办公室秘书的电话礼仪doc.docx
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办公室秘书的电话礼仪doc
办公室秘书的电话礼仪
OFFICE小姐的对外形象代表了公司的形象。
在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。
■通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
■接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。
■当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。
未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
■当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。
不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
■在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。
■如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：
”对不起，请问您是哪位?
” ■要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
■听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。
■如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。
■挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。
来源：
温州秘书网我的许多朋友从农村来到城市，开始是做工人的，因为他们自强不息，进修了大专，开始做了办公室职员，有的是接线员，有的是秘书，更多的做了推销员，经常出入office。
她们都认为懂得职场礼仪是多么重要。
遵循一些礼仪规范，了解、掌握并恰当地应用职场礼仪会使你在工作中左右逢源，使你的事业蒸蒸日上哦。
办公桌的礼貌 我们办公室有十张办公桌，情形却大不一样。
只有一两张是整洁的，其他都是惨不忍睹。
我一看到凌乱的办公桌，就对这个桌子的主人打了折扣。
所以奉劝大家，保持办公桌的清洁是一种礼貌。
想说说在办公室里用餐的事,使用一次性餐具,最好吃完立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。
如果突然有事情了，也记得礼貌地请同事代劳。
容易被忽略的是饮料罐，只要是开了口的，长时间摆在桌上总有损办公室雅观。
如茶水想等会儿再喝，最好把它藏在不被人注意的地方。
吃起来乱溅以及声音很响的食物最好不吃，会影响他人。
食物掉在地上，最好马上捡起扔掉。
餐后将桌面和地面打扫一下，是必须做的事情。
有强烈味道的食品，尽量不要带到办公室。
即使你喜欢，也会有人不习惯的。
而且其气味会弥散在办公室里，这是很损害办公环境和公司的形象。
在办公室吃饭，时间不要太长。
他人可能按时进入工作，也可能有性急的客人来访，到时候双方都不好意思。
在一个注重效率的公司，员工会自然形成一种良好的午餐习惯。
准备好餐巾纸，不要用手擦拭油腻的嘴，应该及时擦拭。
嘴里含有食物时，不要贸然讲话。
他人嘴含食物时，最好等他咽完再跟他讲话。
电梯间里的礼貌 电梯很小，但是在里面的学问好大呢。
伴随客人或长辈来到电梯厅门前时，先按电梯按钮；电梯到达门打开时，可先行进入电梯，一手按开门按钮，另一手按住电梯侧门，请客人们先进；进入电梯后，按下客人要去的楼层按钮；行进中有其他人员进入，可主动询问要去几楼，帮忙按下。
电梯内尽可能不寒暄。
电梯内尽量侧身面对客人。
到达目的楼层，一手按住开门按钮，另一手并做出请出的动作，可说，到了，您先请！
客人走出电梯后，自己立刻步出电梯，并热诚地引导行进的方向。
有借有还的礼貌 有借有还，再借不难，这是妈妈在我小时候告诉我的。
假如同事顺道替你买外卖，请先付所需费用，或在他回来后及时把钱交还对方。
若你刚好钱不够，也要在次日还清，因为没有人喜欢厚着脸皮向人追债。
同样地，虽然公司内的用具并非私人物品，但亦须有借有还，否则可能妨碍别人的工作。
还有就是严守条规，无论你的公司环境如何宽松，也别过分从中取利。
可能没有人会因为你早下班15分钟而斥责你，但是，大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不专一。
此外，千万别滥用公司的电话长时间聊天，或打私人长途电话。
洗手间的礼貌 我有一回在洗手间遇到同事，当时正在想事情，没有主动打招呼，同事也没跟我打招呼，她认为我高傲，这样后来我们之间好像就有了一种隔膜。
所以，在洗手间遇到同事不要刻意回避，尽量先和对方搭话。
千万不要装做没看见把头低下，给人不爱理人的印象。
也不要与上司在同一时间上洗手间，特别是洗手间小的情况下。
有的洗手间采用封闭的门扉，在有人敲门时，应回答：
我在里面！
” 拜访客户的礼貌 我常出门拜访顾客，有时会很紧张。
后来自己摸索，时间长了，加上别人告诉的经验，也就不觉得紧张。
第一条规则是要准时。
如果有紧急的事情，或者遇到了交通阻塞，立刻通知你要见的人。
如果打不了电话，请别人替你通知一下。
如果是对方要晚点到，你要充分利用剩余的时间。
例如坐在一个离约会地点不远的地方，整理一下文件，或问一问接待员是否可以利用接待室休息一下。
当你到达时，告诉接待员或助理你的名字和约见的时间，递上您的名片以便助理能通知对方。
如果助理没有主动帮你脱下外套，你可以问一下放在哪里。
在等待时要安静，不要通过谈话来消磨时间，这样会打扰别人工作。
尽管你已经等了20分钟，也不要不耐烦地总看手表，可以问助理他的上司什么时候有时间。
如果等不及，可以向助理解释一下并另约时间。
不管你对助理的老板有多么不满，也一定要对他有礼貌。
当你被引到经理的办公室时，如果是第一次见面应做自我介绍，如果已经认识了，只需互相问候并握手。
一般情况下对方都很忙，你要尽可能快地将谈话进入正题。
清楚直接地表达你要说的事情。
说完后，让对方发表意见，并要认真地听，不要辩解或不停地打断对方讲话。
你有其他意见的话，可以在他讲完之后再说。
（来源：
《打工妹》文/郭合浦）著名心理学家弗洛伊德说过一句话：
我研究女性心理30年，到现在也不知道，女人到底最想要的是什么。
弗洛伊德这句话透露了女性的心理特点，她们从表面上看可能需求很多，以至于陷入欲求的泥淖中不能自拔。
还有一些女性可能根本就不知道自己真正想要的是什么，直到有一天失去了，才明白过来。
心理学家和婚姻学家的研究发现，许多女性的情感困扰、心理压力都来源于不明白自己真正的需要，结果纠缠在生活的表层矛盾现象中，被一些小事弄得烦恼不堪。
事实上，不同年龄段的女性有不同的需求，只有理清情绪，认识自己的真正需要，才能走出烦恼的误区。
25岁女性的需要：
纯真的爱情 25岁的路晓新（化名）姑娘最近一直感到很压抑，她将电话打到咨询室的时候，语气中带着讪讪的感觉。
她说：
“我知道我的性格让我这般压抑，我很好强，不服输，即使是失败了，也不愿拿出来与周围人分享，宁愿一个人扛着。
比如说跟男朋友分手这件事吧。
我付出的感情不及他付出的一半。
我对他是有感情的，但没想到他最终没有再努力一下。
现在想想也很遗憾，错失了人生中难得的爱，也后悔吧，但只能这样了。
” 北师大心理学院的赵梅博士分析说，少女，尤其是第一次谈恋爱的女孩子，对爱情都抱着至纯至美的期望。
她们向往至高无上的爱情，人人希望碰到自己心目中理想的“白马王子”，人人希望自己受到对方无条件的关注与爱慕。
这没有错。
这不是所有的经典巨著、诗歌美文所一直描述的吗？
追求纯真的爱情，是少女真正的需要，但在这需要上面，有的女孩却给它附加了太多的内涵，将控制欲、攀比心、得失观加诸其上，结果只能造成自己内心巨大的困扰。
恋爱期的年轻女性典型的心理状态是：
一方面想显示自己的骄傲，另一方面又想得到异性的关注与爱情；一方面希望自己的“白马王子”多才多艺，多金多权，在外人面前顶天立地，豪气干云，另一方面又希望他对自己别那么“有个性”，而要温柔体贴。
当这种心态与好强的个性结合在一个女孩子身上时，就容易在爱情中制造过度的紧张，失去爱情。
按照心理学的观点，爱情的感觉来自人体内发生的一场生物化学反应，当反应过去后，爱情需要的则是经营。
路晓新没有悉心经营爱情，将物质世界的“得失”观念应用到爱情中来，结果是南辕北辙。
她将这烦恼归于好强的性格，是没有看清自己问题的主要矛盾。
路晓新要做的是看清自己的真正需要，将其他与自己理想中的爱情不相匹配的需要剥离出去，让它们到其他生活、工作领域去获得满足，还爱情一个轻松、真实的本色。
35岁职场女性的需要：
不愿丢掉传统形象 在约定的时间，某IT公司市场部的王女士就像工作一样准时出现在心理咨询室。
她说：
“作为业绩突出的主管，我受到上上下下的肯定与尊重，每天工作十几个小时我都心甘情愿。
一回到家，我有心想歇一歇，但也不知是什么原因，我就一直在忙，我要给孩子辅导作业，给老公擦皮鞋，每天早上给公婆做早饭……似乎只有如此，我在家里才会好过一点。
最近，丈夫对我十分冷落，他的眼神传递出“我看你有多能折腾”的信号，令我很伤心。
我还不是为了这个家？
最近单位体检，我被查出有很重的心身失调症，只好休了病假。
追求事业成功，不是男人的专利，它是所有中年女性真正的需要之一，同时，每一位中年女性内心也都希望继承温柔贤惠、相夫教子的传统女性形象。
这两个需要从表面上看有矛盾的地方，至少需要女性付出更多的精力来转换角色。
王女士的表现，给家庭成员造成了错觉：
她在家里的一套做法，就像在公事公办，处处显示着她的强势地位，她虽然口口声声说工作还是为了家，但实际上她对家庭的作用远没有其他成员大。
如果不懂得寻求帮助，是很难同时满足这两个需要的。
这类女性要做的是：
在家里，寻求丈夫的理解与支持，继而寻求公婆与孩子的理解与支持；在单位，要善于寻求领导与同事的帮助与支持，同时放手让下属分担工作压力。
这样做，会让周围人认为得到你这位女强人的尊重，转而帮助你分忧。
除此，这类女性朋友还可以学习一点减压的小技巧：
1、分清工作与家庭，不让情绪互相传染；把工作留在8小时内的工作空间，把剩余的时间留给丈夫、孩子和自己，在上下班的途中进行角色转换。
2、找个可以倾诉的人进行倾诉，或者痛痛快快地发泄情绪（骂人或者是哭泣）。
总之，作为职业女性要以积极的心态面对各种挑战，要灵活、机敏、善于求助，找到生活与工作的平衡感。
45岁中年女性的需要：
安全感、平等、温馨 “我在一家军工企业工作了20多年，工厂转产用不了这么多人，很多姐妹就一起下岗回家了。
我也找了几个工作，都不理想，挣的钱也少，也离家很远，就算了。
姐妹们都在家照顾家务，而且明年孩子要高考了，我也只好如此了。
现代社会发展得这么快，孩子他爸整天忙忙碌碌，我们很少交流，亲密的关系就更说不上了。
孩子的学习我帮不上忙，有的时候问问他的学习，他却说和我没有共同语言。
他们父子聊天，我总是插不上嘴。
有时候，他们还嫌我?
嗦。
”这是45岁的龙龙妈对心理咨询师说的话。
45岁左右的女性，经常被人戏称为“三无”人员———无青春、无自由、无资本。
这些人的事业在走下坡路，或者维持现状。
家庭的责任感决定了她们必须肩负着养老育小的重担，繁重的家务使她们无法超脱。
她们生活在狭小的厨房世界，整天忙的是柴米油盐酱醋，交往的没有几个人，视野狭小，容易变得焦虑、苦闷、社会功能退缩、怕与人打交道。
由于没有事业支撑，她们的内心是自卑的、没有安全感的。
事实上，这样的女性真正需要的是家庭的安全感、温馨感以及婚姻中的平等。
但她们的付出似乎得到的是相反的结果。
她们的问题在于缺乏独立性。
她们为了家务甚至顾不上修饰自己，一个连自己都顾不上的女性，丈夫和孩子就更加容易忽视了。
失去了亲人的关注，对来自家庭的风吹草动十分焦虑，怕丈夫“移情别恋”，怕孩子“不思进取”。
那么，她们应当怎样进行自我减压呢？
1、重新学习，增加自信，找回自我。
告诉自己：
“你是个有用的人，是家庭中不可缺少的一分子。
”同时，加强学习，重新找回对自己生命的控制感，找到独立的感觉。
2、细心观察，融入家庭的氛围中。
积极改善家庭内部的关系，要重视夫妻之间的情感交流，教育子女要采取民主的方式。
3、走出厨房。
通过参加社区活动、旅游等方法，开阔视野，尝试改变生活节奏和习惯，这是培养崭新的情绪的良好契机。
55岁女性的需要：
来自老伴的尊重与价值感 李淑敏（化名）是一位刚刚退休不到两年的金融单位工会女干事。
像其他绝大多数热爱生活的老年女性一样，她报了老年大学，经常参加合唱、老年舞蹈等集体活动。
她把日程排得满满的，感觉自己又焕发了第二个春天。
然而，她渐渐发现以前对她百般关照的丈夫，却越来越不让她省心了。
每当她兴致勃勃地要去参加一些演出时，丈夫总要在旁边说上几句风凉话，对于她的倡议，丈夫也大多以拖沓、拖延的作风来对待。
有时，丈夫还会恶语相向。
起初，李女士以宽容的心态未加理睬，但后来发现自己的业余活动越来越受到丈夫消极的抵制。
她有心想鼓励丈夫也参加一些老年活动，但丈夫早已经对她的那些歌友、舞友们反感至极，肯定是不会去参加的。
现在每当她回到家里，家里总是弥漫着一种对抗的情绪，让她很苦恼。
中科院心理所的杨家忠博士分析说，俗话说“少年夫妻老来伴”，当年老以后，夫妻共同的生活经历、多年培养起来的亲人般的感情、还有对青春岁月的无限怀念，都让老年夫妻格外地珍惜对方。
老年时代与青年时代比起来，子女独立成家，亲朋好友日见减少，体力智力逐年下降，而心灵却因为这一生的磨炼而愈加敏感，容易感风伤月，动辄落泪。
老伴比任何时候都显得不可缺少，无比重要。
许多老年女性朋友可能都能感受到来自丈夫的情感上的依恋和生活上的依赖。
这让她们感到自己的价值，价值感激发人的高层次的心理需要，让人对尊重与爱有更多的追求。
这是退休女性真正的需要之一。
所以李女士经常外出参加活动的行为，既是在追求自己生命的第二个春天，满足自己的兴趣爱好，也是在潜意识中追求和验证着自己在丈夫心目中的价值。
可以设想，如果丈夫对她的爱好置若罔闻，李女士反而要打探丈夫到底在做些什么。
要告诉李女士的是，你需要的来自丈夫的价值感与尊重之所以适得其反，是因为你的行为表现与你的需要走在两个相反的方向上。
你要多带着丈夫一起参加活动，鼓励他。
如果丈夫实在没兴趣，你至少也要让丈夫感到没有冷落他。
当然，男方也要反省，夫妻双方都要尊重彼此的兴趣爱好。
以上4个年龄段的女性经历表明，烦恼大多来源于内心各种需要的冲突。
只要认清了自己的核心需要，然后减少表层需要，同时讲究技巧，就能很快重获快乐。
▲ 来源：
人民网—《环球时报生命周刊》
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