部门职能说明书汇编定稿版.docx
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部门职能说明书汇编定稿版
山东****有限公司
部门职能说明书汇编
山东****有限公司
2015年01月23日发布2015年02月01日实施
山东********有限公司组织架构……………………………-1-
销售部职能说明书……………………………………………-2-
销售部定岗定编………………………………………………-4-
生产部职能说明书……………………………………………-5-
生产部定岗定编………………………………………………-7-
技术质量部职能说明书………………………………………-8-
技术质量部定岗定编…………………………………………-10-
采购部职能说明书……………………………………………-11-
采购部定岗定编………………………………………………-12-
综合管理部职能说明书………………………………………-13-
综合管理部定岗定编…………………………………………-16-
财务部部门职能说明书………………………………………-17-
财务部定岗定编………………………………………………-18-
山东****有限公司组织架构
销售部职能说明书
基本信息
部门名称
销售部
岗位编制
直接上级
营销副总
下属部门/岗位
销售部部长、大区经理、业务经理、销售内勤、仓管员、调度员、搬运工
职能概要
负责销售规划、市场研究、市场区域规划及定位、产品和品牌的规划及推广、营销策划、销售管理、客户管理、合同管理、价格管理、物流管理、销售人员培训及领导交办的其它临时性工作
业务管理
（一）销售规划
1）根据公司发展规划和市场情况，制定公司中长期营销战略；
2）组织编制公司2-3年的营销规划；包括市场环境分析、市场营销目标、细分市场和目标市场、营销组织等优化；
3）组织编制年度、月度营销部的工作计划（市场开拓、推广、促销等）及费用预算；
4）依据中长期及年度销售计划对未来市场进行分析、预测、规划，负责制定公司的价格体系；
（2）市场研究
1）进行市场调查、竞争对手分析、重点客户、特殊渠道调查及收集整理调查资料；
2）收集与分析市场信息、竞争对手信息、重点客户及特殊渠道信息；提交市场、竞争对手、重点客户及特殊渠道需求分析报告和市场调研报告；
（3）市场区域规划及定位
1）合理做好市场规划和任务分配；
2）编制市场开发计划，新市场开发的跟踪、预测、分析；
3）研究分析现有市场开发的机会和增长点，提出新产品开发的需求（包括新品的样品、图片及终端客户需求的描述）和计划；
（4）产品和品牌的规划及推广
1）根据市场及产品生命周期特点，制定产品品牌、品类、价格、渠道、促销、服务等营销策略；
2）制定企业品牌规划和品牌策略规划，并组织推广及实施；
3）设计企业的营销行为和销售行为，使其符合品牌塑造的形象；
（5）营销策划
1）制定宣传策略与规划；
2）制定渠道推广、业务推广等推广计划；
3）策划产品促销活动；
4）每年定期召开市场推广会；
5）规划新品上市工作，根据不同的销售区域制定不同的销售策略；
（六）销售管理
1）订单：
汇总客户订单信息，及时录入用友软件系统；
2）计划：
编制销售计划，组织生产、技术质量、采购等部门召开“产销协调会”，进行销售计划评审，计划通过后及时下达，并跟踪销售计划完成情况；根据客户需求、库存情况及生产计划完成进度，适时调整计划；
3）跟踪：
跟踪订单的生产完成进度及发货信息；
4）结算：
在发货前，及时核对客户的货款到账信息；对发货后付款的，及时跟催货款；
负责定期与财务进行对帐，确保客户账款信息一致；及时向财务部提供客户开票信息；
5）过程：
了解、掌握各项销售工作展开情况；制定相关配套制度，并监督执行；
（7）客户管理
1）开发：
通过网络、展会、广告、上门拜访等方式，与潜在客户建立良好关系，不断开发新客户；
2）维护：
对客户进行定期或不定期的客情维护，保持良好关系，与维护现有客户；
3）分级：
实施客户分级管理，根据客户等级及重要度（根据销量、影响度、规模等），建立维护体系；
4）客户投诉处理：
建立客户的投诉渠道，了解并记录客户投诉的原因，找到切实的解决方案，并及时处理解决投诉事件；
（8）合同管理
1）负责组织技术质量、采购等部门进行合同评审，并跟踪合同评审提出的改善事项；
2）对客户合同进行分类、整理、归档、销毁等管理工作，做好合同管理台账；
（9）价格管理
1）根据原材料价格的波动，产品市场销售情况及当前市场竞品价格信息，及时调整和制定公司产品价格；
（十）物流管理
1）运输管理：
负责制定运输费用标准，建立车辆信息台账；依据销售发货计划，负责安排车辆调度管理；填写发货单，回收客户回执单，并结算运费；
2）仓库管理：
负责产品入库状态（数量、质量）确认，依据财务部确认后的销售订单办理出库业务，依据确认后的退货申请单接受退货；并及时将出入库信息录入系统，负责成产品、样品、相关附件的储存、安全库存管理，负责定期做好仓库盘点、库存防护等相关工作；
（十一）销售人员培训
1）依据公司培训制度，制定销售人员年度、月度培训计划，定期组织销售人员培训工作；
（十二）领导交办的临时性工作
基础管理
一、制度/标准建设
1、负责拟订部门职能、岗位职责、工作规范、流程及配套制度等基础管理制度。
2、拟订《仓库管理制度》、《经销商管理制度》、《销售人员培训制度》等其他管理制度。
二、计划管理
1、负责制定并推行本部门的年度计划、月度计划和周计划、日计划等。
2、负责本部门的周计划、月度计划和年度计划等方面的总结与汇报。
三、、档案管理
经销商档案，物流车辆档案、经销商变更记录、销售订单、需求计划、经销商合同、框架协议等档案的管理工作。
人事管理
1、负责提出本部门人员的需求计划，参与招聘面试工作。
2、负责本部门人员的工作分配。
3、负责本部门人员日常考核工作。
4、负责本部门人员定期评价工作。
销售部定岗定编
岗位
编制
实有
缺员
备注
销售部部长
1
1
0
1、负责协助上级领导制定公司的销售规划、市场区域规划及定位、产品和品牌的规划及推广；
2、负责公司的销售管理、合同管理、计划管理等日常管理工作；
3、负责本部门的人员培训。
大区经理
1
1
0
1、协助上级领导制定公司的销售规划、市场区域规划及定位、产品和品牌的规划及推广；
2、负责本大区客情关系的维护、合同的洽谈、业务经理的管理
3、负责收集本区域的市场调查资料，并对一般客户的需求分析形成书面报告汇报给上级领导。
业务经理
7
7
0
1、负责收集本区域的市场调查、竞争对手分析、重点客户的调查资料
2、负责本区域客情关系的维护、客户的洽谈、市场的开发
3、负责应收账款的回收
销售内勤
3
3
0
1、负责客户的订单处理工作；
2、负责与客户、财务的日常账务明细工作；
3、负责部门的各项报表，如销售报表、差旅费用等的统计工作
4、负责部门的档案管理工作
仓管员
1
2
-1
1、负责产品的出入库，并及时将出入库信息录入系统
2、负责产成品、相关附件的储存、安全库存管理，负责做好仓库盘点、库存防护等相关工作
调度员
1
0
1
1、负责车辆的调度管理，制定车辆的运输费用标准；
2、负责车辆的信息档案管理工作
搬运工
10
10
0
1、负责货物的装卸；
2、负责产品的粉碎、磨粉
合计
24
24
0
生产部职能说明书
基本信息
部门名称
生产部
岗位编制
6
直接上级
常务副总
下属部门/岗位
车间班长、计划统计员、维修班长、配料员、车间清洁员
职能概要
负责生产计划管理、生产管理（生产准备、进度管理、质量管理、设备管理、工艺管理、成本管理、现场管理、安全管理及生产异常情况的处理）等管理。
业务管理
（一）生产计划管理
1）根据公司年度经营计划，制定年度生产计划；
2）依据年度生产计划，负责产能分析并提出产能需求和人员配置；
3）根据年度生产计划、月度销售计划，编制月度生产计划和物料需求计划；
4）根据月度生产计划及库存情况，分解为周生产计划，并下达日生产作业计划；
5）根据客户需求、生产实际情况，适时调整生产计划；
（二）生产管理
1、生产准备
1）每天根据生产作业计划，确认原辅材料的库存情况；
2）确认生产作业计划实施的人员、设备、工装、工艺等是否达到生产要求；
2、进度管理
1）根据生产记录和报表，统计、汇总、分析生产日报，监督生产进度确保各车间按生产作业计划完成生产任务；
2）对影响生产进度的问题进行分析，提出改善措施，并组织实施；
3、质量管理
1）根据质量标准要求，负责生产过程中的自检工作，确保产品质量合格；
2）根据质量体系和工艺、质量要求，做好现场质量工艺管理；
3）配合技术质量部做好质量改进工作；
4、设备管理
1）负责生产设备管理，并编制年度/月度/周设备维护保养计划；
2）负责新设备的接收、安装调试的验证、产品移交的验收，对随设备厂家提供的备件及相关图纸说明书等办理入库或存档工作，并建立设备台账；
3）负责编制、实施设备操作规程，负责设备点检、设备维修保养工作；
4）负责建立设备备品备件检验标准，对领用的备品备件进行管理；
5）负责设备非标零部件加工图纸的绘制、加工技术要求的说明，并对加工的非标零部件进行入库检验；
6）负责建立设备采购合同管理台账（设备采购时间、质保期、质保内容等），对保修期内发生的维修保养费用，必须按照合同进行；
7）负责设备操作的培训；
5、工艺管理
1）根据公司工艺技术要求，监督员工的工艺执行情况，配合技术质量部做好工艺纪律的检查；
2）负责工艺文件的培训、下发、回收、管理等工作；
3）配合技术质量部做好工艺改进工作；
6、成本管理
1）协助技术质量部制定和修订工艺定额、员工的计件工价、物料消耗定额等相关定额标准，并负责实施；
2）负责编制备品备件的安全库存标准，配合财务部、销售部制定原辅材料、产成品安全库存标准；
7、现场管理
1）根据公司“6S”现场管理规定，落实生产现场的管理工作并负责定期检查；
2）配合公司做好“6S”检查工作，组织落实“6S”检查反馈的问题的纠正、预防措施，并按时完成整改；
8、安全管理
1）落实各车间生产安全责任制，定期组织安全检查；
2）监督生产设备、安全设施的完好性，并反馈信息；
3）监督员工对安全生产管理规定和安全作业指导书执行情况，确保作业安全；
4）定期组织员工进行生产安全教育培训；
5）对生产现场出现的安全事故的提报、分析、改进，并将安全事故的信息及时反馈到综合管理部；
9、负责生产异常情况的处理
1）负责生产过程中存在的问题与技术质量部联系，办理让步接收、返工、返修等事宜；
2）针对生产突发性事件（停电、停水、断料等）制定相关的应急方案措施；
基础管理
一、制度/标准建设
1、负责拟订部门职能、岗位职责、工作规范、流程及配套制度等基础管理制度。
2、拟订《车间管理制度》、《设备管理制度》、《安全作业指导书》、《统计管理制度》、《车间操作工计件工资标准管理规定》等其他管理制度。
二、计划管理
1、负责制定并推行本部门的年度计划、月度计划和周计划、日计划等。
2、负责本部门的周计划、月度计划和年度计划等方面的总结与汇报。
三、档案管理
设备台账、设备检修计划与实施、生产日报、设备故障申请/维修单、领料单、产成品报检入库单、配方、设备点检表、工艺记录表、年度/月度/周生产计划、日生产作业计划、统计报表、设备验收/验证报告、备品备件的采购申请单、安全检查记录、“6S”检查记录等档案的管理工作。
人事管理
1、参与本部门人员的招聘工作。
2、负责本部门人员的工作分配。
3、组织本部门人员培训工作。
4、负责本部门人员的考勤工作。
5、负责本部门人员日常考核工作。
6、负责本部门人员定期评价工作。
生产部定岗定编
岗位
编制
实有
缺员
备注
生产部部长
1
1
0
1、制定年度生产计划2、确保产品符合质量要求3按时完成生产计划4、人员培训5、安全生产
车间班长
2
2
0
1、确保人员、设备、工装、工艺达到要求2、现场工艺管理3现场6S4、现场工艺纪律
计划统计员
1
1
0
1、制定月度/周度/日生产计划
2、核实计划完成情况3、生产数据统计汇总
维修班长
1
1
0
1、制定设备维修保养计划2、编制设备操作规程、设备点检内容3、设备操作安全
维修工
1
2
-1
1设备维修保养2、设备操作安全
配料员
1
1
0
按规定配方配料
车间清洁员
1
1
0
协助车间搞好6S
操作工
14
12
2
二班制，PE：
3人；PVC：
4人
合计
22
21
技术质量部职能说明书
基本信息
部门名称
技术质量部
岗位编制
2人
直接上级
常务副总
下属部门/岗位
工艺质量管理员
职能概要
负责制订年度技术质量工作计划、新产品的开发、工艺管理、质量管理（质量策划、质量检验、质量问题处理、质量信息统计、分析、检/量具及样品的管理、质量体系管理）、技术质量培训。
业务管理
（一）依据公司中长期技术质量战略规划，制订年度技术质量工作计划；
（二）新产品的开发
1）依据客户需求、样件及公司新品开发的方向，负责组织新产品的策划；
2）负责新产品工艺的设计开发（材料、配方、生产过程成型工艺）及验证（试机、定型）工作；
3）负责工艺参数制定、工艺文件标准化，满足新产品的量产要求；
（三）工艺管理
1）负责产品加工过程工艺流程、工艺标准和工艺参数等要求的改进，并跟踪改进效果；
2）负责对加工过程中工艺执行情况进行检查、指导、监督；监督公司工艺管理制度的执行；
3）适时提出或根据生产部、市场投诉信息进行分析，提出工艺改善措施，保证生产工艺的先进性；
（四）质量管理
1、质量策划
1）负责公司质量目标展开，制定具体的实施措施和计划；
2）负责新产品开发阶段的评审、验证，参与新产品的策划和可行性方案的制定；负责制定产品的质量标准、试验方法和检验手段；
2、质量检验
负责进货检验、首检、过程巡检、成品检验等检验工作；
3、质量问题处理
1）负责组织生产部做好内部质量问题的分析处理工作；
2）负责组织销售部做好客户投诉信息分析处理工作；
4、质量信息统计、分析
1）负责进货、生产过程、成品检验及客户投诉的质量信息统计、分析工作；
2）组织召开周、月度质量例会，制定质量改进的方案并组织实施；
5、检/量具及样品的管理
1）负责建立检/量具的管理台账，定期组织检/量具的校验、校正、使用、保管、保养等工作；
2）负责样品收集（样品编号、工艺状态、配方等）、样品台账、样品维护、样品更新等管理；
6、质量体系管理
1）协助做好三大审核（内审、过程审核、产品审核）及相关体系文件的管理；
2）协助供应商的考察与评审工作；
（五）技术质量培训
1）负责现场工艺、质量的控制手段、方法等培训；
基础管理
一、制度/标准建设
1、负责拟订部门职能、岗位职责、工作规范、流程及配套制度等基础管理制度。
2、拟订《进货检验制度》、《制程检验制度》、《成品检验制度》、《首件检验制度》、《技术管理制度》、《工艺参数》、《作业指导书》等其他管理制度。
二、计划管理
1、负责制定并推行本部门的年度计划、月度计划和周计划、日计划等。
2、负责本部门的周计划、月度计划和年度计划等方面的总结与汇报。
三、、档案管理
记录标准、工艺参数、配方、工艺文件、检验（原辅材料、过程、成品）记录，不合格品评审报告、工艺记录、检/量具台账、样品台账、客户投诉信息处理、周/月度质量例会等档案的管理工作。
人事管理
1、参与本部门人员的招聘工作。
2、负责本部门人员的工作分配。
3、组织本部门人员培训工作。
4、负责本部门人员日常考核工作。
5、负责本部门人员定期评价工作。
技术质量部定岗定编
岗位
编制
实有
缺员
备注
技术质量部主管
1
1
0
负责公司技术质量管理工作，制定工艺标准，质量标准监督执行。
确保公司质量目标的实现。
工艺质量管理员
2
2
0
负责巡检、监督生产部的工艺、质量执行情况，监督整改措施。
合计
3
3
采购部职能说明书
基本信息
部门名称
采购部
岗位编制
1
直接上级
常务副总
下属部门/岗位
采购部部长
职能概要
负责供应商的管理、采购管理、合同管理、采购异常情况的处理、安全库存管理等相关工作。
业务管理
（一）供应商的管理
1）负责新供应商的开发，组织对新供应商的考察；
2）负责对新供应商的评判及选择；
3）负责拟定供应商的框架协议；
4）负责对供应商进行评价、分级管理，依据评定结果建立新供应商档案；
5）负责收集供应商信息，建立供应商档案；
（二）采购管理
1）接受物料需求计划，根据需求计划编制采购计划；
2）负责询价比价，根据询价结果编制采购订单/采购申请单并报领导审批；
3）负责零星物料的采购及大宗原辅材料采购过程的跟踪、反馈；
4）依据采购订单/采购申请单，负责填写物料入库报检单提出报检并办理入库手续；
5）负责与财务进行对帐，办理货款结算手续；
6）采购成本的控制，依据采购原则，同种物料引进两家以上合格供应商，体现价格竞争机制，及时了解市场各种物料价格及影响物料成本因素的变化情况，定期对供应商的采购价格进行评估，合理控制采购成本；
7）编制采购报表；
（3）合同管理
1）负责合同的谈判、签订，合同履行后进行分类、整理、归档管理；
2）负责监督供应商合同的履行，对违反采购合同的供应商进行索赔；
（四）负责采购异常情况的处理
1）负责入库检验、生产、交付过程中存在的问题与供应商联系，办理让步接收、退货、索赔等事宜；
2）负责供应商采购异常的改善跟踪、验证等工作；
（五）安全库存管理
1）负责制定采购周期，协助财务部制定原辅材料、备品备件等物料的安全库存；
基础管理
一、制度/标准建设
1、负责拟订部门职能、岗位职责、工作规范、流程及配套制度等基础管理制度。
2、拟订《采购管理制度》、《供应商管理制度》等其他管理制度。
二、计划管理
1、负责制定并推行本部门的年度计划、月度计划和周计划、日计划等。
2、负责本部门的周计划、月度计划和年度计划等方面的总结与汇报。
三、、档案管理
供应商档案、物料价格对比记录、供应商变更记录、采购订单、物料需求计划、采购计划、采购合同、框架协议等档案的管理工作。
人事管理
1、参与本部门人员的招聘工作。
2、负责本部门人员的工作分配。
3、组织本部门人员培训工作。
4、负责本部门人员日常考核工作。
5、负责本部门人员定期评价工作。
采购部定岗定编
岗位
编制
实有
缺员
备注
采购部部长
1
1
0
负责公司技术质量管理工作，制定工艺标准，质量标准监督执行。
确保公司质量目标的实现。
合计
1
1
综合管理部职能说明书
基本信息
部门名称
综合管理
岗位编制
10人
直接上级
常务副总
下属部门/岗位
人事行政主管、后勤主管、司机、厨师、门卫
职能概要
负责公司的人力资源管理（人力资源规划、人力资源配置、员工培训与开发、薪酬福利管理、绩效管理、员工职业生涯规划、员工关系）、行政管理、网络信息管理、企业文化建设、后勤管理、安全管理等。
业务管理
（一）人力资源管理
1、人力资源规划：
1）根据公司中长期发展规划，制定公司人力资源中长期规划；
2）做好公司人才梯队建设规划和实施；
2、人力资源配置：
1）根据公司经营管理需要和各部门岗位设置，进行合理的定编、定员，制定公司年度用工需求计划；
2）根据各部门日常用工需求，组织员工的招聘、面试工作；
3）根据人员能力及公司发展要求，对现有人员进行定期评估，并依据评估结果对人员进行合理的调整和配置；
4）负责员工入职手续的办理；
5）负责内部人事调动、人员离职等相关手续的办理；
3、员工培训与开发：
1）负责建立公司培训体系；组织进行培训需求调查，根据培训需求调查和分析，编制公司年度培训需求计划并组织实施；
2）组织对培训效果跟踪和评估；
3）负责组织内部培训课件的开发及外训培训内容的转化；
4）负责建立保存培训教程库和员工培训档案；
5）负责新进员工的入职培训、转正评价等工作；
6）负责特殊工种岗位任职资格证的取得、复审、培训、换证监督管理等；
4、薪酬福利管理
1）收集同行和周边薪酬信息，做好外部薪酬调查、分析，为公司制定薪酬政策提供依据；
2）负责拟定公司薪酬福利制度，报总经理审批后，组织实施；
3）参与一线员工计件工资标准的制定，报总经理审批后，监督实施；
4）负责计时、计件人员的考勤统计，以及奖惩、绩效考核结果，并负责核算公司月度工资；
5）做好员工因岗位职务变动工资的调整和员工薪酬调整，提报审批；
6）负责员工社会保险（五险）等业务的办理，及日常基础数据的维护；
5、绩效管理
1）建立绩效管理体系，拟定绩效考核制度，报总经理审批后，组织实施；
2）负责绩效数据的收集、绩效考核的评价；
3）负责员工绩效申诉并及时处理；
4）建立员工绩效管理档案，并根据考核结果，提出人事调整的建议；
6、员工职业生涯规划
1）负责建立公司员工职业生涯规划体系，并帮助关键岗位员工制定职业生涯规划；
7、员工关系
1）负责编制员工手册并组织公司相关人员对人力资源制度进行培训，处理相关人员的咨询投诉处理；
2）负责员工劳动合同的拟定、签订、续签及合同管理；
3）负责检查监督各项制度的执行情况，对违纪人员有权提出处理意见；
4）负责员工考勤、病假、事假等归口管理工作；
5）负责员工工伤、劳资纠纷等员工关系处理；
6）负责建立畅通的员工沟通渠道，设立总经理信箱，定期做好员工满意度调查；
7）负责组织员工面谈工作；
8）负责员工体检、职业病防治监测等职业卫生管理；
（二）行政管理
1、上传下达：
负责公司领导指示及时传达相关部门，把部门反馈的意见和建议及时反馈到相关领导；
2、负责会议管理（会议通知的下达、会议设施管理、会议期间的服务、会议纪要及会议形成的决议事项的跟踪检查）；
3、档案管理：
建立档案管理规定（收集、归档、借阅等工作）；
4、负责报刊、图书等杂志的征订、收发、借阅等管理工作；
5、办公设施管理：
负责各部门使用的办公设施的建档、登记、发放、日常维护等管理；
6、文印管理：
负责公司级及相关业务表单的打印、复印、印刷等文印工作的管理，并负责公司机要文件、受控文件的管理及有关文件和规章制度的审核、存档；
7、对外接待：
负责公司级年会的策划实施及接待工作；
8、外联工作：
负责与政府行政等部门的对接及高新技术企业项目的申报等外联工作；
9、法务管理：
做好公司涉及到法务的各相关事项的处理；
10、文件收发：
负责内部和外部文件的收发和整理，建立文件收发台账；
11、负责公司“6S”的归口管理工作；
（3）网络信息管理
1）负责公司网络和信息化系统，配合销售部进行网站的建设和维护；
（4）企业文化建设
1）负责建立企业文化体系，制定年度/月度文体活动
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