费用报销管理制度.doc

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费用报销管理制度

（试行版）

1、目的

1.1　为明确公司费用列支标准，加强公司内部管理，规范、完善费用报销手续及程序，全面、真实地反映费用的实际发生情况，严格控制不合理、不必要费用的发生及支出，特制定本制度。

1.2　本规定所指的费用，主要包括差旅费、通讯费、业务招待费、会议费、培训费等日常支出。

1.3　本规定所指的高层领导是指朵纳公司董事长、总经理、副总经理、董秘、总监、副总监。

2、适用范围

本制度适用于临海市朵纳卫浴有限公司及下属公司、办事处。

3、费用报销的标准

3.1　差旅费

3.1.1“差旅费”是指因公异地出差而发生的费用，“异地”是指公司注册经营地之外的地区。

差旅费主要包括交通费、住宿费、出差补贴及通讯补贴四部分。

3.1.2　差旅费报销标准及相关说明：

项目

职级

交通费

住宿费标准

（元/间/天）

出差补贴标准

（元/人/天）

地区

董事长、总经理

据实

500

150

不分地区

副总经理

董秘

总监、副总监

高级工程师

据实

400

120

一、二线城市

据实

300

100

三线城市

据实

200

80

四线及以下城市

经理、副经理

主任、副主任

总经理助理

工程师

据实

320

100

一、二线城市

据实

240

80

三线城市

据实

160

60

四线及以下城市

其他员工

据实

250

80

一、二线城市

据实

200

60

三线城市

据实

130

50

四线及以下城市

附注：

全国城市级别划分名单另见附件一。

3.1.3　住宿费

3.1.3.1　出差人员凭有效住宿发票在规定标准内报销，按实际住宿天数累计平均计算，超出住宿费规定标准的，超出部分由出差人员自负。

特殊情况经书面说明原因并报总经理批准后，方可报销超支金额。

3.1.3.2　出差人员在同一出差期间出差不同地方而报销住宿费的，必须取得实际入住地方的住宿发票，不能用同一地方的住宿发票代替。

否则，不予报销住宿费。

3.1.3.3　多人出差，同性别出差人员按“N÷2+”的房间计算模式（N指出差的员工数，+指凡N÷2不能整除的均加1）并参照报销标准入住酒店。

特殊情况需办理单间的，报总经理书面批准后方可报销。

否则，一律按单间住宿费金额的50%予以报销。

3.1.3.4　不同级别的出差人员同住一个房间，可以按职务较高人员的住宿标准报销。

否则一律按其对应的级别标准报销。

不同级别人员出差登记房间时，需由高到低级别顺序进行组合安排。

否则，只能按就低原则予以报销住宿费。

3.1.3.5　在公司驻地区域内出差的，一般不得报销住宿费，特殊情况需书面报所属分管副总（或总监）批准方可。

3.1.3.6住宿费超支需另外说明理由，否则，超支部分不予报销。

3.1.3.7　员工参加由外界机构或部门组织的培训，须严格参照公司《培训管理制度》及《培训协议》执行。

凡培训机构提供免费食宿的，公司均不予以报销任何食宿补贴；若由培训机构统一安排住宿且住宿费用自理的，须持培训机构提供的书面通知（或函件）并按《培训管理制度》予以报销；如属于公司指令性培训的，按公司出差管理规定的标准予以报销相关费用。

3.1.4　出差补贴

“出差补贴”是指对除交通、住宿费外其他费用的补贴，包括但不限于伙食费、通讯费等。

3.1.4.1　凡享受出差补贴的，不能报销餐费。

特殊情况需要请客的，事先报经所属分管副总（或总监）批准后，方可报销授权额度内的餐费，当天请客1餐扣出差补贴40%、请客2餐扣补贴的80%。

3.1.4.2　在临海、椒江及黄岩等区、市内出差的每餐补助15元。

3.1.4.3出差补贴天数计算：

出差时间超过4小时不足8小时的，按半天计算；出差时间超过8小时不足24小时，按一天计算。

3.1.4.4出差人员计算出差补贴，必须附有能证明来回出差日期的票据（以注明日期的来回车票或住宿发票为准）。

否则，以最近能证明的有效票据的日期按就低原则享受出差补贴。

3.1.5　交通费

“交通费”是指公司驻地至出差地、各出差地之间的长途交通费和出差地的市内交通费。

3.1.5.1　董事长、总经理原则上可乘坐飞机商务舱、高铁或动车卧铺、一等座。

3.1.5.2　副总经理、董秘、总监及副总监原则上可乘坐飞机经济舱、高铁或动车二等座。

当乘坐高铁或动车时间超过6小时的可享受一等座，但需报总经理批准。

3.1.5.3　其他人员原则上乘坐公共汽车、高铁或动车二等座。

如遇紧急或特殊情况需乘飞机（经济舱）或高铁、动车一等座的，必须事先报经上级分管副总（或总监）同意、总经理批准后方可。

3.1.5.4　出差在夜间24点至凌晨5点回来的，可参照公司《考勤与公出管理制度》及时申请调休。

3.1.5.5　在出差地市内交通一般以公共交通为主。

若遇特殊情况乘坐出租车的，须取得出租车发票，并在出租车票背面注明原因、起止地、经办事项。

董事长和总经理的出租车费按实报销；副总经理、董秘、总监及副总监的单程一次性出租车费在60元内的可予以全额报销；其他人员单程一次性出租车费在40元内的可予以全额报销。

3.1.6出差审批

3.1.6.1公司人员出差根据相关规定通过OA网填写《人员出差申请》，并经各相应上级领导批准后，打印件作为费用报销的必备附件之一。

3.1.6.2各级审批人员要严格控制所管辖部门外出人员并考虑完成任务的时间，事先合理确定出差日期。

如出差天数与实际办理公务的时间有出入的，出差人员及各级审批人员需承担相应的责任。

3.1.7其他相关规定

3.1.7.1公司员工参加在外地召开的各类会议，除有会议主办单位出具食宿费自理的证明外，其余情况一概不予报销相关费用。

3.1.7.2出差人员的食宿由公司统一安排的，不再享受任何补贴。

3.1.7.3出差人员报销时必须附上核准后的《人员出差申请》。

3.1.7.4受公司指派在异地工作的员工,一律不得享受相关出差待遇。

其职等职级与薪酬原则上保持不变。

但可根据工作所在地的地域薪酬差异，按月给予一定的异地补助或其它津贴。

3.2通讯费

3.2.1未持有公司电话卡的员工，用于公司办公的合理话费可予以全额报销，但需附上相关的通话清单，并在需报销的号码后面注明联系人员情况及通话事由。

如果无法提供通话清单的，通讯费按10元/天标准予以补贴。

3.2.2出差境外（包括港澳台）期间发生的通讯费，公司补贴通讯费100元/天（含流量费）。

3.2.3持有公司电话卡并由公司充值的员工，国内出差原则上不再享受话费补贴。

如确实因为工作原因导致话费超标的，可凭话费清单全额报销用于办公的所有话费。

3.3业务招待费

3.3.1业务招待费是指用于因公司业务需要，招待外来人员而真实发生的餐费、住宿费等费用。

一切与公司业务无关且没有任何工作关联人员发生的费用一律不予报销。

否则，除全额扣回已报销的费用外，还要扣罚所报销费用金额1倍的绩效金额。

3.3.2因业务工作来公司参观、考察的，应本着从简节约的原则，一般在按工作餐接待。

3.3.3招待外来人员，由公司相关部门同级别的职员接待，具体由各部门领导酌情考虑，陪同人数一般为1－3人，但最多不得超过5人。

3.3.4招待标准：

3.3.4.1工作餐一般控制在30元/人之内，若特殊原因超过30元/人的，需说明原因。

3.3.4.2在外招待用餐时，招待一般人员原则上控制在80元/人以内；招待副科级或部门副经理及以上人员控制在120元/人以内；副总经理、总监负责招待的控制在180元/人以内，以上招待标准的金额包括：

烟、酒水及餐费等。

特殊情况招待超标的，须事先报经总经理（或董事长）批准后方可。

否则，超标部分由经办人全额承担。

3.3.5招待住宿标准：

3.3.5.1公司人力行政中心负责对外联系合作酒店，并与之签订最优惠的客房协议，并尽量采取签单挂账月结。

3.3.5.2公司各职能部门因工作需要，安排客人住宿酒店的，要联系人力行政中心作统一安排。

3.3.5.3为降低公司费用，人力行政中心在安排房间时，对一般人员的多人入住酒店的，按“N÷2+”模式安排房间。

对于需要安排单人间的，经办部门人员要说明具体情况。

3.3.5.4人力行政中心每月与酒店进行业务对账，核实消费金额，统一结算。

再根据酒店反馈情况及住宿实际支出，按公司部门进行分别汇总报销。

3.3.6若招待发生的实际费用小于票据的票面金额，须在票据的背面注明实报金额。

3.4会议费

3.4.1会议费是指因大型政府座谈、外部交流、公司工作总结、商务洽谈、公司庆典等事务，在公司外部举行会议而发生的费用，包括但不限于会议场地租赁费、餐饮费、会议交通费、资料费、礼品费等。

3.4.2组织会议的部门应安排专人负责会议的工作日程，包括会议内容、与会人员、出车安排、举行地点、住宿用餐及会议记录等事项。

3.4.3会议费报销时，后面需附相应的会议通知及会议工作日程。

要严格区分会议费与业务招待费开具不同的发票，不能将会议费开票成业务招待费，否则，财务有权拒绝报销。

3.5员工培训费

3.5.1员工培训费是指按照公司人力资源政策，为维护和提高公司生产、经营、技术和管理人员的知识与技能水平，组织公司内部或外部培训而发生的费用。

3.5.2培训费报销的条件根据公司培训管理相关规定执行。

3.5.3培训费报销单据后面需附上OA系统审批打印出的《人员培训申请》。

4、报销票据的真实性、有效性

4.1报销单据填写的要求

4.1.1《差旅费报销单》（见附件二）只用于出差期间发生的交通费（包括公司派车的过路费）、住宿费、出差补贴及停车费等的填报。

除此之外的费用在报销时，都需另行填写《费用报销单》（见附件三），不可与差旅费混在一起。

4.1.2《费用报销单》用于差旅费之外费用项目的填写和申报，主要用以现金报销时的单据。

4.1.3《领款收据》（见附件四）用于没有票据报销的款项支付及已挂账的薪资、福利等支付。

4.2报销单据的有效性、填写要求及粘贴要求参照《会计基础工作规范》相关的规定执行。

5、费用审核与报销程序

5.1费用审核规定

公司一般费用审核实行“四级审核”制度，分别是：

5.1.1部门经理（或主任）审核

部门经理（或主任）初审签字后，必须对费用发生项目的真实性、合理性负责。

若在后续各人员审核过程中发现费用有不实和不合理之处，部门负责人要承担责任。

5.1.2上级分管副总（或总监）复核

审查费用发生是否属于合理、必须要发生的，并承担相应的责任。

5.1.3财务审核

财务的审核工作由总账会计来做，在进行审核时须注意以下几点：

5.1.3.1费用报销单后面所附的费用项目审批手续或相关合同文本是否齐全、有效，若没有附或附上的手续（合同）不齐全、无效的，要退回经办人重新办理。

5.1.3.2票据的填开及性质是否合法、真实、有效，对于报销的普通发票（财政、地税部门监制的发票）金额较大的（单张发票金额在200元以上的），要先进行网上查询发票的真实性；对于单张发票金额在200元以下的，按不少于10%的比率进行抽查，若发现票据不合法、不真实、无效的，将票据退回经办人。

5.1.3.3费用会计若对发票未进行网上查询，导致不真法、不合法票据流入公司，对公司造成经济损失的，则应承担赔偿责任。

5.1.3.4各报销单的填写是否符合要求，若发现不符合规定要求的，要退回经办人重写。

5.1.3.5费用报销金额是否在公司规定的标准范围内，对于超标的报销单要退回经办人。

5.1.3.6票据粘贴是否符合要求，若有不符的，要退回经办人。

5.1.3.7费用发生的项目是否合理。

5.1.3.8相关审核人员手续是否齐全。

5.1.4核准（董事长/总经理或授权人审批）

审批费用发生的合理性、合规性。

5.2报销程序

5.2.1一般情况下，当月发生的费用须于事项结束之日起7个工作日内办理报销手续；12月份的报销单据须在公司另行通知的期限前送达财务中心。

如造成费用票据逾期，财务中心将不予报销，全部损失由当事人自行承担。

5.2.2各相关人员报销审签程序：

5.2.2.1部门副经理（或副主任）及以下人员报销：

经办人→部门经理/主任→财务审核→分管副总/总监核准→董事长/总经理或授权人审批→出纳报销。

5.2.2.2部门经理（或主任或主持工作的副职人员）报销：

部门经理/主任→财务审核→分管副总/总监核准→总经理（或董事长）审批→出纳报销。

5.2.2.3副总经理（或总监）报销：

副总经理（或总监）→财务审核→总经理（或董事长）批准→出纳报销。

5.2.2.4总经理报销：

总经理→财务审核→董事长批准→出纳报销。

5.2.2.5董事长报销：

董事长→财务审核→出纳报销。

5.2.3出纳人员结算（或付款）时务必查看报销人前期借款情况，须做到先冲账后付款。

5.2.4出纳给予报销或支付款项时，一定要仔细审查各相关人员签字是否齐全、手续是否完备，否则，必须拒绝报销。

若出纳将不符合报销程序的票据予以报销的，出纳需承担责任。

5.3所有的培训费用还需由人力行政中心总监审核签字。

5.4一般情况下，各级审核人员要在接到报销单据的当天予以审核完成，但最迟不得超过第2个工作日。

6、附则

6.1财务中心门负责本制度制定、修改、废止之起草工作；总经理负责本制度制定、修改、废止之核准。

6.2各部门必须严格遵守本制度的有关条款规定。

坚决拒绝一切与规定不符的报销行为。

6.3本制度的最终解释权归财务中心门。

6.4本制度自二Ｏ一七年五月一日开始执行。

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