OA办公系统改造方案样本.docx
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OA办公系统改造方案样本
OA系统改造方案初稿
一序言
我们现行OA系统是基于LotusDominos/NOTES4.6，关键应用在Domino邮件服务和公文流转方面。
从98年以来，本省OA系统已经在全省范围内广泛地推广及应用，成为企业全部职员最关键办公平台。
OA系统大力推广及广泛应用推进了企业信息化发展，促进了广大职员信息化意识提升。
现在，我们在全企业范围内基础上做到了无纸化办公，并使各部门间协调工作愈加顺畅，提升了各部门工作效率，得到了广泛好评。
尤其是其它省部分弟兄企业也纷纷借鉴我们应用模式和数据库源代码，而且部分已经或正准备投入使用。
但伴随现代化办公理念日新月异，我们在应用、维护过程逐步发觉从98年开发后至今未得到升级现行系统应用比较简单，平台也相对落后，已经不能够满足职员办公需要。
我们所设想中OA系统应该是提供企业内部办公全方位服务系统，在操作终端上应提供全部Web页简单界面并提供Web查询功效，在服务提供上应完善公文流转系统、开发电子决裁系统、部门间信息共享系统等，并对外提供数据接口，在Web级或数据库级和其它系统进行集成和信息共享！
最终能够依靠OA系统形成企业内部网（INTRANET）。
二、企业现行OA系统介绍
现在我们采取OA系统于1998年开发，服务端基于Domino4，用户端采取Notes4.67。
省企业Server和地市企业Server经过复制同时信息。
在应用上关键包含日常公文流转，信息公布，讨论组，和利用Domino邮件系统实现通信。
下面就现有模块及其存在部分问题说明以下：
1.公文流转系统
我企业现有公文流转系统作为OA系统中最关键一部分在全省范围内运转，实现了全企业无纸化公文流转。
关键包含以下几部分：
收、发文管理库：
这两个数据库是公文流转中关键部分，全部公文根据企业收发文要求步骤进行流转。
在流转过程中，总企业和省企业之间、省企业和市企业之间公文是以邮件方法进行流转；省企业、市企业内部直接在收、发文两个数据库内经过定义一系列操作实现流转。
各个发文部门经过对应模板进行发文，办公室人员能够定义如密级等文件全部属性。
因为收发文具体步骤比较复杂，在此不做详述。
办公步骤控制库：
在这个数据库中定义了多种办公步骤，和在包含收、发文管理多种步骤中每个岗位定义，和岗位相关描述，如相关岗位人员集合等。
办公人员配置库：
这是一个人员管理数据库，定义了使用各模块人员基础信息和相关权限，还有些人员部分实时状态，如出差标识等。
上述两个数据库是公文流转系统基础，提供了具体步骤定义和用户权限管理。
存档库：
这是基于Domino一个文档库，用来存放公文流转结束后需要存档相关文件。
另外对此数据库经过借阅控制模块管理，依据文件密级不一样也有相关权限控制，还能够组合查询。
出差留言库：
办公人员出差登记小模块，经过填写出差时间段和公文授权人控制在此人出差时公文流转。
办公人员作了出差登记后，在公文流转到该人员时能够选择提交给被授权人员进行处理。
正式发文库和阅文栏：
在发文步骤结束后，办公室综合处理人员能够将该文件公布为正式发文，同时在阅文栏上公布，供有阅读权限人员阅读。
在收发文步骤中按提醒进行操作。
2.信息公布
信息公布平台是OA中应用较多一部分，包含日常企业、和各部门需要公布各类信息。
关键包含：
通知栏，企业日常通知事务在此公布，可定义阅读群组和阅读期限，定时删除过期文档；部门专栏，全省各级企业同部门内部通知和资料、文件公布，如个险专栏，教育培训专栏等；新闻性专栏，全省分地域公布新闻信息，如“福建寿险”专栏等。
省企业和地市企业Server间经过复制对公布信息进行同时。
3.讨论组
利用Notes讨论组模板结构各级讨论组数据库，通常是以部门为单位，用户以论坛方法进行信息交流。
省企业和地市企业Server间也是经过复制对讨论内容进行同时。
4.应用程序
包含信息技术部值班登记、生日祝贺、考勤管理等部分小型应用。
伴随时间推移，在开发、推广和维护系统过程中，我们在积累了一定经验同时，也发觉了现行系统存在很多问题，这其中具体包含：
●公文流转系统因为开发过程中设计不够严密，造成系统本身不够健壮，尤其表现在使用过程中“跳流转”功效，即当正常流转出现问题时补救手段，会造成步骤混乱。
另外，因为Notes系统本身不足，无法很好地避免冲突文档。
●因为公文流转系统中，大部分步骤控制是经过写按钮事件方法实现，所以步骤和岗位定义不够灵活，流转不够顺畅，可扩展性不强。
●报表功效较弱，无法实现报表灵活输出。
●安装维护麻烦，没有直观安装界面，也没有统一便捷维护管理工具，不利于管理员对系统进行维护。
●系统底层架构比较混乱。
因为整个系统开发过程经手人员太多而且交接和文档不够充足，造成系统定义不清。
●用户操作界面不够方便，部分功效实现方法较落后，效率低下。
●在通讯录等数据库和各级企业进行复制时，会不定时产生数据混乱，而且无法定位问题所在，造成维护工作量增加，因为在数据库权限管理上多借助于Notes通讯录中邮件用户及群组，当通讯录复制出现问题时候会影响到部分数据库使用。
●对部分交互性强数据库，经过自动复制同时信息方法往往不够立即，满足不了实时要求。
部分关键信息无法有效主动通知到用户。
●文件归档时因为4版Notes数据库本身不足，数据库限额无法重新设置，而且数据库大小无法满足实际应用。
●省企业和下属各市企业及县企业在日常办公过程中有很多需要相互交换公文及数据，现在交互模式是经过邮件系统进行交互。
邮件系统交互这种方法，使交互过程过多地加入了人工干和，降低了系统自动化程度，实时性不够，效率也受到一定影响，规范化标准化程度降低。
总而言之，我们愈加感到办公自动化系统改造必需性、迫切性。
三、目标
经过改造系统应该含有原系统全部功效，同时也要兼顾用户操作习惯，老用户无需太多培训即可上手；界面清新实用，更具人性化，便于新用户入门；功效稳定可靠，符合实际办公流转需求；文档明晰充足，便于系统管理人员对系统进行管理及维护、再次开发。
对本企业办公自动化系统作战略、客观目标计划，关键有以下目标：
1）稳固升级DominoR4至R6，确保升级后办公自动化应用系统和总企业及各省分企业各版本Domino正常衔接；
2）升级本企业原有OA模式，移植原有数据至新系统，采取R6及各项新技术特征，实现工作流模块化定义，以扩展多种相关应用，将旧系统升级为优异、成熟、稳定、健壮办公自动化系统，实现平稳过分；
3）全方面架构B/S方法企业内部网，集成全部Notes及增值平台应用，实现DOMINO平台和周围系统连接，走向集成化道路。
4）实现应用系统含有知识管理功效特征：
统一企业门户，集成化、一体化，同时集成档案系统、数据中心、财务系统、业务系统等其它各类综合应用系统，实现文档一体化、数据无缝交互、高度资源共享。
具体来说，将应用系统定位成一个集成化、一体化广义办公应用系统，是本企业信息平台基础：
●建设中国领先企业信息化系统，让用户感到办公乐趣，切实提升办公效率、管理效率和经济效益，真正实现办公电子化；
●建立巩固、强大中国人寿福建分企业统一办公管理平台，建设内部统一企业信息门户，实现网上办公，规范管理步骤，提升整个企业运作效率；
●实现企业内部网络安全互联，建设统一企业公文交换、资源共享平台，实现信息共享，提升决议效率和正确度；
●和相关业务系统集成，立即从业务系统中提取数据和统计报表，提升办公效率，为领导提供决议依据；
●建设完全个性化办公平台，实现个性化定制，快速方便个人信息获取，完全集成群件系统和关系数据库，建成统一安全认证体系；
●实现全部应用程序用户入口统一，做到企业信息化系统“简单、安全、实用、优异”统一；
●不仅满足现在办公需要，而且能适应企业未来机构重组和工作步骤改变，成为企业高效运作不可或缺基础信息系统；
四、实施内容和系统设计
改造后办公自动化系统由以下3大部分组成：
经过数据中间件实现系统集成；包含公文流转等模块应用系统；和向用户主动提供服务增值应用模块。
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下面将分别介绍这三个组成部分。
第一部分系统集成
办公自动化改造关键目标之一就是实现OA平台和业务系统集成，也就是说实现Domino文档型数据库和关系型数据库之间进行相互数据交换。
使业务系统数据在OA系统中表现，同时OA系统中数据能反馈到业务系统中作为业务系统处理数据源之一。
这也是把办公系统建设成为企业内部办公门户关键所在。
具体来说，我们经过数据中间件来实现这一过程。
●经过数据中间件实现和外部应用系统集成
现在我们基于生产数据后台数据库开发了多个外部应用系统，而且逐步向结构化、集成化方向发展，不过因为现行办公自动化系统本身不足，我们一直没有能够有效利用OA平台实现和外部系统数据集成。
在改造后系统中，我们将经过数据中间件实时地、或定时地提取外部应用系统所产生数据（外部应用系统是指除Domino系统外开发基于生产数据增值系统），比如各类统计报表，并将其传送到OA平台Domino数据库中去。
这么我们便能够将我们现行增值服务被动响应方法改变为主动提供方法，从而大大增强了增值服务深度。
比如我们能够将外部生产数据统计查询系统所产生数据报表定时、或不定时经过数据中间件发送到OA用户邮箱中，以邮件方法传送给用户，或升级后Domino邮件直接支持如SMTP、POP3等传输协议，经过外部应用模块直接和其实现数据传送。
而且还将经过数据中间件深入实现从外部获取数据在OA中存放、查询、权限分配和多种应用。
其次，经过数据中间件我们还能够利用多种接口，如JDBC/ODBC/XML接口，采取HTTP/RMI/IIOP等协议向多种其它外部应用系统请求这些系统处理结果信息，这些系统返回对应信息，从而实现OA平台获取数据主动性。
而且也能够利用这些手段实现外部应用系统对Domino数据库中数据访问和多种操作，从而实现真正意义上互通，达成系统集成目标。
●和其它关系型数据库集成
现在本企业关键关系数据库平台为Informix和SQLServer，在以后可能拓展中能扩大OA和其它关系数据库数据转换、存放和应用。
基于上述需求，我们设计架构应该满足以下功效要求：
1．能够实现和现有要求业务系统之间数据交换；
2．能够方便地扩展新业务系统连接；
3．在熟悉业务系统数据结构前提下，尽可能降低业务系统端代码量。
综上能够看出，我们采取办公系统和业务系统集成技术和策略上含有以下特点：
●重视提取不一样起源信息
●重视信息不一样表现方法
●先集成办公系统内部信息，然后再集成外部信息，再集成业务应用循序渐进步骤
●考虑到系统整合复杂性，先集成信息，再集成应用，遵照从简到繁步骤
●采取通用标准来保留、传输、显示信息（JDBC/ODBC/XML/SOAP）
●设计规范架构和模型考虑到系统整合耦合性，不改变原有应用模式和操作方法，完全经过独立额外扩展来满足扩充需要。
第二部分应用系统设计
基于Domino6Notes应用系统包含了可定义各类流转系统、档案管理、信息公布、和其它应用系统等。
下面具体介绍这些系统功效和特点。
●基于工作流定义引擎各类流转
动态工作步骤管理是指对办公步骤进行统一计划管理。
对含有一套固定工作方法办公步骤，可做对应步骤要求。
并可对工作步骤做统一计划，系统管理员或其它含有对应权限人员能够对工作步骤进行添加、删除和修改工作，以方便对工作步骤控制。
这是改造后办公自动化平台特点之一。
工作流定义能够经过图形化界面进行管理，能够愈加灵活、方便设定多种办公步骤，为办公自动化平台多种应用提供了强大可扩充性，针对应用系统开发将不再拘泥于某种特定工作步骤代码编写，同时也愈加利于维护人员对系统管理和维护。
我们现行系统中也有工作流定义模块，但因为大部分步骤控制还是经过表单按钮事件实现，所以并不能做到真正意义上工作流定义。
改造后系统中工作流定义引擎含有完善定制机制，全部办公步骤均可利用引擎中通用代码经过定制方法实现，实现了工作流和相关用户权限自由定义。
基于这个工作流定义引擎我们能够定制任意特定办公步骤，而不会再有反复开发问题。
因为在工作流自由定义基础上能够实现任意办公步骤定制，所以下面仅对两个关键步骤模块进行说明。
●公文流转
改造后公文流转系统含有很强适应性和灵活性，如：
步骤定义、角色定义、痕迹保留等，和对电子档案灵活管理。
公文流转是企业现行OA系统中关键模块，在改造后系统中，公文流转工作步骤将由工作流定义引擎完成，在确保原系统全部功效均顺利迁移基础上，实现全部步骤灵活设定。
而且，我们将视具体情况添加部分个性化设置，并修改现行系统中存在不合理操作，使改造后系统愈加符适用户操作习惯。
收、发文管理在办公全过程电子化管理方面有了深入改善。
收文管理能够实现采取扫描仪扫描已经签收来文形成图形文件或直接将电子文档登记；可按预先定义步骤实现自动传输，也可进行根据实际特殊情况，用户在自己职能范围内立即干预和调整流向；可实现收文运转全过程步骤自动跟踪和监控，经过日志来统计每个步骤具体办理过程；可实现收文条件查询、全文检索，并提供对应统计报表和打印等功效。
管理员还能够对文件步骤走向、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多个信息进行自定义配置。
发文管理能自动生成专题词；发文运转可按预先定义步骤实现自动传输，也可进行根据实际特殊情况，用户在自己职能范围内立即干预和调整流向；含有自动实现提醒和催办功效；能保留正文修改痕迹和审批人电子署名；系统日志能自动统计公文运转情况和犯错信息；含有发文条件查询和全文检索功效，并提供统计汇总和发文打印等辅助功效。
管理员还能够对文件步骤、步骤名称、步骤走向、正文格式、文件字、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多个信息进行自定义配置。
在公文配置模块方面也较现行系统有了很大改善，提供了公文常数设置、档案接口设置和文件形式配置等多个系统参数。
其中全部和收发文相关信息全部在公文常数配置中配置；档案接口设置中能够设置归档去处，并能设置归档到关系数据库或是Notes中公文归档数据库，而且还能够设置连接数据库各项属性；文件形式配置除了能够配置部分常规文件配置项目外，还能够配置自动催办时间间隔、催办信息。
●格式件流转
这是经过工作流定义引擎实现另一个关键模块。
作为一个灵活消息件，包含多种格式件，如：
业务系统维护申请批复单、签报单、电脑维修单等等。
其办理步骤可定制，同时在步骤中运转表单也能够定制，而且结合各级权限控制；其拥有步骤跳转、配置灵活全部特征，并含有相立即时性，消息触发、接收经过我们后面将介绍办公小助手即时反应在用户用户端桌面。
具体来说，实现功效包含：
1）对需要办理格式件按格式件类别和指示等级不一样自动进行分类流转；
2）管理员或一定等级人员可定制格式件流向、自动进行时间控制、定制催办通知形式；
3）依据格式件等级分类存入历史数据库而且实现多个结构、不一样方法、分权限查询；
4）格式件办理完成后自动对办理统计进行统计保留；
查询统计：
含有权限人员能够按固定条件、模糊组合查询、全文检索对信息进行查询，并能够按时间、类型等多个方法进行统计。
●报销单据流转
单据报销是格式件流转中关键一类流转，这里之所以要单独加以说明，是因为在步骤上、处理方法上和一般格式件流转存在着显著特点。
单据报销全过程现在还是完全手工方法进行处理，中间包含步骤繁琐，常常不能立即处理，造成工作效率低下。
报销单据流转模块将有效改善这一问题。
因为单据报销和其它格式间流转不一样，必需提供实际单据，不能完全经过电子化实现，所以我们在步骤上也采取了纸质单据直接提交和电子化流转结合方法。
具体来说，我们将设置一个类似“单据投放箱”单据提交场所，职员将单据直接投放于此，由财务相关人员定时收取；其次，我们经过工作流定义引擎定制这一特定格式件流转步骤，利用企业内部网络实现全部中间步骤流转，比如各级相关人员审批，当步骤结束后由财务人员将报销所得金额直接转入报销人员工资账户，同时经过我们消息平台发送一条消息通知当事人。
这么既节省了时间、提升了办公效率，也尽可能避免了手工步骤中可能产生部分错误。
●移动办公
移动办公是我们现在提出办公自动化改造趋势，同时也是现代化办公发展方向。
升级后DominoServer将支持包含拨号等多个接入方法，让职员在外地出差、在家中等等没有企业局域网络环境中经过电话拨号，或Internet方法进行Domino数据库远程访问，进行收发邮件、公文处理等操作，实现移动办公。
●档案管理
改造后系统中档案管理系统将不仅仅是现行系统中保留企业收、发文归档后形成正式文件文书档案库，在保留原有文书档案库模式和功效基础上，负责对全部需要归档文件登录、组卷、归档形成标准文件档案。
采取SQLServer和Domino6结合方法管理档案数据，而且支持Web档案查询，和案卷管理、文件归档、档案借阅和利用统计等功效，具体描述以下：
案卷定义
我们为整个单位档案预先定义好案卷，方便将全部档案文件根据一定规律按案卷进行组卷。
文件归档
●对于系统中电子文档（文件）进行接收、登记（创建文件登录卡片）；
●对已进行归档登记文件进行自由组卷，建新卷或归入已经有案卷中；
●对已组卷档案，可依据需要进行移卷、拆卷；
●每个案卷内文件实施自动排序功效；
●提供专题词库学习和专题词自动标引功效。
借阅利用
通常见户可按需要提出借阅申请，经管理员同意授权后，实现网上借阅，并定时将权限收回（用户也可主动归还案卷）；
●系统能自动查找档案管理员，提交借阅申请；
●到期后，系统自动删除阅读权限，并标识借阅归还；
●纸质档案或无法经过网络借阅时，也可由档案管理员进行借阅、归还登记。
利用统计
统计每个档案文件被借阅统计，并根据借阅人和文件和案卷等进行分类统计。
生成借阅统计表。
Web档案查询
Web档案查询突破了传统档案物理和C/S借阅查询，采取优异B/S应用方法，使得用户只要在IE浏览器中便可依据自己权限访问档案数据库，这里数据库对象包含历年存在档案管理数据库（SQLServer）和当年归档公文（Domino文档数据库），用户能够在使用办公系统时在无须切换平台条件下进行方便档案查询。
Web档案查询对象兼容了关系型数据库和文档数据库，实现了对关系型数据库和文档数据库汉字档按固定条件、模糊组合查询、全文检索。
●信息公布及其它应用系统
信息公布是应用系统中一个关键模块，为用户建立一个相互交流、知识学习和共享场所。
这其中包含了电子公告、常见信息、各类论坛等具体形式。
较现行系统中信息公布平台，改造后信息公布将愈加灵活易用，而且部分功效模块和模板将能够实现订制方法。
其中电子公告用于各部门用户公布各类公告信息。
提供通知栏、阅文栏、部分部门专栏、业务报表等多个广播信息，用户能够经过它公布各类公共信息和通知等，还能够经过配置选择是否需要审批。
电子公告还依据安全类别以文字、表格、图片等方法实现公告、通知等信息和大屏幕和电子邮件等集成，而且经过后面介绍办公小助手，能够将部分通知类信息实时地发送到用户桌面。
各类论坛以专题——响应体系结构提供用户对各自相关业务知识技能进行交流学习场所。
类似Internet上BBS，实现了多个功效和权限定制。
另外，其它信息公布也全部能够经过定制实现不一样功效，如查询和审批等等，方便维护和管理。
除了以上具体介绍几大模块之外，还有诸如电子邮件、日常办公、个人事务等等基础功效，和一系列能够经过定制实现办公流转。
在此不再详述。
●系统管理
在改造后系统中，系统管理员利用系统管理功效能够针对某个具体模块添加删除用户，并能够授予和调整其它用户权利。
而且能够对整个系统内容做对应管理工作。
该子系统关键包含权限管理、动态办公步骤管理、信息管理、栏目管理、主页基础风格管理和备份管理。
1）用户权限管理
权限管理是后台管理关键部分，它要求不一样等级用户在整个办公系统步骤中饰演角色。
包含：
用户个人管理和用户组管理。
其中：
个人管理是对单个用户作应用权限管理；用户组管理是能方便对拥有相同属性及权利一组人做管理。
权限管理有利于对个人工作职能限制，是OA系统安全机制。
灵活权限管理平台使得系统能对单位内各部门和用户进行自由管理，能方便地调整部门之间层次关系，方便地将用户从一个部门调到另一个部门，而一个用户在整个系统中只拥有一个单独账号，而且该账号还能适应和兼容后期新开发或集成应用系统。
2）动态工作步骤管理
动态步骤管理是指对业务步骤进行统一计划管理。
对含有一套固定工作方法办公步骤，可做对应步骤要求。
并可对工作步骤做统一计划，系统管理员或其它含有对应权限人员能够对工作步骤进行添加、删除和修改工作，方便对工作步骤控制。
3）栏目管理
系统管理员能够自由地添加、删除、移动不一样栏目。
比如：
能够自由地在个人信息里添加私人电话簿、记事本等。
4）信息管理
含有一定权限不一样层次管理员能够删除、移动对应权限范围内部门及栏目发错信息。
便于管理员对多种信息统一管理。
5）页面风格管理
管理员能够定义主页标题、字体、颜色、背景、页面风格等。
当然，为了愈加好表现个性化要求，系统将许可单位每个个人用户全部能够定义自己管理页面。
6）邮件系统管理
系统管理员能够给每个用户分配邮件系统账号、设置信箱空间大小，使每个用户能够方便地使用内部电子邮件系统。
7）备份管理
系统管理员能够方便地对关键数据库公文或信息，定时进行备份，而且在很情况下能进行数据恢复，有效地预防意外造成损失。
第三部分增值服务即“办公小助手”设计
在改造后办公自动化系统中主界面直观地显示了用户待办事宜，这么给用户获取待办事宜信息提供了极大方便，但这也需要用户登录OA系统来进行处理。
而工作异常繁忙时，无瑕登录OA进行文件处理，此时就可能造成部分文件漏办和迟办或是信息获取不立即现象，给工作带来不便。
如在OA系统离线状态下，经过小助手方法来主动提醒待办事宜，深入确保了信息获取和文件办理立即性，为企业办公效率提升有很大促进。
也就是说我们要实现：
●OA系统待办事宜离线提醒
●定时向系统扫描待办信息
●发送文件时向小助手发送待办信息
●以声音和图片方法提醒
●经过小助手可直接进入文件办理
1）系统步骤
2）功效描述
功效项目
功效描述
系统配置
提供用户依据自己需要对小助手配置，配置项包含：
服务器地址配置，协议配置，主界面库名称配置，用户名配置，用户密码配置，消息提醒方法配置，定时扫描配置。
自开启
在用户开启操作系统时，自开启办公小助手程序，依据用户配置实施小助手功效。
待办提醒
当有新文件生成时，自动对用户进行提醒，提醒方法由用户配置
手动扫描
用户还可经过点击“扫描”按钮，手动对待办事宜进行扫描
定时扫描
提供定时向服务器扫描待办文件功效，时间由用户定制
登录OA系统
小助手提供登录OA系统按钮，此时用户不再输入用户名和密码，即可进入办公系统。
文件办理
待办事宜在小助手窗口中显示，可双击直接进入文件办理，无需再输入用户名和密码及查找该文件。
小助手提供办公自动化系统离线功效，使用户在处理待办事宜时更具实时性，也给用户操作带来了极大方便。
除此之外，我们还期望将“办公小助手”这种方法应用程序扩展成为企业全部职员辅助办公工具。
由此扩展，“办公小助手”将经过一个消息平台和其它业务系统集成，发展成为短消息中心，实现功效强大，实时，操作简便应用系统，成为小助手发展趋势。
但其中实现起来还包含到和其它业务系统集成，数据库类型，及用户统一管理等方面技术难点，具体实现还需做深入探讨和研究。
五、应用系统特点
易用性
易用性关键点
•优异工作流引擎管理模块，灵活步骤定义，尤其适适用于全网络办公模式
升级会员 