OA自动化OA管理系统需求.docx
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OA自动化OA管理系统需求
公司OA管理系统
设计方案
1.建设分析
1.1.目的
为使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
实现办公自动化,提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
1.2.背景
办公自动化简称OA（OfficeAutomation），主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。
它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。
我国办公自动化自上世纪七十年代开始发展，大致经历了三个阶段：
第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备。
如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。
现在，Web开发技术不断发展和成熟，能够在互联网上实现非常复杂的系统，满足各种业务要求；同时，计算机硬件和网路也得到飞速发展，计算机数据处理速度以及网路传输速度都得到几何倍数的增长；通过高校、专业培训班，以及网路学习资料等渠道，人们操作计算机的熟练程度越来越高。
在这种背景下，OA系统基本上都是采用Web技术来实现，并且在实际工作中起越来越重要的作用。
现在的OA系统不仅能够满足单位或者组织内部的日常办公活动，还能够进一步扩展为单位之间或者组织之间的信息交流，从而达到利用计算机系统，来提高办公效率、加快各种办公业务流程处理速度的目的，实现办公数字化、流程自动化、操作灵活，而不受地域、时间的约束，真正提高办公效率。
1.3.术语说明
列出本概要设计说明书中专门术语的定义、英文缩写词的原词组和意义、项目组内达成一致意见的专用词汇，同时要求继承全部的先前过程中定义过的词汇。
术语名称
解释
备注
WBS
工作分解结构
2.解决方案
2.1.总体结构
2.2.功能设计
2.2.1.组织结构管理
组织结构是组织内部分工协作的基本形式或者框架。
随着组织规模的扩大，仅靠个人的指令或者默契远远不能高效实现分工协作，它需要组织结构提供一个基本框架，事先规定管理对象、工作范围和联络路线等事宜，达到公司核心能力与组织绩效。
组织结构图（OrganizationChart），是最常见的表现雇员、职称和群体关系的一种图表，它形象地反映了组织内各机构、岗位上下左右相互之间的关系。
组织结构图是组织结构的直观反映，也是对该组织功能的一种侧面诠释。
将组织结构管理抽象出部门，职工，职位。
以职工为基础，部门为职工的分类，职位为职工责任。
在管理上，以部门为中心，职位隶属一个部门，分配职位给职工，从而达到明晰责任的目的。
2.2.1.1.部门管理
2.2.1.1.1.业务定义
对公司或者企业部门信息管理，是公司组织结构基本要素。
部门作为管理职能原子，对公司管理起到决定性作用。
部门管理遵循独立，不能存在交叉管理。
因此部门结构是树型结构。
子部门只有一个父部门，父可以有多个子部门。
2.2.1.1.2.功能要求
●基本功能
1、根据组织情况，以树形方式显示部门列表
2、创建公司（最高级部门）
3、添加子部门
4、删除部门
5、修改部门
●部门信息
1、部门名称
2、电话
3、传真
4、部门描述
5、部门领导职位
6、部门编号（一级部门编号为2位，二级部门编号为4位，以此类推）
7、上级部门（如果为一级部门，上级部门为0）
●添加子部门
1、自动获取上级部门
2、选择部门拥有的角色
3、选择部门成员
4、选择部门管理人员
●修改部门
1、可以修改部门名称，电话，传真，部门描述等基本信息；
2、修改部门角色；
3、修改部门成员；
4、部门管理人员
●删除
1、对部门信息进行伪删除；
2、若部门下仍有未冻结的部门成员存在，则不允许删除部门；
2.2.1.1.3.界面设计
列表
编辑
2.2.1.2.用户管理
2.2.1.2.1.业务定义
用户管理主要是对用户和跟用户相关的资源、费用等进行的操作。
操作员可以在此模块中进行用户添加、修改用户信息、对用户进行授权等和用户相关的操作。
2.2.1.2.2.功能要求
●基本功能
1、显示用户信息列表
2、编辑用户信息
3、编辑用户档案
4、重置密码
5、冻结用户信息
6、删除用户信息
●用户信息
1、基本信息：
用户名、真实姓名、角色类型、所属部门、职务类型；
2、档案信息：
在职状态、性别、出生日期、民族、身份证号码、婚姻状况、政治面貌、籍贯、户口所在地、学历、职称、毕业院校、专业、参加工作时间、进入单位时间、员工类型、职务、家庭电话、电子邮件、家庭详细住址、合同期（开始、结束）、转正提醒日期、合同到期提醒日期、年休假、岗位变动情况、教育背景、工作简历、社会关系、奖惩记录、职务情况、培训记录、担保记录、劳动合同签订情况、社保缴纳情况、体检记录、备注、照片、附件；
●用户信息列表
1、显示内容：
登录名、真实姓名、所属部门、手机号码、冻结状态；
2、查询条件：
真实姓名、所属部门、冻结状态；
●编辑用户信息
1、用户名不能重复；
2、选择角色类型（多选）；
3、选择所属部门（多选）；
4、选择职位时，应先选择部门，根据部门显示对应的职务（多选）
●编辑用户档案
1、以下字段需要使用数据字典：
在职状态（在职、辞职、离休、退休、借调）
性别（男、女）
婚姻状况（未婚、已婚、离异、丧偶）
政治面貌（群众、团员、党员、预备党员、民主党派、无党派人士）
籍贯（省份）
学历（小学、初中、中专、高中、大专、本科、硕士、博士、博士后）
职称（助理工程师、工程师、高级工程师）
员工类型（合同工、劳务工）
●重置密码
1、将用户密码修改为‘123456’；
●冻结用户信息
1、用户冻结后，无法登录系统；
●删除用户信息
1、需要把相关的信息同时删除；
2.2.1.2.3.界面设计
用户列表
编辑用户
2.2.1.2.4.流程图（或时序图）
2.2.1.3.职位管理
2.2.1.3.1.业务定义
职位为联系职工与职工的纽带，为职工的责任与权力的表达。
职位隶属于部门，有级别之分。
2.2.1.3.2.功能要求
●基本功能
1、显示职务信息列表
2、编辑职务信息
3、删除职务
●职务信息
1、职务名称、职务级别、所属部门、角色类型、备注；
●职务列表
1、显示内容：
职务名称、职务级别、所属部门、备注；
2、查询条件：
职务名称、所属部门；
●编辑职务
1、同一个部门内的职务名称不能重复；
●删除职务
1、永久删除；
2.2.1.3.3.界面设计
职务列表
2.2.1.3.4.流程图（或时序图）
2.2.2.客户管理
可以指派销售主管，销售员之间可以设置客户资源是否可见。
可以对客户进行复杂的统计分析，并生成相应的报表。
可以进行销售合同、客户关怀、服务跟踪等管理功能。
2.2.2.1.客户信息管理
2.2.2.1.1.业务定义
用于客户沟通，让客户经理了解客户“是谁”，通常是一些基本信息，这些基本信息一定要达到，让客户经理看到这些基本信息，能够对客户一个相对明晰的描述。
2.2.2.1.2.功能要求
●基本功能
1、客户基本信息列表
2、编辑客户信息
3、删除客户资料
4、客户资料移交
5、客户资料锁定、解锁
6、客户资料导入、导出Excel
7、查看客户相关资料
●客户信息
1、基本信息：
客户名称、客户编码、客户简称、电话、传真、网址、电子邮箱、所属地区、邮政编码、地址、备注、所属销售员、共享标识；
2、客户类型：
客户来源、客户类别、销售方式；
3、企业概况：
行业属性、企业性质、企业描述；
●客户基本信息列表
1、显示内容：
客户名称、客户类别、地区、销售方式、电话、销售员、共享标识；
2、查询条件：
客户名称、地区、客户类别、销售方式，是否共享；
●编辑客户信息
1、客户名称、客户编码不能重复；
2、所属销售员默认为添加人（可以选择其他人）；
3、以下字段需要使用数据字典：
地区（省份）
客户来源（新闻、报纸、网络搜索、其他）
客户类别（潜在客户、重点客户、普通客户）
销售方式（零售、经销商、OEM）、
行业属性（建筑行业、电子行业、科研单位、教育行业、媒体/广告/文化）
企业性质（国家事业单位、合资企业、国有企业、民营企业、政府部门）
●删除客户资料
1、只能删除自己添加的客户资料；
2、永久删除；
●客户资料移交
1、在列表中可以批量选择需要移交的客户；
2、选择移交的销售员；
●客户资料锁定、解锁
1、在列表中可以批量选择需要锁定、解锁的客户；
2、被锁定的客户，只允许查看资料，只有添加人才能锁定（共享客户）；
●客户资料导入、导出Excel
1、导入Excel字段内容：
客户名称、客户编码、客户简称、电话、传真、网址、电子邮箱、所属地区、邮政编码、地址、备注、客户来源、客户类别、销售方式、行业属性、企业性质、企业描述；
2、导出Excel字段内容：
序号、客户名称、客户编码、客户简称、电话、传真、网址、电子邮箱、所属地区、邮政编码、地址、备注、客户来源、客户类别、销售方式、行业属性、企业性质、企业描述、是否共享；
3、导入的页面提供模板下载；
●查看客户相关资料
1、查看客户基本资料；
2、查看联系人列表；
3、查看服务列表；
2.2.2.1.3.界面设计
2.2.2.1.4.流程图（或时序图）
2.2.2.2.客户关怀
2.2.2.2.1.业务定义
无论是客户与你联系、还是你与客户联系，你都应该向用户提供一种始终如一、积极的服务，让你的客户充分体验到他在你业务中的重要地位，以及你对客户的忠诚与尽责。
2.2.2.2.2.功能要求
●基本功能
1、联系人信息管理
2、客户服务记录管理
3、查看客户联系人生日
●联系人信息管理
1、编辑基本信息：
客户单位、联系人职位、姓名、性别、生日、爱好、家庭邮编、家庭住址、工作电话、家庭电话、手机、email、QQ、MSN、备注；
2、在列表中可以批量删除；
●客户服务记录管理
1、编辑基本信息：
服务类型（上门服务、解决客户投诉、客户培训）、服务日期（默认当天，可以选择）、客户名称（选择）、联系人（根据客户选择）、服务预估成本（单位：
元）、时间成本（单位：
小时）、服务内容描述、客户满意度（很满意、比较满意、不满意、很不满意）、客户反馈意见、备注；
2、在列表中可以批量删除；
●查看客户联系人生日
1、查看生日为当天的客户联系人名单列表；
2、可以在列表中批量选择客户，对他们发送祝贺短信（收信人可以是客户或者是系统内部人员，短信内容可以编辑）
2.2.2.2.3.界面设计
2.2.2.2.4.流程图（或时序图）
2.2.3.个人办公桌
2.2.3.1.个人名片夹
2.2.3.1.1.业务定义
修改自己在平台中的基本信息，方便用户之间的联系。
2.2.3.1.2.功能要求
●基本功能
1、修改自己的名片夹；
●名片夹信息
1、性别、生日、工作电话、工作传真、手机、email、QQ、MSN、家庭住址、家庭邮编、家庭电话；
2.2.3.1.3.界面设计
2.2.3.1.4.流程图（或时序图）
2.2.3.2.桌面管理
2.2.3.2.1.业务定义
根据个人需要设置桌面显示内容及条数；
2.2.3.2.2.功能要求
●基本功能
2、显示桌面内容列表；
3、设置是否显示；
4、设置列表显示条数；
5、设置小贴士提醒内容；
●桌面信息
2、公告列表、邮件列表、常用网站、小贴士；
2.2.3.2.3.界面设计
2.2.3.2.4.流程图（或时序图）
2.2.4.公告邮件管理
2.2.4.1.公告管理
2.2.4.1.1.业务定义
该模块的主要功能为，对企业员工发送公告通知。
2.2.4.1.2.功能要求
●基本功能
1、公告信息管理
2、发布公告信息
3、删除公告信息
4、公告信息审核
5、查看公告信息
●公告信息
1、公告类型、公告标题、有效期（生效、终止）、置顶标识、查看人员，附件、发布范围、发布人所属部门、发布人；
●公告信息管理
1、可以管理自己发布的公告列表；
2、显示内容：
提交时间、公告类型、公告标题、生效日期、终止日期；
3、查询条件：
公告类型、公告标题；
4、可以对已经审核通过且在有效期内的公告进行终止（或重新生效），
●发布公告信息
1、公告内容（数据字典）；
2、发布范围（1、选择部门，2、选择人员，3、选择角色）；
3、公告内容使用网页在线编辑器；
4、附件（最多上传3个，每个小于5MB）；
5、如果对已审核且在有效期内的公告进行编辑，需要重新审核；
6、有效期已结束的公告不能编辑；
●删除公告信息
1、只能删除未发布或者有效期已结束的公告；
2、如果有附件需要一起删除；
●公告信息审核
1、查看所有公告信息列表；
2、显示内容：
提交时间、发布人、公告类型、公告标题、生效日期、终止日期；
3、查询条件：
公告类型、公告标题；
4、查看公告具体信息进行审核（发布）；
●查看公告信息
1、查看所有已发布且在有效期内的公告信息列表，可以根据标题进行查询；
2、列表显示时，置顶的公告放最前，其他的按生效时间倒序排列；
2.2.4.1.3.界面设计
发布公告
公告审核列表
公告列表
2.2.4.1.4.流程图（或时序图）
2.2.4.2.邮件管理
2.2.4.2.1.业务定义
该模块主要功能为，对企业内部员工发送邮件，邮件发送后，自动保存在发件箱里。
可查看对方的查阅情况，支持邮件批量导出。
2.2.4.2.2.功能要求
●基本功能
1、写邮件
2、邮件列表
3、回复邮件
4、转发邮件
5、回收邮件
6、删除邮件
7、查看邮件
8、导出Excel邮件信息
9、外部邮件
●邮件信息
1、收件人、邮件类型、邮件标题、邮件内容、附件、发件人；
●写邮件
1、收件人（按部门选择），可以单独选择密送人；
2、邮件类型（数据字典：
一般邮件、重要邮件、非常重要）；
3、邮件内容使用网页在线编辑器；
4、附件（最多上传3个，每个小于5MB）；
5、可以选择是发送或保持到草稿箱；
●邮件列表
1、收件箱：
显示别人发给自己的邮件列表；
2、草稿箱：
显示保存在草稿箱的邮件列表；
3、已发送：
显示自己已发送的邮件列表；
4、已删除：
显示被移动到垃圾箱的邮件列表；
●回复邮件
1、点击回复时自动跳转到写邮件界面；
2、发件人默认为收件人；
3、在原来的标题前加上“Re:
”；
●转发邮件
1、点击转发时自动跳转到写邮件界面，并显示要转发邮件的内容、附件；
2、收件人（按部门选择），可以单独选择密送人；
●回收邮件
1、在对方未读邮件的情况下，可回收邮件（删除）；
●删除邮件
1、在其他列表中可以批量选择邮件移动至垃圾箱；
2、在垃圾箱中邮件可以恢复到原有状态；
3、在所有的列表中可以批量选择邮件进行永久删除（连同附件）；
4、永久删除时，要所有收件人都删除时，才彻底删除，否则修改显示状态；
●查看邮件
1、查看邮件内容、附件；
2、收件人查看邮件时：
默认显示前10人，超过10人用“查看全部”链接查看（消息框），密送的不显示；
3、发件人查看邮件时：
默认所有的收件人（红色：
未读，黑色：
已读），密送的单独显示（红色：
未读，黑色：
已读）；
●导出Excel邮件信息
1、根据当前列表状态导出对应的邮件信息；
2、导入Excel字段内容：
发件人、邮件标题、邮件内容、附件名称、发送日期；
●外部邮件
1、详细查看外部接口（外部邮件）；
2.2.4.2.3.界面设计
写邮件
收件箱
草稿箱
已发送
已删除
编辑邮件
2.2.4.2.4.流程图（或时序图）
2.2.5.考勤管理
根据考勤排班自动计算员工考勤结果，生成考勤统计报表，并为薪资计算提供相关数据,记录员工上下班的打卡信息。
2.2.5.1.网上签到
2.2.5.1.1.业务定义
该模块的主要功能为：
记录员工上下班的打卡信息。
2.2.5.1.2.功能要求
●基本功能
6、部门签到时间管理
7、签到记录
8、签到列表
9、导入外部考勤文件
●签到信息
3、签到人、时间、IP、网卡、计算机名、说明情况；
●部门签到时间管理
1、按部门对上下班签到时间作配置；
2、列表：
显示各部门的签到时间配置，按部门，签到时间排序，可以按部门进行查询；
3、添加：
按部门添加签到时间配置，添加内容有：
部门名称，起始时间，标准时间，结束时间，上下班标识；
4、修改：
按部门修改签到时间配置信息：
起始时间，标准时间，结束时间，上下班标识；
5、删除：
对签到时间配置信息进行删除；
●签到记录
1、在部门签到时间范围内显示“签到”按钮，否则提示“未到签到时间”；
2、签到人点击“签到”按钮自动记录登录用户的ID，时间和计算机的IP，网卡，计算机名；
3、如果在该时间段内签到过一次，就不允许再次签到；
4、在列表中对已签到记录进行“说明情况”操作；
●列表
1、显示登录用户的签到记录，按签到时间倒序排列；
2、当天的记录，签到时间用红色标识（用于提醒用户）；
●导入外部考勤文件
1、定义好导入格式（文件类型：
Excel，字段顺序）；
2.2.5.1.3.界面设计
部门签到时间管理
修改部门签到时间
员工签到、列表
2.2.5.1.4.流程图（或时序图）
2.2.5.2.日考勤情况
2.2.5.2.1.业务定义
根据员工登记情况生成日考勤统计。
2.2.5.2.2.功能要求
●基本功能
1、生成日统计
2、修改日统计数据
3、查看详细记录
●统计信息
1、部门、人员ID、姓名、考勤日期、时间点状态（正常、迟到、早退、异常）、备注；
●生成日统计
1、每天晚上11点开始根据当日的签到信息与部门设定时间比较，自动汇总日考勤情况，如果本部门没有设定时间，就根据上级部门以此类推；
2、签到异常判断规则：
当日签到的计算机信息（IP、网卡、计算机名）与昨日最后一次签到的信息进行比较，如果不符就标识为异常，并在备注中添加提示信息；
●修改日统计数据
1、可以根据条件（时间点、部门、人员）重新汇总日考勤；
2、在人员的详细页面，可以修改汇总数据；
●查看详细记录
1、根据日期、部门、人员查询考勤情况；
2、选择人员查看详细签到记录；
2.2.5.2.3.界面设计
2.2.5.2.4.流程图（或时序图）
2.2.5.3.请假管理
2.2.5.3.1.业务定义
该模块主要功能为：
登记、审核员工请假信息，可按多种条件查询请假记录。
2.2.5.3.2.功能要求
●基本功能
1、请假申请
2、请假撤销
3、请假列表
4、请假审核
●请假信息
1、请假人、请假类型、请假时间（开始、结束）、使用年休假、请假原因；
●请假申请
1、请假类型（数据字典：
事假、病假、婚假、丧假、五娩假、公假、公伤假、特别休假），请假时间（精确到时分秒）、使用年休假（整数，在旁边显示剩余天数）、请假原因；
●请假撤销
1、在列表中未审核的请假信息，可以删除；
2、永久删除；
●请假列表
1、可查看属于自己的请假列表；
2、显示内容：
请假类型、请假原因、开始时间、结束时间、占年休假，审核状态；
3、查询条件：
请假类型、开始时间、结束时间；
●请假审核
1、根据登录用户的审核级别查询出属于用户的审核列表；
2、显示内容：
提交时间、请假人、请假类型、请假原因、开始时间、结束时间、占年休假；
3、查询条件：
请假人、请假类型、开始时间、结束时间；
2.2.5.3.3.界面设计
请假申请
请假列表
请假审核列表
2.2.5.3.4.流程图（或时序图）
2.2.5.4.考勤结果统计
2.2.5.4.1.业务定义
根据出勤明细等数据，对考勤、请假、加班情况进行分类统计，统计结果可以作为薪资计算引用。
通过设定条件，动态生成需要的打卡记录报表、请假记录报表、加班记录报表。
2.2.5.4.2.功能要求
●基本功能
1、生成周统计
2、生成月统计
3、生成年统计
4、导出Excel统计结果
5、清理统计数据
●统计信息
1、部门、人员ID、姓名、应出勤（天）、实出勤（天）、迟到（次）、早退（次）、缺勤（时）、事假（时）、病假（时）、婚假（时）、丧假（时）、五娩假（时）、公假（时）、公伤假（时）、特别休假（时）、出差（天）；
●生成周统计
1、根据条件（）生成周统计；
●生成月统计
1、根据条件（）生成周统计；
●导出Excel统计结果
1、可以导出周、月、年统计结果；
2、年统计按月份分隔；
●清理统计数据
1、可以根据时间清理数据；
2.2.5.4.3.界面设计
2.2.5.4.4.流程图（或时序图）
2.2.6.任务管理
任务管理采取工作分解结构（WBSWorkBreakdownStructure），结合计划表方式。
任务分解后，分解出的任务不能交叉、重复。
为一层结构或多层结构，以最低一层为进度图中原子。
2.2.6.1.任务分配
2.2.6.1.1.业务定义
任务分配为任务管理的基本模块，要处理任务分解，和任务计划的制定。
具体为先将任务分解，后将子任务按时间分配给个人。
目前不考虑费用和资源问题，其作用主要为任务进度追踪。
2.2.6.1.2.功能要求
●基本功能
1、任务分解
2、任务计划安排
3、任务分配
4、个人接受任务
●基本信息
1、任务名称、分配人、分配时间、接收人、接收时间、任务重要性、任务量、任务说明、所属任务、计划开始时间、计划结束时间、实际开始时间、实际结束时间、任务状态、备注、是否继续分配标识；
●任务分解
1、按wbs模式分解任务；
2、编写任务和子任务的详细信息；
●计划安排
1、图形化安排子任务，确认子任务之间的关系；
2、改变任务计划时间；
●分配任务
1、根据任务分解情况选择接受人（一个任务只能选择一个接受人）；
2、如果上级分配的任务允许继续分配，可以再进行任务分解；
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