文件控制程序A1Word格式文档下载.docx

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2017-9-1

·

首次发放

A/1

2017-11-29

增加对子公司文件管理的要求

1.0目的

对与质量管理体系有关的文件加以控制，确保各有关场所都能及时得到并使用现行有效版本的文件，防止误用失效或作废的文件。

2.0范围

适用于迅华集团及各分子公司各类管理体系范围的文件控制。

3.0术语与定义

无

4.0职责

4.1体系部负责本程序的归口管理，负责质量管理体系文件的控制、发布。

4.2各子公司指定专职或兼职的体系管理人员，负责文件控制。

4.3技术部负责技术文件（包括过程设计、工艺文件、技术类作业指导书、技术类外来标准、顾客提供的图样和企业标准等）的控制。

4.4人力资源部负责公司对内对外各类行政管理文件。

4.5各部门负责本部门管理文件的管理。

5.0流程图

主管部门

文件编制

文件发放

文件评审

文件更改

文件废止

文件的使用和管理

外来文件的控制

责任部门/人员

流程

6.0流程说明

6.1文件的分类

6.1.1质量手册（一级文件）

6.1.2程序文件（二级文件）

6.1.3管理性文件（三级文件）：

部门职能、岗位说明书、要求、办法、规定、制度等。

6.1.4技术文件：

样件、技术标准、控制计划、工艺文件、工装模具图、工艺规程、操作规程、作业指导书等。

6.1.5行政类文件：

公司行政管理类文件，如食堂管理制度、安全制度、员工行为规范；

6.1.6财务类文件：

公司财务管理类文件，如费用报销管理制度；

6.1.7外来文件：

国家标准、行业标准，其他标准和顾客提供的产品标准，技术质量要求，更改通知和其他外部转来的文件、资料。

6.2文件编写

6.2.1集团公司文件编制要求

6.2.1.1各部门根据实际需要制定管理体系文件。

6.2.1.2文件的编制格式、要求及文件编号规则按《文件编写规范》执行。

6.2.1.3文件批准发布前，文件编制部门应组织各部门对文件的适宜性进行评审，填写“文件评审记录表”，如文件内容涉及子公司，需要子公司的体系管理人员及子公司总经理参与评审。

6.2.2子公司文件编制要求

6.2.2.1子公司应严格执行集团发布的文件，如不适用，可根据实际运营情况进行修订，经集团批准备案后，按修订的文件执行。

6.2.2.2子公司根据实际需要，应新建管理体系文件，完善子公司管理体系。

6.2.2.3文件的编制格式、要求及文件编号规则按《文件编写规范》执行。

6.2.2.4子公司文件编制或修订部门应组织各部门对文件的适宜性进行评审，填写“文件评审记录表”，如文件内容涉及集团职能部门时，需要集团职能部门参与评审。

6.2.2.5子公司体系管理人员将文件评审记录表及文件变更履历表，提交集团体系部确认，由后者提交总经理批准后发布。

6.2.3文件编制、审批和发布

文件类别

编制

审核

批准

发布

质量手册

体系部

副总经理

（分管体系）

总经理

程序文件

归口部门授权人

技术文件

技术部

主管部门经理

分管领导

归口部门

其他管理文件

注：

1、无特别说明的，所有文件自批准之日起生效；

2、文件的审批应在规定位置签字；

3、外来文件按《外来文件管理办法》执行；

4、技术文件必须记录实施日期。

6.3文件发放

6.3.1IATF16949管理体系文件（质量手册、程序文件、管理文件及记录表格）、行政类文件及财务类文件由体系部统一发放，其余文件由归口部门发放至相关部门。

6.3.2文件发放前，发文部门应到体系部加盖“受控”印章，体系部应对受控文件进行登记备案，非受控文件无需加盖“受控”印章。

6.3.3文件发放时，应填写“文件发放/回收记录”，领用部门签字。

6.3.4发放更改文件时，应同时收回作废文件，填写应填写“文件发放/回收记录”。

6.3.5各部门在收到新文件后，应及时通知有关人员传阅。

6.3.6电子档控制文件每页加盖有红色的“受控文件”电子印章，电子文件由体系部统一共享在公司公共盘内，发行的电子档受控文件除表格外应设置成只读权限，以确保文件有效受控。

6.4文件评审

文件应通过内部审核和管理评审进行评审，以确保其有效性，必要时主管部门组织进行修订。

6.5文件更改

6.5.1文件归口部门填写“文件更改申请单”，经原审批人员或其替代人员批准后实施修改，并在修改记录中登记。

6.5.2文件需更改时，应对所有相关联的受控文件进行更改，并确保所有相关文件的一致性。

6.5.3更改文件发放时，体系部应更新“文件受控清单”。

6.5.4各部门在领取新文件后的一个工作日内将新文件发放到相关人员或配到使用现场。

6.5.5技术文件更改按《技术文件管理办法》执行。

6.6文件的废止

6.6.1作废文件，由发文部门负责回收并记录，体系部负责删除或替换共享的作废电子文件。

6.6.2作废的管理文件，体系部保留一份（需加盖“作废”章）与有效文件隔离存放，其余文件及时销毁。

6.6.3作废的产品标准、顾客提供的工程标准/规范应由技术部加盖“作废”印章后保存。

6.7外来文件的控制，按《外来文件管理办法》执行。

6.8文件的使用和管理

6.8.1公司范围内发放的体系文件一般按受控文件管理，提供给供方的技术文件（如产品图样、技术规范等）按《技术文件管理办法》执行，提供给供方的非技术文件及提供给其他外部单位的文件一般按非受控文件管理。

6.8.2现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使用部门集中管理。

6.8.3所有受控文件，应存放在干燥、通风、安全的地方。

6.8.4文件在使用过程中，应确保文件整洁和清晰，不得随意涂画、更改、拆页。

6.8.5当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，破损文件由文件发放部门收回。

6.8.6若文件丢失，应先按公司有关规定处理，然后按5.3条规定申请补发。

6.8.7任何个人不得私自复制质量体系文件和技术文件。

7.0记录

7.1文件发放/回收记录 FR09-001

7.2文件评审记录表 FR09-002

7.3文件更改申请单 FR09-003

7.4文件受控清单 FR09-004

7.5文件变更履历表 FR09-006

8.0参考

8.1文件编写规范 WI09-01

8.2外来文件管理办法 WI09-02

8.3技术文件管理办法 WI09-03