会议沟通技巧.ppt

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如何召开高效率的会议案例一：

两会期间代表委员起冲突：

据报道：

6日下午两会委员分组讨论时，全国政协委员、中华见义勇为基金会副理事长李顺桃发言：

“看了温总理的政府工作报告，感觉非常好，让我深感社会主义制度的优越性.”随后他用了近20分钟，回顾了我国近年来政治、经济及民主建设的大好形势大好形势。

之后又用了近20分钟时间主要谈了吸吸烟和随地吐痰的问题烟和随地吐痰的问题。

整个发言占用40分钟。

一旁的黄文仔委员立即质疑：

“我建议以后组长要控制每个委员发言时间，本来时间就不多，你一个委员占用半个多小时来说一些小事情！

”李委员马上回敬道：

“什么是小事情？

什么是大事情？

”黄文仔说：

“你刚才说的就是小事.”“你不能剥夺我畅所欲言的权利啊？

”“你的畅所欲言就是剥夺别人畅所欲言的权利！

”两人现场爆发激烈争吵.笔者认为应该尊重李委员的发言权，让他能充分畅所欲言。

因为他身负人民重托，准备了很长时间，还有多个重大及尖锐的问题、议案没来得及谈。

他下一个题目应该是关于随地大小便问关于随地大小便问题题.案例二：

两会期间代表委员起冲突：

少开会、开短会，减少领少开会、开短会，减少领导陪会、讲话，全市性会导陪会、讲话，全市性会议时间原则上控制在议时间原则上控制在2小小时内，不开经验交流会、时内，不开经验交流会、汇报会，多开现场会观摩汇报会，多开现场会观摩会、现场考评会，从源头会、现场考评会，从源头上控制和解决“以会议落上控制和解决“以会议落实会议”问题。

实会议”问题。

思考：

一般公司举行会议有哪些通病？

提示：

提示：

没有明确的目标与程序、没有准备没有明确的目标与程序、没有准备、主管失控、无法发言或离题、盲从或漠、主管失控、无法发言或离题、盲从或漠然、无人负责也无人追踪、太多人参加然、无人负责也无人追踪、太多人参加一、如何开会可以改善会议的七点：

1、谁参加。

分两种人，非要参加的就一定要发言，不重要的用听，会议通知分两行写必须参加人员，随意参加人员，因为有人只想听会议中的一个部分，必须参加的要发言，随意参加的是可以听，他发言也要他发言，错了也不追究。

一、如何开会2、谁主持。

高级主管不要什么会你都主持，开会上面有三种人，一是主席，副总担当,二是经理，是观察员，别的是导言人，主席是维持制序的，导言人才是发言人，总经理不需要那么劳累，要训练他们讲话不能替他们工作。

一、如何开会3、谁控制。

主席控制秩序，导言人是控制时间，时间到，下去，讲不完等会开完再讲，全部的讲完你留下慢慢讲，时间要分配好每个部门，总经理控制全场，但首先是要沉默。

一、如何开会4、谁发言。

底下的人先讲，由下而上，外面士兵先发言，由外而内，大的发言就没有意义了，直接宣布军令算了。

一、如何开会5、谁负责和谁追踪。

门打开以前要知道今天的会谁负责，谁追踪，没有这人，今天不准散会，因为没人盯，我是总经理，我该做所有的事情吗？

总经理只负责决策，追踪和负责人的名字要写在会议记录里面，不然就不要开，一般谁招集会议谁负责，除非把负责人找出来。

一、如何开会6、谁在浪费时间。

资料应在开会前阅读，一到会场就是直接讨论和表决，开会就是要把结果马上做出来，开会资料要先下发，开会现读资料，告诉他，现在出去，读完再进来，同时告诉他这是第一次也是最后一次。

什么东西都是要求，真的一直要求就做到了。

一个会如果没答案，这个会这月不能开第二次，这叫做无能。

不要低估了底下人的脑子，问题是要逼他，有答案放在口袋，不拿出来，一是要求他们二是要激励他们，还要利用他们。

当总经理是盯着他们，利用他们，而不是我替他们想方法。

有效沟通如何开会7、谁结论。

没有更好的方法就用主持人的方法，问导言人有没有方法，副总有没有？

如果都没有，等总经理掏出来，就问副总是干什么的？

好像没想象的那样能干。

开会的时候通知不要把总经理的名字写上去，写了名字就一定参加，写了名字就不要中途退场。

会议管理内容第一节会议的目的与类型一、会议的目的

（一）交流信息

（二）给予指导（三）解决问题（四）做出决策二、会议的类型

（一）谈判

（二）通知（三）解决问题（四）决策（五）交流第二节会议的组织

（一）一、会前准备

（一）明确会议的必要性

（二）确定会议的目标（三）拟定会议议程（四）准备会议文件（五）分发预阅资料（六）确定会议主持人（七）确定与会人员（八）预定会议场所（九）补充最新信息第二节会议的组织

（二）二、会议过程控制

（一）宣布会议的主题和目的

（二）根据会议程序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见（三）给每个人表述自己意见的机会（四）控制讨论进程（五）如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各种观点加以概括。

（六）遵守预定的时间，不要拖延（七）在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策。

（八）在会议结束时，对已取得的结果进行概括第二节会议的组织（三）三、会后工作

（一）贯彻好会议精神

（二）做好会议任务的监督和检查第三节会议议程

（一）一、会议议程的设计原则

（一）明确议题

（二）确定主次（三）注重实效（四）适时调整（五）提供背景资料第三节会议议程

（二）二、会议议程的设计步骤

（一）突出问题

（二）提出新议题（三）选择重要议题（四）确定时间（五）表明顺序（六）结束议程第四节会议记录一、会议记录的内容正式会议记录应该包括下列基本要素：

（一）会议名称

（二）日期（三）起止时间（四）地点（五）主办者（六）出席人员（七）缺席人员（八）会议主席致开幕词并宣布会议议程（九）会议过程（十）会议决议二、会议记录的注意要点第五节会议中的角色

（一）一、主持人

（一）作用包括三个方面：

一是引导；二是激励；三是控制。

（二）主要职责1.会前。

明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间和地点以及准备分发的材料。

2.会议期间。

营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、作出决策、确认行动和职责以及宣布会议结束。

3.会后。

重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果。

第五节会议中的角色

（二）二、其他与会者的任务

（一）会前了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认在会议讨论内容中有哪些项目与自己有关，并对这些相关内容有所考虑，应该持什么观点，用什么材料作论据来支持这些观点。

另外，要明确会议时间和地点。

（二）会议期间注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并且对所讨论的问题充满兴趣。

对涉及自己工作的决策、行动计划，应该做好详细记录。

（三）会后。

全力贯彻会议精神，完成会议期间所分配的任务。

第六节有效会议的组织

（一）一、影响会议效果的因素

（一）会议目的不明确

（二）会议持续太久（三）简单问题复杂化（四）发言者过于健谈第六节有效会议的组织

（二）二、组织有效会议的策略

（一）不搞形式主义

（二）明确会议的目的和目标（三）提前分发会议备忘录（四）选择合适的与会者（五）控制好会议进程（六）分发会议简报