审计署档案管理规定有关条款.docx

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审计署档案管理规定有关条款

《审计署档案管理规定》有关条款

第三章审计档案

第十条本章适用于全国审计系统。

第十一条审计档案是指各单位和审计人员在审计或专项审计调查活动（以下统称审计）中直接形成或取得的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

第十二条审计档案按照以下原则进行管理：

（一）各单位形成的全部审计项目档案由办公厅集中统一管理；

（二）审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范，组卷遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，做到案卷封面整洁、书写规范，卷内文件排列有序、组装严密，便于保管和利用；

（三）审计档案实行“谁实施审计谁负责立卷”、“谁承办事项谁负责归档”的原则；

（四）审计档案实行三级归档责任制。

审计项目文件材料按照“审计组整理立卷—归档单位移交归档—档案部门接收入库”的程序形成审计档案。

第十三条审计项目档案归档按以下划分责任：

（一）审计项目的组织单位，应当在编制审计方案时，根据项目的组织形式、参审单位、牵头单位、审计组成员的组成、审计实施的单一性或交叉性等情况，确定档案的归集方式、归档单位、移交方法、完成时限等；

（二）审计项目归档工作实行审计组组长负责制。

审计组组长应当确定立卷责任人并写入审计实施方案，立卷责任人应当为审计组成员，并熟悉审计项目。

审计组设立主审时，主审负责组织审计项目归档工作。

立卷责任人应当在现场审计结束前及时收集审计项目的应归档文件材料，在审计项目终结后及时按立卷方法和规则进行整理、立卷、编目和装订，经审计组组长审查验收后，按时向所属归档单位移交；

（三）审计档案以司（局）级审计业务部门或派出机构为归档单位。

各归档单位应当确定审计档案专（兼）职管理员，负责接收本单位各审计组移交的审计项目档案，统一编号整理，经归档单位负责人审核后，向档案部门移交；

（四）审计署统一组织多个审计组共同实施一个审计项目或者分别实施同一类审计项目时，根据具体组织形式的不同，各参审单位归档职责分工原则如下：

1．审计署机关业务司牵头并直接参与实施的审计项目，以业务司为归档单位，各参审单位配合归档；

2．审计署机关业务司只负责组织和汇总的审计项目，汇总材料以业务司为归档单位，形成综合审计档案，其他分项目审计材料以各参审机构为归档单位；

3．审计署机关业务司只负责组织，既不直接参与审计也没有汇总材料的，以各参审机构为归档单位；

4．同一审计项目由多个派出机构参与实施的，以牵头机构为归档单位；

5．成立临时机构的审计项目，汇总材料以临时机构为归档单位，形成综合审计档案，分项目材料以各参审机构为归档单位；

6．地方审计机关参加审计署统一组织的审计项目，审计档案由地方审计机关负责立卷，按照审计署相关要求归档并保存。

第十四条本规定第十二条确定的归档主体撤并时，应当明确审计档案后续责任主体。

第十五条审计档案按以下规则进行整理：

（一）审计档案采用“年度—组织机构（问题）—保管期限”的方法排列、编目和存放。

审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动；

（二）审计文件材料按项目立卷，可依据材料的多少立一个卷或多个卷，多卷项目在分卷时应当防止割断卷内文件材料的联系性，不得把不同项目的文件材料合并为一个卷，另行调查、复议、应诉等情况的材料，应当在办结年度按照审计项目要求单独立卷；

（三）审计档案卷内每份或每组文件的排列规则：

正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后（重要文件的历次修改稿，依倒序排列）；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十六条审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元顺序进行排列。

（一）第一单元结论类文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列：

1．上级机关（领导）对该审计项目文件的批示；

2．审计报告及送达回证；

3．审计决定及送达回证；

4．决算草案审签意见书及送达回证；

5．法规部门对审计报告、审计决定的审理意见；

6．审计报告、审计决定、决算草案审签意见书代拟稿及业务部门复核意见、未列入审计报告、审计决定的说明；

7．对被审计单位反馈审计报告（征求意见稿）意见的采纳说明；

8．被审计单位对审计报告（征求意见稿）的反馈意见；

9．审计报告征求意见书及征求意见稿；

10．专题审计报告及相关材料；

11．审计移送处理书（含移送附件）及送达回证；

12．法规部门对审计移送处理书的审理意见；

13．审计处罚决定书及送达回证；

14．审计听证报告和审计听证记录；

15．涉及审计报告、审计决定、审计移送和专题审计报告的签报，归入结论类文件材料；

16．审计业务会议纪要、决定、记录；

17．审计结果公告；

18．被审计单位对审计结果公告（征求意见稿）的反馈意见；

19．审计结果公告（征求意见稿）。

（二）第二单元证明类文件材料，按与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列：

1．被审计单位承诺书及银行账户情况调查表；

2．审计工作底稿汇总表（见附表1－1）；

3．审计工作底稿、审计取证单及相应的审计证据；

4．专题审计报告相关问题的审计工作底稿及取证材料；

5．审计移送问题的审计工作底稿及相应的原始审计证据；

6．与审计要情、重要信息要目及重要审计情况等审计信息相关的审计工作底稿和取证材料；

　　7．有关举报问题的核实材料或取证材料。

（三）第三单元立项类文件材料，按形成材料时间结合材料重要程度排列：

1．对本项目的调查了解记录；

2．审计实施方案及调整审计方案的材料；

3．审计通知书及送达回证；

4．上级机关指令性文件或授权审计通知书；

5．上级领导交办项目的有关文件或批示；

6．与本项目立项有关的举报材料转办单或群众来信。

（四）第四单元备查类文件材料，按形成材料时间结合材料重要程度排列：

1．审计长信函、信息转送文件、重要审计情况等信息类材料；

2．协助查询单位账户、个人存款账户通知书；

3．封存账户通知书；

4．与审计事项密切相关不属于结论类的签报；

5．采取边控措施的文件；

6．移送受理、反馈查处结果等材料；

7．审计评估表、测评表等相关材料；

8．聘请外部审计人员的相关材料；

9．证明审计人员遵循准则的材料；

10．被审计单位的整改及相关材料；

11．审计整改结果公告；

12．审计台账；

13．审计项目归档承诺书；

14．其他备查类管理事项记录；

15．涉及以前年度审计项目的后续材料。

第十七条审计档案按以下规定进行编目：

（一）编写页号。

在有文字、图表的每页正面右上角、背面左上角，用2B铅笔在能够显示字迹处书写阿拉伯数字，空白页不编写页号。

每卷的文件材料，均从1开始编写页号；

（二）填写审计档案卷内目录（见附表1—2）：

1．序号结论类、立项类、备查类的文件材料按照一件一号原则顺序编号，证明类文件材料，按照每份审计工作底稿及所附的取证单、审计证据合并编号的原则顺序编号。

每卷均从1开始编列序号；

2．文号文件的发文字号，没有文号的不填写；

3．责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

审计工作底稿的责任者，统一填写为“审计组”；

4．题名文件标题。

没有标题或标题不规范、不明确的，应当根据文件内容自拟标题，外加“[]”号；

5．日期文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。

如：

“2014年8月6日”填写为“”。

没有时间或年月日不全的，应当考证时间或补齐年月日。

如：

“2014年8月”填写为“”；

6．页号填写本份文件材料所在的起止页号，之间加“-”号；

7．密级填写本份文件材料原定密级；

8．卷内文件目录应当放在卷内文件材料的首页。

（三）填写审计档案卷内备考表（见附表1—3）：

1．本卷情况说明填写本卷审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其他卷的关联等情况。

由填写人签名，并标注情况说明的年月日；

2．立卷人由立卷责任人签名并标注立卷年月日；

3．检查人由审计组组长（副组长）或相关业务部门负责人在检查归档材料齐全有效、内容完整后签名并标注年月日。

（四）书写案卷封面（见附表1—4、1—5）：

1．全宗名称填写（或印制）立档单位全称；

2．机构名称填写审计项目承办的审计司（局）、办；

3．审计案卷题名在“审计档案”4字下的空白处居中书写。

案卷题名应当为“审计机关＋关于＋被审计单位名称＋审计事项名称＋的审计（或专项审计调查）”。

案卷数量较多时，可根据案卷内容拟写副标题。

如：

“审计署关于××××年××××××的审计—移送部分”；

4．审计时间下达审计通知书至作出审计报告的起止时间，以6位阿拉伯数字标注年月。

如：

“201310—201405”；

5．审计组组长审计通知书确定的审计组组长姓名；

6．本项目共卷（第卷）填写本审计项目所立案卷的总数及本卷是其中的第几卷。

只有1卷的，括号内可不填数；

7．自年月至年月填写本卷卷内审计文件材料最早形成日期（不包括引用法规原件和取得证据原件的日期）和最晚形成日期；

8．本卷共件页填写本卷卷内目录表中序号的最后一号和页号的最后页数；

9．保管期限按《审计署审计档案保管期限表》的规定划注；

10．归档号归档年度中各单位按保管期限分别排列的序号。

（五）编制案卷目录应当规范，使用统一的审计档案案卷目录格式（见附表1—6）。

第十八条审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。

审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

审计署各业务部门应当按照第十八条确定的标准负责划定审计档案的保管期限。

执行同一审计工作方案的审计项目档案，由负责组织的业务部门确定统一保管期限。

（一）永久保管的档案，是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案；

（二）保管30年的档案，是指重要审计事项、查考价值较大的档案。

原则上保管30年后，经鉴定确无保留价值的可履行销毁程序销毁；

（三）保管10年的档案，是指一般性审计事项的档案。

保管10年后，经鉴定确无保留价值的可履行销毁程序销毁；

（四）审计档案的移交，按照国家档案局档案移交规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。

因审计工作原因不便移交的，可与相关档案馆协商。

第十九条审计署审计档案保管期限按以下标准确定：

（一）永久保管的审计事项主要包括：

1．上级领导（机构）交办并有批示的审计事项；

2．上级领导对审计结果有批示的审计事项；

3．国家重点项目、重大投资工程审计事项；

4．取得重大审计成果的审计事项；

5．发现和揭露大案要案线索的审计事项；

6．审计工作报告和审计结果报告中涉及到的审计事项；

7．对省、部级本级或大型企事业单位的审计事项；

8．第一次涉及的审计领域审计事项；

9．重大突发事件及其跟踪审计的审计事项；

10．省部级（含副省部级）及其以上领导干部的经济责任审计事项；

11．对国际组织、外国政府及其机构较大数额的援助、贷款审计事项；

12．具有较强社会影响力的审计事项。

（二）定期保管30年的审计事项主要包括：

1．本级政府下属单位未发现重大违规问题的审计事项；

2．根据举报线索发现一般性问题的审计事项；

3．上级领导交办但对审计结果无批示的审计事项；

4．局级及局级以下领导干部的经济责任审计事项；

5．对国际组织、外国政府及其机构一般数额的援助、贷款审计事项；

6．具有较大社会影响力的审计事项。

（三）定期保管10年的审计事项主要包括：

1．对下级单位的一般审计调查事项；

2．根据举报材料核查无实质性问题的审计事项；

3．具有一般社会影响力的审计事项。

第二十条审计案卷的装订：

（一）审计案卷卷皮规格，一般采用长30厘米、宽22厘米、300克无酸牛皮纸，分为1厘米、1.5厘米、2厘米三种规格制作。

审计案卷装订步骤如下：

1．拆除文件材料上的金属物；

2．对热敏纸、破损、褪色的文件材料，应当进行修复或复制；

3．文件材料左侧装订部分不足2.5厘米，或其间有字的，应当贴纸加宽后再装订，确保装订不压字；

4．文件材料纸面小于B5纸面的，应当粘贴或托裱在标准的A4纸面上再装订，确保装订不掉页；

5．文件材料字迹模糊难以辨认的，应当附抄件并加以说明；

6．本单位形成的外文材料应当附中文译本；

7．选择适当厚度的卷皮进行装订，每卷装订的文件材料，一般不超过2厘米，超出的应当按文件材料的阶段性适当分卷；

8．装订文件材料时应当将左边和下边取齐；

9．采取三孔一线装订法，穿线打结在卷尾备考表之后的装订条上。

打孔不得使用塑料套管；

10．装订应当牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍阅读。

第二十一条审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级确定，并在案卷封面右上角做出标识。

第二十二条审计组组长应当签署审计项目归档承诺书（见附件2），对审计项目归档文件材料的原始性、真实性和完整性作出承诺。

审计项目归档承诺书归入审计项目档案。

第二十三条审计项目审计文件材料应当在该审计项目终结后进行整理。

审计项目终结时间是指审计报告签发时间。

时间跨度为多年的跟踪审计项目，按年度分别立卷归档。

第二十四条审计档案按以下要求移交：

（一）以各审计司（局）、各特派员办事处为归档单位，将装订后的审计档案案卷向档案管理部门移交；

（二）移交审计档案时，应当填写“审计档案移交表”（一式两份，见附表1—7），附审计档案案卷目录和审计档案卷内目录（卷内目录封面见附表1—8），由档案管理人员逐卷清点验收。

审计档案目录的电子版应当一并移交；

（三）各归档单位应当在审计项目终结后的5个月内移交审计项目档案，不得迟于次年4月底。

第二十五条专案调查项目的归档按以下原则办理：

（一）审计署参加中央纪委、监察部、公安部、检察院等部门组织专案调查项目的人员，应当在专案调查项目结束后，将审计署人员负责取证、记录、制作或起草，主办单位不立卷归档且同意审计署归集的文件、底稿、表格、纪要等材料整理归档，建立专案调查项目档案；

（二）专案调查项目档案的材料应当尽量完整，并参照审计档案归档办法排列卷内文件材料顺序。

档案材料不完整时，应当附情况说明并由审计署参与专案调查项目的负责人签字确认；

（三）专案调查项目档案的密级和保管期限应当按照项目主办单位对该项目档案的密级和保管期限确定；

（四）专案调查项目档案应当在审计署人员完成项目有关任务后1个月内归档，最晚不得迟于次年4月30日移交档案管理部门。