POS系统操作手册.docx

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POS系统操作手册

销售管理系统

POS系统操作手册

一系统简介……………………………………………………………………………………4

二进入和操作POS管理系统…………………………………………………………5

（一）收银系统

POS界面、菜单栏………………………………………………………7

（二）收银流程

如何调出操作提示？

…………………………………………………11

如何开新单据？

………………………………………………………………11

如何更改销售员信息？

…………………………………………………………12

如何输入VIP卡号？

……………………………………………………………12

如何进行条码输入?

……………………………………………………………13

如何进行条码查询？

……………………………………………………………14

如何处理退货、换货？

…………………………………………………………15

如何处理赠品？

…………………………………………………………………17

如何删除一条输入的信息？

……………………………………………………17

如何进行“矩阵输入”？

………………………………………………………17

如何做销售备注？

………………………………………………………………18

如何给予现金折扣？

……………………………………………………………18

如何修改金额？

…………………………………………………………………19

如何整单优惠？

…………………………………………………………………19

如何付款？

………………………………………………………………………19

（三）其它相关收银操作

如何进行现金“舍弃选择”的操作？

…………………………………………20

如何取消当天一笔交易？

………………………………………………………21

如何暂时把一笔POS单的挂起？

………………………………………………21

如何查询并处理未付款单据？

…………………………………………………22

（四）如何做营业数据传输？

………………………………………………………………22

（五）如何进行月结作业？

…………………………………………………………………25

（六）单据操作

如何新增一张单据？

……………………………………………………………26

如何审核一张单据？

……………………………………………………………26

如何做调拨单？

…………………………………………………………………27

出库单和入库单…………………………………………………………………29

如何做调整单？

…………………………………………………………………29

如何做调货请求单？

……………………………………………………………30

如何做其他出入库单？

…………………………………………………………30

如何做盘点单？

…………………………………………………………………30

（七）公共查询

历史销售数据的查询？

…………………………………………………………34

（八）如何使用报表？

……………………………………………………………………34

四店长须知……………………………………………………………………………………37

一系统简介

POS是英文Point-of-Sales的缩写，中文可翻译为“销售点”。

顾名思义，POS系统就是一个处理销售点（在我们公司也就是每一个店铺）日常发生的销售、退货、转货、退仓等事件的计算机程序。

现在向您介绍的这套管理系统是上海伯骏计算机信息公司在多年实践的基础上总结经验，开发出来的一套基于WINDOWS图形操作界面的全新Wholesale管理系统，它操作简单、易学易用，功能完备、安全有效，能使您在工作中事半功倍。

使用了这套全新POS管理系统，您会发现它可以：

Ø协助您全面而有效地管理您的日常业务；

Ø缩短处理每一笔交易的时间，提高您的工作效率。

Ø准确、快速地处理店铺与店铺之间的转货。

Ø准确、快速地处理货品的退仓。

Ø向您提供各种详细的报表，让您轻松获得各种统计数据。

Ø向您提供库存、SKU、VIP顾客、员工等基本信息。

Ø追踪POS机的每一位操作者对系统的操作。

Ø及时向公司提供准确、详细的数据以更新公司数据库，为公司的经营决策分析提供原始数据。

增强了店铺对自己的库存的管理，增加了店铺的盘点功能。

Ø加强了公司对促销活动的管理。

Ø针对VIP客人的积分管理更为完善即时。

Ø为顾客提供更快、更好的服务。

二进入和操作POS管理系统

核准系统时间

POS屏幕右面则是交易的日期，POS程序以WINDOWS系统的时间为依据，每一天开始工作前检查一下系统时间是否正确将会是一个良好的工作习惯。

双击时间图标（如图1所示，在屏幕右下方）您可以将鼠标指针移动到您需要修改的时间数字上，重新输入正确的时间值，按确定按钮即可。

图1

进入系统

步骤如下：

1.打开POS机，即打开主机的电源开关和显示器的开关。

打开电脑后，在桌面上有如下图标，双击该图标，即可进入POS系统。

图2

Ø跳出以下界面：

图3

系统会要求您输入用户名及自己的口令。

这是我们为了保证数据的安全性，保证POS系统的正常工作而采取的安全措施。

只有被授权，即拥有密码的人员才能够对某些功能进行操作。

所以，当您被授权拥有操作某种功能的权限时，请向电脑维护人员申请密码，只有这样您才可以在POS机上进行您的工作。

！

！

！

警告：

我们严格禁止拥有密码的个人将自己的密码让他人使用。

一经查出，一切后果将由出借密码的人承担。

Ø用户名和密码输入完毕，您将看到以下界面：

图4

恭喜您，你已经进入POS管理系统了！

您就可以开始一天的收银工作了。

（一）收银系统

收银是将货品交给顾客收回货款、最终完成交易的关键一步。

简单地说，收银系统的基本功能就是将销售数据输入电脑，再打印出发票（商场结算的，无需打印）。

当然，使用收银系统的意义并不仅仅是这些，因为销售数据作为最真实、最关键的原始数据，它能够为更新库存、财务结算、经营决策提供依据。

所以，我们要求每一位进行收银操作的员工拥有高度的责任心，认真、准确地完成每一笔收银。

POS界面

图5

首先，请让我们来认识一下POS机的新面容，整个界面清新整洁，外框是WINDOWS应用程序统一的样式，最上方是一条蓝色渐变的标题栏，在左端有应用程序的图标和名称，右端则往往有三个按钮：

将当前程序最小化、最大化和关闭当前程序窗口。

在屏幕的中间部位，是POS的收银部分，中央深色隶书字体的文字代表着店铺的具体名称，左面有该笔交易的收银单号，例如KX1110526CS110100001

KX1110526CS110100001

安装点代号年月日POS机号流水号

在屏幕表头部分还有一些如单号、日期、卡号、折扣类型、当前销售员等信息。

屏幕下方也有一些操作提示和公司店铺交易信息。

菜单栏

菜单栏操作的要领是：

将鼠标指针在相应的菜单名称上单击一下，跳出下拉菜单，随后将鼠标指针移动到相应的命令名上，使它颜色变深，最后单击一下，进入相应操作。

文件菜单

图6

2.参数设置

单击该命令，将启动下面这一窗口：

图7

这是POS的一些参数设置，一般情况下，系统维护人员已作设置，无需修改。

3.打印机设置

一般情况下，系统维护人员已作设置，无需修改。

图8

下面我们以CanonLBP2900为例，已安装了打印机，点击下拉菜单来选择，按“确定”即可。

这里要注意的是如果只需要打印入库出库单，而不需要打印发票及小票，“零售票据打印机”、“零售票据打印模板”可为空，不需要选择。

“POS操作”菜单

图9

“在线店务管理”菜单

图10

“在线查询”菜单

图11

（二）收银流程

下面让我们开始一笔正规交易的收银工作：

如何调出操作提示？

－“F1:

操作提示”

“POS操作”菜单中的所有命令后面都有一个快捷键，您可以按F1键，屏幕下方会弹出两排“操作提示”，再次按下F1按钮使它消失。

如图所示：

图12

如何开新单据？

－“F2:

开新单”

该命令在重新开单据时启用，屏幕原有一切交易信息被清除，如需VIP消费，可以将VIP放到读卡器上，将VIP读入POS。

图13

如何进行挂单及处理－“F4:

挂单、F10处理挂单”

如需挂单，可点击”F4”按钮，把当前正在操作的单据先放置到后台，需要处理的时候点击“F10”按钮来选取要处理的单据。

如何进行条码输入－“条码输入　F12”

商品的条码可以通过手工输入，或者通过条码枪将它扫描入电脑，当商品的条码出现后，按“Enter”键，相应的型号、尺寸、金额、折扣等信息会自动显示出来。

注：

当输入条码后，系统会自动搜寻相应的POS策略，对单据和商品进行优惠。

销售数据显示出来以后，输入提示符自动跳到下一条空白记录，您可以继续扫描下一件商品，如果上一个商品客人购买货品数量不只1件，请将鼠标移到“数量”一栏，单击数字“1”，这时颜色变成深色后即可直接输入购买数量，相应的金额也会改变。

或者直接用条码枪多次扫入，数量会自动累加。

图14

当条码无法扫描进来时，您也可以手工输入条码，按“回车键”确定，如果输入有误，系统会提示你：

图15

您可以仔细核对条码，修改完成后，再次按“回车键”确定。

如何进行库存查询？

在系统面板上选择“在线查询”，选择“店仓库存查询”，可查询本店，也可查询所有同类店铺，然后请按照下图操作：

图16

[操作步骤]：

1.选择查询条件，后单击查询。

2.重新查询，可以先单击清除条件。

3.如果要直接查寻条码，就把右下角的输入条码查询的复选框勾上，这是支持模糊查询的。

4.可用鼠标双击某一记录查询该货品的详细信息，如图17。

图17

如何处理退货、换货？

a）进入收银状态后，按F6键，切换到“退货”状态。

b）把需要退的商品条码扫入电脑之后，系统会弹出对话框，要求您输入购买该商品时的单据编号。

此时有两种选择：

（1）输入单据编号，单据编号可以手工输入，也可以选中“使用上一次退货单号”的复选框。

然后单击审核按钮，系统检查该单据中确实有该商品，就会通过审核，自动跳到下一行，准备后面的操作。

否则，系统会在备注栏中提示出错，如图18。

图18

{图31}

（2）若不准备按单据退货，可以单击忽略按钮，即可直接退货。

在退货状态里，最后也还　　　　是要通过F5付款才能结束本次退货。

※如果客人要求换货，您可以先给他“退货”，再做销售。

图32

如何处理赠品？

公司经常会搞一些赠品促销活动，这类货品是不计金额的，您只需按F6，切换到“赠品”输入状态，然后将赠品的条码输入，按回车键，最后再按F5付款结束。

如何删除一条输入的信息？

您只需请将光标移到“数量”或“条码”一栏，然后按键盘上的“DELETE”键，系统会自动提示，如图：

图19

选择“是”，即可删除该条信息。

如何做销售备注？

1.按F12，进入销售单备注栏。

图20

如何修改金额？

当顾客所购买货品可进一步打折、扣零等优惠，可把光标停留在所需更改的条码上按F8，如下图所示：

图21

三种方式任选一种，但不能同时操作2种以上方式。

修改金额只对一件商品进行优惠。

如何进行整单优惠？

如果顾客的消费符合优惠的条件，在付款前按F9键即可以实现整单优惠。

图22

如何付款？

按F5

进入“付款明细”。

您可以允许客人以多种方式付款，可以是现金，也可以是信用卡，所以首先您要询问客人以哪种方式付款，然后在“付款”一栏中单击，直接输入数字即可，

如图所示：

[图1][图2]

图23　　　　　　　　　　　　　　　　　　图24

如果现金不够，可以继续用卡支付。

图25

最终显示该笔交易的应付金额、实付金额和找零。

按“确定”后，打印发票。

也可以按“取消”，回到条码输入栏，继续操作。

图26

（三）其它相关收银操作

如何进行现金“舍弃选择”的操作？

如何取消当天一笔交易？

在日常销售中，您可能需要取消当天某一笔交易，首先请单击菜单“离线查询”-“付款单据查询”，打开窗口，单击“查询”按钮，选择该笔交易的单据号，单击“冲红”按钮即可。

※注意，不是当天的单据无法进行该操作。

图27

（四）如何做零售数据上传？

零售数据上传是每天都要做的，它将把这一天所有的店仓的单据全部上传给总部。

在做零售数据上传之前首先要保证电脑可以连接到互联网上。

请单击桌面-“零售数据上传”。

如图所示：

图28

（五）单据操作

如何新增一张单据？

举例如果我们要新增一张调拔出库单，选择“在线店务管理”－“调拔出库单”，然后在弹出的新窗口中，选择“新增”，即成功新加了一张单据。

做好操作后，，选择“保存”，就可以保存这张单据了。

如何审核一张单据？

举例我们审核一张其他出入库单。

选择“在线店务管理”－“调拔出库单”，然后在新窗口中选择我们要审核的单据，点击记账按钮：

图29

　　选择“记账”，　在弹出的窗口中点击“自动填充”，在点击“记账”这样我们就审核通过了这张单据。

同样的，如果我们要做查询、冲帐等其他单据方面的操作，都可以用这种方式进行。

如何做调拨单？

[功能描述]：

调拨单指归属于同一个客户的其中一家店仓向另一家店仓调拨商品时，所填写的单据。

[操作界面]：

选择“在线店务管理”－“调拔出库单”

图30

[栏位说明]：

发货店仓：

指调出货物的店仓。

收货店仓：

指调入货物的店仓。

出库单和入库单

[功能描述]：

出库单：

调拔单审核后，会发生出库的行为，所以会相应自动生成一张出库单。

入库单：

调出店仓的出库单记帐后，相应调入店仓会进入货品，会自动生成一张入库单。

[操作界面]：

图31

图32

[栏位说明]：

收货店仓：

指调进货物的店仓。

发货店仓：

指调出货物的店仓。

如何做盘点单？

[功能描述]：

通过某种方式盘点货物后，发现计算机的库存数量和实际库存数量不符，盘点单就是分析和管理这种现象，确保计算机的库存数量和实际库存数量一致。

盘点时除了可以一条一条把条码扫入盘点，还可以通过导入盘点机文件盘点，导入临时存档文件盘点。

[操作界面]：

图33

[操作步骤]：

1．导入盘点文件。

2．点击下一步，选择“全盘”来进行数据分析，得到差异明细。

单击关闭后生成盘点单。

图34

（七）在线查询

历史销售数据查询？

在在线查询中，您可能需要对历史的销售数据进行查询，首先请单击菜单“在线查询”——“多维零售查询”，打开窗口，选择查询时间，单击“查询”按钮即可。

可以将自己需要的条件逐一拉进窗口，来查看自己所需的数据。

图35