群发邮件需注意的礼仪.docx

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群发邮件需注意的礼仪

群发邮件需注意的礼仪

篇一:

群发邮件注意的礼仪

群发邮件需注意的礼仪2?

群发邮件需注意到礼仪:

在日常办公中，我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况，这就需要使用到邮件的群发功能。

在邮件发送操作中有下面几个概念:

收件人收件人是您...群发邮件需注意到礼仪:

在日常办公中，我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况，这就需要使用到邮件的群发功能。

在邮件发送操作中有下面几个概念:

收件人收件人是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写他的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

收件人可以并列多个，通常以分号隔开。

抄送地址点击“添加抄送地址”打开抄送地址输入框，抄送地址也是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写对方的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

暗送地址点击“添加暗送地址”打开地址输入框，暗送地址也是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写他的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

对方收到邮件时，收件人和抄送人的邮箱中不会显示暗送人地址。

群发邮件时，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三种形式。

如果您给某人和其他人一起发邮件时，不介意大家知道你在同时发给其他人，则可以使用“并列收件人”和“抄送”。

信件的所有收件人都能够看到其他收件人、以及您指定为“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。

“密送”代表“不显示的副本”。

这极相似于“抄送”功能，只不过“密送”的收件人名址不会被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看见。

假如您给很多客户一起发邮件，此时就不应当使用“并列收件人”和”抄送”，否则原本不认识的客户之间，可能通过您的邮件，得到了其他不认识的客户的邮件地址。

而泄露客户个人信息的人，就是您了。

此时，使用“密送”更为妥当。

但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因为对方的邮箱可能还有超级厉害的“全部回复”的功能。

不同邮箱的“全部回复”功能不同。

我们再来看两个回复操作中的概念:

回复:

选择一封邮件，点击“回复”链接，将进入写邮（转载于:

wWboThwiN.cOM博威范文网:

群发邮件需注意的礼仪）件页，回复邮件给发件人。

此功能是一对一形式，“谁发给我，我就给谁回复”。

全部回复:

选择一封邮件，点击“全部回复”链接，将进入写邮件页，有的邮箱的“全部回复”功能，是只回复给“发件人”和“抄送”中的邮件地址。

（在有些邮箱中“全部回复”不回复给并列收件人，所有并列收件人地址

在收件人的收信页面中都能看到。

抄送者可以被“全部回复”，并列收件人则不能直接“全部回复”。

这就是某些邮箱“并列收件人”和“抄送”的区别。

）注意，有的邮箱的“全部回复”功能超级强大，是回复邮件给所有并列发件人和发件人在发送该封邮件时填写的所有“抄送”和“密送”中的全部邮件地址。

如果对方邮箱具有密送“全部回复”功能，那么无论您是使用“并列收件人”、“抄送”还是“密送”，当对方点击“全部回复”时，您群发的所有邮箱姓名地址都将出现在回复邮件页面的“收件人”输入框中。

也就是说，无论您是否“密送”，都无法真正保密。

这样不但客户名址全部泄露，而且更严重的情况是，如果回复人也是个马大哈，随便点了“全部回复”而没有注意到“收件人”输入框中自动跳出了那么多人的地址，那么他给您一个人回复的邮件，有可能同时发给了一群不相干的人，这会给我们的工作带来极大的麻烦。

需谨记的事项:

给重要人物的重要邮件一定要一对一单独发送。

群发操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是否妥当。

一旦发出，“覆水难收”。

不重要的通告式非保密邮件，可以在特定地址非保密组群里以三种形式群发，但要根据对

方邮箱特性，慎重选择使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送（密送）”功能。

回复他人邮件时，一定要再次检查收件人地址是否正确。

使用尊称。

按照中国传统习惯，对尊者勿直呼其名，姓+尊称可以;姓+名+尊称可以;名+尊称亦可，只叫“名”或只叫“姓+名”无尊称，可能就不够得体了。

尤其是直呼且只呼其名（姓和尊称都没有叫出），在关系不够深的时候会让对方感觉不适。

（当然，关于称呼的礼仪，在不同文化下是不同的，此处不做讨论了。

）再次强调:

记住别人的名字，在适当的时候能够称呼别人的名字。

如果您已经知道对方的名字，那么，当您给对方发邮件时，“尊敬的某经理:

……”要比“经理您好:

……”收到回信的概率大很多，因为后者这样的称呼容易让对方联想到，您的这封邮件是群发出来的广告邮件，没有必要认真对待。

（完）

篇二:

电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范

电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范

电子邮件的礼仪

Netiquette（网络礼仪）的范围很广，在这里我们只说其中的一部分——emailetiquette（electronicmailetiquette，电子邮件的礼仪），它是每一位职业人士都应该遵循的日常商务礼仪规范。

必须回复

电子邮件如同通电话，正如你不应该让电话铃声响太久才接听一样。

无论对方来信是提问还是问好，你都必须尽快回复。

不过，如果你没有经常查看邮箱的习惯，你应该把这种习惯告诉他人。

必须写主题

这是一种职业行为。

通常人们会根据主题判断邮件的重要性，一般来说，没有主题的邮件往往会被忽略，到最后才看。

因此，通过主题让他人对邮件的内容一目了然，会加快对方同复邮件的速度。

内容简练

写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达。

注意礼貌

发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解

或给收信人留下不好的印象。

注意字体

字体大小要适中，不要选择让人难以阅读的字体。

此外，如果写英文邮件，特别注意不要全用大写。

例如，IWILLCALLYOUTOMORROW.这句话全用了大写，表示喊叫的语气，大声地对收件人说这句话，显得很没礼貌。

正确的表达应该是:

Iwillcallyoutomorrow.

注意编码

有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码。

保持专业

避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。

避免传递无关信件

“Spam”或“Junkmail”（垃圾邮件）是令人厌烦的，所以不要发送对方不感兴趣的邮件。

尊重隐私

有些人并不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中，所以当群发邮件的时候，要考虑对他人隐私的尊重。

小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能

抄送（CC）是指发送给收件人的同时，也让其他一人或多人收到该封邮件，并且也让收件人知道这种情况。

密送（BCC）的功能也差不多，其区别是收件人并不知道你同时

也把该邮件发送给了其他人。

小心使用附件功能

信件内容不多时，应该以正文形式发送邮件。

发送图片、影像或文字量较多的文档时可以通过附件发送，并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。

同时发送多个文件或比较大的文件时，可以先压缩后再发送。

小心使用表情字符

适当使用表情字符可以表达幽默，让人感觉轻松与亲切。

但在发送前你必须确认收件人能领会字符的含义。

以下是常见的表情字符:

表情字符含义

:

-）或:

）微笑

:

->露齿笑

:

-P歪嘴笑、吐舌头

;-）眨眼

:

-（不高兴

表情字符含义

:

-|不感兴趣

:

-/困惑

:

-e失望

:

-@尖叫

:

-O喊叫、惊讶

小心使用缩写

适当使用缩写可以节省时间和空间，这种方式广泛应用于电子邮件中，但你必须确认收件人能明白缩写的意思。

以下是常见的缩写:

缩写原文意思

AOBAnyotherbusiness其他议题

ASAPAssoonaspossible尽快

BCCBlindcarboncopy密送

BTWBytheway顺便问一句

CCCarboncopy抄送

Conf.Confidential机密

IOWInotherwords换句话说

Pls.Please请

P.S.Postscript附笔、又及

邮件要署名

与传统信函一样，电子邮件也必须在信件上署名，这是对收件人的一种尊重。

检查语法和错别字

点击发送前要先检查一遍，看看有没有错漏之处。

电子邮件发出去就收不回来了，所以必须要谨慎。

温馨小贴士:

如果因为换工作或其他原因要更改电子邮箱地址，应及时通知所有与您有电子邮件往来的人。

模拟演绎:

1.讨论有关电子邮件的用途和个人看法。

2.告诉大家你曾经遇到过的不符合电子邮件礼仪规范的情况。

篇三:

电子邮件礼仪

在日常工作中，我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况。

这里，我要特别强调，分清楚发送邮件时的“并列收件人”、“抄送”和“密送（有的邮箱称之为‘暗送’）”功能的区别。

在邮件发送操作中有下面几个概念:

1、收件人:

收件人是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写他的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

收件人可以并列多个，通常以分号隔开。

2、抄送地址:

点击“添加抄送地址”打开抄送地址输入框，抄送地址也是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写对方的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

3、暗送地址:

点击“添加暗送地址”打开地址输入框，暗送地址也是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写他的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

对方收到邮件时，收件人和抄送人的邮箱中不会显示暗送人地址。

解释:

群发邮件时，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三种形式。

如果您给某人和其他人一起发邮件时，不介意大家知道你在同时发给其他人，则可以使用“并列收件人”和“抄送”。

信件的所有收件人都能够看到其他收件人、以及您指定为“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。

“密送”代表“不显示的副本”。

这极相似于“抄送”功能，只不过“密送”的收件人名址不会被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看见。

假如您给很多客户一起发邮件，此时就不应当使用“并列收件人”和“抄送”，否则原本不认识的客户之间，可能通过您的邮件，得到了其他不认识的客户的邮件地址。

而泄露客户个人信息的人，就是您了。

此时，使用“密送”更为妥当。

但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因为对方的邮箱可能还有超级厉害的“全部回复”的功能。

不同邮箱的“全部回复”功能不同。

我们再来看两个回复操作中的概念:

1、回复:

选择一封邮件，点击“回复”链接，将进入写邮件页，回复邮件给发件人。

此功能是一对一形式，“谁发给我，我就给谁回复”。

2、全部回复:

选择一封邮件，点击“全部回复”链接，将进入写邮件页，有的邮箱的“全部回复”功能，是只回复给“发件人”和“抄送”中的邮件地址。

（在有些邮箱中“全部回复”不回

复给并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信页面中都能看到。

抄送者可以被“全

部回复”，并列收件人则不能直接“全部回复”。

这就是某些邮箱“并列收件人”和“抄送”的区别。

）

注意，有的邮箱的“全部回复”功能超级强大，是回复邮件给所有并列发件人和发件人在发送该封邮件时填写的所有“抄送”和“密送”中的全部邮件地址。

解释:

如果对方邮箱具有密送“全部回复”功能，那么无论您是使用“并列收件人”、“抄送”还是“密送”，当对方点击“全部回复”时，您群发的所有邮箱姓名地址都将出现在回复邮件页面的“收件人”输入框中。

也就是说，无论您是否“密送”，都无法真正保密。

这样不但客户名址全部泄露，而且更严重的情况是，如果回复人也是个马大哈，随便点了“全部回复”而没有注意到“收件人”输入框中自动跳出了那么多人的地址，那么他给您一个人回复的邮件，有可能同时发给了一群不相干的人，这会给我们的工作带来极大的麻烦。

结论:

慎重使用群发邮件功能。

1、给重要人物的重要邮件一定要一对一单独发送。

2、群发操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是否妥当。

一旦发出，“覆水难收”。

3、不重要的通告式非保密邮件，可以在特定地址非保密组群里以三种形式群发，但要根据对方邮箱特性，慎重选择

使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送（密送）”功能。

4、回复他人邮件时，一定要再次检查收件人地址是否正确。

前文《群发邮件时的重要问题》详述了群发电子邮件的不同方法，本文对电子邮件的发送礼仪再做一个总结，不足之处，还请各位补充:

1、注意保密。

一般单位的文件秘密级别可以分为“绝密”、“机密”、“密”、“普通”等四个级别，只有其中的“普通”文件可以通过电子邮件发送，凡带有“密”的文件严禁用电子邮件发送。

发送时，要搞清群发的“并列收件人”、“抄送”和“密送（有的邮箱称之为‘暗送’）”功能的区别。

2、在地址输入框内，准确无误地键入对方的邮箱地址。

避免误将邮件发送给他人。

3、在主题输入框内，必须简明扼要地书写邮件主题。

主题不清楚或无主题邮件，可能会被对方当成垃圾邮件删除掉。

4、正式邮件——（包括发给领导、同事、客户、老师、长辈、同学等人的邮件，唯本人之亲密关系人除外），请使用传统的信函格式。

什么是传统的信函格式呢,传统的信函格式，包括称谓、问候语、正文、敬祝语、具名语、日期六个部分。

（1）称谓

书信中的称谓是写信人对收信人的称呼，它表示写信人与收信人的关系。

称呼写在第一行，要顶格写，后面加冒号。

对收信人的称呼要根据发信人与收信人的关系来定，还要考虑具体情况。

例如:

“敬爱的李部长”、“尊敬的张经理”、“李老师”、“王先生”等。

直呼其名只限于较亲密或熟悉的人之间。

书信最后的署名也要按照自己和收信人的关系来写，与开头的称呼相对应。

（2）问候语

称谓之后，另起一行空两格，书写问候语，如“您好～”、“近来身体可好,”、“最近工作一定很忙吧～”，等等。

（3）正文

书写时要另起一行空两格。

继续书写内容时，可以转行分段叙述，每一段开头空两格。

（4）敬祝语

敬祝语位于正文后，一般是表示祝愿或敬意的敬语、祝词。

在公务书信中，即使是最简洁的信件，也不可省略敬祝语，否则会失去公务信件的正式感。

具体的敬祝语应根据双方的关系来定。

敬祝语由两部分组成，前一部分（如”此致”、“祝颂”、“祝”、“谨祝”、“预祝”等）应单独占一行，左起空两格，后一部分（如“敬礼”、“最诚挚的敬礼”、“安康”、“文祺”、“商祺”、“工作顺利”、“身体健康”、“节日愉快”、“一帆风顺”等）必须另起一行顶格写。

（5）具名语

具名语是写信人的姓名加身份和修饰语，要与称呼相适应，写在敬祝语下面的右下角区域。

（6）日期

日期是传统邮件必须的部分，写在具名语的下面略靠右。

电子邮件上通常自附发送时间，遇到一天之内频繁往返发送邮件的情况时，可以省略日期。

5、邮件内容应简明扼要，篇幅不可过长。

如果发送的是长篇的资料，应选择以附件形式发送。

每次所发的附件不可过大，要考虑到对方邮箱的容量大小。

附件过大时可分几次发送，便于对方查收。

发送附件时应以正文说明，正文不可为空。

6、邮件用语要礼貌规范，表达出对对方的尊重。

撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，否则像是在向对方“吼叫”。

慎用网络流行语。

7、重要邮件发送后，可短信告知对方，提醒对方查收。

发送之前，养成再次检查的好习惯。

8、定期查看新邮件，并注意及时回复。

涉及较难处理的问题时，可先回复邮件已收到，再择时另发邮件予以具体回复。

9、定期整理邮箱。

重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。

有些来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要

打开，应直接删除。

您知道发送和回复电子邮件的礼仪及规范吗,事情虽小，但能体现您的专业性

您知道发送和回复电子邮件的礼仪及规范吗,事情虽小，但能体现您的专业性（四）

阅读信件时应设法厘清建议与意见

如同撰写传送邮件时须注意厘清建议与意见一般，阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。

详细辨

明来信到底只是表达看法、反应需求还是提出方案、鼓吹行动?

如此，才能适当地回复来信。

避免非相关主题性的言语

网际空间具有「八卦」传播与间聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。

因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。

此外，要回复他人信件时，请使用“Reply”的功能，不要另起标题而造成对方的混淆。

将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见

在回复某一特定信函之前，请先阅读所有已回复该信的内容，也许你原定的回复内容已有十个人讲过相同的意见。

若真如此，只须轻描淡写地表达即可，无须重复大家已觉厌

烦的意见。

在网际空间中，长篇大

论往往不会引发他人阅读的兴趣，反而是那些精简有力的言论会吸引群众。

确认将要回复的对象是谁

在网际空间中进行公众事务的讨论时，请再三思考虑回复的对象到底是谁?

有必要将自己的意见广播吗,或许，只须回复意见给发信者，并加注说明:

「如果你觉得有必要将这个意见广播给大家，敬请传送

无妨～署名」。

署名代表着回复者对其言论负责的态度，也让回复者因其精辟的言论有所赞誉回馈。

切勿在未经同意前，将他人信函转送给第三者

若要把他人的来函转送给第三者之前，要先征询来信者的同意，否则犯了网络礼仪的大忌～对来信者

而言，邮件内容是针对收信者所撰写的私人信函，不见得适合他人阅读。

虑替代性的沟通管道

回复电子信件前，再思考一下:

为何不拿起电话与对方聊聊或约个时间当面签覆?

别忘了，电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助（如表情、肢体语言等）。

见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的，更何况目前太多的人都是以非自己母语的英文进行电子邮件沟通，误解与纠纷自然在所难免。

最后，要提醒所有新新的计算机族群们，

当你们成为优秀的好国民时，千万要遵守「因特网」的礼仪，不

要认为在计算机的世界里，没有人可以看见你，就可以为所欲为哦～