进销存系统项目说明.docx
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进销存系统项目说明
实业公司
供应链系统及销售管理系统
项目定义
供应链系统（共四期）
项目组成员：
组长：
吴培全
副组长：
赵伟
组员：
张庆辉、任鸿秋、余登龙
价格：
共计5万元，分四期，每期价值1.25万元。
流程描述：
1、入库：
采购部根据销售订单和生产计划制定采购计划，供应商根据采购订单送货，原材料到厂后，材料核算员根据司机持有的送货单同采购员核对采购价格和运费，由采购员在库存系统中录入并打印一式六联的入库单。
入库单要选择供应商，选择供应商后自动引用当前价格。
若引用采购系统中的采购订单生成入库单，则直接引用相应信息，不用选择供应商，不用输入价格。
材料价格与运费价格都采用统一管理，对应到供应商与运输单位，专人审核，在入库时直接引用。
入库单上要有部门，比如采购一部、二部等；还要有采购员。
由于部门和人员可能经常变动，要考虑部门和人员的可用与不可用两种状态，只有当前状态为可用的部门和人员可以使用，不可用状态的部门和人员只保存于历史纪录中。
制单时，如果选择的仓库启用了批号管理，则一定要录入批次号，否则不准许入库。
司机拿“入库单“到质检部进行质检，质量合格后方可入库。
司机拿“入库单”送原材料到仓库，仓库按实物查收，若实物与入库单不一致，数量不一致的以实收数量为准，品种若不在入库单内则拒收。
仓库保管员对入库单进行审核，主要审核请入数量，按照实际数量收料并在入库单中“实收数量”中填写清楚，审核之后将引起库存和价格的变动。
最终由财务对价格等信息进行稽核。
当财务稽核时发现价格等信息不对时，要通知制单人进行红冲处理，数量做入库的负数。
只有仓库审核之后才算是真正的入库，此时才算是业务真正的发生，才会引起出库价格的变动。
2、出库：
由车间核算员根据限额领料单来制作出库单，填入物料明细和请领数量。
车间下料班凭此出库单，到仓库领料。
领料时，仓库原材料管理员录入实领数量，然后车间对实领数量进行审核，审核通过后由财务对价格等信息进行稽核。
限额领料单不必打印，仅供生成出库单时参照，一张限额领料单可以生成多张出库单，出库单上要包含加工的产品的信息，其中单价根据移动加权平均生成。
由车间对出库单进行审核，确认实领数领后，原材料保管员向车间发料。
由财务对出库单上的数量、价格进行稽核。
当财务稽核时发现价格不对时进行红冲处理，数量做出库的负数。
车间下料完成后，需要将余料退回仓库，不应以入库的方式处理，应做出库单，出库数量以负数处理。
价格规定为领料时的出库价格的50%。
选择仓库时，可以将料头物料集中放在虚拟的“料头库”中，这样可以方便以后查找和统计料头信息。
由车间生成出库单，然后由仓库管理员进行审核，重复出库流程。
一、供应链系统一期（时间：
2006-10-01至2006-11-31）
需求描述：
实现基础数据的管理，包括用户管理、权限控制、供应商管理、价格管理、计量单位转换、部门人员管理、仓库管理、库位管理、入库来源管理、出库用途管理、结算方式管理、物料类别管理、物料编码管理、仓库物料管理、库位初始管理。
实现出入库的业务处理及其库存查询、物料需求查询、物料购入统计和物料领用统计查询。
功能描述：
1、系统管理
1.1用户管理
实现对用户的进行增、删、改、查。
1.2权限管理
对用户操作权限的设置，包括功能权限和仓库权限，功能权限时各个功能模块及其按钮的操作权限，仓库权限是指是否能查看某个仓库的物料信息。
2、基础数据管理
2.2供应商管理
实现对物料供应商的管理，可以对供应商进行分类管理，资质管理。
2.3价格管理
实现对不同物料、不同供应商的价格管理，并具有审核功能，在入库时自动引用审核通过的价格。
保证价格的真实有效。
2.4计量单位转换
定义计量单位之间的转换规则，实现同一物料不同计量单位的统一。
2.5部门人员管理
对业务部门和人员的统一管理，实现一处录入、处处使用。
2.6仓库管理
定义物料存放的地理位置，可以灵活设置仓库是否启用库位和批次管理。
2.7库位管理
定义同一仓库下不同物料的具体存放位置。
只有启用了库位管理的仓库才能设置库位。
2.8入库来源管理
入库来源的定义，做入库时可以指定入库来源。
2.9出库用途管理
出库用途的定义，做出库时可以指定出库方式。
2.10结算方式管理
与供应商的结算方式的定义。
2.11物料类别管理
定义物料的分类。
包括原材料、辅料等。
2.12物料编码管理
定义物料的基本属性，包括编码、名称、规格型号、计量单位、单重等基本属性。
其中物料编码是唯一，不可在系统中重复录入。
2.13仓库物料管理
实现对物料存放地点的规范。
2.14库位初始管理
对期初物料数量、单价的维护。
3、日常处理
3.1入库管理
实现物料入库信息的管理，包括制单、质检、审核、稽核功能，每一步骤都有严格的权限控制，每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。
保证了数据的安全性和共享性。
每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。
实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。
3.2出库管理
实现物料出库信息的管理，包括制单、审核、稽核功能，每一步骤都有严格的权限控制，每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。
保证了数据的安全性和共享性。
每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。
实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。
4.统计查询
4.1批次号对应查询
查询供应商批次号与内部批次号的对应关系。
4.2物料库存统计查询
按照各种条件查询实际库存量和根据限额领料单生成理论库存量，方便采购和生产计划的制定。
报表样式如下图：
4.3物料需求统计查询
根据生产计划来查询物料的需求信息。
报表样式如下图：
4.4物料购入统计查询
按照各种条件来查询物料的购入情况，可以设置物料类别、入库仓库、入库来源、供应商、物料编码、名称、规格，日期等查询条件进行组合查询。
报表样式如下图：
4.5物料领用统计查询
按照各种条件来查询物料的领用情况，可以设置物料类别、出库用途、物料编码、名称、规格、部门、领用车间、产品批次、日期等查询条件进行组合查询。
报表样式如下图：
二、供应链系统二期（时间：
2007-02-01至2007-02-28）
需求描述：
实现月结和年结的处理，库龄分析，入库查询、库存数量金额统计、车间领料情况汇总等几个统计查询。
功能描述：
1、期末处理
1.1月结
每月月底或下月月初进行本月的单据的冻结。
月结后月份将不能进行任何出入库操作，只有上个月进行月结后才能进行本月的出入库操作。
1.2年结
年底进行下一年度帐套的初始化工作，包括数据库创建、基础数据的初始，期初物料初始等。
4、统计查询
4.1、入库管理查询
直接查询入库单信息及其明细，报表样式如图：
入库管理列表
入库单号
物料代码
物料名称
规格
入库数量
单价
总额
备注
R2007010001
3010110001
大扁钢60Si2Mn
12*90
3
3000
9000
3010110002
大扁钢50CrVa
16*90
3
3000
9000
R2007010002
3010110001
大扁钢60Si2Mn
12*90
2
3000
6000
3010110002
大扁钢50CrVa
16*90
5
3000
15000
……
合计
0
0
0
0
0
0
0
4.3、库存数量金额统计
可以按照仓库、月份来查询仓库结存数及其金额，报表样式如下图：
物料编码
物料名称
规格
期初库存数量/金额
本月入库数量/金额
本月出库数量/金额
期末库存数量/金额
……
合计
0
0
0
0
0
0
4.3、车间领料情况汇总
可以车间、日期查询车间领料情况，报表样式如下图：
批次
产品图号
计划架数
材料吨数
材料金额
辅料金额
……
合计
0
0
0
0
三、供应链系统三期（时间：
2007-04-01至2007-04-15）
需求描述：
1、实现发票管理与发票核销，与财务接口，应付帐款管理，暂估处理，帐龄分析，相关报表与查询。
盘点管理。
2、发票管理
实现供应商开具发票的统一管理，方便发票的查询和核销。
将收到的发票录入到系统中，方便以后的查找和对入库单的核销。
3、发票核销
根据发票来核销入库单。
核销的时候可以根据入库单来进行整张入库单的核销，也可以根据物料明细进行分别核销。
核销过程中产生的金额差异将在本月领用的物料中进行分摊。
发票核销的同时，生成财务记帐凭证，实现财务业务一体化。
功能描述：
1、期末处理
1.1月结
每月月底或下月月初进行本月的单据的冻结。
月结后月份将不能进行任何出、入库的操作，只有上个月进行月结后才能进行本月的出入库操作。
1.2年结
年底进行下一年度帐套的初始化工作，包括数据库创建、基础数据的初始，期初物料初始等。
2、库龄分析
查询物料的库龄，可以提高物料的使用率。
3、帐龄分析
查询应付帐款的帐龄。
4、报表统计
包含入库管理查询、库存数量金额统计、车间领料情况汇总等几个统计查询。
四、供应链系统四期（时间：
2007-04-15至2007-04-23）
1、采购计划
根据销售计划、生产计划以及库存，来生成采购计划，采购计划要经过审核，生成的采购计划在制作入库单时可以直接引用采购计划。
销售管理系统（共四期）
项目组成员：
组长：
吴培全
副组长：
赵伟
组员：
张庆辉、姜莹、余登龙
价格：
共计5万元，分四期，每期价值1.25万元。
流程描述：
1、入库流程描述：
车间产品完工后，喷漆班班长通知质检人员检验
产品合格后，喷漆班班长通知车间核算员录制“入库单”并打印（一式五联：
车间、仓库、销售统计、质检、财务）
质检人员在“入库单”上签字，并在系统中审核，留单据一联
产品同“入库单”一起送到仓库，仓库管理员核对数量，并在系统中审核，留单据两联，另一联转销售统计
喷漆班班长将剩余单据转车间核算员，车间核算员转一联到财务，财务接到单据后在系统中稽核。
入库单据在仓库管理员审核前出现错误，车间核算员可以修改后在打印并执行剩余程序。
入库单据在仓库管理员审核后出现错误，车间核算员进行冲红处理，仓库管理员审核，冲红的单据仍执行入库程序
入库单从录制到仓库审核必须在第二天上午9点前完成。
2、退库流程描述：
退库指从仓库退到车间。
返修的产品要走入库的负数，“单据格式为退库单、是入库的负数。
”
生产制造部向车间下达返修的计划的同时，转一份计划到仓库管理员。
车间安排好返修计划后，返修人员到仓库领取产品时，由仓库统计员（吴昌芹）录制单据并打印，仓库管理员签字发货，车间返修人员在单据上接收，最后由仓库管理员在系统中审核。
仓库管理员把单据转相应的部门。
财务接到单据后稽核。
退库单一式四联：
车间、仓库、销售统计、财务）
3、销售出库流程描述：
a、本地库的销售出库：
仓库管理员接到发货指令，仓库统计员（代业务员）录制销售出库单。
车辆调度员根据重量安排车辆。
仓库装车，仓库管理员审核后，业务员持“出库单”到财务送单、交钱并盖章出门。
如果是主机厂的货物则执行下一步。
主机厂接到货后在单据中签字接收并返回。
出库单一式七联：
仓库、销售统计、财务、主机厂、业务员、回单、出门证
b、配件部销售出库流程：
配件内勤员（王立栋）录制“销售出库单”，单价为选入，不能够手工录入，送仓库配货。
车辆调度员安排车辆、仓库管理员点数发货并在系统中审核。
司机持单到财务盖章出门
出库单一式七联：
仓库、销售统计、财务、主机厂、业务员（王立栋）、回单、出门证
c、异地库的销售出库（开发票）：
业务员统计回单明细后，以书面形式（见下表）列出开发票的编码、图号、数量、单价、金额，签字后传真或送达销售统计员。
销售统计员录制异地库的“出库单”，并审核。
用途为“销售出库”。
转一联到财务。
销售统计员根据异地库的“出库单”开出发票，财务根据发票和异地库的“出库单”在ERP系统中稽核。
4、移库出库流程描述：
移库主要指产成品在各本地库和各异地库之间的转移。
仓库管理员接到发货指令，仓库统计员（代业务员）录制移库出库单。
车辆调度员根据重量安排车辆。
仓库装车，仓库管理员审核后，司机持“出库单”到财务送单、盖章出门。
主机厂接到货后在单据中签字接收并返回。
出库单一式七联：
仓库、销售统计、财务、主机厂、业务员、回单、出门证
5、销售退货流程描述：
销售退货是指发出的货物已经开出了发票，退货厂家要给我公司开具发票、或不开发票但直接冲减应收帐款。
业务员在退货前将明细报销售经理同意退货后，通知物流信息部车辆调度员安排车辆退货。
货物退回我公司后，业务员（提供明细‘见推库责任追查报告’并同仓库管理员一起落实确切的数量，由仓库管理员签字后）书面通知销售统计员录制“销售出库单”，数量为负数（系统不能自动将数据经异地库转移到本地库中，原路返回）。
打印后由业务员转仓库管理员，仓库管理员（赵玲）负责审核。
仓库管理员按照实物录制“退货单”（用途为移库退货、诸城要先退到‘诸城本地库’在退到‘产成品本地库’），打印并转业务员。
业务员持单据找质检检验并由质管部签字、技术中心副主任签字、销售经理签字手续后转仓库管理员。
仓库管理员点数接收并签字审核，并转财务、销售统计、业务员各一联，自留一联。
6、移库退货流程描述：
移库退货是指发到主机厂的货物还没有开发票（不论有没有使用）直接退回了我公司。
业务员在退货前将明细报销售经理同意退货后，通知物流信息部车辆调度员安排车辆退货。
货物退回我公司后，业务员通知质检检验并到仓库办理手续
仓库按照实际接收的货物，仓库统计员（代业务员）录制“移库出库单”，业务员持单走质管部签字、技术中心副主任签字、销售经理签字手续后转仓库管理员。
仓库管理员签字审核，并转财务、销售统计、业务员各一联，自留一联。
7、调拨流程描述：
产成品在入库时，都指定了所属部门和所属人员。
如果产成品要改变部门或人员时，即会发生调拨。
调拨主要指部门之间、人员之间的产成品调拨。
业务员有销售其他业务员所归属的产品时，通知对方并在同意后
由仓库保管员录入调拨单。
业务员持单到销售经理处签字并由销售经理在系统中审核即可。
8、销售价格的管理流程：
a、主机厂产品销售价格的审批流程：
业务员将主机厂产品的新价格以书面形式签字后，先后经片区经理、销售经理、经营副经理、财务中心副经理、实业公司总经理批准后留财务、业务员、销售统计各一份。
销售统计接到审批后的价格表后，在ERP系统中录制并转财务，财务对其价格进行审核，审核后方可录制“销售出库单”和开发票
b、配件部产品销售价格的审批流程：
实业公司对配件部销售的产品按照材质规定出最低结算价格，实业公司与配件部在月底统一进行结算
配件部业务员在销售产品之前，对销售价格进行核定，如果系统中没有此种价格存在，必须走审批手续（可以直接在ERP中运行）
配件部业务员在系统中进行价格录入，销售统计进行审核，审核的依据是不得低于实业公司给出的最低价，如果低于最低价，必须由配件部经理进行审核后方可。
9、诸城汽车厂产品出入库流程：
系统中增加自制半成品库和诸城本地库
车间完成的产品，如果是成品（喷完漆合格、工序完成）。
则入库到“产成品本地库”，仓库管理员审核，发货单录制选用“移库单”（从“产成品本地库”移到“诸城本地库”）。
车间完工的产品，如果是半成品（没喷漆或没组装、工序没完成），则入库到“自制半成品库”，车间安排专人审核，入库单就作为出门证直接发货，“自制半成品库”由车间进行管理，物流信息部作为车间的一个物流运输商进行操作。
诸城分厂车间在产品完工后录制手工“入库单”，返回我公司后由车间核算员代录“入库单”（用途是“自制”、仓库为“诸城本地库”）。
如果诸城分厂车间可以登陆ERP系统后，此步操作由车间完成仓库审核。
诸城分厂车间在产品发货到主机厂后（手工单操作），手工单返回我公司后由仓库（吴昌芹）制“出库单”（用途为移库、从“诸城本地库”移到“诸城异地库”），仓库管理员审核。
如果诸城分厂车间可以登陆ERP系统后，此步操作由业务员完成仓库审核。
10、对出库、退货系统的要求：
出库单在系统中带有重量，但打印中不体现，方便租赁车辆
本地、异地仓库在统计报表中带有价格（售价）和金额，月末统计中要有每个主机厂、每个部门的库存重量和金额
出库和退货要有车号、司机、目的地和物流商，月末统计表中要体现出每个车、每个司机和各物流商运输的吨位，并要知道各个目的地运输量的大小
出库单上方式还要体现出“其他出库、盘赢出库、外协出库”等方式。
入库单的方式要有“盘赢入库、外协入库、其他入库”等方式。
月末要出具每个产品的及时率、完成率和总的及时率、完成率。
及时率=当月及时入库的重量/当月要求入库的计划重量
完成率=当月入库的重量/当月要求入库的计划重量。
入库的及时性：
在限额领料单上的“要求入库日期”或生产计划中“要求的入库日期”时间内此种产品的“入库单”得到审核就算做及时入库。
一、销售管理系统一期（时间：
2006-12-01至2007-01-31）
需求描述：
实现基础数据的管理，包括用户管理、权限控制、供应商管理、价格管理、部门人员管理、仓库管理、库位管理、入库来源管理、出库用途管理、结算方式管理、产品类别管理、产品编码管理、、库位初始管理。
实现出入、库，移库和调拨的业务处理及其库存查询、日报表、周报表、日报表、主机厂报表、主机厂资金占用报表。
功能描述：
1、系统管理
1.1用户管理
实现对用户的进行增、删、改、查。
1.2权限管理
对用户操作权限的设置，包括功能权限和仓库权限，功能权限时各个功能模块及其按钮的操作权限，仓库权限是指是否能查看某个仓库的物料信息。
2、基础数据管理
2.2客户管理
实现对客户的精细管理，包括客户分类和资质。
2.3价格管理
实现对不同产品、不同客户、不同时间段的价格管理，价格要经过审批才能生效，在出库时自动引用生效的价格。
保证价格的真实有效。
2.5部门人员管理
对业务部门和人员的统一管理。
2.6仓库管理
定义产品存放的地理位置，定义仓库是否启用库位和批次管理，可以区分本地库和异地库。
2.7库位管理
定义同一仓库下不同产品的具体存放位置，只有启用了库位的仓库才能设置库位。
2.8入库来源管理
入库来源的定义，做入库时可以直接作为参照来引用。
2.9出库用途管理
出库用途的定义，做出库时可以直接作为参照来引用。
2.10结算方式管理
与客户的结算方式的定义。
2.11产品类别管理
定义产品的分类，方便对产品的区分。
2.12产品编码管理
定义产品的基本属性，包括产品编码、产品名称、产品图号、计量单位、单重等信息。
2.13库位初始管理
期初时对产品的数量、单价、主机厂、部门、业务员的维护。
3、日常处理
3.1入库管理
实现产品入库的管理，包括制单、质检、审核、稽核等功能，每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。
每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。
保证了数据的安全性和共享性。
每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。
实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。
3.2出库管理
实现产品出库的管理，包括制单、质检、审核、稽核等功能，只有在退货时才有质检功能。
每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。
每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。
保证了数据的安全性和共享性。
每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。
实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位入库单据。
3.3移库管理
实现产品移库的管理，包括制单、质检、审核、稽核等功能，只有在从异地库移至本地库时才有质检功能。
每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。
每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。
保证了数据的安全性和共享性。
每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。
实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位移库单据。
3.4调拨管理
实现产品在部门、人员、主机厂之间的调拨管理，包括制单、审核等功能，只有在从每一步骤都设定了具体的权限，只有具有权限的人员才能操作具体的功能。
每一个用户只能查询到自己有权限的仓库的单据。
保证了数据的安全性和共享性。
每一张单据在不同状态下采用不同颜色区分，方便用户快速判断出单据所处的状态。
实现灵活的查询方式，根据用户不同的组合查询条件，来准确定位调拨单据。
4、查询统计
4.1产品库存统计查询
统计不同部门、业务员、主机厂的库存产品信息。
如下图：
4.2日报表
时时查询每日的入库重量、发货重量、本地库存重量、异地库存重量、销售收入、回款及应收帐款。
报表样式如下图：
2007年1月份日报表
日期
入库重量（T）
发货重量（T）
本地库存重量（T）
异地库存重量（T）
销售收入（万元）
回款（万元）
应收帐款（万元）
1号
2
3
4
……
31
合计
0
0
0
0
0
0
0
4.3周报表
时时查询已经定义的某月的每一周的入库重量、发货重量、本地库存重量、异地库存重量、销售收入、回款及应收帐款。
报表样式如下图：
2007年1月份周报表
日期
入库重量（T）
发货重量（T）
本地库存重量（T）
异地库存重量（T）
销售收入（万元）
回款（万元）
应收帐款（万元）
第一周
第二周
第三周
第四周
第五周
合计
4.4月报表
时时查询全年每一月的入库重量、发货重量、本地库存重量、异地库存重量、销售收入、回款及应收帐款。
报表样式如下图：
2007年月报表
日期
入库重量（T）
发货重量（T）
本地库存重量（T）
异地库存重量（T）
销售收入（万元）
回款（万元）
应收帐款（万元）
1月份
2月份
…..
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