物料管理系统实验指导书8.docx

物料管理系统实验指导书8.docx

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物料管理系统实验指导书8

实验一入库管理

实验学时：

2

实验类型：

验证

实验要求：

必修

一、实验目的：

通过实验加深学生对企业入库的不同方式、入库的整体流程以及库存管理内容的认识和理解。

二、实验内容：

1．采购物资回厂办理入库申请

2．领导对申请单进行审核

3．保管员实收入库

4．保管员台帐查询

三、实验原理、方法和手段：

库存管理是物料管理系统中最核心、最基本、也是最重要的部分，入库管理是库存管理的基础和数据源头。

并且库存管理的入库数据也为财务材料核算提供了准确及时的数据，保证数据源点录入，减少重复录入工作以及错误附加情况的发生。

采购物资回厂后，采购员首先要办理入库申请单，根据采购形式的不同入库申请单分为合同入库申请单和零星入库申请单；入库申请单经过质检部门或物供部门领导审批通过后转交到仓库保管员处，仓库保管员根据实际收到的数量进行入库实收，并登记库存台帐。

四、实验组织运行要求：

本实验可以由四人组织成一个实验小组完成，指导教师根据实验指导书中的要求为小组人员分配不同的角色：

其中二人为物资入库申请人员，分别进行合同入库申请和零星入库申请（也可由一人完成）；一人为采购科长负责对申请入库的料单进行审核；一人为保管实收人员，对申请入库的物资办理实收入库并查询相关台账。

指导教师根据角色将实验资料进行合理的分配，保证数据不重复录入；本实验也可以由一个人按实验指导书的要求，分不同的角色登录单独完成，实验资料可适当减少。

系统管理员根据指导教师要求进行分组设置，并按分组对系统进行初始化，以便验证实验结果的正确。

建议本实验由一个人单独完成，这样可以使学生掌握入库管理的全过程。

五、实验资料：

1．2004年3月，采购甲与江苏摩托车配件公司签订的合同HT04000052中的物资全部回厂，单价均为合同价；

2．2004年3月，采购甲与武汉铝合金厂签订的合同HT04000062中的物资全部回厂，低合金钢板单价变为35元，硬质合金钢板单价变为42.5元；

3．2004年3月，采购甲与太原朝阳钢铁有限公司签订的合同HT04000070中的物资部分回厂，冷轧一般无缝钢管回厂70kg，普通碳素钢中板回厂90kg，单价均为合同价；

4．2004年3月，采购甲与苏州发动机有限公司签订的合同HT04000077中的发动机//单缸、四冲程/LH139QMB全部回厂，单价2500元/件；

5．2004年3月，采购甲与无锡离合器有限公司签订的合同HT04000078中的离合器//干式//回厂1000件，单价225元/件；

6．2004年3月，采购甲与常州蓄电池厂签订的合同HT04000079中的物资全部回厂，数量、单价不变；

7．2004年3月，采购甲与太原朝阳钢铁有限公司签订的合同HT04000080中的物资全部回厂，数量、单价不变；

8．2004年3月，采购甲与四川无缝钢管有限责任公司签订的合同HT04000081中的物资全部回厂，数量、单价不变；

9．2004年3月，采购甲与上海摩托车贸易有限公司签订的合同HT04000082中的物资全部回厂，数量、单价不变；

10．2004年3月，向镇江华美销售公司采购游标卡尺10把，单价57元，0～25mm的千分尺5件，单价39元；

11．2004年3月，向山东橡胶制品公司采购万能密封胶25kg，单价78元，平纹玻璃纤维布40kg，单价39元，铁红环氧脂底漆50kg，单价35元，物资编号为“2002010002”的真空胎1000只，单价150元/只，物资编号为“2001100002”的橡胶密封圈2000只，单价1元/只；

12．2004年3月，向无锡离合器有限公司采购物资编号为“5010040001”的化油器500个，单价80元/个，物资编号为“5009050001”的后减震器1000个，单价110元/个；

13．2004年3月，向四川无缝钢管有限责任公司采购物资编号为“1005010001”的冷轧无缝钢管2000公斤，单价20元/公斤，物资编号为“1005050001”的镀锌焊接钢管2000公斤，单价20元/公斤，物资编号为“1005010005”的冷轧一般无缝钢管1000公斤，单价20元/公斤；

14．2004年3月，向江苏摩托车配件公司采购物资编号为“3001020005”的转向指示灯1000只，单价10元/只，物资编号为“3001020002”的尾灯600只，单价10元/只；

15．2004年3月，向盐城五金器材厂采购物资编号为“5001010001”的六角螺母10000个，单价0.1元/只；

16．2004年3月，向常州蓄电池厂采购物资编号为“3005010001”的蓄电池500个，单价100元/只；

17．2004年3月，向杭州发动机厂采购物资编号为“5011010001”的发动机800件，单价1500元/件，物资编号为“5010010003”的燃料油箱1000个，单价120元/个；

18．2004年3月，向大连轴承销售公司采购物资编号为“5009020001”的变速器1000套，单价80元/套；

19．2004年3月，向上海铝合金管有限责任公司采购物资编号为“1010100005”的硬质合金钢板1600公斤，单价30元/公斤，物资编号为“1010100003”的低合金钢1200公斤，单价30元/公斤。

六、实验步骤：

1．编制合同入库单凭证

外购材料回厂后采购员需要填写入库申请单，入库申请单经过质检或领导审查合格后，流转到仓库保管员处进行实收，实收后的入库单才是登记库存台帐、财务报销等的依据。

合同入库单是根据生效的合同办理入库的一种入库形式。

1）启动教学系统—物料管理子系统，以“采购甲”（缩写cgj）登录，登录年月为2004年3月。

进入系统后选择〖采购〗→〖合同入库申请单〗菜单项或者在图“采购管理功能结构”中单击“合同入库申请单”图标，系统弹出“合同入库申请单”窗口，见下图。

图1-1合同入库申请单

虽然不同企业的入库单据样式各异，但入库单所必须要具备的项目内容基本都是一致的，我们经过对各企业入库单抽象归纳分析认为入库单必须具备如下内容，并根据各项目的特性分为如下三部分。

①标题部分

入库编号：

合同入库保存时系统产生的唯一性编号，是辨别合同入库单的唯一性标识；

开单日期：

编制物资申请入库的时间，一般在新建时由系统自动生成；

入库日期：

保管员根据入库申请单办理实收入库的时间，该时间是登录库存台帐月份和划归财务所属核算期间的依据；

入库类型：

物资入库的类型，主要有外购入库、自制入库、委托加工入库等。

外购入库为正常的市场采购；自制入库表示是企业自己生产的物资入库；委托加工入库又称外协入库，是指委托其它企业对物资进行加工后办理入库的一种形式，它又分为带料外协和不带料外协。

系统默认选择外购入库。

财务进行入库核算处理时针对不同的入库类型要做不同的处理，例如对于自制入库就不需要进行报销处理，对于带料委托加工入库就只需报销加工费，不能报销料费；

经办人：

办理物资入库的采购人员或者负责本次物资申请入库的经手人员；

合同编号：

办理该入库申请单所依据的合同对应的合同编号；

采购客户：

采购物资的客户，亦即物资采购付款的对象，一个入库单中只能有一个供应商，对于合同入库单其客户为合同的客户；

核料人员/日期：

进行合同入库申请单审核的人员与日期，该项内容不在此处进行填写，而是在审核人员对该合同进行审核时自动赋值；

财务审核人员/日期：

入库申实收完成后转交到财务进行采购报销、审核，系统自动加载财务审核人员与审核日期信息。

②主体部分

物资合同入库单内容编辑的项目构成入库单的主体部分，在列表中可以录入多项物资，但是所有的操作都是针对相同的客户与合同编号而言的，与合同入库单标题部分形成多对一的子父关系。

物资编号/物资名称/牌号/规格/型号/单位：

所要办理入库的物资信息，物资唯一编码及与编码对应的物资名称、牌号、规格、型号及计量单位；

入库数量：

申请办理入库的数量；

实收数量：

保管实收入库的数量，该项内容不在本模块进行填列；

单价：

实际采购的价格，在合同入库时系统自动将采购合同的单价带入，在实收入库登记台帐时的价格可能与此价格不一致，这是由系统核算方法决定的，在实际价核算体系下，此价格就作为入库登记台帐的价格，在计划价核算体系下，此价格不作为实际入库登记台帐的价格，而是根据物资的计划单价登记入帐；

料款：

物资采购入库的料费金额，该项内容是由入库数量×单价得出的结果，但用户可以自行修改；

入库物资合计：

该行的数据包括入库数量合计、实收数量合计与入库金额合计，是由该行上面的数据汇总而得。

③明细信息

入库重量：

采购入库时某项物资入库的重量，作为某些物资必要属性的描述，便于了解整个入库物资的特征；

保管员：

对该入库申请单进行实收的仓库管理员的名字，在实收时系统自动记录；

材料批号：

对于某些特殊性质的物资需要在入出库时登记物资的材料批号，便于以后进行质量问题的追溯；

生产日期：

对于某些特殊性质或有保质期要求的物资需要在入出库时登记物资的生产日期，便于以后库存管理中能够及时的查询到即将超过有效期的物资，并提前积极消化这些物资；

仓库名称：

物资存放的仓库，录入物资后自动带入，如果在基础数据中没有为该物资设置仓库属性，则在此系统会提示选择仓库；

入库金额：

各项物资金额的总和；

税率：

购买该物资时发票规定的增值税税率；

税额：

该项等于料款×税率，指物资的增值税额；

其他费：

在物资采购过程所花费的其它费用，如运费等其它费用；

应付金额：

该项金额的数据为入库金额＋税额＋其他费，表示本单位为该项物资采购应该花费的金额合计。

2）新建合同入库单

①单击工具栏中的“

”按钮，物资入库申请单窗口呈可编辑状态，系统自动为“经办人”、“开单日期”栏赋值；

②双击“合同编号”列，弹出“辅助录入－合同选择”窗口，窗口中显示所有已经审核生效的合同，根据实验资料中提供的信息，选择相应的合同编号然后进行双击或点击【确定】按钮退出，系统自动将合同编号、客户编号名称自动带入入库单窗口；

③双击“物资编号”列，弹出“合同查询”窗口；

图1-2合同查询

④在“合同查询窗口”中单击选择实验资料中的物资，如果再次单击则取消选择，选择完成后点击【确定】按钮，加载退出返回到合同入库单编辑窗口；

⑤按照实验资料要求，对有明细内容要求的逐项输入明细内容，如：

重量、生产日期、批号、其它费、税率等；

⑥输入完成后单击工具栏中的“

”按钮，系统自动生成入库编号，合同入库申请单录入完成。

3）合同入库单查看

①单击工具栏中的“

”按钮，系统弹出“辅助录入－入库单选择”窗口；

②在辅助录入窗口中显示当前人员编制的所有合同入库单数据，窗口下方有两个选项按钮“已处理”和“未处理”，“已处理”表示已经审核的合同入库单，此处的合同入库单信息不可以编辑，“未处理”表示尚未审核的合同入库单，可对该合同入库单进行修改编辑。

2．编制零星入库单凭证

零星入库申请单是在没有合同的情况下发生的市场零星采购或为生产原因而紧急采购的物资回厂后办理入库的一种方式。

1）启动教学系统—物料管理子系统，以“采购甲”（缩写cgj）或“采购乙”（缩写cgy）登录，登录年月为2004年3月。

进入系统后选择〖采购〗→〖零星入库申请单〗菜单项或者在图“采购管理功能结构”中单击“零星入库申请单”图标，系统弹出“零星入库申请单”窗口，见下图。

图1-3零星入库申请单

2）新建零星入库单

①单击工具栏中的“

”按钮，物资入库申请单窗口呈可编辑状态，系统自动为“经办人”、“开单日期”栏赋值；

②双击“客户编号”列，弹出“辅助录入－客户选择”窗口，选择实验资料中对应的客户编号然后进行双击或点击【确定】按钮退出，系统自动将客户编号名称带入入库单窗口；

③双击“物资编号”列或者单击工具栏中的“

”按钮，弹出“物资代码快速录入窗口”，可以通过在树上选择物资大中小分类，快速找到需要录入的物资，双击选择行或按【确定】按钮，加载退出；

图1-4辅助录入－物资代码选择

④零星入库单编辑窗口显示所选择的物资，然后根据实验资料在“入库数量”、“单价”列录入数据，总金额系统自动计算产生；

⑤按照实验资料要求，对有明细内容要求的逐项输入明细内容，如：

重量、生产日期、批号、其它费、税率等；

⑥重复③④⑤步骤，逐项录入实验资料中的物资；

⑦输入完成后单击工具栏中的“

”按钮，系统自动生成入库编号，零星入库申请单录入完成。

3）零星入库申请单查看

①单击工具栏中的“

”按钮，系统弹出“辅助录入－料单选择”窗口；

②在辅助录入窗口中显示当前人员编制的所有零星入库单数据，窗口下方有两个选项按钮“已处理”和“未处理”，“已处理”表示已经审核的零星入库单，此处的零星入库单内容不可以编辑，“未处理”表示尚未审核的零星入库单，可对该零星入库单进行修改编辑；

③在图“辅助录入－料单选择”窗口中选择一条需要查看的记录，单击【确定】按钮返回图“零星入库申请单”窗口。

3．入库料单审核

入库申请单必须经过质检或领导审查合格后，才能流转到仓库保管员处进行实收，实收后的入库单才能作为登记库存台帐、进行财务报销等的依据。

1）启动教学系统—物料管理子系统，以“采购科长”（缩写cgkz）登录，登录年月为2004年3月。

进入系统后选择〖库存〗→〖料单审核〗菜单项或者在图“采购管理功能结构”中单击“料单审核”图标，系统弹出“料单审核”窗口，见下图。

图1-5料单审核

图“料单审核”主要由两部分组成：

入库单审核窗口和出库单审核窗口，进入后系统默认显示入库单审核界面。

入库单审核界面中反映的是料单编号、开单日期、客户编号、客户名称、采购员、保管员。

保管员：

物资入库操作的保管员名称，如果未进行入库操作的单据，没有保管员；保管员对审核过的入库单进行入库实收时，保管员信息自动带入。

蓝色底色的记录表示为已审核的入库申请料单，白色底色表示未审核的入库申请料单。

2）入库单审核

①选择需要进行审核的料单双击，系统弹出该料单的单据信息，见下图。

图1-6料单审核－入库单审核

②在图“料单审核－入库单审核”中单击工具栏中“

”即可完成审核处理，系统对“核料人员”“核料日期”内容赋值。

3）选择未审核料单

为减少数据检索量，在图“料单审核”中，单击工具栏中的“

”按钮，系统自动过滤出所有未审核的入库单据信息。

4）入库单撤销审核

①在图“料单审核”中选择需要撤销审核的料单数据双击；

②系统弹出“料单审核－入库单审核”窗口；

③单击工具栏中的“

”按钮，系统自动完成撤销审核处理。

注意：

已经保管实收记帐的入库单不允许撤销，撤销时系统弹出如下提示窗口。

图1-7料单审核－撤销提示

4．保管实收入库

保管入库单主要对经过“料单审核”审核通过的入库申请单进行实收，并且只能对属于自己所管理的仓库的物资进行实收，实收完成后将入库信息反应到物资库存台帐中去，保证库存台帐实时反映库存信息。

1）启动教学系统—物料管理子系统，以“保管甲”（缩写bgj）登录，登录年月为2004年3月。

进入系统后选择〖库存〗→〖保管实收入库单〗菜单项或者在图“采购管理功能结构”中单击“保管实收入库单”图标，系统进入“保管实收入库单”窗口，见下图。

图1-8保管入库－主界面

保管入库单的主界面与“采购入库单”的界面基本一致，主要区别有：

①工具栏上的“

”按钮呈灰色表示，表示保管入库单只可对经过审核的入库单据进行实收处理，不能进行新增操作；②只能对“实收数量”项进行编辑，其余项目不能进行编辑处理；③工具栏中增加了“

”按钮，表示对实收入库单可以进行撤销记帐。

2）实收入库

①单击工具栏中的“

”按钮，系统弹出“辅助录入－料单选择”窗口，见下图，表中只显示属于登录保管员所管理的仓库的料单信息，并且系统默认显示的是保管员尚未处理入库料单；

图1-9保管入库－料单选择

②根据实验资料选择一个“未处理”的入库料单，双击该行或者选中该行后单击【确定】按钮返回主界面，系统显示对应入库单的详细信息；

③选择办理实收入库的物资的“实收数量”列双击，系统弹出“入库单明细”窗口。

图1-10保管入库－入库明细

保管员根据实际收到的物资及其存放的位置，在明细中进行录入，并且如果用户输入的“实收数量”不等于“入库数量”，系统自动提示用户是否继续操作。

图1-11保管入库－数量校验

注意：

物资第一次入库时，“保管入库－入库明细”中显示的库位是该仓库的所有的库位；物资非初次入库时，系统自动带入以前该物资存放的库位信息列表。

④如果物资需要存放到其它新的库位中，右击鼠标选择“增加记录”，在空白的行中双击，系统会弹出该仓库的所有库位信息，用户可以进行选择库位，重新录入本次入库；

图1-12保管入库－库位选择

⑤录入结束后，单击工具栏中的“

”按钮，系统自动对该料单数据进行记帐处理，入库信息立即反映到库存台帐中。

3）撤销记帐

对于已经记帐的入库单，如需对数据进行修改，需要撤销记帐修正后重新再做记帐处理。

①在“保管入库－料单选择”中，选择“已处理”的入库单据（记录呈蓝色显示），单击【确定】按钮返回主界面；

②单击工具栏中的“

”按钮，系统自动撤销记帐，使料单恢复未实收状态，实收数量及金额为零；

③单击工具栏中的“

”按钮进行数据保存。

此时在“保管入库－料单选择”中，撤销记帐的入库料单呈黑色显示。

5．保管员台帐查询

保管员台帐即库存台帐是保管员对自己所分管的物资当期收发存情况的查询，台帐中反映的是动态的库存状况。

1）启动教学系统—物料管理子系统，以“保管甲”（缩写bgj）登录，登录年月为2004年3月。

进入系统后选择〖库存〗→〖保管员台帐〗菜单项，或者在图“库存管理功能结构”中单击“保管员台帐”图标，系统进入保管员台帐查询功能，见下图。

图1-13保管员台帐

保管员台帐主要包括物资收发存材料汇总帐、库位汇总帐和明细帐三部分内容。

①材料汇总帐：

进入保管员台帐模块，系统默认显示“材料汇总帐”，如图1-13，材料汇总帐根据物资类别反映当期物资的期初、入库、出库及期末情况。

在此界面中，左侧显示物资类别列表，右侧显示物资收发存明细汇总帐；

②库位汇总帐：

在“保管员台帐－主界面”中选择“库位汇总帐（

）”，系统进入库位汇总查询界面，库位汇总帐根据仓库、库位反映当期物资的期初、入库、出库及期末情况。

左侧显示仓库、库位信息，右侧显示该仓库、库位的物资收发存明细；

图1-14保管员台帐－库位汇总帐

③明细帐：

“材料汇总帐”或“库位汇总帐”中，双击一条有入出库数据的物资，进入该物资的明细帐，明细帐主要反映的是物资的基本信息和本期发生的入出库流水帐；

图1-15保管员台帐－明细帐

④数量、金额帐切换

在“保管员台帐－主界面”、“保管员台帐－库位汇总帐”中，通过单击工具栏中的“

”、“

”按钮进行“数量式”与“金额式”转换。

数量帐反映当期库存的期初数量、本期入出库数量以及期末数量；金额帐反映当前库存的期初金额、本期入出库金额以及期末金额，其变化就是把数量帐的内容和金额对应起来；

⑤料单查询

在“保管员台帐－明细帐”中在“料单编号”列进行双击，系统显示与料单编号相对应的入出库料单信息。

图1-16保管员台帐－料单查询

七、思考题：

1、入库分为几种方式？

它们之间有什么区别？

2、如何实现同一供应商不同采购批次的管理？

八、实验报告：

1、实验预习

根据实验指导书相关内容描述实验原理，绘制简单数据流程图。

2、实验步骤及过程原始记录

1）结合实验资料，描述入库管理的关键步骤，并截取相关界面；

2）实验过程出现的问题及解决方法。

3、实验结果分析及建议

1）分析零星入库单和合同入库单的数据来源；

2）分析库存管理台帐中仓库、库位、批次之间的关系；

3）分析库存台账中期初数量、入库数量、出库数量、期末数量之间的关系。

4、小组成员分工说明

如果实验由小组完成的，每组提交一份报告即可，在此处说明人员分工及作用。

实验二出库管理

实验学时：

2

实验类型：

验证

实验要求：

必修

一、实验目的：

通过实验加深学生对企业出库的不同方式、限额出库的原理、出库的整体流程以及库存管理内容的认识和理解。

二、实验内容：

1．领料员开具领料申请单

2．领导审批领料申请单

3．保管根据申请单实发物资

4．保管根据限额资料进行限额发料

5．保管员台帐查询

三、实验原理、方法和手段：

出库管理也是库存管理的一个重要部分，出库数据为财务材料核算、成本核算提供准确及时的数据，保证数据源点录入，减少重复录入工作以及错误附加情况的发生。

根据物资价值的不同出库有两种方式，一是零星领料，对于低值易耗物品或价值较低的生产辅料，企业一般不进行领料数量的限定，由领用部门直接开具零星领料单，经过部门领导审批通过后，直接到保管处领取材料，保管发料后系统自动进行记帐处理，及时更新库存台帐；第二种方式就是限额发料，保管根据生产限额文件和生产计划进行限额发料，限额发料后系统自动进行记帐处理，及时更新库存台帐。

四、实验组织运行要求：

本实验可以由三人组织成一个实验小组完成，指导教师根据实验指导书中的要求为小组人员分配不同的角色：

其中一人为领料申请人员，进行对物资领料的申请；一人为物供处长，负责对申请领料的物资料单进行审核；一人为保管实发人员，对申请领料的物资办理实发出库以及根据限额资料进行限额发料。

指导教师根据角色将实验资料进行合理的分配，保证数据不重复录入；本实验也可以由一个人按实验指导书的要求，分不同的角色登录单独完成，实验资料可适当减少。

系统管理员根据指导教师要求进行分组设置，并按分组对系统进行初始化，以便验证实验结果的正确。

建议本实验由一个人单独完成，这样可以使学生掌握出库管理的全过程。

五、实验资料：

1．电气车间谢荣财为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1001050001”的冷轧钢带；

2．机加车间宋代元为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005010001”的冷轧一般无缝钢管；

3．铸锻车间尚真轩为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005010002”的冷轧一般无缝钢管；

4．下料车间罗贵成为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005010003”的冷轧不锈钢管；

5．喷漆车间严少舫为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005010004”的冷轧不锈钢管；

6．机加车间宋代元为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005010005”的冷轧一般无缝钢管；

7．喷漆车间严少舫为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005050002”的一般焊接钢管；

8．铸锻车间尚真轩为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005050003”的一般焊接钢管；

9．喷漆车间严少舫为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005050004”的一般焊接钢管；

10．下料车间罗贵成为工程编号为“020101”的工程领取200公斤物资编号为“1005050005”的镀锌焊接钢管；

11．机加车间宋代元为工程编号为“020201”的工程领取200公斤物资编号为“1005050006”的一般焊接钢管；

12．铸锻车间尚真轩为工程编号为“020201”的工程领取200公斤物资编号为“1010010002”的普通碳素钢中板；

13．总装车间于建国