档案收集及归档程序.docx
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档案收集及归档程序
档案收集及归档程序（0601修改）（总61页）
1范围
本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。
本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。
2目的
统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。
3术语和定义
企业档案：
企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
档案管理：
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
收集：
档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
科学技术档案（以下简称科技档案）：
企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
文书档案：
是反映党务、行政管理等活动的档案。
通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。
照片档案：
企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
会计档案：
对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会资料等各种会计资料。
人事档案：
是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。
归档：
办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。
4职责
企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。
企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，即“四参加”。
企业下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步，即“四同步”。
标准化档案处：
负责统筹、组织、协调、管理长安汽车股份公司本部的全部档案资料，并负责对全资子公司、合资、控股公司的档案进行监督、检查、指导。
归档部门：
负责将企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件移交给档案部门管理。
战略规划部：
负责重大建设项目《归档说明》的编写。
5工作要求及程序
工作程序
下发申报年度归档计划通知
每年一月份，标准化档案处下发《申报年度归档计划通知》。
年度归档计划申报
归档部门按照《申报年度归档计划通知》要求，申报年度归档计划，其中：
（1）产品档案归档范围及保管期限见附录，产品研发项目（整车）CA-PDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录，产品研发项目（动力总成）CA-PTPDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录。
（2）科研项目（除整车和动力总成研发项目外）归档范围及保管期限见附录。
（3）基建项目归档范围及保管期限见附录。
（4）设备仪器档案的归档范围及保管期限见附录。
（5）文书档案的归档范围及保管期限见附录。
（6）实物档案的归档范围及保管期限见附录。
（7）照片档案的归档范围及保管期限见附录。
（7）会计档案的归档范围及保管期限见附录。
（8）人事档案的归档范围及保管期限见附录
编制、下发年度归档计划
科技及知识产权部标准化档案处根据各单位申报情况，编制、下发年度归档计划。
5.1.4按归档要求准备资料。
其中：
产品档案、科研项目档案归档时间及要求见附录
和附录；基本建设项目各阶段交付物归档时间及要求见附录和附录；设备档案归档时间及要求见附录和附录；文书档案归档时间及要求见附录和附录；实物档案归档时间及要求见附录和附录；照片档案归档时间及要求见附录和；财务档案归档时间及要求见附录和附录；人事档案归档时间及要求见附录和附录。
（1）归档部门按照《年度归档计划》和《档案收集及归档流程》准备归档资料。
（2）凡形成科技文件材料的部门，均应指定专（兼）档案管理人员，在档案部门的指导下，负责收集、积累科技文件材料，填写《科技文件材料积累登记表》（见附录）。
按时间节点检查考核
科技及知识产权管理部标准化档案处按照时间节点，对归档资料进行检查、考核，如不符合要求，归档部门要重新准备归档资料。
出具档案验收报告
科技档案经检查考核合格后，标准化档案处要根据检查情况出具档案验收报告。
组织评审，移交资料
产品、科研项目、基建工程项目、设备仪器档案经标准化档案处验收合格后，归档部门才能进行产品鉴定、科研项目成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动。
参加评审，接收资料
（1）科技及知识产权管理部标准化档案处必须参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，并对资料检查情况进行说明。
（2）归档部门将符合归档要求的资料向标准化档案处移交归档。
检查、审核
（1）归档部门填写移交清单。
其中：
1）产品档案、科研项目档案、基建项目档案和设备仪器档案填写《科技文件材料移交清单》（见附录）。
2）文书档案、实物档案和照片档案填写《文书档案材料移交清单》（见附录。
3）会计档案填写《会计档案材料归档移交清单》（见附录）。
4）人事档案填写《人事档案材料移交清单》（见附录）。
（2）科技及知识产权管理部标准化档案处负责检查移交清单填写是否正确、签字手续是否完善；否则，归档部门要重新填写。
（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照移交清单一一核对归档图纸；如不符合，退回归档部门重新整理。
编写归档说明
重要的基建项目文件归档时，由战略规划部编写《归档说明》，并经项目负责人审核签字。
归档
（1）移交清单一式两份，经交、接双方在移交清单上签字后，各保存一份；
（2）归档部门将移交清单和清理好的资料（如是重要的基建项目文件归档，还需要《归档说明》）一起移交科技及知识产权管理部标准化档案处归档。
（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照归档要求验收归档资料。
流程图
档案收集及归档流程图见图1。
图1档案收集及归档流程图
流程说明
档案收集及归档流程说明见表1
表1档案管理流程说明
序号
活动名称
执行者
执行时间
输入物
参考文件
交付品
1
拟定、下发申报年度归档计划通知
标准化档案处
10个工作日
《企业档案工作规范》
通知
2
归档计划申报
归档部门
10个工作日
通知
《企业档案工作规范》
申报计划
3
编制、下发申报年度归档计划
标准化档案处
10个工作日
申报计划
《企业档案工作规范》
年度归档计划
4
按归档要求准备归档资料
归档部门
《年度归档计划》
《企业档案工作规范》
归档资料和《科技文件材料积累登记表》
5
按时间节点检查、考核
标准化档案处
5个工作日
归档资料
《科技文件材料积累登记表》
《企业档案工作规范》
归档资料
编制档案验收报告
标准化档案处
5个工作日
归档资料
档案验收报告
其他档案移交资料
归档部门
1—5个工作日
归档资料和移交清单
归档资料
7
科技档案组织评审，移交资料
归档部门
1个工作日
归档资料
《企业档案工作规范》、《中国兵器装备集团公司档案工作管理办法》
归档资料
8
参加评审，接收资料
标准化档案处
1个工作日
归档资料
《企业档案工作规范》
《科技文件材料移交清单》和归档资料
9
检查、审核
标准化档案处
1-5个工作日
《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料
《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料
10
编写《归档说明》（重要的基建项目）
战略规划部
《科技文件材料移交清单》和归档资料
《科技文件材料移交清单》、归档资料和《归档说明
11
归档
标准化档案处
个工作日
《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料
《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》、《归档说明》和归档资料
6记录
序号
记录名称
格式
记录编号
管理部门
保存期限
1
科技文件材料积累登记表
附录
标准化档案处
2
科技文件材料移交清单
附录
标准化档案处
3
文书档案移交清单
附录
标准化档案处
4
会计档案移交清单
附录
标准化档案处
5
人事档案移交清单
附录
标准化档案处
7附录
附录A参考标准
附录产品档案归档基本范围与保管期限参考表
序号
基本范围
保管
期限
1
计划决策阶段
调查研究
市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告
10年
技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告
30年
决策
发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同
永久
专题分析报告、专题会议纪要
30年
研制计划、方案、方案论证报告
30年
2
设计阶段
产品研究、设计计划
30年
技术、经济初步评价
30年
研究试验大纲、试验报告
30年
产品设计标准
永久
技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告
30年
3
试制阶段
试制
试制计划、方案、规程、报告
永久
工艺研究报告、工艺总体方案论证
永久
试制工艺流程、工艺标准
30年
试制工艺文件和工艺装备文件
30年
工艺评审报告
永久
试制运行记录、化验记录、试制过程纪要
30年
原材料与半成品、成品检验方法批准书
30年
理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式
30年
技术标准协议、试制质量分析报告
30年
专题会议记录、纪要、合理化建议
30年
重大故障分析和排除措施报告
30年
试制总结报告
永久
试验
试验计划、方案、规程
永久
试验所需仪器与设备清单
30年
试验分项目记录
30年
试验原始数据与材料
永久
试验分析报告
30年
试验总结报告
永久
鉴定
鉴定申请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）
永久
成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验情况报告
30年
产品质量和技术经济分析报告
10年
设计定型报告、证书、鉴定验收书
永久
试用或试运行报告
30年
4
生产阶段
小批生产
小批生产方案、计划
30年
小批生产工序工程能力分析报告
30年
关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告
30年
原料鉴定卡片、配用设计表
30年
历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单
30年
小批生产总结报告、小批生产鉴定书
永久
产品设计评审报告、产品研制完成报告
30年
产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本
30年
批量生产
申请正式投产报告、批复、通知
永久
生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范
永久
技术标准（国际、国家、部、企、内标）
永久
企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知
永久
生产定型（结构、配方）设计文件
永久
工艺文件、工艺作业指导书、工艺说明书
30年
工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书
30年
产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果
30年
产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果
30年
重大质量事故分析、质量异议处理结果
30年
各种操作记录、产品检验报告单
30年
产品特性重要度分级
30年
技术条件
30年
明细表、汇总表、产品目录
30年
专利登记表、专利证书等材料
永久
商标注册材料
永久
5
评优阶段
创优规划、措施、工艺操作规程
30年
国内外对比材料
10年
上级检（抽）查结果和理化分析报告
30年
主要用户评价
10年
创优申请、审批表
30年
优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书
永久
6
认证阶段
认证申请书、信函
30年
跟综服务材料
30年
认证检测报告、检查报告
30年
原材料修改换页说明
30年
产品检验报告
永久
各种认证证书
永久
附录产品研发项目（整车）档案CA-PDS各阶段归档范围与保管期限参考表
序号
基本范围
保管
期限
1
项目启动-KO（KickOff）
战略规划、产品周期规划、市场扫描、市场需求建议书
10年
市场机会研究
10年
产品概念
30年
初步项目工作计划
30年
海外机会、需求分析和建议
30年
可利用技术资源分析/开发周期评估
30年
技术创新/趋势等
30年
2
平台确定-PD（PlatformDetermination）
PD里程碑评审报告
30年
项目团队组织文件
30年
造型定位报告、平台技术方案
30年
初步产品配置、量价规划、产品价格（初步产品量价区间）
30年
竞争车确定、竞争车综合主观评价报告
30年
项目开发零级网络计划
30年
市场分析报告
30年
平台技术方案
30年
造型定位报告
永久
综合主观评价报告
30年
通用化率分析报告
永久
关键供应商资源分析报告
30年
3
目标初定-SI（StrategicIntent）
人力资源配置分析报告
30年
SI里程碑评审报告
30年
投资费用归集分析报告
30年
标准客户评价报告
30年
设计任务书
永久
SI市场方案
永久
SI技术方案
永久
初步性能目标书
30年
整车材料成本可行性初步分析报告
永久
创意草图评审报告
30年
竞争车/参照车试验报告
永久
零部件开发分类清单
永久
整车试验验证计划
永久
杂合车制作计划
永久
参照车解析报告
永久
通用化率分析报告
30年
SI制造方案
永久
标杆车/竞争车AUDIT及优劣势分析报告
30年
新品先期质量研究报告
30年
SI质量目标书
30年
供应商先期策划报告
30年
生产线规划报告
永久
4
目标细化-SC（StrategicConfirmation）
人力资源配置分析报告
30年
参照车/企业专利分析报告
永久
SC里程碑评审报告
30年
项目一级网络图
30年
产品开发同步图
30年
SC财务分析报告
永久
SC市场方案（市场回顾及市场方案更新）
30年
SC设计任务书
永久
SC技术方案
永久
产品效果图
永久
比例模型与模型照片（选择项）
30年
CTF定位报告
永久
整车性能目标书
30年
参照车试验报告
永久
竞争车对标分析报告
永久
整车BOM
永久
下车体数据发布清单
永久
整车材料成本可行性分析报告
永久
项目研发投入分析报告
永久
通用化率分析报告
永久
SC制造方案
永久
SE分析报告
永久
参照车工艺分析报告
永久
SC质量目标书
30年
供应商先期策划报告
30年
供应商资源分析报告
30年
定点报告
30年
生产线规划报告
永久
5
目标确定-OD（ObjectDetermination）
永久
人力资源配置分析报告
30年
专利申请策划方案
永久
设计任务书
永久
项目一级网络图
永久
OD里程碑评审报告
30年
OD财务分析报告
永久
OD市场方案（修正）
永久
技术方案
永久
全尺寸模型评审报告
永久
整车技术条件报告
永久
杂合车试验报告、杂合车主观评价报告
永久
整车性能目标书
永久
零部件关重特性清单
永久
零部件DVP
永久
通用化方案
永久
整车材料成本可行性分析报告
永久
制造方案
永久
SE分析报告
永久
生产线招标技术要求
永久
整车质量目标书
永久
定点报告
永久
供应商先期策划报告、供应商资源分析报告、供应商APQP计划
永久
生产线规划报告
永久
6
动力系统性能确认-PT（PowertrainPerformanceConfirmation）
PT里程碑评审报告
30年
发动机性能确认报告
永久
传动匹配方案
永久
完成底盘杂合车制作
永久
标准化综合要求
永久
7
设计数据发布-DR（DataRelease）
专利分析报告
永久
DR里程碑评审报告
30年
产品成本效益跟踪报告
永久
DR市场跟踪报告
永久
样车制作方案（选择项）
永久
整车BOM表
永久
零部件DFMEA
永久
DR质量转段评审报告
永久
CAE分析总结报告
永久
第一轮匹配与标定报告
永久
生产线及工装技术方案/要求（焊、涂、总）
永久
夹、模、检具招标技术要求（冲压）
永久
设计样车工艺方案
永久
PFMEA设计计划
永久
SE分析报告
永久
定点报告
永久
零部件PFMEA
永久
零部件PVP
永久
供应商APQP状态报告
30年
自制件/配套件品质基准书
永久
自制件/配套件检具方案
永久
8
设计样车完成-CP（ConfirmationPrototype）
专利分析报告
永久
CP里程碑评审报告
30年
产品成本效益跟踪报告
30年
CP市场跟踪报告
30年
设计样车
永久
BIW性能报告
永久
设计样车试验报告
永久
设计样车性能评价报告
永久
问题整改表
30年
CTF样车或CTFVR样车评审报告
永久
设计问题跟踪表
30年
设计样车工艺规程
永久
设计样车SE分析报告
永久
设计样车质量评价报告
永久
供应商定点风险分析报告、定点报告
永久
包装盛具对接方案
永久
供应商APQP状态报告
30年
配套件品质基准书
永久
自制件品质基准书
永久
9
全车数据发布-DC（DataCut-off）
专利分析报告
永久
DC里程碑评审报告
30年
产品成本效益跟踪报告
30年
DC市场跟踪报告
30年
整车/系统DMU评审报告
永久
整车BOM表
永久
3D数据/2D数据
永久
试验报告
永久
CAE分析报告
永久
试制计划
永久
零部件DV细化冻结表
永久
匹配与标定优化报告
永久
人员定额方案
永久
SE分析报告
永久
工艺流程图发布
永久
DC质量转段评审报告
永久
质量问题跟踪报告
30年
预验收报告
30年
定点报告
30年
物料配送计划
30年
供应商APQP状态报告
30年
供应商定点风险分析报告
30年
零部件PV细化冻结表
永久
品质基准书
永久
10
变更冻结-CC（ChangeCut-off）
专利分析报告
永久
CC里程碑评审报告
30年
维修性评价报告
30年
产品成本效益跟踪报告
30年
CC市场跟踪报告
30年
设计评审报告
永久
设计数据冻结
永久
ERP搭建
永久
公告申报资料
永久
整车材料成本分析报告
永久
试验报告
永久
零件标识清单
永久
型式试验报告
永久
人员定额方案
永久
工艺规程
永久
初始过程能力分析计划
永久
CC质量转段评审报告
永久
定点报告
30年
零部件标识检查报告
30年
供应商APQP状态报告
30年
零部件3C申报、零部件PFMEA报告、零部件设变率跟踪报告
30年
预验收报告
永久
生产线准备评估报告
永久
试生产计划
永久
检具验收报告、样件检查报告、供应商物流盛具方案
30年
11
试生产准备完成-LR（LaunchReadiness）
人力资源配置报告
30年
LR里程碑评审报告
30年
产品成本效益跟踪报告
30年
产品标准
永久
法规申报报告
永久
工艺设计评审报告
永久
整车PFMEA
永久
试生产车质量评估报告
永久
定点报告
永久
供应商APQP状态报告
永久
型式试验报告
永久
试生产准备评估报告
永久
试生产计划
永久
工装安装调试报告
永久
生产线建设报告
永久
12
投产签署-LS（LaunchSign-off）
产品上市专利分析报告
30年
LS里程碑评审报告
30年
销售服务板块上市工作推进报告
30年
备件准备工作报告
30年
产品成本效益跟踪报告
30年
LS市场跟踪报告
30年
上市配置报告
30年
标准客户试乘试驾报告
30年
产品公告
30年
试生产总体性能评价报告
永久
公告申报与样车一致性检查报告
永久
产
升级会员 