oa系统建设需求.docx
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oa系统建设需求
OA系统建设要求
第一章需求概述
（一建设背景
2010年是我公司的发展之年,转折之年,办公自动化系统（即OA系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
随着信息化建设在我公司的推广和普及,把OA推上一个新的信息化发展台阶——数字化办公阶段。
长期以来,公司领导高度重视信息化建设,建立起自己的硬件应用平台,并引进多套业务系统。
其中,应用较为成熟的是K3财务系统、K3人力资源系统（正在实施、电子邮件系统等。
但是,随着机构的发展,公司已经逐步从集中式办公向总部->分中心的模式变化,早期建设的各种封闭的以业务为核心的系统面临着不能满足办公需求的情况。
因此,现阶段有必要重新建设一套技术先进,符合当前办公发展需要的办公自动化系统,增强协作,以更大发挥信息技术的优势,进一步提高办公效率。
（二建设目标
1、提供可靠的、可追查的公文流转平台,有效的缩短公务处理的周期,加快公文流转过程,减少路耗、找人、等待等中间环节,保持公务处理渠道的畅通;
2、打破时空及地域限制,实现无纸化办公,远程办公、异地办公;
3、通过信息网络平台,提高信息统计和分析的水平,为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持;
4、提供完善的信息交流机制,方便公司各部门、单位、和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理,实现业务办理互联互通,信息数据共享;
5、充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源,充分地保护已有的信息化投资;
（三建设任务
在总体设计思路上采用集中部署、分布式架构,公司各部门、单位能拥有独立的公文处理子系统,灵活部署,易调整,不受组织机构调整的影响。
（四建设原则
大友企业公司OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。
1、先进性:
应当采用当今主流技术,既要考虑应用平台和工具的先进,更要考虑系统结构和应用设计的先进性,以适应宏观上业务管理、发展规划和微观上事务办理的需求。
2、可靠性:
系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术,保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。
3、实用性:
根据业务需求和业务流程,从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。
工作流程设计要求简捷流畅,能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。
4、安全性:
系统建设要符合用户对信息安全管理的要求,建立完善可靠的安全保障体系,对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有
很强的防范能力,确保系统具有严格的身份认证功能,并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。
5、易使用性:
主要体现在两个方面:
一是应用界面简捷、直观,尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程,使用户在使用时一目了然,便于快速掌握系统操作方法,特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯,方便非计算机专业人员的使用;二是应提供联机的或脱机的帮助手段。
6、开放性:
为了使系统具有较强的生命力和开放性,应遵循已有的国际标准和国内标准,以利于采用多种先进技术和产品。
7、有限开源性:
随着业务逻辑的改变,需要对系统进行维护、微调或二次开发。
对该系统的非核心代码,应该开放。
并提供规范的数据库设计,接口规范。
8、可扩展性:
该信息系统是一个不断发展中的应用系统,在系统设计时要考虑到新技术,新产品出现时对本系统的兼容性;当业务需求、外部环境发生变化时,可以扩展系统的功能和性能。
软件设计要简明,各功能模块间的耦合度小,以适应业务发展需要,便于系统的继承和扩展。
第二章总体要求
（一基本要求
系统设计必须遵循国家相关法律、法规,尤其是计算机信息系统安全的有关标准要求。
供应商所作的需求分析应完全满足大友企业公司OA系统的用户需
求。
本文件提出的对大友企业公司OA系统建设要求,是供应商提供解决方案主要依据,在编制OA系统实施方案时,供应商应深入分析和充分考虑业主单位对本系统现在及未来发展的需求,设计出完整的优质方案。
供应商必须承诺提供的所有软件产品为正式版本,并提供有关软件版本的书面证明材料。
供应商必须承诺提供的所有软件产品都具有正式合法使用权,并提供相应书面授权书。
（二支撑平台要求
1、服务器端
（1操作系统
保证系统至少可以运行在Windowsserver2008操作系统平台上。
（2中间件系统
中间件服务器采用严格遵循J2EE规范和标准,能够提供消息服务、事务处理、组件、负载均衡、安全性、应用支持等方面强大的功能,支持EJB、Servlet、JSP、JMS、JNDI、JCA、JACC、HTML、WebServices、XML。
系统必须能在任何符合J2EE规范的中间件服务器间平滑移植。
（3数据库系统
系统透明支持MSSQLSERVER2008数据库系统。
2、客户端
系统必须在以下环境下正常运行,并且无需任何客户端维护或设置。
（1操作系统:
Window全系列;
（2文字处理软件:
office2000以上;
（3浏览器:
IE6.0,IE7.0,其他常用的浏览器;
（三安全保密要求
系统建设必须遵循有关国家电子政务信息安全保障体系要求,按照国家法规实施安全等级保护,加强系统信息安全管理。
供应商必须明确提供完善的、可行的系统安全方案,应包括有双向身份认证、文件加密、数据备份与恢复、防病毒、防入侵等功能,应支持PKI加密,电子签名和第三方的CA认证。
（四质量保证要求
中标供应商必须有针对本项目的质量保证体系和组织,并制订质量保证计划,列出项目实施过程中质量监督和保证执行的措施,要记录质量保证活动,并保存和维护这些记录。
（五组织管理要求
1、中标供应商必须成立合理的实施团队,建立健全保障项目顺利实施的各项管理制度和质量保证体系。
2、中标供应商必须指定专职于本项目的项目经理,配置相应的项目实施管理、培训、质量保证等人员,保证有足够的高素质人员参加本项目的实施,确保项目顺利实施。
3、参与本项目实施的技术人员必须具有承担过OA软件实施经验,能够与用户进行良好沟通。
4、参与本项目的技术人员必须对本系统相关业务有所熟悉,掌握办公自动化业务的相关基础知识。
5、供应商应对上述内容列出详细人员计划,包括人员姓名、经验、
学历和在本项目中的职责分工等。
6、供应商应根据项目建设的具体内容和整体工期要求,并提交切实可行的项目工作计划。
（六项目交付要求
供应商应在供应文件中提供具体的项目交付说明、交付计划、交付物标准说明等。
中标供应商在系统正式运行前必须提供以光盘为介质的完整的安装系统,包括应用软件、运行所必须的附加软件、与应用软件有关的电子文档等。
项目实施过程中,供应商应按照软件实施要求形成全面详尽的技术资料,以确保技术资料的一致性和完整性,在系统正式运行前提交完整的与应用系统相关的文档。
所交付的文档至少包括:
系统需求分析、安装说明书、使用说明书/用户手册、系统维护说明书等。
各种文档应当以光盘和书面两种形式交付。
（七项目验收要求
1、验收方案由用户最终确定,中标供应商配合。
在验收时报价人自行组织验收所需的资料,并在用户的监查下现场进行演示和验收。
2、中标供应商完成项目实施后,编制《项目交付文件》。
交付文件应满足完整性、一致性和可读性要求。
3、中标供应商应负责在项目验收前将系统的全部有关产品说明书、安装手册、技术文件、资料、及安装、测试、验收报告等文档汇集成册交付使用单位。
4、用户对《项目验收文件》会审通过后,通知中标供应商现场验收时间安排。
5、现场验收内容包括:
《项目交付文件》一致性检查、验收测试。
第三部分功能需求
1、基础应用平台
（1、组织机构与权限管理
为各个业务系统提供通用并且统一的组织结构定义和权限配置,可以用多种灵活的配置方式（包括:
根据用户、用户组、部门、岗位、角色定义系统资源的权限,从而满足不同类型组织的需求。
（2、文档发布与查看
OA系统中所有的栏目,文档（HTML文件都应该有属性（相当于在资源管理器中查看文档属性时,实现的高级属性,重点是版本和权限,并可以根据属性来控制文档的存取和修改。
文档发布,必须指定文档属性,如果不指定,则自动继承文档所属栏目的属性。
文档查看,必须检查权限。
文档修改,能进行版本控制,并保存原文档的历史版本。
（3、报表
能综合分析各种业务的台账信息,以电子表格的形式导出报表,能编辑和打印报表。
（4、工作流
提供统一的工作流引擎,以及图形化的业务流程管理和定制工具,
能快速建立协同/协作事务,如网上审批等。
主要具有两大功能:
第一,建造功能,对工作流过程及其组成活动自定义;第二,运行控制功能,在运行环境中管理工作流过程,对工作流过程中的活动进行调度;
（5、表单
提供图形化的表单制作工具,管理和维护人员可利用它对页面样式方便快捷的进行编辑和管理。
表单生成后,应用服务器端的表单引擎应用服务实现对表单的操作。
通过表单引擎服务完全处理表单的增删改查等功能。
（6、通用提醒功能
提供统一的提醒功能组件,能对系统中存在日期属性的对象设置提醒功能,如工作任务提醒。
（7、基于组织机构的总门户与部门门户的架构方案。
2、应用系统功能
2.1公司资讯
通过公司资讯,实现信息共享功能,实现电子文档（通知、公告、文件等、内部刊物、通讯录、规章制度及标准、规范的共享,方便存取、汇集、管理和查询。
解决目前信息共享资源分散、不足和工作效率较低的问题。
（1登记保存OA系统办结的所有公文,可通过收文、发文等模块自动归入相应文件模块,在本模块中可授权给相关人员查询阅读。
（5提供整个系统所有公文和信息的关键字、发布时间等检索或全
文检索引擎。
2.2公共信息
公共信息用于实现公司各部门、单位之间内部信息发布、交流和共享。
系统要支持不同风格的信息栏目的设置,可实现各类信息的编录、审核和发布,信息发布格式可自定义,不同层级用户可根据权限将信息发布到本部门办公平台。
各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布
（1公告
单位内部的公告栏,以方便内部人员及时了解相关公告。
登记了新公告栏后,即可发布到首页的最新消息里。
支持传阅,把最新的公告传阅给相关人员。
（2工作动态
每个部门都可以发布本部门的工作动态,以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。
首页的工作动态是各部门工作动态的集合。
（3意见箱
意见箱是单位内部人员发布意见、建议的地方,发布建议的时候,可以指定建议的读者,也可以通过传阅把建议发给相关人员,意见发布可署名也可以匿名发表,由发布者控制。
后台实际上增加字段控制是否显示发布人。
（超级管理员才可以查看匿名发表者的姓名
2.3公文处理
公文管理是办公自动化系统的最为核心的应用,它主要分为收文、发文和办文三大类。
（1收文
收文包括:
公文签收、登记等处理流程。
系统支持两种收文方式:
一种是纸质文件,需实现扫描成图片文件输入并阅读浏览;另外一种为电子文件。
只有具备收文登记权限的人才能新建收文。
支持退文。
系统要具有对重要来文的安全处理方案。
收文处理的流转环节可灵活调整,流转环节数和流转过程可根据需要重新定义。
系统应具有杜绝“死文”发生,收文动态跟踪功能。
（2发文
发文可按个人、部门、单位执行,并生成月度、年度发文登记表（分权限,包括:
拟稿、审稿、核稿、审签、会签、签发、编号、校对、分发、归档等处理流程。
系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
可以使用预先定义的公文模版（推荐使用word格式进行拟搞。
并支持多个模版。
可根据发文字号自动生成发文文号。
可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出到word文件或其他格式后由用户打印送领导批示。
发文处理流程的流转环节可灵活调整,根据需要增减和重新命名,流转方向除向前传递外,也可回传或回撤,并且实现发文会签功能。
（3办文
办文包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程。
系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
可实现公文的在线编辑,审批痕迹保留,常用语。
对于仅仅需要传阅的公文,提供并发机制,加快公文办理进度。
可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出word文件后由用户打印送领导批示。
办文处理流程的流转环节可灵活调整,根据需要增减和重新命名,流转方向除向前传递外,也可回传或回撤,并且实现文件会签功能。
该用户已完成的公文能存储在系统中的个人文件夹中以便以后查找。
已办结的公文能通过归档的操作,归档到OA的电子资源数据库中,以供有权限的用户进行查询。
（4督办催办
落实和跟踪各部室的办文情况与进度,按指定的时间段汇总各部室的办文情况与进度,可以在系统中使用预先定义的公文模版（word格式起草交办通知、催办通知和督办通知等公文。
系统提供督办事项一览表,以便经办人能对其经办的所有督办事项
有一个实时、全面的了解。
督办过程的电话催办等过程可详细记录备查。
（5代理授权
当个人特别是领导出差或休假时,为了不延误其与相关人员或部门的工作,这就要求个人在出差或休假时,其工作得有人接管或代理。
授权可以是本人,也可以是系统管理员进行设置。
代理授权是为了解决个人出差或休假期间对公文处理权限的指定代理过程。
当出差或休假完成后,可以取消代理设置,并可以查阅其出差或休假期间代理人为其处理了哪些工作,代理情况如何等。
需考虑到实际情况,如一个人往往会一身多职,会有多种业务,因此可以设定多个代理人完成不同类型的工作。
（6交办功能
某用户可以把自己的任务通过申请后交给某人接任,交办成功后,任何人对该用户发文时自动提醒该用户已经交给某人办理,并要求确定是否继续办理,交办完成后生成交办期间工作目录表。
某员工调职或离职后,其原来岗位的文件和任务能通过系统自动交办给接任人,使接任人能立刻接手其岗位的工作。
（或权限的克隆
（7查询统计
可以根据管理权限和指定条件查知当前公文处理情况和领导批示,可根据发文单位、时间等组合查询,并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文情况汇总表,系统至少应能按月度、季度和年度为当前用户或部门生成办文统计报表,并打印等辅助功能。
（8流程监控
实现对公文处理的流转情况监控,用户可以查看本人所参与办理的公文的运作情况,领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况。
2.4公文归档
公文办结后可以分类归档,系统提供灵活、便捷的查询检索功能。
档案管理可以按公文属性进行分类。
（如通知,请示,上行文等
2.5综合事务管理（综合政务
综合事务管理主要包括:
会议管理、领导日程、字典管理（主题词、文号管理、来文单位、通讯录等。
2.5.1会议管理
举办会议是单位办公的重要形式之一。
会议室及会议设施是一种需要共享的资源。
办公室可以将会议室的情况登记在OA系统中。
各部室组织的会议需要使用会议室时,通过OA可以查看各个会议室的使用情况,以预定使用哪个会议室,而且确定会议室的使用时间。
会议安排应具有会议室冲突检测、参会领导时间冲突检测等提示功能。
会议室预定成功后,通过会议管理模块,登记会议的议题、时间、会议室、参与人、主持人、会议资料上传到系统。
系统会自动形成会议通知单,并由会议发起人发送给相关人员,同时系统会自动生成一条消息显示在公告栏中,并可以在指定时间对相关人员进行会议提醒。
会议参与人收到会议通知后,系统会自动发给会议发起人一个回执进行确认,以便确认是否通知到位。
会议参与人还可以直接在OA系统中下载会议资料、议题等文件。
会议管理系统应可以查询、统计会议室使用情况和各种会议情况等。
2.5.2领导日程
领导是一种角色,设置为公司领导即需要进行日程安排。
通过按时间、活动内容为序的领导日程汇总表,以便了解各项活动有哪些领导参加。
领导日程汇总表显示在首页。
领导日程通常由领导自行填写,并可以灵活选择需要参与工作的人员（即建立多个常用的私有组。
领导日程安排应能通过权限设置,使具有权限的用户能对领导日程进行维护和管理,有权限用户在为领导安排日程时,可以通过选择任何领导为其安排工作日程。
同时用户可以根据领导日程安排生成每天、每周和每月的活动安排表。
2.5.3主题词管理
主题词是一份公文或档案资料的概要性描述,在进行公文管理时主题词的定义是必不可少的。
对于公文处理国家提供标准的主题词库供用户使用。
对于不同类型的机关,都会有各自的主题词库。
按照国家提供的标准为用户实现了主题词库的管理,以便用户在进行公文管理使用,由于不同行政单位的主题词库可能不同,系统需要提供多套主题词库并指定某一单位使用哪一个主题词库;
主题词库按国家公文处理标准提供的三级分类管理,分别是主题词
区域分类（一级、类别词（二级和类属词（三级;
系统提供主题词自动标引功能。
根据用户输入的一段信息（一般是标题,自动检索主题词库,检索标引的主题词范围限于类别词和类属词,如果检索到对应主题词则自动标引,一般先标类别词再标类属词;（按公文要求一般出除了类别词外不会超过5个类属词,数量的选择和重要性的选择可以由用户最后筛选对于上级文的主题词需要采用上级的主题词库进行标引;管理员对主题词的维护管理包括:
增加、修改、删除。
2.5.4文号管理
文号是公文管理过程中必不可少的,但是,由于不同的单位其文号的编制或管理的方式可能不同,为了适应不同单位文号管理机制,为用户提供了通过先定义,后使用的方式的文号管理模式,只要用户按照本单位的公文文号编制原则:
“文件字+[年号]+文件号”定义好,那么在公文处理过程中,系统就可以根据用户定义的原则自动地生成所需要的文号。
公文文号支持多个编号方式。
比如党委文件,纪委文件等编号方式就不同。
文号一般只能由系统管理员或授权用户进行维护和管理,其维护管理包括:
增加、修改、删除。
文号管理不仅提供以上维护管理,而还提供了补号和预留文号的功能,其目的为了防止用户在进行公文管理时,某些公文因为操作错误而废除公文时,文号没有被使用,而产生文号漏号或者因为某篇公文需要使用某个文号而无法获取。
2.5.5来文单位
在公文管理过程中,收文一般都是外单位发来的公文,为了在进行收文办理过程中,方便用户填写主、抄送单位,也为了更加规范对主、抄送单位的命名,为用户建立了来文单位的管理,只要用户在使用收文管理之前,将可能的来文单位定义在系统中,则用户在使用收文管理功能时,就可使用系统定义好的来文,在需要填写主、抄送单位时,选择使用,为方便用户,系统同时允许用户直接录入新的单位信息。
来文单位的维护管理一般只提供给系统管理员或已授权的用户,其管理操作包括:
:
增加、修改、删除。
2.5.6通讯录
公用电话本记录市检测公司和与外部进行联系的有关信息,部门电话本记录本部门人员的电话,个人名片是个人的可以公开的资料。
公用电话本公开给所有人查阅和使用,但只有有权人员才能管理维护。
通讯录应能灵活的模糊查询,能由电子表格（Excel导入数据。
公用电话本的管理应提供如下维护管理的操作:
（1编辑操作（增、删、改;（2查询操作,可以对任何数据项进行模糊查询,如:
电话号码（各种电话号码、单位、姓名、职务。
2.5.7办公用品管理
实现公司机关及各单位日常办公用品申购、入库、领用的精细化管理。
包括办公用品入仓登记、划出、划入、领用、报废、库存调整、物品库存与使用查询,并能生成相应的表格（按部门,月汇总。
用带表单的工作流实现申请购置功能。
物品的领出归还与事务流程进行联动,即在物品调拨流程中进行物品领出时,物品库中数量自动减少;反之当物品调拨流程中的物品归还时,物品库中数量自动增加。
各部门可以查询领用的物品,个人可以查询自己领用的物品。
2.5.8设备管理
实现全公司办公、生产设备等固定资产从申购、验收、登记、发放到报废全流程的精细化管理。
解决目前设备管理采用人工方式带来的申购周期较长和工作量大的问题。
重点关注:
（1资产管理。
（申购、验收、登记、领用、维护、维修、报废、划拨等
（2量值溯源。
（周期、单位、费用、备注等
（3资产折旧。
（各部门可以查询自己的折旧情况
（4每个人可以查询自己保管的资产情况,每个部门可以掌握自己的资产情况。
（5部分数据能展现在报表中心,如设备分布图等。
2.5.9项目管理
项目分类管理,按项目管理相关的文件。
2.5.10事务管理
通过自定义工作流引擎,设备及办公用品申请采购审批、用款审批流程、出访审批、报销审批、人员请假等事务流程,能通过系统进行控
制与管理,并能生成相应的表格。
2.5.11值班管理
日常值班,节假日值班管理,并生成值班登记表。
自动发布到公告牌中。
2.6个人办公
为用户提供一个个人办公平台,提供日常管理办公所需的电子工具和文档信息服务。
2.6.1待办事宜
用户只要打开个人办公首页,需审批公文、请示报告、公告信息等都显示在待办事宜中,通过待办事宜可以直接进入办理各种事务。
能对待办公文的未办条数和公告栏、消息栏等未读信息进行弹出框或短信提醒。
2.6.2消息管理
系统提供类似邮件传递方式的消息传递,能编写正文和添加一定数量和大小的附件,进行一对一或一对多的发送,并且提供短信的提醒功能。
与标准的邮件系统不同,这里不需要回执,但是发件人可以查询是否对方已经查看。
2.6.3个人工作日志
记录记录和统计个人每天的工作情况,即个人每天做了哪些工作,便于工作总结。
2.6.4文件收藏夹
收集个人的工作文件,可以按资源管理器的方式进行管理,并能移
动。
能设置为共享,实现资源共享。
2.6.5个人日历
设置可重复的会议、约会、提醒信息,提供管理工作计划和日程的工具。
2.6.6即时通讯
系统提供方便的邮件和短信联系方式,包含系统短信（关注“我知道了”,“以后再说”两个功能和手机短信两种沟通形式。
2.6.7个人通讯录
个性化的个人地址本,可对个人通讯簿进行录入、修改、删除、备份、导入和条件查询。
2.6.8个人设置
设置用户个人密码,修改用户姓名、联系方式、手机等信息,也可设置出差、休假等用户状态。
同时在个人设置中可以定制个性化办公桌面风格。
特别说明:
个人办公邮箱必须能灵活设置（利用现用办公邮箱如酒钢邮箱和大友邮箱
2.8后台管理
2.8.1用户管理
实现统一的用户管理平台,其中包括实现灵活地对机构、组和人员的管理。
系统要求用户管理应以对象树（相似于Windows的资源管理器及相对不同的对象类型（机构即部门、组、人员均应有相应的编辑界面的表现形式提供给用户,并进行相应用户权限的设置。
请注意,不同的用户可以建立多个私有组,把不同的人归入相应的组。
2.8.2流程表单管理
管理员根据实际工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相关审批工作流程。
支持使用表单生成器中制作各类表单的显示界面,如文件呈批表、文件呈阅表等。
提供图形化的流程定义和制作工具,管理和维护人员可利用它对页面样式方便快捷的进行编辑和管理。
应用服务器端的引擎应用服务实现对流程和表单的操作。
通过流程引擎服务完全处理流程环节的增删改查等修改功能,而不需要编写程序。
流程中某些环节的修改不能影响其他环节的正常运行,并且不影响之前公文的正常流转,并且可以根据需要随时更改,即时生效。
某表单修改后能实现对其他相关联的表单的对应项自动进行相关的修改。
2.8.3表单权限管理
管理员能根据不同流程和表单的需要设置某一流程表单的各项权限,如是否可编辑、是否可打印、是否可跳转流程,是否加锁等。
权限的设置界面与表达要简明易懂,能通过简单的培训使管理员了解各项表单权限的功能与设置方式。
2.8.4公文管理
管理员能改变公文实例的当前状态
升级会员 