6会议沟通Word文件下载.docx
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即使是会议上的反对者，也会为会议上通过的决议而辩护。
会议至少给了每个参与者表达自己意见的权力，说明群体是很尊重这个人的，这从一定程度上满足了会议参与者的部分深层次受尊重的需要。
6．会议是一种耗时费力的活动。
会议通常给人以一种拖沓冗长的印象，议而不决，让人精疲力竭。
虽然也有很多极富效率的会议可以做反证，但是会议组织者还是要尽力避免会议走向前者的结局。
工业文明以来，机械代替了人手，电脑延伸了人脑，惟有会议仍然比较依赖人的因素。
对于其耗时费力的—面，管理者首先要研究会议的必要性，是否一定要召开会议，能否用别的沟通方式代替，如果还可以使用别的方式，就尽量不要开会。
如果经理只想找一个员工谈工作，那就不必召开十多人的会议，单独谈心就可以。
如果有一些简单的事情需要通知，简单到无须解释，那么也不必开会，分发一下有关的文件就可以了。
其次要研究会议的成本收益对比，如果其获得的效果较小，尚不能弥补开会的成本，那么不开会也罢。
以上几种对会议的理解都从不同的侧面反映了会议的特征与功能。
尽管实际上具体某——次会议可能并不会全部达到上述效果，但是从总体来说，会议还是人类生活不可或缺的——项内容。
现代科技发展很快，传真电话、无线通讯，各种电子设备代替了很多传统的管理沟通方式，但是并没有任何迹象能够表明，会议将走向消亡，反而由于其具—些独特的优越性，引起管理者更大的注意力。
西方工业国家的经理每天工作的1／3时间是与某个人单独会谈，还有1／3的时间是参加各种各样的群体会议。
根据日本效率协会统汁，全日本科长以上管理干部工作的40％以上时间是在开会。
而在美国，每天召开的各种会议超过10000000次。
如此惊人的数据，提醒管理者—定要注意加以利用会议的一些优越性，同时在实践中要避免—些导致会议失败的常见错误，否则，其管理成本将是十分巨大的。
二、会议的分类
我们主要介绍的一种分类方法是基于举行会议的不同目的。
会议的具体目的可能千变万化：
讨论下个季度的产品销售情况；
向公众展示一下我们的新产品；
确定一名高级经理人员的人选；
开会表彰某一位技术创新能手等。
我们将这些纷繁芜杂的目的加以甄别归类，发现会议可分成以下几种类型。
（一）告知信息
很多会议召开仅仅是为了传达—些已知的信息。
例如，本月的销售状况、目前公司面临的财务危机、新产品开发进度。
这些会议要求与会者掌握这些信息，并进行—些讨论，以深化对这些信息的理解。
否则，只要将有关文件打印出来，分发给有关人员就可以了。
开会讨沦一下，人家对这些信息的印象就更深。
会议的主持人可以就突出的几个问题重点阐述一下。
告知信息的会议不需要形成任何决议或采取什么措施。
（二）产生创意
—部分会议要求与会者就某些问题各抒己见，找到这些问题的解决方案。
会议上充满活跃气氛。
例如，销售部门讨论新产品投放市场的策略，究竟在销售渠道上还要做哪些改进。
公共关系部门讨论近期举行的—次大型公益活动还要做哪些准备工作。
这种会议是群体智慧的集中反映，其效果远非几个人智慧的简单相加。
因为在这种会议中，大家头脑都在不停地运转，针对别人的意见、会议上反馈的信息进行综合、归纳、分析、处理，使最终得出的解决方案有可能是最优的或次优的。
产生创意的会议要考虑到现实的各种制约条件。
例如，公司是否有那么大的经济实力实施计划，市场容量是否足够大等等。
不能得出—些仅仅是想当然的结论。
（三）分配任务
在每年或每月的计划工作会议中，总经理都要部署下个阶段工作的重点及每位员职责的职责。
类似的会议在企业中还有很多。
在会议上分配任务可以提高接受任务者的责任感，因为这毕竟是一种当众接受的任务。
另外—方面，当众接受仟务也使人感到一种荣誉。
大家的目光都集中到这个人身上，这个人很自然地就会觉得受到了重视。
这份激励的效果是会议独有的，非个别接受任务可以比拟。
这种分配任务的会议另外还有一个优点，就是由于全体成员的参与，可以将企业的整个目标体系理清楚，使之更加合理。
大家在讨论时，可以将重叠或遗漏的工作职责找出来，以利于总经理重新部署。
某些员工的工作任务太重，难以负担，也可以和别的员工分担一下。
由于分配工作是完全透明的，有利于员工间的互相信任，保持良好的合作关系。
某个人具体行使他的权力时，也可因为这种权力是当众授予的，而易受到别人的支持。
根据参与会议的人数多少，可将会议分成大型会议、中型会议和小型会议。
1．大型会议参与人员可以达到成百上千人，如某公司组织全体员工的动员大会等。
这类会议实际演讲者不可能太多，只可能是有限的几位，大多数人只能是听众。
大型会议在告知信息时运用得较多，当然如果有一些简单的程序，亦可以进行选举或表决某项议案。
大型会议应注意到其组织难度较大，维持秩序不易。
大型会议大多设计会标、会徽，甚至有会议旗帜，这样会营造与会者的群体感受。
2．中型会议人数一般在几十人之内。
大型、中型会议—般都是例行会议，不可能有太自由的辩论，否则秩序将十分混乱。
中型会议的几十位参与会议者可能都有机会发言。
但是也必须有严格的秩序，并且有时间限制，以免会议失控。
还有一种进行形式，就是由主导的几个人发言，其余的人加以补充，但是这样不易调动大家的积极性，导致会议气氛沉闷。
得不到发言机会的与会者会三五成群的开小会。
3、小型会议应用最广泛，意义也最大，这是因为小型会议沟通非常方便，气氛也相对活跃，大家可以畅所欲言，贡献自己的智慧，因而容易产生很好的创意。
由于参与人数较少，—般在十人以内，或者刚刚超过十人，小型会议便于控制。
主持人可以随机应变地调控会议的内容和议程，以达到最佳会议效果。
会议还可以根据是否涉及公司外部而分成外部会议和内部会议。
1．外部会议指的是类似新闻发布会这样涉及外界公众的会议。
这类会议由于关系到企业的社会形象，因此需要加强准备。
其主持人也要精心挑选，应当知识丰富、口齿伶俐、思维敏捷，并且应对会议中可能遇到的各种问题提前准备好应对措施。
2．内部会议比外部会议运用得要更多。
其信息披露也相对广泛，不必像外部会议那样对信息控制得较严，担心泄露公司机密。
会议议程也相对灵活。
随着现代通讯技术的发展，使异地会议成为可能。
异地会议可分为电话会议、可视会议和计算机会议三种。
异地会议同时适用于在同一地区设若干个分会场的情况。
这类会议最大的优点就是可节约大量公司管理费用。
—家大型企业每年为职员参加各种会议支付的差旅费及其他费用数额十分巨大，并且公司职员也可因为没有了旅途奔波之苦而在会议上发挥更大的作用。
当然，异地会议没有面对面的交流来得真切，与会者无法细致观察到其他人的表情、动作或有关无声的反应，而这些对于会议沟通十分重要。
三、会议的参与者
首先应当考虑—下出席会议的人数问题。
—般来说，会议的参与人数不宜太多，应当控制在十人以内，最好是五至八人。
超过这个范围，人数越多就有越多的人发挥不了作用。
会议组织者应当细心挑选具体由哪些人来参加会议，最起码的要求是对会议内容比较了解的人才可以参加会议。
举行—个财务会议，讨论下年的财务预算，请来一位技术人员可能毫无意义，这个人只会在会议上干瞪眼，不知所措。
有些领导干部逢会必到，其实没有必要。
如果参与会议的人数太多，可以让同—部门或有相同意见的人推选出一个代表参加会议。
如果精简人数后参加会议的人数仍然较多，那么可以在议程上调整一下，让一部分人在讨论完一个问题后离场。
会议中最为重要的角色当然是主持人。
主持人和会议组织者可能并非同—人，但是由于大多数会议（特别是经常发生的内部小型会议）参与人数较少，分工也不是非常细，这两个角色经常是重合的。
下文中我们将会议组织者和主持人两个角色结合使用。
会议组织者应对会议的全过程负责，包括确定会议的主题和目标，制订会议活动计划，安排会议议程；
其次还要选择会议的参与者，发放会议通知、布置会场；
正式召开会议时，要进行一些介绍，包括主题介绍和会员介绍；
继而进行发言和讨论，有可能的话还要进行表决；
最后组织者要对会议过程、结果总结一下。
与会人员是指那些被会议组织者挑选参加会议的人。
一般来说，会议组织者要将会议内容、议程打印在会议通知上，分发给与会者，以便于与会人员进行一些准备，与会者的准备十分重要，不经过缜密的事前思考，会议常常达不到应有的深度，从而影响最终效果。
会议中与会人员的有效参与也非常必要，有效参与包括贡献出有创造性的思想，能冷静地倾听别人的意见，在别人与自己观点有冲突时，要控制自己情绪，不要发生争吵。
自己发言时要简洁、清晰，不要滔滔不绝，说个没完，剥夺别人的发言机会。
记录人员将会议的要点记录下来，整理的资料指参加会议的人员（包括缺席人数）、会议时间地点、会议的议程、与会者的意见、最终的决议等有用信息，这些信息为将来备查提供依据。
此外，还应包括会议服务人员。
比较正式的会议，尤其是外部会议，需要有一定数量的人员从事服务工作。
例如分发文件、分发水果、饮料、传接电话等。
第二节会议的组织
一、会议的准备
会议的准备是从分析会议的主题与必要性开始。
—般来说，有可能是工作中出现了问题，然后开会研究解决问题的方案。
还有—种可能就是前瞻性的会议，解决将来工作中可能发生的问题，会议的主题一般就是解决这两类问题。
围绕着会议的主题，应当设置—个比较具体的并且经过努力能够达到的目标。
如统—认识，达成协议等。
对会议的必要性要评估一下，只有当较大量的信息需要在短时间内扩散到较大范围，并且需要多方协商时，才有必要召开会议。
确定了会议的必要性和主题之后，要制定会议的议程。
会议的议程即指会议中所讨论问题及讨论的先后顺序。
会议的议程应由组织者精心考虑。
议程涉及的问题不应该太多，否则开会时间过长，会使与会者感到疲倦。
如果确实需讨沦的问题较多，可以分成若干个会议召开。
议程表上的内容不能写得太简单，让会议参与者不知道将要干什么。
应将要讨论的部分重点标出来，并有条理，让与会者事前有所准备。
议程中所讨论的问题应具逻辑性。
例如要先确定是否要进行多元化战略，然后再讨论进入哪一个行业。
比较重要的议题要先进行讨论，因为这样与会者的精力较旺盛，并且有较充足的时间安排。
议程应该在会议前发放给与会者，提前的时间，具体视与会者需要准备多少时间而定。
确定好会议的主题和议程之后，要相应进行—些会议的辅助性准备工作，包括选择会议时间，选择会议场所，及会场布置和其他—些物质准备工作。
1．确定会议时间应该考虑尽量让所有与会者都能参加会议。
如果是外部会议，要避开节假日或有重大社会活动的日子。
如果早上开会时间太早，会导致与会人员的迟到或忙中出错。
如果希望就某—问题迅速达成协议，那么最好把会议时间安排在下班前—个小时。
—般来说，下午人们的注意力没有早上集中，特别是在夏天的下午，倘若主持人又做不到生动有趣，常常会使会议变得乏味沉闷，与会者昏昏欲睡。
2．确定会议地点，—般要遵循交通方便的原则。
可能的话，应是离与会者工作或居住较近的地方，以保障与会者能方便及时地赶到。
会场应该能够适应会议的级别和与会者的身份，不能太简陋。
当然也不必太奢侈，应符合经济适用的原则。
会场应大小适宜，有良好的通风状况。
如果有人想抽烟，能方便地抽烟，而不想抽烟的人又不觉得空气太混浊。
如果做不到这—点，就应禁止会议人员抽烟。
会场的照明情况电很重要，光线明亮会使人精神振作，提高会议效率。
3．会场内应具有一些与会议有关的设施，包括黑板、粉笔，以便于与会人员板书。
电源、银幕、投影仪、幻灯设备，可以展示会议的一些背景资料及议程大纲；
扩音设备，这一点在较大型的会议中尤显重要，倘若与会者听不清主持人的发言，那将是一次多么失败的会议；
录音设备，可以录下会议进行的实况。
此外，还有其他一些基本的条件，如桌椅，茶水等。
倘若举行的是较大型的外部会议，那么还要考虑外来与会者的饮食、住宿问题，以及来回的飞机票、车船票预订等。
会场布置可以参考以下几种类型（见图9．1、9．2、9．3）。
《日本的会议会场选择与布置》一书中介绍了另外几种会场布置方式。
有些时候应为会议准备—些必要的宣传资料和参考文件。
这有利于提高与会者对会议的重要程度。
另一方面，也可以加强对有关背景信息的掌握。
这些资料都应当和会议议程—起，提前分发给与会者。
会议的有关资料应多印几份，因为可能有些与会者会遗失资料，届时可以补发一份。
4．发放会议通知。
会议通知—般应注明会议时间、地点、名称、参与人员、主要议题、主办单位、个人需支付的费用、对方答复是否参加的最后期限及回复的地址、电话。
但是很多人可能对这种约定最后期限的方式比较反感，而不愿意回复允诺。
所以组织者应在最后期限前后打电话向各位受邀人征询一下，以确定他们是否参加会议。
对于能收集到的回函要进行登记，最后给那些可能参与会议者安排座次，餐宿等。
重要的会议，可以先寄发会议通知，对方答复后再寄发精美的请柬，这样可以表示对他们的尊重。
二、会议的主持
会议是否能顺利成功举行，会议主持人担负着十分重大的责任。
所以主持人应当发挥他的智慧，控制会议的节奏和方向，确保会议结束时能对所有议题进行讨论，并取得令人满意的会议成果
（一）会议开始
会议应当在一种和睦活跃的气氛中开始。
大部分会议先由主持音介绍—下与会人员，主要包括与会者的姓名、身份。
有必要的话，也可以介绍一下与会人员的工作经历和工作成绩。
这—部分也可以由与会人员做自我介绍，这样可以调动起会议的气氛，提高与会者的参与意识。
对与会人员的介绍可以按照各人职务的高低或者是简单地依据座次。
介绍过与会人员后，可以由主持人重申本次会议的主题、重要性、会议议程，主要展开方式以及有关注意事项。
很多主持人在会议开始时都会遇到—件令人烦恼的事，总是有个别与会人员不遵守会议开始的时间而姗姗来迟。
有经验的主持人对待这种情况总是毫不留情地立即开会，这样就会化被动为主动，而剩下迟到者独自尴尬了。
如果专门等待那些来迟者十几分钟，甚至是半个小时，按时参加会议的人就会等得不耐烦，并在以后的会议中采取迟到对策。
美国某著名咨询公司的一位资深会议主持人对待这种情况，总会打开一台录音机，录下会议开始进行的内容和开会迟到者的尴尬反应。
录下的前一部分讨论内容如果有必要的话，可以让那位来迟者事后补听一遍。
经过这样一次经历，就很少有人再无缘无故地开会迟到了。
（二）讨论主题
讨论主题事关会议能否顺利进行和取得很好的效果，而这些都依赖主持人是否有高超的主持技巧和丰富的主持经验。
主持人应当在会议之前就讨论的问题做好充分的准备，对于会议中可能会被提到的几种方案自己应有一个基本的判断。
在会议中，主持人要认真倾听各位与会者的意见，有必要的话，可以简单地记录一下：
他们的观点究竟是什么，有几点理由，听清楚每位发言者的发言是主持人和其他与会者的权利和责任。
如果自己听得不太明白，可以要求对方重新阐述一下。
对于各位与会者的发言，用词要求尽量统—，不要这个人表达的是某个意思，另外一个人却理解成其他的涵义了。
这样会造成很多无谓的口舌之争，其实双方的意见可能都是正确的，甚至说的是同一内容。
主持人应当不失时机地界定—下会议中相关词语的意义。
主持人的主持风格可能各不相同。
有的人非常富有幽默感，让整个会议妙趣横生。
有的主持人则更具有逻辑性，问题分析整理都能头头是道。
但是，起码的幽默和逻辑每个主持人都应该具备。
缺乏幽默的会议死气沉沉。
会议的形式应力求丰富多样，例如使用放映机、投影仪、各种模型、图片，主持人也可以亲自做示范，这样都会使与会者感到更生动有趣。
当然会前主持人可能要做更多的准备工作。
具体说，主持人的工作有两点：
首先是要维持好会议气氛，以使会议按照预期的步骤进行下去；
另一方面是围绕会议主题，促使会议获得一些有意义的结论。
1．营造良好的会议气氛。
主持者应当鼓励所有与会者的参与。
必要时要点名让那些保持沉默者多发言，如“杨先生，你对这个问题有什么看法”，“李经理，你对王经理的见解是否赞同”等等。
为了让所有人都能表达见解，不让一部分能言善辩者垄断会议是必要的。
有些与会者有—种“演讲癖”，—有机会便滔滔不绝地谈天说地。
倘若演讲的内容对会议有意义倒也罢了，但常常是他们说了一大通，却只是围着会议主题转圈子。
这时候会议主持人应当及时而不失礼貌地打断他们的话题。
2．热烈而不失理智的辩论是必要的，有时候可能的确是不辩不明。
但是辩论必须有一定的秩序，不能某个人还没有表达清楚他的观点，另外一个人就打断他的话，抢着发言，其实可能并没有弄清楚对方想要说什么。
这样的辩论，就有些离谱了。
而且由于各人的情绪都比较激动，以至于偏离会议主题，变成为辩论而辩论。
这个时候，会议主持不能忘记自己的职责，尽快结束这种争论，重申会议的主题，要求大家重新围绕着主题发表他们的高见。
在争论的时候，有时候大家的意见都趋于统一了，但偏偏有个别人坚持他们的反对意见而百般辩解。
如果主持人认为讨论下去已经没有什么意义了，可以运用自己的权威，结束这场辩沦，转向下个议题。
倘若主持人在会议之前就预料到，个别与会者可能为了维护他们自己的利益，而在会议上唱反调。
可以预先找这些人谈谈，争取获得他们的认同，这样既可以保全他们的面子，又可以避免在会议上浪费时间。
完成预定的工作目标，需要主持者采用最有效的方式控制会议进程，从而得出理想的结论。
3．组织讨沦，是达成会议结论的必要途径。
会议主持人在会议开始之前就可能对会议结果有所思考。
但是应尽量避免一开始就将自己的思考公布于众，这样只会束缚与会者的思维，让大家有了一种心理定势：
既然主持人是这么想的，那么我提出不同意见，他也会反对。
从而保持缄默，或尽量附和主持人的观点。
可实际上，主持人的思考常常有可能是错误的。
倾听别人的意见有益无害。
经常可能出现的情况是：
别人在讨论的时候，主持人的观点会不自觉地发生改变。
在别人讨论之后，主持人再取其精华，往往会得出更好的结论。
这时候再支持或反对某一方，也可以因理由充分而更具说服力。
与会者讨论的情况有两种：
（1）部分与会者特别活跃，相互间进行交谈。
其他人相对沉默。
（2）大部分与会者都能表达自己的观点，与会者之间的沟通是交叉的，多维的。
会议气氛友好而热烈。
既然讨论是为了产生新的创意，我们认为第
（2）种方式较好。
当然如若会议中讨论的话题需要较深的专业知识和业务背景，而拥有这种知识和背景的人数有限，则只有采取第一种形式。
其实在各种会议中，主持人都应当事先弄清与会者各人的工作背景、特长、经历，要发挥这些潜在因素，为达成会议目标创造条件。
4．提问是一种很有效的控制方式。
提问首先可以鼓励那些保持沉默者多发言，其次可以在主持人认为发言者表达不清楚时，要求对方将他的观点表达清楚。
还有一点最重要的就是主持人可以利用提问将话题逐步引向深入。
提问的时间应当把握好，应该是在对方把一个问题说完之后，而在讲下个问题之前。
如果对方还没有表达完，就断然插进去提问，会显得很冒失。
但是若对方发言早已转向下个话题了，主持人才想起来提问，迫使对方再转回去，无疑也会使人扫兴。
主持人对有意义的发言应当予以鼓励。
这样可以使对方感到一种荣誉感，激励他进—步地思考问题，如“王经理，你提出的这个方案实在高明”等。
一般重复发言者的观点也可以表达会议主持人的重视，如，“哦，你的意思是要开拓日本市场”。
至少，这样可以表明：
主持人是在很认真地倾听发言者的演讲，没有什么比受到重视更令人兴奋了。
5、主持人应当善于总结。
总结关键是要抓住各位与会者发言的内部逻辑，将他们的意见分类整理和归纳，从而得出比较清晰的若干条结论。
总结是汲取各方意见精华的过程。
总结工作在会议结束时是必不可少的，要概括地列举—下本次会议究竟取得了什么成果，有什么经验、教训，哪些人要特别提出表扬。
但其实在会议进程中，每个议题结束时，主持人就可以简短地做一下总结。
这样可以确认大家都同意对这个议题的解决方案，同时也便于会议记录员就这个问题做一下简短的记录，方便会后整理。
6．协调会议中的不同意见。
在会议中，可能各方会持不同意见，相互争执。
主持人首先应当制止这种争论，如果争论已经达到过火的程度。
其次，应当就各方的不同意见具体进行分析。
看看他们的分歧点究竟在哪里，是不是都有充分的依据，是不是有协调的可能性。
倘若各方的意见都有一定的合理性，那就只能权衡各种方案的利弊大小了，两利相较取其大，两害相较取其小，最终获得—个大家都能同意的力案。
如果这种分歧实在过于复杂，难以消除，那么只能留待今后解决。
为了保证能将所有的议题都讨论完，会议应当转向下一个议题。
获得结论的方法除了通过讨论每一种方案的可行性、优缺点去实现，还可以通过剔除法，某一种方案如果在某一点上无法实现，就简单地排除掉，这样可以为与会者的讨论节约很多时间。
7、会议记录是会议内容和过程的真实凭证，记录的原则是符合实际、简明扼要，避免将记录者个人的好恶带进记录本。
必要时可以先用录音机录下会议内容，以免做记录时会遗漏。
会议记录一般要留档。
如果下一次会议的内容要以这—次会议的决议为基础，那么届时主持人应当宣读此次会议的结论，以使与会者回忆起当时情况。
三、会议收尾
会议结束之后，会议组织者并非就此万事大吉了，他还有很多事情要去做。
比较大型的正式会议之后，组织者应将会议的决议和感谢信寄给每位与会者，感谢他们在会议上所做出的贡献。
并对给予会议以支持的各方寄出感谢函。
致谢的态度应当热情诚恳，这样有利于更长期的友好合作。
租借的设备和场地应当及时退回，对于参与会议者遗忘的物品应当及时与失主联系。
尽快整理会议记录，有必要的话，还要编写会议记要和会议简报。
有些会议演讲者，是要支付演讲报酬的，应当尽快（最好是在对方乘坐交通工具离开之前）将报酬和感谢信送到他们手中。
其他一些有关费用，如租用场地费等等应当尽快到位，
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