战术单位如何编写自己的标准作业程序SOP.docx

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战术单位如何编写自己的标准作业程序SOP

战术单位如何编写自己的标准作业程序（SOP）

标准作业程序（StandardOperatingProcedure）是一种应用十分广泛的工作方法。

根据美国陆军的说法，“标准作业程序是一套书面的方法说明，详细说明了执行日常或重复性任务、学习的程序。

”陆军SOP是用于明确任务的模板，涵盖了从检查到清洁职责等诸多方面。

（ATP3-90.90）除了在军事领域外，国民经济领域也大量使用SOP，其定义是：

SOP是指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用于指导和规范日常的工作。

SOP的精髓是将细节进行量化，通俗来讲，SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。

（XX百科）

为什么SOP如此受欢迎呢？

从管理学的角度看，标准作业程序能够缩短新人面对不熟练且复杂的事务所花的学习时间，只要按照步骤指示就能避免失误与疏忽。

从军事后勤角度看，标准作业程序减少了后勤人员的训练时间，减少了不成文信息（比如后勤人员长期积累的工作经验）的损失，减少了错误操作的发生，避免了必要步骤或程序的遗漏，并减少了完成任务所需的时间。

然而，这并不意味着执行SOP永远不需要动脑子，也不意味着SOP永远不需要改变。

事实上，战术单位必须根据作战环境和任务的变化而改变一些作业程序。

下文将重点介绍美陆军将标准作业程序开发成使用指南的一般过程，并将简要讨论如何运用军队写作标准来编写有效的书面资料。

一、将SOP开发成使用指南

一个作业程序是指一个已被批准的过程，这个过程是用来完成一个复杂的、重复性任务的。

程序由一系列详细的步骤（或子任务）组成，执行这些步骤可以确保实现预期的结果。

一套标准作业程序（SOP）指南可以帮助使用者更好地执行作业程序。

为了便于总是能达到预期的作业效果，写下作业程序的指南（或其他形式的资料）也是十分必要的。

下面介绍了创建SOP的灵活的开发过程。

这个过程是通用的，适用于广泛的作业活动。

（一）编写SOP的阶段划分

SOP的制定一般分为三个阶段。

在第一阶段，SOP的作者确定建立或修改程序的预期最佳成果。

这将作为SOP的目标——可以是任何东西，比如快速组装的装备、同步的时间表、复杂的情报产品等。

有时由指挥官提供这些信息，或由作者进行评估以建立或完善目标。

然后，在简明地陈述了程序的目标之后，作者就阐明了SOP的目的。

目的表达了用户通过阅读和遵循SOP后就能完成某项工作。

在第二阶段，SOP作者为实现这一目标创建了最佳流程。

这将成为作业程序。

这个实践阶段通常涉及研究、协作和汇总。

作者找出应执行的步骤（包括子任务）、顺序、所需的资源和条件，以及安全、安保和协调方面的注意事项。

有时候，作者只需为现成的作业程序编写指南。

而有时候，在编写指南之前，必须先修订或确定程序本身的步骤。

为了确定作业程序的详细步骤，SOP作者通常使用适合其工作的方法。

在第三阶段，SOP作者以书面形式解释了如何执行该作业程序（通常是在计算机生成的文档中）。

指挥官的批准使这份文件成为正式的SOP。

这一阶段包括确定和写下与适当的写作过程和风格要求一致的说明性文字材料。

这一阶段通常包括编写额外的教学资料，而不限于纸质文档。

作者根据具体活动、作业程序的性质和作业需求，确定下级的SOP开发任务——例如研究、测试和人员配置需求。

SOP作者需要从他们能找到的所有适当来源收集尽可能多的相关信息。

在评估潜在的资料（如旧的或借鉴的SOP）时，作者需要使用批判性思维技能。

表1总结了SOP编写的各个阶段及其成果。

该过程是灵活的，作者可能会重复前面的阶段。

例如，在阶段三编写作业程序的指南时，可能会回到阶段二去进一步完善作业程序。

表1标准作业程序编写的各个阶段

（二）如何开始SOP的编写工作

为了帮助SOP作者展开工作，下面列出了作者需要询问自己的初始问题示例（这个列表只是列举了部分问题，并未详尽）。

作者以书面形式回答这些问题，以辅助其计划和完成编写项目。

此外，对于复杂的项目，作者必须保留一份日志或项目记录，以显示开展该项目的时间线、重要事件、取得的进展、联系人、使用的资源、经验教训和出现的问题。

初始问题示例

·要建立或修订的作业程序的目标是什么（程序的最终产品是什么）？

·指挥官对程序及其产品的指导意见是什么？

·SOP文件的指导目的是什么（其用户可以用来做什么）？

·谁将阅读该文件，谁将使用该程序？

·关于SOP使用者的背景知识有哪些？

·要全面、准确地制定程序，需要收集哪些信息，从哪些来源收集？

·对于该程序来说，哪些信息来源被视为权威或有用的？

·如何使用SOP门户网站来促进SOP的开发？

·如果已经存在实现这一目标的作业程序，其优缺点是什么？

·如果已经就实现目标的最佳方法达成共识，那么该方法的一般表述是什么?

·需要谁的帮助以及需要哪些额外资源来完成SOP？

·哪些人必须就程序达成一致意见？

·谁将签字批准正式的SOP？

·应该用什么方法来开发或改进作业程序？

·应如何审查新的或修订的SOP（程序和说明）？

·SOP必须与哪些现有文件、资源、组织或合作伙伴保持一致（法规、政策、装备、条令或培训文献等）?

·与SOP相关的记录保存要求是什么？

·哪些安全注意事项与将建立或修订的程序相关？

·在SOP方面必须遵守哪些安全要求？

·哪些条件、装备、材料或技术与将要建立或修订的作业程序有关？

·需要经过几次草案才能形成SOP的最终版本?

·SOP文件的主题是什么？

·SOP应包括哪些主要的子主题？

·SOP应该避免哪些话题？

·应该如何编写SOP的框架—初步的提纲是什么？

·对于SOP和辅助指南来说，什么是最好的展示媒体（纸质、数字、视觉、3D、音频、视频或其他）?

·SOP应该如何提供给目标用户？

·谁应该教授这个程序？

·应该如何检验作业程序，以及多久一次？

·谁来更新SOP以及何时更新？

·谁来确保SOP的遵从性?

·考虑到要完成的工作和指挥官的指导意见，完成SOP的合理时限是什么？

（三）如何起草SOP

作者编写一系列草案，并将利益攸关方的意见纳入文件的每一次修订。

这有助于确保最终的作业指南能准确解释该程序。

在早期的SOP编写中，作者需要确定有哪些利益攸关方（他们将审阅草案并提出意见建议）。

利益攸关方包括任何与SOP有直接利益或直接参与的人或群体，尤其是士兵。

作者必须征求士兵的意见。

此外，作者必须记住，利益攸关方有时还包括其他军事或非军事合作伙伴。

在编写过程中，起草是指撰写文件的初步版本和发展版本。

刚开始时，作者可以使用最适合其个人学习风格的任何手法来进行文件起草。

有些人开始集思广益，制作图标，或在白板上绘制地图或流程图。

起草工作通常是互相协作完成的。

所需的草稿数量取决于程序的复杂程度、利益攸关方的数量以及完成SOP的时间。

在创建程序本身的同时，作者通常也开始起草程序的使用指南。

作者还将使用适合其纪律和行动的合理方法，以便设计和检验战术作业程序。

（四）如何规范SOP文件的格式

SOP的编写者需要使用他们的命令所要求的格式，该格式必须与适当的军事条令和条例相一致。

单位SOP通常包含以下类别的信息：

·SOP的名称、活动（activity）、单位和密级。

·SOP的主题（这是整个主题）。

·与该作业程序相关的引用资料。

引文必须准确和全面——标题、类型、编号和出版日期（正式公开引文）;在线链接；以及能够识别某次通信或会议的信息。

·SOP的目的（通过对执行任务Y的说明，来确保结果X）。

·SOP的简短摘要（几个句子，放在开头最后的位置）。

·范围（SOP适用对象是谁，可能适用于什么条件或情况）。

·定义（有时需要解释读者不熟悉的术语或解释首字母缩写）。

·职责（简短的描述性句子，确切地告诉谁来负责，以确保什么结果或提供什么资源）。

·详细的程序说明，主要解释：

a.谁执行什么任务。

b.何时执行任务：

例如在什么条件下，以什么顺序，多久执行一次或多少次，在一天中的什么时间，在其他事件或程序之前或之后。

c.如何执行任务：

例如使用什么装备或物资，单独或与谁一起使用，针对谁或基于什么，根据什么安全和安保要求，以什么方式或以什么速度。

d.执行任务的理由（如果此信息有助于理解、执行或遵从，则应该进行阐述）。

e.当每个子任务完成时，结果会是什么（如果这个信息是具体的和真实的，并且它有助于理解、执行或遵从，则应该进行阐述）。

f.在环境可能发生变化时交替采取行动。

g.士兵如何或向谁报告程序的完成情况。

·记录的要求

·附件。

SOP通常变成由文字处理程序生成的电子和纸质文件。

作为使用指南，它们可能包括数字、音频或视觉组件。

作者通常会准备一个包含SOP的备忘录，供指挥官签批。

他们还将准备支持性的使用指南和应用程序，以方便用户使用SOP。

二、有效地编写SOP使用指南

SOP作者撰写了一系列草案，以确保最终的SOP准确无误。

SOP作者还确保他们的指南易于阅读和遵循。

为了编写有效的指南，SOP作者应该：

·专注于目标。

·仔细观察和分析要解释的任务。

·考虑目标受众的特点。

·整合适当的媒体（如插图或视频）。

·使用适当的设计（如空白、颜色、图表和排序）。

·限制首字母缩略词和缩写的使用，并解释所使用的缩略词。

·运用陆军的写作标准：

简单易懂，快速阅读，语法、结构和用法上没有错误。

那么，如何检验你写的东西是否合格呢？

方法很简单：

一名低阶士兵看了一遍指南之后，应该能够完全理解该做什么。

AR25-50和DAPAM600-67将优秀的写作描述为：

简洁、结构清晰、直奔主题。

（一）简洁明了地写作

简明写作要求用最少的文字来表达作者的观点。

简明写作应当避免——

·被动句。

·花哨（官僚）的单词和长句。

·不必要的重复。

高效率的作者要尽可能避免使用被动句，因为被动句会减缓或损害读者的阅读理解。

被动式使文档比必要的要长，因为它们往往很啰嗦。

它们使读者通过把句子移到中间来寻找句子的重点。

此外，它们还能让读者通过将主体移到结尾或省略主体来解读一个动作。

精确和简洁是密不可分的。

简短的、基于字典定义的常用的单词以及简短的句子通常能最有效地交流。

简洁并不意味着不能重复。

SOP作者需要考虑是否应该重复关键信息。

作者可以通过精心组织SOP内容来避免不必要的重复。

（二）有条理地写作（结构清晰）

有条理地写作总是从一个目标开始。

为SOP提供有条理的写作——

·重要的观点先于次等重要的观点。

·紧密相关的观点放在一起。

·在主要观点之下的子观点。

·按时间顺序来排列一个过程的各个步骤。

作者通过计划和列提纲来组织写作。

提纲包括列出一个主题列表，并安排主题之间的相互关系。

作者在起草任何其他文本之前准备主题提纲。

协作和动手技巧（如在白板上绘制主题图）有助于主题的概述。

（三）直奔主题地写作

直奔主题的写作是直接的。

它在一开始就陈述了主要观点。

读者不应该猜测主要观点或等到结尾才发现它。

此外，针对SOP的直奔主题的写作避免了——

·间接的或模糊的语言。

·行话（专门的和非官方的词汇，通常只有少数人理解）。

·不必要的成分（如漫画或幽默轶事、引文、冗长的历史背景或对其他出版物的无关引用）。

以下例句说明了什么是间接、无效的SOP写作：

·由于吸烟会引起火灾，所以在开始吸烟前必须先关掉引擎。

·按照上述规定，你必须完成必须完成的任务。

·为了避免混乱，尽快获得所需的记录保存信息。

以下例句说明了什么是直奔主题的写作：

·点燃香烟前先把引擎关掉。

·此任务是强制性的。

·在处置任何作业记录之前，请阅读陆军条例25-400-2。

作者应尽可能使用简单明了的英语，同时还应准确而恰当地使用正式的军事术语。

在编写指南时，需要假设大多数读者的时间都比较紧迫。

最后，SOP使用强烈的祈使句和主动的描述性句子来给出直截了当的指令。

祈使句不需要主语——它们告诉一个人去做一个动作。

强烈的祈使句以强烈的动词开头。

文档仍然必须明确说明谁执行每个操作，特别是当指令涉及多个人员时。

指南不需要使用“必须”或“应该”这样的词。

下面的句子提供了更多的被动句、祈使句和描述性句子的例子。

被动语句示例（无效）：

·发动机被关闭了。

·上述任务总是在一开始就被完成了。

·吸烟是被禁止的。

祈使句示例（如果文件明确说明了谁在执行作业，则有效）：

·关闭发动机。

·首先，关闭发动机。

·请勿在室内或装备附近吸烟。

描述性语句示例（在澄清祈使句时有效）：

·关闭发动机可以节省燃料并减少火灾风险。

·班长在工作日志中记录关闭发动机的时间。

三、军事SOP范例

SOP有两种类型：

技术性的SOP（用于说明研究实验室和其他此类领域中履行职责的方式）和行政性的SOP。

每个SOP都需要包含一些重要信息，以便可以对新成员进行适当的培训并提醒老用户，同时确保新老人员交替时工作的连续性。

1.技术性的SOP

·为SOP创建标题页。

在页面顶部中心打印你所在的组织名称（军事分支、部门、办公室等）。

将Office文件符号放在标题的下方和左侧，并将SOP号、磁盘文件名、生效日期和失效日期（如果有）放在标题的下方。

·创建目的部分。

将SOP的标题居中在已打印信息下方的行上。

标题跟随第一部分：

目的。

本部分应重点介绍制定该SOP的原因、功能和适用范围。

·列出陆军SOP的相关法规。

在第二部分中列出要求采取SOP中概述的措施的法规来源。

如有必要，请遵循SOP中使用的术语表或缩写表。

仅在需要理解五个以上术语或15个以上缩写的SOP时才包括此第三部分。

·列出有权更新SOP的人员。

第四部分中包括有权更新SOP的人员列表以及应在何时更新。

在第五部分中列出必须遵循SOP的区域；这通常表示特定的现场位置或实验室区域。

·添加技术项目的范围。

在第六部分中写出技术项目的范围：

收集的样本、支持的想法和方法，以及方法中固有的偏差。

第七部分应列出处理项目样本的人员的职责。

·列出仪器和材料。

在第八部分中列出用于该项目的设备和材料。

使用第九部分列出项目的任何干扰、准备和分析。

第十部分应列出为确保项目准确而采取的质量控制步骤。

·添加数据、计算和结果。

在第十一部分中包括记录的数据，经过处理的计算和最终结果。

第十二部分应突出显示支持该数据有效的信息，第十三部分详细说明最终报告中将包括哪些信息。

·添加安全注意事项和资源。

在第十四部分中列出该项目的安全注意事项。

如果没有采取额外的安全预防措施，请在进行实验之前声明已考虑安全性。

在第十五部分中完成SOP，其中列出了SOP中提到的所有其他资源。

这些资源必须可供SOP用户使用。

2.行政性的SOP

·为SOP创建标题页。

在页面顶部中心打印您的组织名称（军事分支、部门、办公室等）。

将Office文件符号放在标题的下方和左侧，并将SOP号、磁盘文件名、生效日期和失效日期（如果有）放在标题的下方。

·创建目的部分。

将SOP的标题居中在已打印信息下方的行上。

标题跟随第一部分：

目的。

本部分应重点介绍SOP的原因、功能和适用性。

·列出陆军SOP的相关法规。

参考要求在第二部分中给出SOP的法规。

如有必要，请遵循SOP中使用的术语表或缩写词表。

仅在需要理解5个以上术语或15个以上缩写的SOP时才包括此第三部分。

·制定SOP程序和措施。

在第四部分中构成SOP的主体：

作业程序。

这包含要实现SOP所要执行的特定操作的列表。

如有必要，请使用字母a到z将作业分解为子过程，以便于理解。

·添加安全注意事项和资源。

在第五部分中列出该项目的安全注意事项。

如果没有采取额外的安全预防措施，请在进行实验之前说明安全性。

·在第六部分完成SOP，其中列出了SOP中提到的所有其他资源。

这些资源必须可供SOP用户使用。