文件和资料管理制度程序.docx
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文件和资料管理制度程序
深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
文件和资料管理程序
编制：
张竞
审核：
陈奥加
批准：
徐霞
2001年4月25日发布2001年4月25日实施
深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
文件编号
LRQP-03
版次
A0
文件和资料管理程序
页码
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1目的
保证在质量体系运行的各个部门使用文件的有效性。
2范围
适用于本公司质量管理体系的质量手册、程序文件、工作文件、外来文件及资料。
3定义
无
4职责
4.1总经理:
负责质量方针、质量手册、程序文件和工作文件的审批；
4.2管理者代表:
负责组织质量体系文件的编写、修改、处理和质量手册、程序文件的审核；
4.3各部门:
负责相关工作文件的编写、修改；
4.4文件管理员：
负责文件的分发、标识、保管。
5工作程序
5.1文件控制：
受控文件封面或首页盖有“受控文件”章，没有的或虽然有但又加盖“作废”章的为非受控文件。
文件应有文件编写人、审核人、批准人的签署。
5.2审批和发布
5.2.1质量手册：
由管理者代表编写并审核，总经理批准后发布。
文件管理人员根据管理者代表提供的名单统一发放并作登记。
5.2.2程序文件：
由各部门经理或管理者代表指定人员组织编写，文件管理员汇集整理后由管理者代表审核，总经理批准。
文件管理员根据管理者代表提供的发放名单统一发放并作登记。
5.2.3工作文件：
由各部门经理组织编写，总经理批准。
要求文件有良好的可操作性，应明确由谁做，何时做，做什么以及如何做。
由文件管理员统一编号，加盖“受控文件”章，根据使用部门提出的文件发放名单登记，下发各部门。
5.2.4外来文件：
对质量保证体系有效运行有重要作用的外来文件，由管理者代表组织评审后，经文件管理员登记、发放和管理。
深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
文件编号
LRQP-03
版次
A0
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5.2.5文件和资料的保管
5.2.5.1文件和资料放在专用柜中，不得随便放置。
5.2.5.2档案资料必须放在干燥通风处，以防虫蛀、鼠咬、发霉和非人为损坏。
5.2.5.3如发现档案资料损坏或遗失，应立即向管理者代表报告，并追究管理员的责任。
5.2.5.4文件管理员应严守档案资料秘密，不得向外透露任何影响公司或个人的信息。
5.3文件的更改
5.3.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。
5.3.2文件更改应由原审批人或其授权人进行。
5.3.3文件更改批准后，由文件管理员实施更改。
文件更改时要注明更改标记和更改生效时间。
5.3.4如更改个别地方时，可在原文件上手写更改，在更改处加盖“文件更改”章并由文件管理员签名，注明时间。
5.3.5文件的换版与作废
5.3.5.1当文件需要大幅度个性或文件更改累计超过5次时，应进行文件换版。
原版文件作废并加盖“作废”章，新版文件加盖“受控文件”章。
5.4收文保管
5.4.1各部门使用的文件由该部门经理指定专人管理本部门的受控文件，并将本部门的受控文件登记到《受控文件分类目录》中。
5.4.2借阅和保密：
外来人员借阅质量手册和程序文件须经管理者代表同意，借阅工作文件须经部门经理和管理者代表一起同意，并办理登记。
者6相关文件
6.1《文件编号方法》
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文件编号
LRQP-03
版次
A0
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页码
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7附件
7.1《受控文件分类目录》
7.2《文件更改申请表》
7.3《文件发放登记表》
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文件编号
LRQP-03
版次
A0
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文件更改申请表
文件名称
类型
文件编号
版次
申请人
时间
申请更改理由：
文件原内容：
更改后内容：
审批意见：
审批人签名：
深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
文件编号
LRQP-03
版次
A0
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页码
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受控文件分类目录
文件类型：
□质量手册□程序文件□工作文件□外来文件
序号
文件编号
文件名称
版次
生效日期
深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
文件编号
LRQP-03
版次
A0
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页码
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文件发放登记表
序号
文件编号
文件名称
发放份数
签收人
日期
回收
份数
日期
备注
深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
文件编号方法
编制：
张竞
审核：
陈奥加
批准：
徐霞
2001年4月25日发布2001年4月25日实施
深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
文件编号
LRQW-03
版次
A0
文件编号方法
页码
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1类别代码
QM：
质量手册
QP：
程序文件
QW；工作文件
2质量手册编码方式
按章节编号
3程序文件编码方式
流水号
LRQP—□□
类别编号
4工作文件编码方式
流水号
LRQW—□□
类别编号
5版次代号
以一位大写英文字母加一位阿拉伯数字组成。
如“A0”表示文件初版初稿，“B3”表示文件第二版第三稿，以此类推。
6质量记录
附在程序文件后加盖“受控文件”章，不编号，现场记录不盖“受控文件”章。
各部门可视情况规定质量记录收集周期并标示清楚。
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