关造价控制的监理通知

合同与其他事项管理

工程延期报告及审批

费用索赔报告及审批

合同争议、违约报告及处理意见

合同变更材料

监理工作总结

专题总结

月报总结

工程竣工总结

质量评价意见报告

施工文件

建筑安装工程

（一）

土建（建筑与结构）工程

施工技术准备文件

施工组织设计

技术交底

图纸会审记录

施工预算的编制和审查

⑤

施工日志

施工现场准备

控制网设置资料

工程定位测量资料

基槽开挖线测量资料

施工安全措施

施工环保措施

地基处理记录

地基钎探记录和钎探平面布点图

验槽记录和地基处理记录

桩基施工记录

试桩记录

工程图纸变更记录

设计会议会审记录

设计变更记录

工程洽商记录

施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表。

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告。

预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录。

工程物质选样送审表

⑥

进场物质批次汇总表

⑦

工程物质进场报验表

施工试验记录

土壤（素土、灰土）干密度试验报告

土壤（素土、灰土）击实试验报告

长