GRPU8管理软件操作.docx

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GRPU8管理软件操作

GRP-U8管理软件操作手册

账务日常业务流程：

1．系统基础资料设置；

2．账务凭证编制：

每月/日都要进行的操作；

3．账务凭证审核：

凭证录入后一定要进行审核，才能登记账簿；

4、账务凭证记账：

凭证记账后，系统自动生成相关的总分类，明细账和辅助账；

5．期末结账处理：

每月要进行一次结账（可在年底一起结账）。

6．账表输出（总账、明细账、多栏账等）

1．系统登录

一、安装好系统以后，重新启动电脑，使用账务处理系统之前，先打开

，这是一个软件加密程序，必须先双击这个程序，等程序检测到加密狗的序列号以后，软件才能正常运行，如果加密程序没有运行或者检测不到序列号，软件只能是试用版运行。

正常情况下，双击加密程序以后，它只会在桌面停留一瞬间便消失，如果我们要看加密程序是否检测到加密狗，在桌面的右下角有个加密程序的图标，鼠标双击打开，出现如下图标。

二、红色方框就是我们加密狗的程序，如上图，只能使用电子报表系统和账务处理系统两个模块，如果产品列表下面没有出现，即使在安装软件的时候多安装了固定资产或者出纳之类，也是无法使用的。

确定软件的加密程序能正常读取到加密狗的序列号以后，返回桌面，双击

图标。

双击了GRP-U8管理软件的图标以后，系统弹出软件的登录框

三、选择我们需要入账的帐套、业务日期、登录的用户，输入用户口令，点击确定即可进入软件进行基础资料的设置、凭证的录入、账务的查询和电子报表的编制。

四、进入系统以后，系统提供四个功能模块，系统管理、基础资料管理、账务处理和电子报表。

五、系统管理：

系统管理下面提供系统设置和下年度处理

1、系统初始化引导是我们在“后台数据管理工具”建立帐套以后，从这个选项里面可以设置帐套的一些基础资料，比如帐套的启用日期、帐套名称、帐套属性、科目模板等。

2、辅助核算类别是在我们做凭证的过程中，有些科目是需要按照辅助科目来核算的，比如往来单位、经济分类、功能分类等。

3、操作员管理可以增加或删除账务系统的操作员。

4、下年度数据处理是系统对下年度信息进行初始化，使得系统可以进行下年度的业务处理。

6、基础数据管理

基础数据管理里面有很多个选项，不过我们正常能使用到的应该只有“公共”下面的“往来单位资料”和“会计”下面的“建立会计科目”两个功能。

1、往来单位资料指的是在跟我们单位有来往款项的单位。

如需增加往来单位资料，点击基础数据管理下面的往来单位资料，系统右边出现“往来单位资料”，在菜单栏上面的“增加”下面“增加往来单位”，在弹出的“编辑往来单位”方框中，输入需要增加的往来单位资料，代码和简称市一定要输入的，单位全称正常情况下会复制简称，但也可以修改。

输入以后，点击下面的红色“勾”。

增加了往来单位以后，这个单位还没有对会计科目核算，下面我们还要点击“编辑往来单位”方框右边的“其他信息”选项，点击方框右方的“往来单位核算”，这个弹出来的对话框里面就有要核算的会计科目。

比如我们要刚增加的往来单位是属于110应收及暂付款，双击左边待选科目的“110应收及暂付款”，然后点击下面的“确定”，那么在我们以后编制凭证使用到110这个会计科目的时候，便会弹出一个对话框，要你输入核算的单位。

2、建立会计科目是指原本的会计科目不够使用需要增减新会计科目，会计科目一定要按照科目的编码来建立。

如：

我们需要在102银行存款下面增加二级科目“中国工商银行”，点击菜单栏上面的增加，系统弹出“编辑会计科目”对话框，在对话框里面输入102银行存款的下级科目代码10201和科目名称“中国工商银行”，再点击最下面的红色“勾”即可建立银行存款的下级科目中国工商银行，这里需要注意的是一定要看好上级科目代码。

因为系统设置的科目分级是3-2-2，所以二级科目只需要输入两位数。

以此类推，可以把需要增加的会计科目全部建立起来。

七、账务处理

账务处理下面置了很多项目，也是我们在这个软件中使用最多的一个选项。

1、帐套参数设置里面可以设置本帐套的财务主管、普通参数和凭证的选项，具体的选择可以按照自己的使用习惯来选择。

2、凭证管理里面的编制凭证就是我们使用最多的选项。

打开编制凭证，输入摘要、点击科目框中右下角的

，可以在里面双击我们所需要的会计科目，然后在借方或者贷方输入金额，鼠标直接点击第二分录行的科目，系统会把上一行的摘要和金额复制下来，如果没有变动的话，第二分录行只要选择好需要的科目，然后点击菜单栏上面的保存

便完成了这凭证了。

正常情况下保存完好每凭证以后，菜单栏上面的保存选项是呈灰色状态

。

如需要继续新增凭证，可点击保存左边的新单

即可编制下一凭证。

3、凭证处理，凭证录入完成以后，需要对凭证进行审核和记账，打开账务处理--凭证管理--凭证处理，系统就会把我们以前编制的凭证全部显示出来，注意在每凭证的后面，审核人、审核日期、记账人和记账日期是空白的，这样就说明了我们看到的凭证是没有审核和记账的。

点击菜单栏上面的

系统弹出凭证审核的对话框，如只审核单凭证，可选择“已选凭证”，如需全部审核，则选择“所有未审核凭证”或者“当前凭证”。

（注：

在我们审核和记账凭证的时候要注意软件下面状态栏

）这里把所有未审核、已审核、已记账、已作废、错误凭证都分类了，用户选择哪个分类，系统会把已经处理的凭证区分出来，但是选择所有凭证选项的话，系统会把后面未审核、已审核、已记账、已作废、错误凭证全部显示出来，在“所有凭证”栏中凭证是不能审核和记账的。

4、凭证汇总是每个月编制好所有的凭证以后，在这里可以汇总当月的科目发生额。

点击账务处理--凭证管理--凭证汇总，在弹出的对话框中，选择要汇总的会计期间，这里要注意的是“凭证状态”的选项，一般情况下我们先编制好凭证（不要审核和记账），然后查询凭证汇总，如出现错误，即可返回凭证处理修改凭证。

点击“凭证汇总”右上角的确定以后，系统就会把我们当前会计期间所有凭证所用到的会计科目全部汇总起来。

5、帐表输出、辅助核算可以查询科目余额。

点击账务处理--帐表输入--科目明细账。

系统弹出科目明细账账簿对话框，对话框的右上角是会计期间，这里可以一个年度或者一个月的查询。

选好会计期间以后，直接按右下角的打开。

在“科目”旁边的下拉框，可以选择需要查询的会计科目余额。

辅助账的查询（经济科目、功能科目、往来单位）

辅助账目的查询比科目明细账的查询多一个步骤，点击账务处理--核算科目--辅助明细账。

选择需要查询的核算明细账，点击右下角的打开。

如上我们查询经济科目，系统弹出辅助明细账的查询栏，下拉“经济科目”可以查询到已审核和已记账的核算分类科目。

6、初始数据下面的期初余额装入是我们建立好会计科目和往来单位以后，输入我们上年余额的选项。

点击账务处理--初始数据--期初余额装入。

直接确定进入期初余额录入界面并输入上年的本年的期初余额。

单击“年初余额”下的白色小方框，输入余额。

在输入期初余额的时候，需要注意的的是状态栏下面的“差额”，如果借贷双方平衡，这里的差额是空白或者为“0”，如果出现数字，则要检查借贷方的数字是否输入错误。

8、反记账和删除作废凭证，在编制凭证的时候，我们有可能错误或者重复的输入凭证，在这样的情况下，我们就必须要修改或者删除凭证了，如果在已经审核和记账以后，凭证无法直接删除的，必须要通过以下几个步骤：

反记账，点击凭证处理进入凭证箱，选择要反记账的凭证，然后点击菜单栏上的“文件”，在下拉框的中间就有“凭证反记账”选项。

单击“凭证反记账”

选择反记账的围，如整月需要反记账，则可点击右边的“全月凭证反记账”，选择了以后，系统提示反记账成功。

如果凭证箱有多凭证的话，我们会发现已经反记账的那凭证已经不见了，这时要点击状态栏下面的“已审核”

，刚刚反记账的凭证已经过来这里了，同样再点击菜单栏上面的“文件”，在下拉框的中间选择“凭证销审”，销审完毕后的凭证回到了“未审核”，点击需要作废的凭证，在菜单栏的文件下选择“凭证作废”，

作废后的凭证会跳到状态栏下的“已作废”，再选择要删除的凭证，

只有作废以后的凭证才能删除。

（注：

如果在做凭证的过程中，发现凭证有误，可以通过修改凭证来纠正，但是修改凭证必须要在未审核和记账的状态下才能完成，如已记账，必须要反记账和凭证销审。

删除凭证一般只有凭证重复才能用到。

）

9、期末结转是把当月份的凭证审核和记账完毕后，打开账务处理--期末处理--期末处理向导。

点击“结转期间损益”，系统重新弹出期末处理对话框，这个对话框里面可以自定义要结转的凭证，用户可以根据单位的实际情况增加或删除结转凭证。

如定义的结转凭证确定没有问题后，点击对话框下面的“结转”按键即可结转当月的损益。

（注：

在期末处理的对话框右上角，有个“自动对结转生成的凭证进行审核并记账”，如用户不知道对结转生成的凭证是否正确，可以去掉前面的勾，这样生成的凭证必须要到凭证处理里面进行审核和记账。

）

如果结转成功，可以点击确定并退出。

这是回到凭证处理，可以看到我们刚才结转生成的凭证。

注意结转生成的凭证，在凭证来源那里是GA开头的。

如果我们在期末结转的“期末结转损益”界面没有打上勾，那么这里就要把GA凭证审核及记账，接下来的就是编制报表了。

报表的编制是在凭证确认无误后进行的，点击电子报表--报表编制。

此时在报表树中出现了系统置的五报表，其中有四是可以自动生成的，现在双击“中小学会计报表”下的“资产负债表”。

在编制电子报表的时候，报表的会计日期会跟进入账务系统的业务时间是保持一致的。

在打开资产负债表的时候，电子报表是一空白表格，这是要点击菜单栏上面的编制

，电子报表系统就会根据已经置到报表里面的公式直接到凭证箱里面取数。

如果取出来的数据没有问题，即可保存

、打印。

其他几报表也是一样操作。

数据的备份，可以通过后台数据管理工具来实现这个操作。

点击“后台数据管理工具”，直接按确定进入后台。

选择好需要备份的帐套后，系统提示确认信息框，按确定后确认信息框消失。

再点击上面“备份与恢复”。

选择好备份文件的路径后，按“打开”返回上面“数据备份恢复”的菜单，再点击备份即可把整个数据库备份起来，在文件名的方框可以输入帐套的名称或者系统默认的数字。

（注：

备份好的数据库是一个压缩好的文件，这个文件是不能直接打开的，只有在用友软件里面才能恢复，备份的数据库包含从开账到备份的时间）

这就是备份好的文件格式。